Post on 10-Sep-2018
- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 2
ATRADIUS fait évoluer son outil de gestion de demande et d’émission de Caution en ligne «CautioNet» !
Un paramétrage et une gestion personnalisé de votre compte
de votre organisation des accès et droits de vos collaborateurs des validations de vos demandes de Cautions
Les avantages de CautioNet
Facilité d’utilisation : un outil entièrement paramétrable de la création de votre demande de Caution
à l’impression de l’acte chez vous
Rapidité : Pour toute demande de Caution transmise avant 16 H, votre Caution est envoyée le jour même
Information claire en temps réel : de nombreux reportings sont téléchargeables sur Excel ou PDF ; encours de Caution, détail, factures…
Accès sécurisé
Ce guide est interactif: il vous suffit de cliquer sur les titres des Chapitres et sous Chapitres dans les pages
principales indiquant les paginations afin d'accéder directement aux sujets souhaités.
Sommaire Guide CautioNet
3 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
«Premiers pas dans CautioNet» Page 4 à 15 CautioNet en un coup d’œil
Les profils utilisateurs CautioNet
Comment créer son mot de passe et se connecter à l’application CautioNet ?
«Je suis l’administrateur client du compte CautioNet» Page 16 à 37 Le Menu Paramétrage en un coup d’œil
Comment paramétrer mon organisation ?
Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ?
Comment paramétrer un circuit de validation ?
«Travailler avec mon compte CautioNet» Page 38 à 73 Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil
Comment créer des demandes de Caution ?
Comment valider des demandes de Caution ?
Comment valider en masse des demandes de Caution ?
Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ?
Comment rechercher des demandes de Caution ?
Comment demander la Main Levée d’une Caution ?
Comment suivre l’encours de mes Cautions transmises ?
«Suivre la vie de mon contrat Atradius avec CautioNet» Page 74 à 82 Le Menu Contrat en un coup d’œil
Comment suivre l’encours de mes factures Atradius ?
Identifier les alertes sur mon contrat
«J’ai besoin d’aide» Page 83 à 91 J’ai oublié mon mot de passe
J’ai renseigné un login incorrect
J’ai bloqué mon compte
Liens et informations accessibles sous CautioNet
«Lexique» Page 92 à 97
4 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
«Premiers pas dans CautioNet»
CautioNet en un coup d’œil page 5
Les profils utilisateurs CautioNet page 6 à 10
Comment créer son mot de passe
et se connecter à l’application CautioNet ? page 11 à 15
• Saisir et lister des
demandes
• Gérer les validations
des demandes en
cours
• Lister les cautions
transmises
• Réaliser des exports
• Gérer sa structure
organisationnelle
• Gérer les droits et
périmètres d’action des
utilisateurs
• Gérer les étapes de
validations
• Lister et réaliser des
exports des factures
• Visualiser le détail
des autorisations du
contrat
• Consulter les alertes
et leurs impacts sur le
contrat
• Informations
générales
• Contacts
• Alertes
CautioNet en un coup d’œil
5 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Les profils utilisateurs CautioNet
7 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
L’Administrateur Client
Qui est-il et quels sont ses droits ?
L’Administrateur Client est une personne de votre organisation habilitée à :
Créer et gérer les collaborateurs Valideurs et Saisisseurs (attribution d’un périmètre de travail)
Créer et gérer votre organisation (service, département, filiales, région, …)
Créer et gérer les circuits de validation
Par qui est-il crée ?
Atradius créé les accès et le profil administrateur Client désignés lors de la signature du contrat CautioNet au démarrage de la relation
avec Atradius
A quels menus peut-il accéder ?
Les profils utilisateurs CautioNet
8 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Le Valideur
Qui est-il et quels sont ses droits ?
Le Valideur est une personne de votre organisation habilitée à :
Valider les demandes de Caution, dans le cadre du circuit de validation défini
Lors de la création, le Valideur peut se voir attribuer des droits plus ou moins élargis :
Périmètre de travail : correspond aux entités de l’organisation sur lequel le Valideur sera habilité à valider des Cautions. Celui-ci peut se
voir attribuer une, plusieurs ou toutes les entités de l’organisation
Habilitations : tout ou partie des types de crédit rattachés aux entités de l’organisation définies dans le périmètre de travail du Valideur
Délégations : pouvoir de validation limité en montant par type de crédit
Par qui est-il crée ?
L’administrateur client du compte CautioNet crée l’ensemble des collaborateurs : il crée un ou plusieurs Valideurs
A quels menus peut-il accéder ?
Les profils utilisateurs CautioNet
9 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Le Saisisseur
Qui est-il et quels sont ses droits ?
Le Saisisseur est une personne de votre organisation habilitée à: :
saisir les demandes de Caution dans le cadre du périmètre sur lequel il est habilité à travailler
Par qui est-il crée ?
L’administrateur client du compte CautioNet crée l’ensemble des collaborateurs : il crée un ou plusieurs Saisisseurs
A quels menus peut-il accéder ?
