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Fremdfirmenrichtlinie
Richtlinie für die Durchführung von Arbeiten beim Einsatz von Fremdfirmen und deren Subunternehmern in den Räumlichkeiten der Portigon AG in Deutschland
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeines............................................................................................................................................ 4
2 Ansprechpartner .................................................................................................................................... 4
3 Pflichten der Fremdfirmen .................................................................................................................... 5
4 Personaleinsatz ...................................................................................................................................... 6
4.1 Allgemeines............................................................................................................................................. 6
4.2 Unterweisung .......................................................................................................................................... 6
5 Betriebseinrichtungen ........................................................................................................................... 6
6 Verpflichtungserklärung zur Beachtung der Insidervorschriften ...................................................... 7
7 Verpflichtungserklärung zu Datenschutz und Geheimhaltung .......................................................... 8
8 Hinweise zu Internetdiensten, Rauchverbot und Aufklärungspflichten ............................................ 8
9 Brandschutzordnung ............................................................................................................................. 9
9.1 Brandschutzordnung Teil A (DIN 14096 – A) ......................................................................................... 9
9.2 Brandschutzordnung Teil B – für Personen ohne besondere Brandschutzaufgaben (DIN 14096 – B) .. 9
9.2.1 Allgemeines............................................................................................................................................. 9
9.2.2 Brandverhütung ...................................................................................................................................... 9
9.2.3 Verbote hinsichtlich Rauchen, Feuer, offenem Licht usw....................................................................... 9
9.2.4 Brennbare Stoffe ..................................................................................................................................... 9
9.2.5 Elektrogeräte ......................................................................................................................................... 10
9.2.6 Brand- und Rauchausbreitung .............................................................................................................. 10
9.2.7 Flucht- und Rettungswege .................................................................................................................... 10
9.2.8 Brandmelde- und Löscheinrichtungen.................................................................................................. 11
9.2.9 Verhalten im Brandfall .......................................................................................................................... 11
9.2.10 Meldung von Bränden ........................................................................................................................... 11
9.2.11 Alarmsignale und Anweisungen ........................................................................................................... 11
9.2.12 In Sicherheit bringen ............................................................................................................................ 12
9.2.13 Löschversuche ...................................................................................................................................... 12
9.2.14 Besondere Verhaltensregeln ................................................................................................................. 12
9.3 Brandschutzordnung Teil C – für Personen mit besonderen Brandschutzaufgaben (DIN 14096 – C) . 12
9.3.1 Allgemeines........................................................................................................................................... 12
9.3.2 Räumungsübungen ............................................................................................................................... 13
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4 Anlagen ................................................................................................................................................. 14
9.4.1 Aushang ................................................................................................................................................ 14
9.4.2 Brandschutzverantwortliche ................................................................................................................. 16
9.4.3 Regeln für den Einsatz von Handfeuerlöschern .................................................................................... 16
9.4.4 Genehmigungsverfahren und Abläufe bei feuergefährlichen / staubintensiven Arbeiten
und Arbeiten / Wartung an Komponenten der Brandmelde- und Sprinkleranlage
(einschließlich Muster Erlaubnisschein) ............................................................................................... 17
9.4.5 Brandschutzorganisation Portigon-Handelsräume im BG 150 Düsseldorf ........................................... 20
9.4.6 Liste der zulässigen und nicht zulässigen ortsveränderlichen Elektrogeräte ....................................... 22
10 Zutritts- und Parkregelung ................................................................................................................. 23
10.1 Grundsätze ............................................................................................................................................ 23
10.2 Beantragung / Genehmigung / Gültigkeitsdauer von Zutrittsberechtigungen ...................................... 23
10.3 Ausgabe & Rückgabe von Tages- und Portigon-Ausweisen ................................................................. 23
10.4 Verlust von Ausweisen .......................................................................................................................... 24
10.5 Arbeiten außerhalb der normalen Dienstzeit ........................................................................................ 24
10.6 Parkregelung ......................................................................................................................................... 24
11 Arbeitssicherheit ................................................................................................................................. 24
11.1 Überwachung der Sicherheitsmaßnahmen ........................................................................................... 24
11.2 Gerüste und Leitern .............................................................................................................................. 24
11.3 Betriebsmittel ........................................................................................................................................ 25
11.4 Annahme von Abfallcontainern und Abfallpressen ............................................................................... 25
11.5 Persönliche Schutzausrüstung .............................................................................................................. 25
11.6 Erlaubnisschein für Arbeiten an, in oder in der Nähe elektrischer Anlagen ........................................ 26
12 Umweltschutz ...................................................................................................................................... 27
12.1 Umweltmanagement DIN EN ISO 14001 .............................................................................................. 27
12.2 Abfall ..................................................................................................................................................... 28
13 Gefahrstoffe.......................................................................................................................................... 29
14 Abfallmanagement ............................................................................................................................... 29
15 Materiallagerung und Logistik ........................................................................................................... 29
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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Vorwort Die Fremdfirmenrichtlinie sorgt für einen störungsfreien Ablauf von
Arbeiten jeglicher Art und trägt wesentlich zur Sicherheit und dem
Gesundheitsschutz von allen Beschäftigten bei. Sie enthält Regelungen
zur Organisation, Koordination und Überwachung des internen Ablaufes
und umfasst Maßnahmen zur Arbeitssicherheit.
1 Allgemeines Die Richtlinie gilt für den Einsatz von sämtlichen Fremdfirmen und derer Nachunternehmer und ist
von diesen zwingend zu berücksichtigen. Die Richtlinie ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses der
Portigon AG mit einer durch sie beauftragten Fremdfirma zur Durchführung von Arbeiten und gültig
für Deutschland. Es gilt die jeweils aktuelle Version dieser Richtlinie, die jederzeit auf der Portigon-
Homepage unter dem Punkt Rechtshinweise / Lieferantenbedingungen abrufbar ist.
Die Fremdfirmenrichtlinie ist in allen ihren Bestandteilen verbindlich einzuhalten.
2 Ansprechpartner Als Ansprechpartner gelten aus den nachfolgenden Bereichen folgende Personen:
Betriebsbeauftragte für Abfallmanagement (OE 001-26553)
Frau Zinner dragana.zinner@portigon.com Tel. -6394 oder 0170 7964791
Betriebsärztlicher Dienst (OE 001-40015)
Montags und mittwochs von 08:00 bis 12:00 Uhr Tel. -4949
Brandschutzbeauftragter (OE 001-26551)
Herr Meuter hans.meuter@portigon.com Tel. -8005 oder 0163 8268005
Fachkraft für Arbeitssicherheit (OE 001-26553)
Herr Stendel joerg.stendel@portigon.com Tel. -3223 oder 0163 8263223
Gebäudetechnik (OE 001-26553)
Herr Stendel joerg.stendel@portigon.com Tel. -3223 oder 0163 8263223
Umweltmanagement (OE 001-26553)
Herr Stendel joerg.stendel@portigon.com Tel. -3223 oder 0163 8263223
Sicherheitszentrale / Security Control Center (OE 001-26313)
24 Std / 7 Tage-Service portigon.sicherheitszentrale@portigon.com Tel. -4076
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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3 Pflichten der Fremdfirmen Die Fremdfirmen sind verpflichtet, alle Mitarbeiter, also auch Führungskräfte und leitende
Angestellte, vor Beginn der Tätigkeit bei der Portigon AG über den Inhalt dieser
Fremdfirmenrichtlinie zu informieren und zu unterweisen und dafür Sorge zu tragen, dass alle
Mitarbeiter die Weisungen dieser Richtlinie berücksichtigen.
