Post on 04-Apr-2015
Gestion de projet
Deuxième partie : Management
2005-2006
Plan du cours projet – Management
Le Management de projet L’organisation projet
La problématique Les structures projets « types »
La conduite de l’équipe projet Un projet = un contrat Les facteurs de réussite de l’équipe projet Les facteurs d’échec de l’équipe projet
La communication de projet
Le management de projet : définition
Le management de projet Informatique est le processus de planification, d’organisation, de choix des hommes, de surveillance, de contrôle et de conduite d’un projet Informatique (norme IEEE 1987a)
Le management de projet est l’application de connaissances, de savoirs-faires, d’outils et de techniques aux activités du projet, pour que celui-ci atteigne ou dépasse les exigences ou les espérances des mandants (PMI Standard Committee – 1996)
Le management de projet : 2 rôles1) Rôle managérial
La direction de projet : décision et animation Savoir Anticiper Savoir Organiser Savoir Motiver Savoir Réagir Savoir Apprendre
Le management de projet : 2 rôles2) Rôle de gestion
La gestion de projet : le support à la direction de projet Estimation des charges Planification du projet Suivi du budget : coutenance ou cost control Suivi de la qualité Suivi des risques Faire le bilan du projet Peut être pris en charge par un contrôleur de projet Fournit à la direction de projet les informations
nécessaires à prise de décision
Organisation projet : la problématique
Comment intégrer le projet dans l’entreprise ?
Comment conduire le changement ? Comment utiliser au mieux les
ressources (humaines, financières, matérielles) ?
Comment traiter les différentes contraintes du projet ?
DSIou EXTService Origine
ou EXTMOA
DG
MOE
USERS
CP
Organisation projetLes équipes projet (1)
DG Sélectionne les projets / alloue le budget Nomme un Chef de projet
La MOA sous la responsabilité CP Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement
La MOE sous la responsabilité CP Fabrique l ’application informatique
Les utilisateurs Participent à la définition fonctionnelle et aux tests Utilisent
Organisation projetLes équipes projet (2)
Comité de pilotage, ou comité directeur Comprend les décideurs du projet (membres de la DG et
autres directions fonctionnelles : DRH, DF, DP, DSI…) Orientation du projet Arbitrage en cas de difficultés - conflits Expression de la vue hiérarchique de l’entreprise
Comité de projet : MOA Représente les utilisateurs Définit les fonctions et contrôle l'avancement
Équipe projet : MOE Mène l’étude et le développement Réalise le produit / logiciel
Comité utilisateurs + Experts « métiers » Participent à la définition fonctionnelle et aux tests
Organisation projetLes équipes projet (3)
Fonctionnelle pure ou fonctionnelle par métier / par produit S’appuie sur la hiérarchie de l’entreprise La direction de projet est assurée par les responsables métiers, pour la partie
les concernant Coordination assurée par un chef de projet, sans réel pouvoir hiérarchique
Fonctionnelle avec direction de projet Idem précédent mais une direction de projet est mise en place, avec pouvoir
hiérarchique sur les chefs de projets Fonctionnelle par projet
L’ensemble des acteurs du projet dépendent hiérarchiquement de la direction de projet
Matricielle Combinaison des structures fonctionnelles et par projet Task – force (force de frappe) : « super matricielle » impliquant
toutes les fonctions de l’entreprise (commercial, marketing, DRH, production…)
Organisation projetLes structures de projet « types »
Organisation des projets
D’après Pierre Bonnal, Université de Lausanne, mai 2005
Organisation des projets
Organisation des projets
Organisation des projets
Les critères de choix
Taille et durée du projet Pénurie des ressources humaines Niveau d’implication de l’entreprise Risques liés au projet Style de management du chef de
projet Aspects relationnels Difficultés liées au changement
Quelles sont les responsabilités de chacun ?
Comment contrôler l'avancement et évaluer le produit réalisé ?
Quelle est la motivation de chaque acteur du projet ?
Qu ’est-ce que chacun va gagner dans le projet ?
Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat
Un projet est une relation MOA / MOE qui se traduit par un contrat : Cahier de Charges Fonctionnel
Des conflits potentiels existent toujours entre les informaticiens / les fonctionnels / les utilisateurs
Le chef de projet assume la responsabilité de l ’ensemble
Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat
Contrat à coût remboursé : REGIE Paiement au temps passé Obligation de moyen Exemple : contrat de salaire avec que du fixe
Contrat à Prix fixé : FORFAIT Paiement au résultat Obligation de résultat Exemple : contrat de salaire avec que du variable
Contrat Mixte Sur le temps passé + prime sur résultat
Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat
ComplexitéTechnique
Forte
Forte
Faible
FaibleComplexité
Fonctionnelle
AcheterFaire / faire
Contrat auFORFAIT
Contrat enREGIE ?