NOTE : Les profils utilisateurs peuvent être combinés, ainsi si vous le souhaitez vous pourrez par exemple attribuer à l’un de vos collaborateurs
un profil Saisisseur et Valideur celui-ci aura alors accès à l’ensemble des menus accessible à un Saisisseur d’une part et à un Valideur d’autre
part.
Un administrateur client pourra également disposez des profils Saisisseurs et ou Valideurs.
Ces différentes combinaisons de profils vous permettront ainsi de coller au mieux aux différentes attributions accordées à l’ensemble de vos
collaborateurs dans votre organigramme.
Les profils utilisateurs CautioNet
10 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
L’Administrateur Atradius
Qui est-il et quels sont ses droits ?
L’Administrateur Atradius est le conseiller clientèle en charge de votre contrat chez Atradius.
Il créé votre compte CautioNet, et votre profil Administrateur Client,
intervient lors de la création des entités de votre Organisation
est en charge du rattachement au back office de ces entités
Comment le contacter ?
Ses coordonnées sont rappelées sur la page d’accueil de votre compte CautioNet et vous pourrez le contacter directement via l’application pour
toute demande d’information ou de support.
Comment créer son mot de passe et se connecter à l’application CautioNet ?
11 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Création du mot de passe
Dés lors que le profil de l’utilisateur est crée, celui-ci reçoit un mail lui permettant d’enregistrer pour la 1ère fois son mot de passe en cliquant sur
le lien communiqué :
Ecran de création de mot de passe
12 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Le lien renvoie vers un écran de création de mot de passe : Il vous sera demandé d’enregistrer un mot de passe numérique
Confirmation de la création du mot de passe
13 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Une fois votre mot de passe enregistré pour la première fois vous êtes directement connecté à l’application.
Une message d’information confirme l’enregistrement de votre mot de passe.
Mail de confirmation
14 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Mail de confirmation de la prise en compte
de votre mot de passe
Connexion
15 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Se connecter à l’application Vous pouvez maintenant vous connecter à tout moment à CautioNet à l’aide de vos identifiants sur le lien suivant:
https://online.atradius.com/CautioNet
16 - Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
«Je suis l’administrateur client du compte CautioNet»
Le Menu Paramétrage en un coup d’œil Page 17
Comment paramétrer mon organisation ? Page 18 à 26
Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ? Page 27 à 30
Comment paramétrer un circuit de validation ? Page 31 à 37
Le Menu Paramétrage en un coup d’œil
• Créer et gérer
l’organisation, la structure de
l’entreprise
Accessible uniquement
en tant qu’Administrateur client
• Créer les collaborateurs
ayant accès au compte
CautioNet
• Gérer leurs profils et leurs
droits
• Créer et gérer les étapes
de validation des demandes
de caution
- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) - 17
18
Comment valider la création de mon compte client CautioNet
par Atradius?
Lors de la création de votre compte client l’Administrateur Atradius renseigne votre numéro de client Atradius afin de
l’identifier dans CautioNet.
Cette identification de votre numéro de client est appelée « rattachement au Back Office » ; il permet de rapatrier
l’historique de votre contrat et de maintenir les données de votre contrat sur CautioNet et dans notre outil de gestion.
Les informations renseignées par Atradius pour la création de votre compte client et notamment ce lien avec votre numéro
de client Atradius doivent être validées par l’Administrateur client en tout premier lieu.
- Guide d’Utilisation CautioNet 3 (V 2014) -
Comment paramétrer mon organisation ?
19
Dés lors que vous aurez validé votre
compte client, vous pourrez l’activer
et ainsi débuter si nécessaire la
création de vos entités secondaires
Vérifier la validité des informations
renseignées par Atradius lors de la
création de votre compte client.
Cliquer sur Détail pour effectuer la
validation
Valider la création de mon compte client CautioNet
21
La fonctionnalité permettant la création d’une entité secondaire, est accessible via le détail
de l’entité dite «parent»
Créer les entités secondaires de mon organisation
22
- Ajouter un fils -
Cliquer sur Ajouter un fils
Créer les entités secondaires de mon organisation
23
Renseigner les champs obligatoires indiqués par une *
Une fois l’organisation finalisée, contacter Atradius pour demander le rattachement au
back office.
Le N°UG désigne le numéro donné par Atradius correspondant à un établissement
secondaire ou une agence.
Créer les entités secondaires de mon organisation (suite)
24
- entité par entité -
Ainsi vous pouvez dans le
Menu organisation et l’écran
de détail de l’entité effectuer
la Validation
Dés lors que l’entité a été
rattachée au back office
par Atradius un message
sur la page d’accueil vous
informe que des validations
sont attendues de votre
part.