Die eventuelle Überwachung der Arbeiten durch Mitarbeiter der Portigon AG entlastet die
Fremdfirma nicht von ihren Pflichten.
Unfälle, Störungen, Unregelmäßigkeiten oder sonstige Auffälligkeiten, bei denen Gefahr im Verzug
ist, sind den zuständigen Ansprechpartnern unverzüglich zu melden. Bei Unfällen sind die
gesetzlichen Meldepflichten zu beachten.
Des Weiteren sind alle durchzuführenden Arbeiten mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und / oder
dem genannten Ansprechpartner der Portigon AG zu koordinieren.
Es dürfen nur die vor Ausführung der Arbeiten vertraglich festgelegten Arbeitsbereiche betreten
werden.
Leistungen dürfen nur mit dem Einverständnis des Auftraggebers auf Grundlage dieser Fremd-
firmenrichtlinie an Subunternehmer weitergegeben werden. Der Auftragnehmer hat bei der Vergabe
von Arbeiten an andere Unternehmer seiner Abstimmungspflicht entsprechend § 8 ArbSchG sowie
§ 6 Abs. 1 Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ (BGV A1) nachzukommen.
Strengstens untersagt sind:
Fotografieren und Filmen auf dem Gelände und in den Gebäuden,
Aufenthalt in den Bereichen unter Alkohol- oder Drogeneinwirkung,
Mitbringen und Verzehr jeder Art von alkoholischen Getränken,
Feuer, offenes Licht und Rauchen in feuergefährdeten Bereichen,
unerlaubte Mitnahme von Eigentum der Portigon AG.
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4 Personaleinsatz
4.1 Allgemeines
Es darf nur qualifiziertes für die Arbeit geeignetes Personal eingesetzt werden, das die Leistungen
sach- und fachgerecht ausführen kann. Qualifikationsnachweise sind auf Anforderung des
Fachbereichs vorzulegen.
4.2 Unterweisung
Erstmalig eingesetztes Personal ist vor Beginn der Arbeiten über die besonderen Bedingungen durch
ihren Aufsichtführenden zu unterweisen.
Personen, die gegen Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften verstoßen oder Anweisungen
der Portigon AG oder seiner Beauftragten hierzu nicht Folge leisten, sind abzuberufen und zu
ersetzen.
Werden Arbeitnehmer eingesetzt, die der deutschen Sprache nicht mächtig sind, muss ständig eine
der deutschen Sprache kundige, fachlich geeignete Person als Ansprechpartner vor Ort sein.
Vor Aufnahme der Arbeiten ist dem zuständigen Fachbereich der Portigon AG eine Personalliste des
Auftragnehmers einschließlich seiner Subunternehmer schriftlich einzureichen.
Der Auftragnehmer hat dem zuständigen Fachbereich vor Beginn der Arbeiten seine verantwortlichen
Führungs- und Aufsichtskräfte sowie sein Personal mit Art der Tätigkeit schriftlich zu melden. Die
Liste ist auf dem neuesten Stand zu halten. Häufiges Wechseln von Arbeitskräften ist zu vermeiden.
Für Arbeiten an Samstagen, Sonn- und Feiertagen ist mindestens zwei Tage vorher die Namensliste
mit Angabe des Arbeitsortes an den zuständigen Fachbereich einzureichen und nach Genehmigung
zur Auslage beim Empfang / an der Pforte vorzulegen.
5 Betriebseinrichtungen Betriebseinrichtungen und -anlagen dürfen nur nach vorheriger Zustimmung durch den Koordinator
bzw. Ansprechpartner der Portigon AG genutzt werden. Es ist nicht gestattet, Maschinen, Werkzeuge,
Geräte und Materialien der Portigon AG unberechtigt zu entnehmen bzw. zu benutzen oder ohne
sonstige Genehmigung zu leihen. Diese Einschränkung gilt nicht für Einrichtungen zur Ersthilfe.
Wird die Nutzung ausnahmsweise gestattet, ist der Benutzer für den unfallsicheren Zustand voll
verantwortlich. Der Benutzer hat sich im Vorfeld über die ordnungsgemäße Bedienung zu informieren
bzw. einweisen zu lassen. Für ein Fehlverhalten und die daraus resultierenden Folgen haftet der
Nutzer vollumfänglich.
Betriebliche Belange der Portigon AG haben jederzeit Vorrang. Kosten für Wartezeiten oder
Verzögerungen kann der Auftragnehmer nicht geltend machen.
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6 Verpflichtungserklärung zur Beachtung der Insidervorschriften
Einsatz: _____________________________________________________________ (Portigon AG oder Konzerngesellschaft)
Im Hinblick auf meine Tätigkeit für die
________________________________________________ (Name, Anschrift der Fremdfirma)
bei der Portigon AG und ihre im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Konzerngesellschaften, die mir
Einblick in Daten der Portigon AG und ihrer Konzerngesellschaften ermöglicht, gebe ich,
________________________________ _____________________ (Name, Vorname) (geb. am)
selbständig bzw. __________________________________
(Portigon-Benutzer-Identifikation – falls vorhanden)
angestellt bei _____________________________________________
(Ausweis-Nr. Zutrittsberechtigung)
folgende Erklärung ab:
Ich verpflichte mich, Insiderinformationen, auf die ich im Zusammenhang mit der
Vertragserfüllung Zugriff habe, nicht zu Anlageempfehlungen oder Wertpapiergeschäften für
eigene oder fremde Rechnung zu nutzen und Dritten diese Informationen nicht mitzuteilen.
Insiderinformationen im vorgenannten Sinne sind alle Informationen über Tatsachen, die der
Öffentlichkeit nicht bekannt sind und die geeignet sind, im Falle ihres öffentlichen Bekanntwerdens
den Kurs eines Insiderpapiers zu beeinflussen.
Insiderpapiere sind alle an einer in- oder ausländischen Börse zum amtlichen Handel zugelassenen
oder in den Freiverkehr einbezogenen Wertpapiere und Derivate.
Der Zulassung zum Handel steht gleich, wenn der Antrag auf Zulassung oder Einbeziehung gestellt
oder öffentlich angekündigt ist.
Als Insiderpapiere gelten auch Bezugsrechte, bedingte (Options) und unbedingte (Futures) Termin-
geschäfte in Wertpapieren und Indices.
Die Insider- / Compliance-Richtlinien für Mitarbeiter in Bereichen mit allgemeinen Funktionen
werden Ihnen auf Anforderung ausgehändigt.