Effet sur : la motivation / le risque / l’opportunisme
Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat
Identifier les acteurs du projetsLeur origine (interne / externe …)Leurs compétences (techniques, fonctionnelles, projet, …)Leurs intérêts et leurs motivationsLeurs responsabilités
Comprendre les relations entre les acteursNiveau hiérarchiqueQui prend les décisionsQuel type de contrat a été passé
Se préparer aux conflits !Anticiper les divergences d'intérêts
Conduite de l’équipe projetUn projet = un contrat
Facteurs de réussite de l’équipe projet
Mission claire, cohérente, parfaitement délimitée
Esprit d’équipe +++ Motivation +++ Communication Visibilité sur la place du projet dans la
stratégie de l’entreprise Créativité, innovation Petite taille (<10 personnes). En cas de
gros projets, constituer plusieurs équipes Perspectives de carrières attirantes
Facteurs d’échec de l’équipe projet
Mauvaise direction de projet Absence de visibilité sur la stratégie Indécision et inertie de la direction Absence de communication
Fonctions mal définies au sein de l’équipe Source de conflits entre acteurs Multiplication de la hiérarchie Augmentation des contraintes (reporting)
Décisions prises en dehors de l’acteur Absence de reconnaissance par la hiérarchie Déresponsabilisation
Démotivation Tâches intéressantes non déléguées Absence de formation Pénurie de matériel, conditions de travail pénibles
Management de projet
La communication de projet et la conduite du changement2005-2006
Pourquoi communiquer ?
Pour ne plus entendre…
« Je ne suis pas au courant… » « On ne sait jamais qui fait quoi dans
cette entreprise… » « De toute façon, nous ne sommes
jamais prévenus…» « Tiens, ce projet - là est en cours ? Je
ne savais même pas qu’il avait démarré…»
« On raconte que… »
Ne rien dire, c’est déjà communiquer !
Qu’on le veuille ou non, tout projet, ou toute action, communique malgré nous : par ses opposants, par les « on-dit », les rumeurs…
Il est vital de contrôler et d’anticiper la communication : Malgré le manque de temps et de moyens… Par l’élaboration d’une stratégie de
communication qui détermine les objectifs à atteindre pour chaque projet.
Au sein du cadre formé par une politique globale de communication, qui relève de la direction de l’établissement.
Par la mise en œuvre d’outils tactiques et d’une méthodologie adaptée.
Construire sa communication en trois temps
Étape 1 : Analyse / Écoute Étape 2 : Image et plan
d’actions Étape 3 : Pilotage / Évaluation
Étape 1 : analyse et écoute Si possible : Faire un autodiagnostic de
la communication dans l’établissement ; pour évaluer quel est le niveau d’expérience et de sensibilité de votre institution dans ce domaine
Mener des entretiens « terrain » ou des groupes de travail pour comprendre les attentes, les craintes et la perception du projet des différents professionnels
Préciser le problème posé en terme de communication : populations difficiles, nature du problème, moyens d’action…
Préciser les objectifs de communication : cibles prioritaires, résultats attendus…
Étape 2 : image et plan d’action
Pour les gros projets : Choisir un nom de projet Un logo ? Une charte graphique / identité visuelle
Élaborer le plan de communication
Élaborer un plan de communication
Construire l’image et le positionnement du projet
Choisir les types de communication les plus appropriées
Choisir les médias de communication Choisir les moments où il faut
communiquer Élaborer les messages – clés
Ayant du sens (pas de « langue de bois ») Attractifs ! Crédibles ! En fonction du public visé
Les types de communication
Choisir ses médias de communication…
… en fonction des objectifs visés
Étape 3 : Piloter et évaluer
Évaluer la compréhension des messages
Niveau de réponse des différents publics
Tableaux de bords de la communication
Outil d’évaluation fournis en annexe de la présentation
Quand communiquer ?
Poser des jalons dans la planification du projet
A l’occasion de la survenue d’étapes importantes du projet
Qui seront des moments privilégiés de communication
Trouver les jalons de communication durant le projet
Préparation
Fabrication
Management
Utilisation
Temps
Opportunité
lancement
estimations
équipes
… Jalons choisis durant la fabrication …
Mise en œuvre
Évaluation