Valider les entités secondaires de mon organisation
25
- en une seule fois -
Lorsque le rattachement au back office a été effectué par Atradius, vous pouvez Valider en
une fois les entités secondaires en utilisant le bouton « Valider tout » présent au bas de
votre écran Organisation
Valider les entités secondaires de mon organisation
26
Lorsque le rattachement de vos entités secondaires sera validé vous pourrez les rendre
actives, une par une.
Activer les entités secondaires de mon organisation
27
Ajouter un collaborateur Saisisseur et/ou Valideur
Cet onglet vous permet de créer et gérer vos collaborateurs, utilisateurs de CautioNet.
Tout collaborateur créé est activé par défaut (état actif). Vous pourrez désactiver un
collaborateur à tout moment dans le même menu.
Comment paramétrer les profils de mes collaborateurs ?
28
Compléter les champs
obligatoires *. Notez que
l’adresse email de votre
collaborateur sera son
identifiant.
Attribuer un (ou plusieurs)
profil à votre collaborateur.
Attribuer le périmètre de travail
pour les différentes entités
précédemment créées.
NOTE : Un périmètre de travail dans CautioNet correspond aux entités de l’organisation, produits et types de crédit liés, sur lesquels un
collaborateur est habilité à travailler.
Un Valideur ne pourra valider des demandes de Caution que sur le périmètre qui lui aura été attribué, de même le Saisisseur ne sera en
mesure de créer des demandes de Caution qu’en fonction de son périmètre de travail.
Création d’un nouveau collaborateur
29
Vous pouvez autoriser votre
collaborateur sur l’ensemble ou
sur certains types de Produit /
Type de crédit
Profil Saisisseur
Création d’un nouveau collaborateur: profils
30
Il est possible d’exclure le(s) Valideur(s)
des alertes mails envoyées lorsqu’une
validation est requise.
Un Valideur dont le profil est paramétré
« Exclu par défaut des alertes » ne sera
jamais alerté par mail d’une validation
requise de sa part.
Profil Valideur
Lorsque le Valideur a été coché exclu des
alertes une indication apparait à la
visualisation de son profil
Vous avez la possibilité de
sélectionner les types de crédit
avec limite de montants. Si le
montant n’est pas renseigné,
par défaut, il sera illimité.
Création d’un nouveau collaborateur: profils
31
Création ou ajout d’un circuit de validation
Un circuit de validation définit les opérations de validations requises par les collaborateurs
d’un client CautioNet et l’ordre dans lequel elles sont souhaitées, pour transmettre à
Atradius les demandes de Caution émises pour le compte d’une ou plusieurs entités
Cautionnées.
Comment paramétrer un circuit de validation ?
32
Le nom du circuit de
validation est
obligatoire, il doit être
unique et permettre
d’identifier facilement
les différents circuits
Le mode d’alerte du circuit de validation est obligatoire, il peut être modifié à tout moment et est positionné par défaut sur Automatique à la
création du circuit.
- Mode d’alerte Automatique : par défaut envoi de mail à tous les Valideurs éligibles (non exclus) de l’étape de validation
- Mode d’alerte Manuel : les Valideurs à alerter seront choisis manuellement demande de Caution par demande de Caution
Etape 1 – Choisir le mode d’alerte de mon circuit de validation
33
Dans l’organisation, sélectionner chaque entité souhaitée,
du champ d’application du circuit en cours de création.
Un champ d’application correspond au périmètre de travail
et au niveau d’habilitation applicable au circuit de validation
souhaité.
Sélectionner les types de crédit, puis « AJOUTER »
Votre sélection est rappelée dans la partie « Champs
d’application »; réitérer l’opération pour chaque entité, et
une fois toutes les entités désirées ajoutées au circuit,
faites « Suivant ».
Choisir les entités rattachées au circuit de validation
Choisir les types de crédit par entités
Etape 2 – Définir le champ d’application du circuit
34
Une étape de validation représente une étape dans un circuit de validation et permet de scinder les circuits en plusieurs phases
La validation représente l’opération d’approbation d’une demande de Caution effectuée par l’un des collaborateurs du groupe de
Valideurs associés à la validation.
Si vous souhaitez ajouter une
validation , notamment une
double signature à cette
étape, cliquez sur « Ajouter
une validation ».
Etape 3 – Définir les étapes de validation
35
Possibilité de créer :
autant d’étapes que souhaité
2 validations parallèles non
hiérarchique (double signature)
Note: Eligibilité des Valideurs au sein d’un circuit
Seuls peuvent être associés à un circuit de validation les Collaborateurs ayant:
un profil Valideur actif,
un périmètre de travail comprenant toutes les entités Cautionnées du champ d'application du circuit de validation et dont les types de
crédit comprennent tous les types de crédit du circuit de validation
Pour une étape de validation donnée, un Valideur ne peut être associé à une validation qu'une seule fois.
Par défaut, une validation est proposée:
vous pouvez définir un ou plusieurs
Valideur(s) en le(s) sélectionnant via le
menu déroulant.