_______________________________ ___________________________________ (Ort, Datum) (Unterschrift des Verpflichteten)
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7 Verpflichtungserklärung zu Datenschutz und Geheimhaltung
Formularunterzeichnung
Vor Aushändigung eines Zutrittsausweises durch die Betriebsausweisstelle an den Externen muss der
Externe die Verpflichtungserklärung nach dem BDSG § 5 unterzeichnen.
8 Hinweise zu Internetdiensten, Rauchverbot und Aufklärungspflichten
1) Nutzung der Internet- und E-Mail-Dienste
Die Nutzung der Internet- und E-Mail-Dienste ist nur für den dienstlichen Gebrauch vorgesehen.
Die private Nutzung der Internet- und E-Mail-Dienste sind ausdrücklich verboten. Im Rahmen
von E-Mails betrifft dies sowohl den Versand als auch den Empfang privater E-Mails.
Das Verbot der privaten Internetnutzung umfasst neben dem Besuch von Internet-Seiten das
Herunterladen von Dateien sowie jegliche andere Nutzungsformen.
Elektronische Kommunikationssysteme im Sinne dieser Vereinbarung sind Systeme, mit denen
Daten unter Verwendung von internen und externen Netzen verarbeitet, gespeichert und
übertragen werden können (Internet, Intranet, Lotus Notes). Unvernetzte Einzelarbeits-
platzrechner (stand-alone PC) mit Internetanschluss, Notebooks, Blackberries, Mobile Digital
Assistants, Smartphones sowie vergleichbare Geräte, die für die Tätigkeit von der Portigon AG
zur Verfügung gestellt werden, gelten ebenfalls als elektronisches Kommunikationssystem.
2) Rauchverbot
In sämtlichen Räumlichkeiten der Portigon AG, d. h. uneingeschränkt in sämtlichen Büros,
unabhängig davon, ob es sich um Einzelzimmer, Teambüros oder Besprechungszimmer handelt,
gilt ein generelles Rauchverbot. Auf Fluren, Toiletten, Dachterrassen und vor den Aufzügen ist
das Rauchen ebenfalls nicht erlaubt. Das Rauchverbot erfasst auch die Betriebsrestaurants und
die Cafeteria-Bereiche. Das Rauchverbot gilt ebenfalls bei Seminarveranstaltungen, Abteilungs-
besprechungen und sonstigen Besprechungen.
Die Portigon AG hat außerhalb der Bankgebäude sog. Raucherzonen eingerichtet. Die Lage
dieser jeweils den örtlich möglichen Gegebenheiten angepassten Raucherzonen können
außerhalb der Arbeitszeit aufgesucht werden.
3) Aufklärungs- und Informationspflicht des „Lieferanten“ gegenüber seinen Mitarbeitern
Der Lieferant (Auftragnehmer) verpflichtet sich zur Aufklärung und Information aller von diesem
Vertragsverhältnis betroffenen Mitarbeiter, auch der ggf. von ihm eingesetzten Subunternehmer.
4) Kontrollmaßnahmen und Maßnahmen bei Verstößen
Die Portigon AG behält sich vor, die vorgenannten Punkte zu überprüfen und zu dokumentieren.
Die Portigon AG weist darauf hin, dass ein Verstoß gegen die vorstehenden Pflichten des
Lieferanten eine Verletzung des Vertragsverhältnisses darstellt. Im Falle des Verstoßes gegen
eine oder mehrere Pflichten steht der Portigon AG – unbeschadet ihres Rechts zur Kündigung
aus sonstigen wichtigen Gründen – ein außerordentliches Kündigungsrecht zu.
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9 Brandschutzordnung
9.1 Brandschutzordnung Teil A (DIN 14096 – A)
Die Brandschutzordnung Teil A (siehe Anlage 4.1) ist als Aushang an Gebäudeeingängen, Hallen,
Fluren und Treppenhäusern gut sichtbar angebracht. Sie richtet sich an alle Personen, die sich
ständig oder vorübergehend in Räumen der Portigon AG aufhalten und ist von diesen zu beachten.
9.2 Brandschutzordnung Teil B – für Personen ohne besondere Brandschutzaufgaben (DIN 14096 – B)
9.2.1 Allgemeines
Die Brandschutzordnung (BSO) dient dem Zweck der vorbeugenden Brandverhütung. Sie dient ferner
dazu, Personen- und Sachschäden im Brandfall möglichst zu vermeiden oder gering zu halten.
Die BSO gilt in allen von der Portigon AG in Deutschland ständig oder temporär genutzten Gebäuden
und Räumen.
Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG sowie alle für die Portigon AG tätigen Mitarbeiter / -innen
von Fremdfirmen sind verpflichtet, die BSO zu beachten. Zur Vermeidung von Bränden ist es
erforderlich, dass beim Umgang mit Feuer, offenem Licht sowie mit elektrischen Einrichtungen, Gas
und sonstigen Anlagen für Licht, Kraft und Wärme die erforderliche Sorgfalt beachtet wird.
Zuständige Stellen für organisatorische und technische Belange des Brandschutzes und
Fragestellungen hierzu sind in der BSO Teil C, Ziffer 3.1 benannt.
9.2.2 Brandverhütung
Die Brandverhütung ist die wichtigste Aufgabe des Brandschutzes. Daher muss der vorbeugende
Brandschutz auch während Bau- und Instandhaltungsarbeiten sowie bei Nutzungsänderungen
gewährleistet sein.
9.2.3 Verbote hinsichtlich Rauchen, Feuer, offenem Licht usw.
In sämtlichen Räumen der Portigon AG gilt ein grundsätzliches, betriebliches Rauchverbot (Betriebsvereinbarung über den „Nichtraucherschutz“; 01.10.2006); Raucherzonen sind separat ausgewiesen.
Offenes Feuer, wie z. B. brennende Kerzen sind in allen Gebäuden der Portigon AG grundsätzlich verboten. Ausnahmen sind im Einzelfall durch den Brandschutzbeauftragten / lokalen Brandschutz-verantwortlichen zu genehmigen.
Feuergefährliche und staubintensive Arbeiten sind durch den Brandschutzbeauftragten / lokalen Brandschutzverantwortlichen oder durch die Gebäudetechnik (OE 001-26551) zu genehmigen. (Muster Erlaubnisschein siehe Anlage 4.5)
9.2.4 Brennbare Stoffe
Die Lagerung von brennbaren Materialien / Stoffen / Gasen ist nur in dafür bestimmten Räumen, unter Einhaltung der geltenden Bestimmungen und in Abstimmung mit dem Brandschutzbeauftragten zulässig (Gefahrstoff-Kataster).
Brennbare Abfälle sind in geeigneten, nicht brennbaren Behältnissen zu sammeln und umgehend zu entsorgen. Eine Anhäufung ist zu vermeiden.
Dekorationsmaterial aus brennbaren Materialien ist verboten.
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9.2.5 Elektrogeräte
Die Inbetriebnahme von mobilen Heiz- und Kochgeräten ist nicht zulässig. Dazu gehören insbesondere Mikrowellengeräte, die nicht von der Portigon AG zur Verfügung gestellt werden.