Etape 3 – Définir les étapes de validation (suite)
37
Si des modifications apportées sont non conformes aux règles de
cohérence du circuit de validation, le programme ne corrige pas
automatiquement la situation.
Exemple : si un Valideur d'un circuit de validation est désactivé, le
programme ne supprime pas automatiquement ce Valideur du champ
d'application du circuit de validation
En face de chaque circuit de
validation vous pouvez cliquer
sur le bouton détail du circuit
pour le modifier (ou le
supprimer).
Modifier mon circuit de validation
38
«Travailler avec mon compte CautioNet»
Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil Page 39
Comment créer des demandes de Caution ? Page 40 à 51
Comment valider des demandes de Caution ? Page 52 à 65
Comment valider en masse des demandes de Caution ? Page 56
Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ? Page 66 à 67
Comment rechercher des demandes de Caution ? Page 68 à 71
Comment demander une Main Levée de Caution ? Page 70
Comment suivre l’encours de mes Cautions transmises ? Page 72 à 73
39
• Création de demandes
de caution
accessible
uniquement en profil
saisisseur
• Lister les demandes de
caution : en cours
transmises à Atradius
supprimées ou refusées
• Lister les cautions
transmises : effectives
en attente
mainlevées
Le Menu Gestion Caution en un coup d’œil
40
Sélectionner l’entité de votre organisation pour laquelle vous souhaitez effectuer une demande de Caution.
Le bouton “saisir la Caution” reste grisé jusqu’à la sélection de toutes les informations requises permettant la saisie
Sélectionner une entité de l’ organisation
Comment créer des demandes de Caution ?
41
Choisir la ligne de crédit :
choix du couple Produit / Type
de crédit.
Lorsque le Type de crédit se
décline en sous-crédit, il est
alors possible de choisir le
sous crédit
Choisir un texte Standard lié au
produit.
Choisir un texte spécifique
Client ou Bénéficiaire lié à la
ligne de crédit
Ou
Sélectionner la ligne de crédit et le texte de Caution
42
■ Toutes les informations requises sont sélectionnées : la fonction “saisir la Caution” est désormais accessible.
■ Vous pouvez également visualiser un “spécimen du texte choisi” lorsque le texte a été sélectionné et que le spécimen est disponible.
■ Ceci vous permet de voir la maquette du texte qui sera utilisé pour la Caution.
Sélectionner la ligne de crédit et le texte de Caution
43
Les caractères XXXX représentent les variables qui
seront alimentées automatiquement par les informations
détaillées saisies dans la demande de Caution
Visualisation du spécimen de texte
44
NOTE : Afin de vous aider et de faciliter la saisie des variables, un contrôle de cohérence des données saisies est réalisé par
l’application CautioNet.
Exemples :
les variables de “montants” ne pourront être renseignées qu’avec des caractères numériques,
les dates seront toujours « forcées » au format JJ/MM/AAAA, et devront exister dans le calendrier
Vous avez la possibilité
de joindre un document
à votre demande de
Caution (taille maxi 2Mo,
de format JPG, GIF,
DOC ou XLS)
Les mentions en rouge
indiquent les variables
obligatoires, ces
variables différent selon
le texte de Caution
sélectionné.
Renseigner les variables d’une demande de Caution
45
Une fois toutes les variables renseignées, vous pouvez cliquer sur “enregistrer “:
la demande de Caution passe à l’état “Créée”
un numéro de demande” lui est attribué afin de permettre de l’identifier
En cliquant sur “enregistrer” vous accédez à l’écran de détail de la demande de Caution, résumant l’ensemble des informations liées à
cette demande. (voir page suivante)
Renseigner les variables d’une demande de Caution
46
Il s’agit du résumé des informations générales et détaillées de la demande de Caution. Si la demande de Caution est éligible au « projet de Caution » le lien apparait dans le détail de la demande.
Rappel de la liste des Valideurs et des étapes du circuit de validation lié à la demande de Caution
NOTE : lorsque la demande de Caution est à l’état Créée, le Saisisseur peut s’il le souhaite la modifier, la supprimer, ou se déconnecter et revenir plus tard la modifier. S’il considère que sa demande est complète il peut alors la soumettre à validation.
Le détail de ma demande de Caution «Créée»
47
En cliquant sur le lien «voir le projet de Caution» vous pourrez visualiser sous format PDF un spécimen de l’acte de Caution qui vous sera délivré par Atradius lorsque la Caution sera effective.
NOTE : lorsque la demande de Caution est éligible, la visualisation du projet de Caution est possible à tous les états de la demande avant l’état « Transmise »
Voir le projet de Caution
48
Cliquer sur “Soumettre à validation”: un message s’affiche vous demandant la confirmation ou l’abandon.
Soumettre ma demande de Caution à la validation
49
NOTE : Une fois la demande passée à l’état « A valider » le Saisisseur ne pourra plus modifier ou supprimer sa demande. Il n’aura accès au détail de la demande qu’en visualisation.
Après avoir soumis la
demande de Caution à
validation, vous pourrez
visualiser l’écran de
détail avec l’état de la
demande mis à jour :
“A valider”
Le détail de ma demande de Caution «à valider»
50
Mode d’alerte automatique : Impossible de choisir les Valideurs à alerter, checkboxes grisés par défaut.
Les mails d’alerte pour validation requise seront automatiquement envoyés à tous les Valideurs éligibles pour chaque étapes du
circuit.
Demande de Caution – liée à un circuit en mode d’alerte automatique
51
Mode d’alerte manuel : Possibilité de choisir les Valideurs à alerter parmi la liste des Valideurs :
-prévus à l'étape du circuit
- et éligible, c’est-à-dire non exclut des alertes mails
Le Valideur exclu des alertes ne peut pas être alerté, par défaut la checkbox est grisée
Il est possible de choisir d’alerter ce Valideur puisqu’il est non exclu des alertes
Demande de Caution – liée à un circuit en mode d’alerte manuel
52
Lorsque le Saisisseur soumet la demande de Caution à validation un mail est envoyé selon le mode d’alerte du circuit au(x) Valideur(s)
éligibles de la 1ere étape du circuit de validation lié au produit / type de crédit sur lequel la demande de Caution a été créée.
Le N° <demande de Caution> : est un lien hypertexte qui permet d’accéder à la page de connexion de CautioNet.
Réception du mail CautioNet par le Valideur de l’étape 1
Comment valider des demandes de Caution ?
53
Après que le Valideur se
soit connecté, l’écran de
détail de la demande de
Caution concernée est
automatiquement affiché.
Détail de la demande de Caution «à valider»
56
• Vous avez la possibilité de valider plusieurs demandes de Caution en même temps (validation en masse) à partir du menu
«Liste des demandes de Cautions»: Ceci permet au Valideur de lister toutes les demandes de Cautions pour lesquelles une validation est
attendue de sa part.
• Lorsque le Valideur coche la case «A valider par vous», les cases «A valider» et «En cours de validation» sont cochées par défaut, les
autres cases sont grisées et ne sont donc plus accessibles.
La liste des résultats affiche uniquement les demandes de Cautions qui sont à valider par le Valideur connecté
Comment valider en masse des demandes de Caution ?
57
● Une checkbox en haut de la liste permet de sélectionner toutes les demandes de Cautions listées «A valider par vous», le Valideur pourra
aussi choisir de ne sélectionner que certaines demandes dans la liste présentée.
● Cliquer sur Valider pour lancer la validation en masse des demandes de Cautions sélectionnées.
● Si aucune demande de Caution ne fait l’objet d’une alerte, alors l’écran Validation en masse des demandes de Cautions présente la liste
des demandes effectivement validées.
Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3
58
● Les demandes de Cautions pour lesquelles il s’agit de la dernière étape de validation et qui seront transmises à Atradius sont listées dans
l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le Valideur est ainsi alerté que sa validation aura pour effet la transmission des
Cautions à Atradius.
● En sélectionnant les demandes listées puis en cliquant sur « Valider Transmission », le Valideur confirme sa validation et transmet les
Cautions à Atradius.
Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: transmission de la Caution
59
Circuit de validation Manuel avec choix du Valideur à alerter
● Les demandes de Cautions pour lesquelles le circuit de validation lié est de type « Manuel » avec la possibilité de choisir le prochain Valideur à
alerter, sont listées dans l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le Valideur est ainsi informé que dans le cadre de la validation en
masse aucun Valideur des étapes suivantes du circuit ne sera alerté.
● En sélectionnant les demandes listées puis en cliquant sur « Valider », le Valideur confirme la validation des demandes de Cautions
Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: circuit manuel de validation
60
La demande de Caution n’est plus éligible à ma validation
● Les demandes de Cautions non éligibles à une validation, sont listées dans l’écran de validation en masse des demandes de Cautions, le
Valideur est ainsi alerté du ou des motifs pour lesquels la demande n’est plus éligible à la validation.
● Les motifs de refus de la validation peuvent être de différente nature : CP non éligible Extranet, Texte non éligible Extranet, Texte échu,
etc…
● Le motif de refus de validation de la demande de Caution est clairement explicité dans l’Observation, le Valideur doit alors contacter son
conseiller Atradius.
Valider des demandes de Caution en masse dans CautioNet 3: demande de Caution non éligible
61
Lorsque le(s) Valideur(s) de l’étape 1 valide la demande de Caution, un mail est envoyé. Ce mail est envoyé selon le mode d’alerte du
circuit, au(x) Valideur(s) éligibles de l’étape suivante du circuit de validation. Ce circuit est lié au produit / type de crédit sur lequel la
demande de Caution a été créée. (ceci autant de fois que d’étapes de validation dans le circuit).
Le N° <demande de Caution> : est un lien hypertexte qui permet de proposer la page de connexion de CautioNet.