Elektrische Geräte und Anlagen dürfen nur betrieben werden, wenn sie über ein GS-Prüfzeichen verfügen, eine regelmäßige Überprüfung gemäß der Unfallverhütungsvorschrift BGV A3 stattfindet und die Nutzung entsprechend der Betriebsanleitung erfolgt.
Schäden an elektrischen Geräten, Leitungen und Anlagen sind sofort in die Mängeldatenbank Arbeitssicherheit (Lotus Notes) einzugeben. Gleiches gilt für Anzeichen hierfür (flackerndes Licht, Schmorgeruch usw.)
Instandsetzungsarbeiten aller Art dürfen nur durch Fachpersonal vorgenommen werden.
Unzulässige Elektrogeräte sind unverzüglich aus den Räumen der Portigon AG zu entfernen. (Liste der zulässigen und nicht zulässigen ortsveränderlichen Elektrogeräte siehe Anlage 4.6)
Darüber hinaus überprüfen alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG sowie alle für die Portigon AG
tätigen Mitarbeiter / -innen von Fremdfirmen, ob Licht und nicht mehr benötigte elektrische Geräte
bei Arbeitsende ausgeschaltet sind.
Ausgenommen hiervon sind:
Kühlschränke
IT-Systeme, deren ständige Verfügbarkeit erforderlich ist
Sicherheits-, Kommunikations- und Brandmeldeanlagen
9.2.6 Brand- und Rauchausbreitung
Feuer- und Rauchschutztüren sind ständig geschlossen zu halten, um eine Ausbreitung von Feuer und Rauch zu verhindern. Ausnahmen sind automatische Türen mit zugelassenen Feststelleinrichtungen.
Manipulationen an diesen Türen / Feststellanlagen (z. B. blockieren, festbinden) sind verboten (§ 145 Strafgesetzbuch). Ausnahmen bedürfen im Einzelfall einer Genehmigung durch den Brandschutzbeauftragten / lokalen Brandschutzverantwortlichen.
Defekte, beschädigte bzw. nicht funktionsfähige Brandschutztüren sind umgehend in die Mängel-datenbank Arbeitssicherheit (Lotus Notes) einzutragen.
9.2.7 Flucht- und Rettungswege
Flucht- und Rettungswege sowie Notausgänge sind eindeutig gekennzeichnet.
Fluchtwege, Treppen und Verkehrswege müssen sowohl im Freien als auch in Gebäuden in voller Breite zur Verfügung stehen. Beeinträchtigungen durch Gegenstände, brennbare Materialien (Brandlasten) oder Fahrzeuge sind verboten.
Türen in Fluchtwegen und Notausgängen dürfen während Betriebszeiten oder wenn sich noch Personen im Gebäude / in Räumen aufhalten, nicht verschlossen sein.
Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG sowie alle Mitarbeiter / -innen von Fremdfirmen haben sich über Lage und Verlauf von Flucht- und Rettungswegen, über Notausgänge sowie Sammelplätze zu informieren. Hierfür stehen Flucht- und Rettungspläne (Aushang) sowie das Intranet zur Verfügung.
Zufahrtswege, Flächen und Angriffswege für Feuerwehr und Rettungsdienste dürfen nicht durch unbefugte Nutzung beeinträchtigt werden.
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9.2.8 Brandmelde- und Löscheinrichtungen
Brandmelde- und Löscheinrichtungen – einschließlich deren Kennzeichnung – dürfen nicht beschädigt, entfernt, geändert und / oder zweckentfremdet werden. Gleiches gilt für den freien Zugang zu diesen Einrichtungen, der jederzeit zu gewährleisten ist.
Defekte, beschädigte bzw. nicht funktionsfähige Brandmelde- und Löscheinrichtungen sind umgehend in die Mängeldatenbank Brandschutz (Lotus Notes) einzutragen.
Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG sowie alle Mitarbeiter / -innen von Fremdfirmen haben sich über nahe gelegene Standorte von Brandmelde- und Löscheinrichtungen zu informieren.
9.2.9 Verhalten im Brandfall
Oberstes Gebot im Brand- und Notfall ist, dass Leben von Menschen zu retten:
Ruhe und Besonnenheit bewahren
Brand melden
In Sicherheit bringen
Personen im Gefährdungsbereich warnen
Hilfsbedürftige und Ortsfremde unterstützen
Fluchtwege, jedoch keine Aufzüge nutzen
Anweisungen beachten
Sammelplatz unverzüglich aufsuchen
Löschversuche insbesondere zum Schutz von Menschen unternehmen, wenn dies ohne Eigengefährdung möglich ist.
Feuerlöscher
Wandhydranten
Löschdecken
9.2.10 Meldung von Bränden
Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG und Mitarbeiter / -innen von Fremdfirmen sind zur unverzüglichen Meldung eines Brandes verpflichtet.
Die zu alarmierende Stelle im Brandfall ist standortspezifisch geregelt, siehe Anlage 4.2.
Die Inhalte einer Meldung von Bränden umfassen zumindest die Punkte:
WER (meldet)
WAS (ist passiert)
WO (ist etwas passiert)
WIE VIELE (Personen sind betroffen, ggf. verletzt)
WARTEN (auf evtl. Rückfragen)
9.2.11 Alarmsignale und Anweisungen
Alarmsignale sind Durchsagen oder ein Sirenenton.
Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG und Mitarbeiter / -innen von Fremdfirmen vergewissern sich, dass alle Personen im Nahbereich (z. B. Büroräume, Toiletten, Kopierräume usw.) auf die Alarmierung reagieren und die Räume der Portigon AG sofort verlassen.
Anweisungen von Räumungshelfern, des Notfall- / Krisenmanagements der Portigon AG und von Rettungsdiensten ist Folge zu leisten.
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9.2.12 In Sicherheit bringen
Die Räume der Portigon AG sind über die gekennzeichneten Fluchtwege und Notausgänge zu verlassen, die definierten Sammelplätze sind unverzüglich aufzusuchen.
Hilfsbedürftige und Ortsfremde sind mitzunehmen.
Aufzüge dürfen nicht als Fluchtweg benutzt werden. (Erstickungsgefahr durch toxische Rauchgase im Aufzugsschacht)
Das Einatmen von Rauchgasen ist zu vermeiden, verrauchte Bereiche sind möglichst gebückt oder kriechend zu verlassen.
Türen sind zu schließen, um die Rauchausbreitung zu vermeiden.
Bei versperrten Fluchtwegen ist zu versuchen, an nächstmöglichen Gebäudeöffnungen (z. B. Fenster, Balkone) Aufmerksamkeit durch Rufen, Winken usw. zu erreichen. Zusätzlich ist zu versuchen, Rettungskräfte telefonisch zu kontaktieren.
9.2.13 Löschversuche
Löschversuche sind nur ohne Eigengefährdung oder der Gefährdung Dritter durchzuführen.
Im Bedarfsfall ist zuerst die brennende Bekleidung von Personen zu löschen (möglichst Ersticken von Flammen durch Mantel, Jacken o.ä.).