Réception du mail CautioNet par le Valideur de l’étape suivante
62
Après que le Valideur
se soit connecté,
l’écran de détail de la
demande pour la
demande de Caution
concernée est
automatiquement
affiché
Lors de la dernière
validation de la
demande, le Valideur
est averti que celle-ci
sera ensuite transférée
à Atradius
Dernière validation de la demande de Caution
63
- Caution Effective - Le numéro de la Caution est un lien vers l’écran de détail
NOTE : A la fin de la validation, le Saisisseur de la demande reçoit également un mail l’informant que sa demande a bien été validée
par le(s) Valideur(s).
Détail de ma demande de Caution «Transmise» à Atradius
66
Une fois que la Caution est effective (EFF) si le texte est éligible à l’édition déportée et que vous bénéficiez de cette option dans
votre contrat CautioNet, vous pourrez éditer la Caution directement dans vos locaux.
Sinon l’acte de Caution sera édité chez Atradius et vous sera retourné sous 48h.
NOTE: L’option d’édition déportée est accessible à tous les profils.
Comment éditer l’acte de Caution transmis à Atradius ?
67
Le Saisisseur saisi la demande de
Caution
Le(s) Valideur(s) de la 1ère étape du circuit
valident la demande de Caution
Le(s) Valideur(s) de la dernière étape
du circuit valident la demande de
Caution
Le Saisisseur soumet la demande de Caution
à validation.
Le(s) Valideur(s) d’une étape refusent
de valider la demande de Caution
Le Saisisseur décide de supprimer la
demande de Caution qu’il a crée
Action sur la demande de
Caution
Etat correspondant de la
demande de Caution
Action sur la demande de
Caution (cas particulier)
Créée
A valider
En cours de validation
Transmise
Supprimée
Refusée
Le Saisisseur ou Valideur avec, dans son
périmètre de travail l'entité qui porte la
Caution, peut faire une demande de Main
Levée de Caution
Main Levée
Synthèse du cycle de vie d’une demande de Caution
68
Sélectionner les critères de recherche
Pour pouvoir lancer une recherche vous devez tout d’abord sélectionner au moins une entité de votre Organisation.
Vous pourrez ensuite affiner la liste de résultat en utilisant les différents critères de recherche :
possibilité de lancer des recherches par périodes, dates
rechercher une demande par son numéro
lancer une recherche par Produit / type de crédit
lister des demandes de Caution par critère d’état de la demande
Comment rechercher des demandes de Caution ?
70
1
2
3
4
Pour la plupart des Cautions «de
marché» vous pouvez demander la
mainlevée directement depuis CautioNet
en allant sur le détail de votre Caution :
1. Cliquez sur le bouton «Demander la
mainlevée» tout en bas
2. Choisissez le motif de mainlevée
3. Saisissez les informations requises
4. Si besoin, ajoutez les documents
justificatifs en pièce jointe (PDF
uniquement)
5. Enregistrez
Comment demander une Main Levée de Caution ?
Votre demande est transmise à Atradius qui la contrôlera avant de la valider ou de la refuser
Vous pouvez consulter à tout moment son état depuis le détail de votre Caution :
■ Attention, une demande de mainlevée depuis CautioNet est soumise à certaines restrictions :
La Caution doit être faite sur le produit Marché ou le produit SNSO (crédit RG, ABF ou ST)
La Caution ne doit pas être une « Caution permanente »
Il n’est pas possible de demander une mainlevée partielle
Seuls les motifs de mainlevées suivants sont autorisés :
• Procès-verbal de réception (avec ou sans réserves)
• Lettre de mainlevée du bénéficiaire
• Caution en édition déportée en erreur (si créée depuis 48 heures ou moins)
■ Pour toute autre demande vous pouvez procéder de manière classique (courrier, fax…) ou consulter votre Conseiller de Clientèle.
71
Demande de Mainlevée
74
«Suivre la vie de mon contrat Atradius avec CautioNet»
Le Menu Contrats en un coup d’œil Page 75
Comment suivre l’encours de mes factures Atradius ? Page 76 à 79
Identifier les alertes sur mon contrat Page 80 à 82
75
• Lister les factures et
avoirs du contrat : soldés
à payer
• Accéder à la liste des
alertes : Cautions en opposition
Cautions en attente
Alertes sur autorisation
Demande de documents
Factures impayées
• Accéder à la liste des
autorisations détaillées : Montant autorisés
Montants émis / utilisés
Montants disponibles
Indicateurs accès
Cautionet
Le Menu Contrats en un coup d’oeil
77
Les factures de type soit
«Facture soldée» soit «avoir
soldée» sont affichées en noir
Les factures de type «Avoir»
sont affichées en bleu
Les factures de type «A payer»
sont affichées en rouge
Résultat de la recherche
78
■ Lors de la connexion du client sur la page d’accueil CautioNet, le tableau «Les autorisations des entités dans votre périmètre» affiche les informations suivantes :
• les montants autorisés par CP,
• les montants émis/utilisés par CP,
• les montants disponibles par CP,
• l'accès CautioNet par CP.