Entstehungsbrände sind sofort und konsequent unter Zuhilfenahme nächstgelegener Löschgeräte (Feuerlöscher, Wandhydrant usw.) zu bekämpfen.
Feuerlöscher sind erst an der Gefahrenstelle in Betrieb zu nehmen, darüber hinaus gelten die Regeln für den Einsatz von Feuerlöschern (siehe Anlage 4.3).
9.2.14 Besondere Verhaltensregeln
Sachwerte und persönliche Gegenstände dürfen nur in Sicherheit gebracht werden, wenn dies ohne Zeitverzug möglich ist und dadurch keine Eigengefährdung bewirkt wird.
Verletzten außerhalb von Gefahrenbereichen Erste Hilfe leisten und schnellstmöglich an Rettungskräfte übergeben.
Bei Gesundheitsbeschwerden ist schnellstmöglich Kontakt mit Rettungskräften aufzunehmen.
Von der Portigon AG genutzte Gebäude / Räume und dort befindliche Fahrzeugabstellplätze dürfen erst nach Freigabe durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit / die Feuerwehr wieder betreten werden.
9.3 Brandschutzordnung Teil C – für Personen mit besonderen Brandschutzaufgaben (DIN 14096 – C)
9.3.1 Allgemeines
Die nachstehenden Funktionen sind von der Portigon AG eingesetzt, um u. a. für die Einhaltung der
Brandschutzordnung (BSO) Sorge zu tragen:
Brandschutzbeauftragter (OE 001-26551)
Durchführung von Brandschutzbegehungen
Genehmigung von feuergefährlichen / staubintensiven Arbeiten, ggf. in Verbindung mit spezifischen Auflagen
Prüfung der Einhaltung von Brandschutzbestimmungen, u. a. bei baulichen Änderungen, Nutzungsänderungen und bei Veranstaltungen der Portigon AG
Organisation / Durchführung von Räumungsübungen und Unterweisungen für Feuerlöscher
Ansprechpartner für Feuerwehr
Fachliche Vorgabe, Abstimmung, Informations- und Erfahrungsaustausch mit lokalen Brandschutzverantwortlichen
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Lokale Brandschutzverantwortliche
Prüfung der Einhaltung der BSO am jeweiligen Standort und bei lokalen Veranstaltungen der Portigon AG
Abstimmung sowie Informations- und Erfahrungsaustausch mit dem Brandschutzbeauftragten
Durchführung von Räumungsübungen und Unterweisungen für Feuerlöscher in Abstimmung mit dem Brandschutzbeauftragten
Räumungshelfer
Durchführung der Räumung im zugewiesenen Bereich
Meldung der erfolgten Räumung an der Meldestelle und ggf. Hinweis auf vermisste Personen
Unterstützung des Brandschutzbeauftragten / lokalen Brandschutzverantwortlichen
Alle Führungskräfte
Unterweisung von Mitarbeiter / -innen in die BSO
Regelung von Abläufen im unmittelbaren Verantwortungsbereich für den Fall einer Räumung
Gebäudetechnik (OE 001-26551)
Regelmäßige und anlassbezogene Überprüfung von prüfpflichtigen Anlagen
Steuerung von Objektbetreibern / Dienstleistern, die im Rahmen der BSO für die Portigon AG tätig werden
Genehmigung von feuergefährlichen / staubintensiven Arbeiten, ggf. in Verbindung mit spezifischen Auflagen
Sicherheitsingenieur (Fachkraft für Arbeitssicherheit; OE 001-26553)
Sicherheitstechnische Überprüfung von technischen Anlagen und Geräten
Einbringen von Aspekten des Arbeits- und Gesundheitsschutzes bei Umbauten usw.
Beobachtung der Durchführung des Unfallschutzes und der Mängelbeseitigung
Unterweisung von Mitarbeiter / -innen (Arbeits- und Gesundheitsschutz, Unfallverhütung usw.)
Kontakte zu Aufsichtsbehörden
Freigabe von Gebäuden und ggf. Fahrzeugabstellflächen nach einem Schadensfall
9.3.2 Räumungsübungen
Räumungsübungen werden – in Abhängigkeit von den jeweiligen objektbezogenen Gegebenheiten –
alle zwei Jahre, spätestens alle vier Jahre durchgeführt.
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9.4 Anlagen
9.4.1 Aushang
Brände verhüten
Feuer und offenes Licht verboten!
Verhalten im BrandfallRuhe bewahren
Brand melden
In Sicherheitbringen
Löschversuchunternehmen
Gefährdete Personen undMitarbeiter warnen
Hilflose mitnehmen
Aufzüge nicht benutzen
Brandschutzordnung nach DIN 14096
Hausnotruf
Handy
Druckknopfmelder betätigen
-2323
112
GekennzeichneteFluchtwege nutzen
Auf Anweisungen achten
Sammelplatz aufsuchen
Feuerlöscher benutzen
Wandhydranten benutzen
Einrichtungen zurBrandbekämpfung benutzen
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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Sicherheitskennzeichen gemäß BGV A 8:
Verbotszeichen Rauchen, Feuer und offenes Licht
Rauchen verboten Feuer und offenes Licht verboten
Hinweisschilder zum Standort von Löscheinrichtungen
Handfeuerlöscher Wandhydrant
(Löschschlauch)
Einrichtungen und Material
zur Brandbekämpfung
z. B. Feuerlöschdecke
Hinweisschilder zu Flucht- und Rettungswegen
oder oder
Hinweisschilder zu Sammelplätzen
Sammelplatz
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4.2 Brandschutzverantwortliche
Düsseldorf (Hausnotruf: 0211 836-2323) – zugleich Brandschutzbeauftragter
Ansprechpartner Telefon Mobiltelefon
1. Jörg Stendel 0211 826-3223 0163 8263223
2. Hans Meuter 0211 826-8005 0163 8268005
9.4.3 Regeln für den Einsatz von Handfeuerlöschern
RICHTIG FALSCH
Auf Windrichtung achten!
Von vorne nach hinten löschen!
Tropfbrände von oben nach unten
löschen!
Wandbrände von unten nach oben
löschen!
Wenn möglich mehrere Löscher
gleichzeitig einsetzen!
Auf Rückzündungen achten!
Gebrauchte Löscher wieder
instandsetzen!
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9.4.4 Genehmigungsverfahren und Abläufe bei feuergefährlichen / staubintensiven Arbeiten und
Arbeiten / Wartung an Komponenten der Brandmelde- und Sprinkleranlage (einschließlich
Muster Erlaubnisschein)
9.4.4.1 Allgemeines
In Ergänzung zur Ziffer 2.3 der Brandschutzordnung der Portigon AG, Gültigkeitsbereich
Deutschland, werden die Abläufe zur Durchführung von feuergefährlichen / staubintensiven Arbeiten
geregelt.
Diese Regeln gelten in allen von der Portigon AG in Deutschland ständig oder temporär genutzten
Räumen. Alle Mitarbeiter / -innen der Portigon AG sowie alle für die Portigon AG tätigen
Mitarbeiter / -innen sind verpflichtet, diese Regeln einzuhalten.
9.4.4.2 Definition
Das Genehmigungsverfahren ist für alle feuergefährlichen Arbeiten, insbesondere
Schweißen
Löten
Heißkleben
Schneiden / Brennen
Trennschleifen
Auftauen
Erhitzen
anzuwenden, die außerhalb hierfür vorgesehenen Werkstätten vorgenommen werden.
Ferner ist das Genehmigungsverfahren dann anzuwenden, wenn
Arbeiten und Wartungen an der Brandmelde- und Sprinkleranlage durchgeführt werden
oder
durch Arbeiten mit einer Staub- / Dampfentwicklung o.ä. zu rechnen ist, die zu einem Auslösen von Rauchmeldern führen kann.
Als zusätzliche Maßnahme sind bei Arbeiten mit zu erwartender Staub- / Dampfentwicklung durch
den anlagenverantwortlichen Objektbetreiber vor Beginn der Arbeiten im betroffenen Bereich
Staubkappen zu setzen und nach Beendigung der Arbeiten umgehend zu entfernen.
Ausnahmen vom Genehmigungsverfahren sind im Einzelfall vom Brandschutzbeauftragten der
Portigon AG festzulegen.
9.4.4.3 Anmeldung von Arbeiten
Die Ausführung o.g. Arbeiten ist grundsätzlich mit einer Vorlaufzeit von 24 Stunden anzumelden.
Ausnahmen hiervon sind im Einzelfall möglich, sofern die erforderlichen Vorkehrungen wirksam sind
und die genehmigenden Stellen ausdrücklich zustimmen.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4.4.4 Genehmigung von Arbeiten
Genehmigungspflichtige Arbeiten (siehe Ziffer 9.4.4.2) bedürfen der schriftlichen Genehmigung
durch
1. den Anlagenverantwortlichen Objektbetreiber der Portigon AG
UND
2. das Technische Immobilienmanagement oder den Brandschutzbeauftragten der Portigon AG
Die schriftliche Genehmigung erfolgt nach vollständigem Ausfüllen des „Erlaubnisscheins für
feuergefährliche Arbeiten“ (siehe Muster Erlaubnisschein) durch Unterschriften.
Der Erlaubnisschein für feuergefährliche Arbeiten ist vor Beginn der Tätigkeit in der
Sicherheitszentrale abzuholen und dort nach Beendigung der Arbeiten durch den Ausführenden bzw.
durch die Brandwache (bei Heißarbeiten nach der vorgeschriebenen Überprüfungsfrist) wieder
abzugeben.
Ohne schriftliche Genehmigung dürfen die Arbeiten nicht begonnen werden. Sämtliche Auflagen, die
im Erlaubnisschein für feuergefährliche Arbeiten genannt sind, müssen während des gesamten
Zeitraums der genehmigungspflichtigen Arbeiten in vollem Umfang erfüllt werden. Andernfalls sind
die Arbeiten sofort einzustellen.
Der Erlaubnisschein für feuergefährliche Arbeiten ist zum jeweiligen Arbeitsort mitzunehmen und auf
Verlangen auszuhändigen.
Unbefugte Veränderungen von Auflagen des Erlaubnisscheins für feuergefährliche Arbeiten sind
untersagt und haben ein sofortiges Einstellen der Arbeiten zur Folge. Personal & Facility Security
entscheidet nach Konsultation des Technischen Immobilienmanagements im Einzelfall, ob ein
Hausverbot erteilt wird.
9.4.4.5 Aufsichts- und Sorgfaltspflichten des durchführenden Unternehmens
Das mit den jeweiligen Arbeiten beauftragte Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass alle
Brandschutz-, Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften vollständig und jederzeit eingehalten
werden. Die für erlaubnispflichtige Arbeiten eingesetzten Mitarbeiter und ggf. Subunternehmen sind
entsprechend zu unterrichten / einzuweisen.
Die Einhaltung dieser Vorschriften ist vom beauftragten Unternehmen in angemessenen Umfang zu
überprüfen.
9.4.4.6 Überwachung der Arbeiten
In Ergänzung zu den Pflichten des durchführenden Unternehmens ist der anlagenverantwortliche
Objektbetreiber der Portigon AG für eine sachgerechte Überwachung der Einhaltung von Sicherheits-
und Unfallverhütungsvorschriften verantwortlich.
Der anlagenverantwortliche Objektbetreiber wird vom Immobilienmanagement der Portigon AG in
gebotenem Rahmen gesteuert und kontrolliert.
9.4.4.7 Kompetenzen der OE Personal & Facility Security
Bei Verstößen gegen Sicherheitsbestimmungen sind die Mitarbeiter der OE Personal & Facility
Security, die für die Portigon AG tätigen Sicherheitsdienstleister (Funktionen Brandwache und
Sicherheitszentrale) und insbesondere der Brandschutzbeauftragte der Portigon AG befugt,
Personaldaten zu erfragen und Erlaubnisse einzusehen
Arbeiten unverzüglich einstellen zu lassen
Sofortmaßnahmen zur Gefahrenbeseitigung anzuordnen
Diesen Weisungen ist sofort Folge zu leisten.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4.4.8 Haftung
Werden die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen nicht eingehalten, haftet der Verursacher für
zivil- und strafrechtliche Folgen.
Dies gilt insbesondere auch für Versäumnisse, die zu einem kostenpflichtigen Fehleinsatz der
Feuerwehr führen.
Muster Erlaubnisschein
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4.5 Brandschutzorganisation Portigon-Handelsräume im BG 150 Düsseldorf
Anlage zur Brandschutzordnung der Portigon AG, Deutschland:
Brandschutzorganisation
Portigon-Handelsräume im BG 150
Düsseldorf
Stand: Mai 2010
Im Rahmen der Brandschutzsanierung des Gebäudes wurden – in enger Abstimmung mit den
zuständigen Stellen – besondere baulich-technische Vorkehrungen zum Schutz der Handelsräume vor
äußeren Einwirkungen durch Feuer und Rauch getroffen, um unnötige Räumungen weitgehend zu
vermeiden.
Damit ist es grundsätzlich für die im Handelsraum befindlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei
einer Räumung möglich, zunächst am Arbeitsplatz zu verbleiben, Geschäftsaktivitäten abzuschließen
und Vorbereitungen zum Verlassen des Handelsraumes zu treffen.
Die Abläufe im Einzelnen:
1. Im Fall einer Gebäuderäumung ist in den betroffenen Gebäudekernen eine Räumungsdurchsage
(deutsche und englische Sprache) zu hören.
2. Abweichend davon wird in den Handelsräumen in diesem Fall automatisch eine rote Blitzleuchte
zur Signalisierung eines sog. Voralarm aktiviert; eine Räumungsdurchsage ist nicht zu
vernehmen.
3. Die Phase des Voralarms dauert max. 30 Minuten, anschließend wird zur Räumung per
Räumungsdurchsage aufgefordert. Abweichend davon kann der Einsatzleiter der Feuerwehr
jederzeit, also auch innerhalb der Phase des Voralarms, hoheitlich zum Verlassen der
Handelsräume auffordern.