■ Les informations sont affichées en fonction du périmètre de l’acteur connecté et sont triées par ordre décroissant de montant autorisé des CP par acteurs
Acteur 1
Acteur 2
Acteur 3
Acteur 4
Acteur 5
Acteur 6
Acteur 8
Acteur 7
Ecran Accueil
Comment obtenir des infos sur les autorisations de mon contrat ?
79
■ Le nouveau menu Liste des autorisations permet d’afficher le tableau détaillé «les autorisations par entité dans votre périmètre»
listant les informations suivantes :
Menu Liste des autorisations
Montants autorisés :
par CP,
par ligne de Caution,
par ligne de crédit,
Montants émis / utilisés:
par CP
par CP par entité,
par ligne de Caution,
par ligne de Caution par
entité,
par ligne de crédit,
par ligne de crédit par entité
Montants
disponibles :
par CP,
par ligne de Caution,
par ligne de crédit
Indicateur accès
CautioNet :
par CP,
par Ligne de Caution,
par Ligne de crédit
Acteur 9
Acteur 10
Comment obtenir des infos sur les autorisations de mon contrat ?
80
Cautions en Opposition Cette alerte est orange quand il existe sur des Cautions des oppositions émises par des bénéficiaires.
Cautions en Attente Cette alerte est orange quand certaines de vos demandes de Caution tombent en attente.
Alerte sur Autorisation Cette alerte est orange quand l'utilisation atteint 80 % de l'autorisation.
Elle est rouge quand l'utilisation atteint ou dépasse l'autorisation.
Demande de Document Cette alerte est orange quand l’état du suivi bilan est «première relance»
Elle est rouge quand l'état du suivi bilan est «relance avec AR»
Facture Impayée Cette alerte est orange quand il existe des factures impayées 30 jours après leur date d'émission.
Elle est rouge quand les factures impayées ont été émises depuis au moins 45 jours.
Les types d’alerte
NOTE : Une alerte représente un avertissement communiqué à l'utilisateur par
le système. Les alertes sont générées en fonction des données du client
CautioNet et sont toujours affichées en temps réel
Identifier les alertes sur mon contrat
81
S'il existe au moins une alerte du type considéré sur le périmètre de l'utilisateur
alors :
Le libellé du type d'alerte est souligné,
Un point orange est affiché
Le libellé du type est un hyperlien qui déclenche l'affichage du détail de
l’alerte considérée
Alerte considérée
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S'il existe au moins une alerte critique sur le périmètre de l'utilisateur alors :
Le libellé du type d'alerte est souligné
Un point rouge est affiché
Le libellé du type est un hyperlien qui déclenche l'affichage du détail
de l’alerte
Factures impayées
Alerte critique
83
«J’ai besoin d’aide»
J’ai oublié mon mot de passe Page 84 à 86
J’ai renseigné un login incorrect Page 87
J’ai bloqué mon compte Page 88
Liens et informations accessibles sous CautioNet Page 89 à 91
84
Cliquer sur «mot de passe oublié»
Après avoir renseigné votre login (adresse mail), cliquer sur « Mot de passe oublié »
Un message en haut de la page de connexion vous informe qu’un mail est envoyé sur votre adresse mail afin de vous permettre d’enregistrer un nouveau mot de passe.
J’ai oublié mon mot de passe
85
L’email suivant vous est envoyé sur l’adresse mail utilisée comme login / identifiant de connexion
En cliquant sur le lien hypertexte du mail vous êtes redirigé vers l’écran d’enregistrement d’un nouveau mot de passe
Enregistrer mon nouveau mot de passe
86
NOTE : Politique de sécurité générale
CautioNet met en œuvre, sur l’ensemble de ses réalisations, les règles générales suivantes :
Il n’est pas possible d’accéder à une fonctionnalité permettant la lecture d’un mot de passe d’un
utilisateur.
CautioNet s’interdit de communiquer un mot de passe par email ou par un autre support.
CautioNet doit fournir les moyens de connexion permettant d’accéder à une authentification valide sans
communiquer de mot de passe.
Un utilisateur tiers ne dispose pas de la capacité de changer le mot de passe d’un autre utilisateur.
Toutes modification du login (= l’email) d’un utilisateur entraine systématiquement la réinitialisation du mot
de passe et l’envoi de l’email de modification de mot de passe.
Sécurité des mots de passe
87
Erreur de saisie du login / mot de passe
Lorsque vous renseignez un login incorrect, un message en haut de la page de connexion vous informe que vos identifiants sont incorrects ou que votre compte est bloqué.
S’il s’agit d’une simple erreur de saisie de votre login par exemple, renseigner de nouveau vos identifiants pour vous connecter normalement.