4. Eine Entwarnung der Phase des Voralarms, etwa bei einem erkannten Fehlalarm, wird mit einer
grünen Blitzleuchte signalisiert.
Was ist zu tun:
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsräume können zunächst am Arbeitsplatz verbleiben, Geschäftsaktivitäten abschließen und bereiten sich auf ein Verlassen des Handelsraumes vor.
Die beauftragten Personen aus dem jeweiligen Handelsraum begeben sich nach Auslösung der roten Blitzleuchte (Voralarm) umgehend zu Tor 2 in BG 150, wo sich die Brandmeldezentrale befindet.
Nach Eintreffen der Feuerwehr Düsseldorf sind mit dem Einsatzleiter der Feuerwehr die weiteren Maßnahmen für die Handelsräume abzustimmen.
Die beauftragten Personen aus den Handelsräumen bleiben für die Einsatzleitung der Feuerwehr verfügbar, bis diese den Einsatz beenden.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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Anlage: Aushang in den Handelsräumen: „Verhalten im Alarmfall“
Verhalten im Alarmfall
In Case of Alarm Stand: Mai 2010
ROTES BLITZLICHT: Voralarm ist ausgelöst, bitte innerhalb der nächsten 30
Min. auf Durchsage warten und auf eine eventuelle
Räumung vorbereiten
RED FLASHING LIGHT: Pre-alarm is activated, please wait for the announcement
within the next 30 min. and prepare for an eventual
evacuation
GRÜNES BLITZLICHT: Entwarnung, keine Räumung erforderlich
GREEN FLASHING LIGHT: All-Clear, no evacuation necessary
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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9.4.6 Liste der zulässigen und nicht zulässigen ortsveränderlichen Elektrogeräte
Art des Gerätes Nutzung
Espresso-Maschine zulässig (nach BGV A3-Prüfung)
Kaffeemaschine (Einzel + Doppel) zulässig (nach BGV A3-Prüfung)
Radio / Tonabspielgerät zulässig (nach BGV A3-Prüfung)
Teekocher zulässig (nach BGV A3-Prüfung)
Wasserkocher zulässig (nach BGV A3-Prüfung)
Kühlschrank zulässig* (laut Prozessbestimmung)
Mikrowellengerät zulässig* (laut Prozessbestimmung)
mobiles Kühlgerät zulässig* (laut Prozessbestimmung)
Schreibtisch-Lampe zulässig* (laut Prozessbestimmung)
Steckdosenleiste (mit Überlastungsschutz) zulässig* (laut Prozessbestimmung)
Ventilator zulässig* (laut Prozessbestimmung)
Beispiele für in der Portigon AG nicht zulässige Geräte
Elektro-Grill nicht zulässig
Kochplatten nicht zulässig
Mini-Backofen / Mini-Grill usw. nicht zulässig
mobiles Heizgerät (Heizlüfter) nicht zulässig
Sandwich-Maker nicht zulässig
Tauchsieder nicht zulässig
Toaster nicht zulässig
Waffeleisen nicht zulässig
* Prozess:
1. Anforderung von Besteller an Einkauf (BMS²)
2. evtl. Prüfung der Notwendigkeit (Technisches Immobilienmanagement / Arbeitssicherheit)
3. BGV A3-Prüfung wird im Einzelfall festgelegt
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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10 Zutritts- und Parkregelung
10.1 Grundsätze
Zum Betreten von Portigon-Gebäuden ist ein Tagesausweis oder ein personenbezogener Portigon-
Ausweis mit Lichtbild und Namen der Fremdfirma erforderlich.
Tagesausweise berechtigen zum Betreten von Portigon-Gebäuden unter ständiger Begleitung von
zutrittsberechtigten Portigon-Ausweisinhabern.
An den durch Ausweislesern gesicherten Eingängen hat der Ausweisinhaber darauf zu achten, dass er
beim Öffnen der Türen nicht gleichzeitig Unbefugten Zutritt gewährt.
Die Ausweise sind ständig mitzuführen und auf Verlangen dem Pförtner- und Empfangspersonal
sowie dem Sicherheitsdienst zu zeigen.
Jeglicher Missbrauch des Ausweises, insbesondere die Weitergabe an Dritte, die Weiterverwendung
gesperrter Ausweise sowie die Veränderung von Ausweisdaten ist untersagt und kann zu einem
Hausverbot führen.
10.2 Beantragung / Genehmigung / Gültigkeitsdauer von Zutrittsberechtigungen
Ausweise für Mitarbeiter von Fremdfirmen werden nur erstellt, wenn durch die betreuende Abteilung
der Erfassungsbogen für SAP / HR vollständig ausgefüllt per Mail eingereicht wird.
Sonderzutrittsberechtigungen für das Betreten von
Vorstandsflächen einschließlich deren Parkbereiche,
Wertpoststellen,
Rechenzentren,
Handelsräume,
Server-Technik-Zentrale,
definierte Bereiche im GB Transaction Services und
Parkflächen
sind mit dem Formular „Sonderzugangsberechtigung“ zu beantragen und bedürfen der Genehmigung
durch die jeweilige Geschäftsbereichsleitung.
Die Ausgabe von Portigon-Ausweisen erfolgt grundsätzlich nur persönlich an den Inhaber. Der
Empfang ist mit Unterschrift zu bestätigen.
Vor Ausgabe der Portigon-Ausweise müssen die Verpflichtungserklärungen (Compliance Richtlinien &
Datenschutz) vom Ausweisempfänger unterschrieben werden.
Die Gültigkeit von Ausweisen hängt von der geplanten Aufgabenstellung oder Vertragslaufzeit ab.
Maximale Gültigkeitsdauer ist ein Jahr. Eine Verlängerung der Gültigkeitsdauer ist schriftlich durch
die zuständige Portigon-Abteilung frühzeitig einzuleiten.
10.3 Ausgabe & Rückgabe von Tages- und Portigon-Ausweisen
Tagesausweise werden an Pforten- und Empfangsplätzen der Portigon AG erstellt und sind dort
wieder abzugeben.
Portigon-Ausweise werden in der BetriebsausweisServicestelle (BaSS) erstellt. Die BaSS befindet sich
im Altbau (BG 010), Eingang Friedrichstraße / Ecke Fürstenwall, gegenüber dem Empfangsplatz.
Der Termin zur Erstellung des Portigon-Ausweises ist vorab telefonisch abzustimmen (Telefon -2904).
Gleiches gilt für die Rückgabe der Portigon-Ausweise.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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10.4 Verlust von Ausweisen
Verlust und / oder Diebstahl des Ausweises sind unverzüglich der Portigon-Sicherheitszentrale zu
melden. Rund um die Uhr telefonisch erreichbar unter
Tel. 0211 826-4076.
10.5 Arbeiten außerhalb der normalen Dienstzeit
Arbeiten, die außerhalb der normalen Dienstzeit durchgeführt werden müssen, werden vom
Technischen Immobilienmanagement grundsätzlich zwei Werktage vorab bei der Portigon-
Sicherheitszentrale (Security Control Center) angemeldet.