J’ai renseigné un login incorrect
88
Un email unique est
envoyé (cet email n'est
envoyé qu'une seule
fois).
Si vous saisissez
plus de 5 fois de
suite un login ou
mot de passe
incorrect votre
compte est bloqué
J’ai bloqué mon compte
89
Informations de sécurité
L’hyperlien «Informations de sécurité» permet d’afficher une page donnant des informations détaillée concernant les aspects de sécurité des Cautions et actes délivrées par CautioNet.
Ce lien permet également de consulter les certificats utilisés.
Informations et liens accessibles sous CautioNet
90
L’hyperlien «nom de l’utilisateur connecté» (ici l’administrateur client) permet au collaborateur connecté d’aller : modifier son mot de passe de consulter le détail de son profil de signaler une erreur sur son profil
Lien «nom utilisateur»
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Le Logo Atradius est un hyperlien vers le site internet Atradius.fr : http://www.atradius.fr
Lien Site Atradius
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Se connecter à l’application
Adresse CautioNet : https://online.atradius.com/CautioNet
Login ou identifiant de connexion : le login permettant aux collaborateurs ayant un profil CautioNet de
s’identifier et se connecter, correspond à l’adresse mail du collaborateur, renseignée par l’administrateur Client lors du
paramétrage des profils de ses collaborateurs
Lexique
94
Comment paramétrer mon Organisation
Client CautioNet : Entreprise ou groupe d'entreprises client d’Atradius Caution France et bénéficiant d’un accès à CautioNet 3.
Elément de structure : Centre d'activité du client CautioNet (service, département, établissement, succursale, filiale…etc.). L'organisation
de plusieurs éléments constitue la structure du Client CautioNet.
■ La structure de tête est appelée "tête de groupe". Un "fils" désigne un élément du niveau directement inférieur. Un "parent"
■ désigne l'élément du niveau hiérarchique directement supérieur.
Valider une entité : confirmer que les informations renseignées pour une entité CautioNet de votre organisation sont correctes, et
notamment sont rattachement à l’outil de gestion Atradius via son numéro de contrat.
Activer une entité : rendre active une entité Cautionnée de votre organisation afin qu’elle puisse :
être liée au périmètre de travail de Saisisseurs ou Valideurs,
être intégrée dans un circuit de validation
être éligible pour la création de demandes de Caution
Lexique
95
Lexique
Comment paramétrer mon circuit de validation
Circuit de validation :
Définit les opérations de validations requises par les collaborateurs d’un client Cautionet et l’ordre dans lequel elles sont requises,
pour transmettre à Atradius les demandes de Caution émises pour le compte d’une ou plusieurs entités Cautionnées. Il peut concerner
toutes les demandes de Caution émises pour le compte des entités Cautionnées ou bien préciser pour chaque entité, quels types de
Cautions sont concernés,
Dans la version Standard de Cautionet3, les Circuits sont automatisés. Il est donc impossible de paramétrer le Champ d’application,
les Etapes de validation et le(s) Valideur(s) ne peut(vent) être alerté(s) par mail.
Champ d’application : Liste des types de crédits associés à un couple entité Cautionnée / circuit de validation
Etapes de validation : Une étape de validation représente une étape dans un circuit de validation. Elle permet de scinder les circuits en
plusieurs phases
Validation : La validation représente l’opération d’approbation d’une demande de Caution effectuée par l’un des collaborateurs du
groupe de Valideurs associés à la validation.
96
Comment travailler avec mon compte CautioNet
Demande de Caution : Ensemble des éléments appelés à devenir une Caution et qui doivent être gérés au préalable
Etat de la demande de Caution : Indicateur de l’action effectuée sur la demande de Caution (par Atradius en automatique ou bien par un collaborateur client). L'ensemble des actions d'une demande de Caution constitue l'historique détaillée de la demande de Caution depuis sa création jusqu'à sa transmission à Atradius ou son refus.
Spécimen de texte : Visualisation au format PDF de la maquette du texte sélectionné pour la saisie d’une demande de Caution
Projet de Caution : Prévisualisation au format PDF de l’acte de Caution telle qu’il sera édité si la demande de Caution en cours est validée et transmise à Atradius
Edition déportée : impression de l’acte de Caution directement chez le client CautioNet. Attention cette option est soumise à deux conditions :
vous devez bénéficier de l’option édition déportée dans votre Contrat CautioNet
le texte utilisé pour la saisie de la Caution doit être éligible à l’édition en mode déportée
Lexique
Document Title - Name - Function - Business Unit DD/MM/YYYY 97
Lexique
Identifier les alertes sur mon contrat
Alerte : Une alerte représente un avertissement communiqué à l'utilisateur par le
système. Les alertes sont déduites des données du client CautioNet et sont toujours
calculées en temps réel.
Alerte critique : avertissement communiqué à l'utilisateur par le système, qui est de
nature à bloquer les demandes de Caution réalisées par les Saisisseurs sur CautioNet