10.6 Parkregelung
Die Parkplätze der Portigon AG dürfen nur von Firmenfahrzeugen zum Zwecke des Materialtransports
benutzt werden. Privatfahrzeuge der Mitarbeiter des Auftragnehmers müssen auf öffentlichen
Parkplätzen oder in öffentlichen Parkhäusern abgestellt werden.
11 Arbeitssicherheit Darüber hinaus ist der Auftragnehmer gehalten, vom Auftraggeber Informationen über
betriebsspezifische Gefährdungen anzufordern, die für die Ausführung der vertraglich vereinbarten
Arbeiten von Bedeutung sein können.
11.1 Überwachung der Sicherheitsmaßnahmen
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Kontrollen durchzuführen und Mängel unverzüglich zu beseitigen.
Er hat die Fachkraft für Arbeitssicherheit zu informieren, wenn die Durchführung der erforderlichen
Sicherheitsmaßnahmen erschwert oder unmöglich gemacht wird und somit vertragliche Pflichten
nicht erfüllt werden können.
Unbeschadet der vorgenannten Kontrollen behält sich der Auftraggeber das Recht vor, von der
OE Arbeitssicherheit & Betriebsökologie oder seinen Sicherheitsfachkräften (Koordinator) jederzeit
Baustellenbegehungen durchzuführen und dabei die Einhaltung der Arbeitssicherheits- und
Umweltvorschriften kontrollieren zu lassen.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der eingesetzte Koordinator ist gegenüber den ausführenden
Firmen sowie deren Arbeitnehmern weisungsbefugt, sofern Gefahr im Verzug ist.
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der eingesetzte Koordinator kontrolliert die Einhaltung dieser
Fremdfirmenrichtlinie und die Arbeitsschutz- und Umweltvorschriften und schreitet bei erkennbaren
Gefahrenzuständen ein. Der Auftragnehmer ist zur unverzüglichen Mängelbeseitigung verpflichtet.
Die Tätigkeit des Koordinators befreit den Auftragnehmer nicht von seiner Abstimmungspflicht mit
anderen Unternehmen entsprechend § 8 ArbSchG und § 6 Abs. 1 UVV „Grundsätze der Prävention“
(BGV A1). Die Verantwortlichkeit des Auftragnehmers für die Erfüllung der Arbeitsschutzpflichten
gegenüber seinen Beschäftigten bleibt unberührt.
11.2 Gerüste und Leitern
Der Auftragnehmer hat die Brauchbarkeit der von ihm eingesetzten Arbeits-, Schutz- und
Tragegerüste sowie Leitern auf Verlangen gegenüber der Fachkraft für Arbeitssicherheit
nachzuweisen und die Betriebssicherheit zu überwachen.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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11.3 Betriebsmittel
Der Auftragnehmer hat die Brauchbarkeit und Einhaltung rechtlicher Anforderungen der von ihm
eingesetzten Betriebsmittel nachzuweisen und die Betriebssicherheit zu überwachen.
Die regelmäßige Prüfung elektrischer ortsveränderlicher Betriebsmittel nach BGV A3 ist
sicherzustellen.
11.4 Annahme von Abfallcontainern und Abfallpressen
Um mögliche Unfälle durch nicht gewartete Container und Pressen zu minimieren und aus
haftungsrechtlichen Gründen obliegt es dem Auftragnehmer, Abfallcontainer, die er für den Standort
der Portigon AG anfordert bei der Annahme der Abfallcontainer darauf achten, dass sie eine
Prüfplakette gemäß BGR 186 aufweisen und die Prüffrist noch nicht abgelaufen ist. Container mit
abgelaufener Prüfplakette müssen zurückgewiesen werden.
11.5 Persönliche Schutzausrüstung
Der Auftragnehmer hat die erforderlichen Schutzausrüstungen bereit zu stellen und deren Benutzung
sicherzustellen.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
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11.6 Erlaubnisschein für Arbeiten an, in oder in der Nähe elektrischer Anlagen
Einweisung / Erlaubnis für Arbeiten an, in oder in der Nähe von elektrischen Anlagen
ORGANISATION
Anlagenverantwortliche(r) (RGM): Arbeitsverantwortliche(r) (Fremdfirma):
(Name) (Name)
(Tel.- / Mobilfunknummer) (Firmenname, Anschrift)
Störmeldestelle:
Arbeitsort / -stelle:
(Tel.- / Mobilfunknummer)
Arbeitsauftrag:
(Genaue Bezeichnung inklusive evtl. benachbarter, gefährdeter Bereiche)
Dauer der Arbeiten:
(Beginn: Datum, Uhrzeit) (voraussichtliches Ende: Datum, Uhrzeit)
GEPLANTE ARBEITSMETHODEN (ENTSPRECHEND DIN VDE 0105-100; die 5 Sicherheitsregeln sind einzuhalten):
Arbeiten in spannungsfreiem Zustand
Arbeiten in der Nähe unter Spannung stehender Teile
Arbeiten unter Spannung
ART UND SCHWIERIGKEITSGRAD DER ARBEITEN UND QUALIFIKATION DER ARBEITSKRÄFTE
ERFORDERN:
Aufsichtsführung RGM Ausführende Firma
Beaufsichtigung Dritten:
Zusätzliche Festlegungen: Besondere Schutzmaßnahmen
(z.B. Abschrankungen)
Die Einweisung über die bei der Durchführung der Arbeiten zu beachtenden Verhaltensmaßnahmen und Maßnahmen zur
Gefahrenabwehr in Bezug auf die elektrische Gefährdung durch die Anlage und die Anlagenumgebung ist durch den
Anlagenverantwortlichen erfolgt.
Bei Fragen und Problemen, insbesondere zur sicheren Arbeitsausführung, ist der Anlagenverantwortliche anzusprechen.
Bei sicherheitsrelevanten Problemen müssen die Arbeiten ggf. bis zur Klärung des Sachverhaltes eingestellt werden.
Grundlage für das sichere Verhalten und Arbeiten auf Anlagen der Portigon AG ist die Baustellenordnung für Fremdfirmen.
Die Kenntnis und Akzeptanz dieser Bestimmungen wird hiermit bestätigt. Diese Erlaubnis gilt ausschließlich für den
zugewiesenen Arbeitsbereich sowie die angegebene Arbeitsaufgabe und -dauer.
Die Berufsgenossenschaftlichen Vorschriften und Regeln sowie die staatlichen Arbeitsvorschriften sind zu beachten.
Diese Einweisung / Erlaubnis entbindet den Verantwortlichen der Fremdfirma nicht von der Verantwortung für seine Mitarbeiter.
Die Inhalte dieser Einweisung sowie weiterer Dokumente (z.B. Freigabescheine) werden durch Unterschrift akzeptiert.
Datum Unterschrift Vertreter RGM Unterschrift Vertreter Fremdfirma
durch
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
27
12 Umweltschutz
12.1 Umweltmanagement DIN EN ISO 14001
Die Portigon AG verfügt über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem. Die Umweltpolitik schreibt
neben der Einhaltung aller rechtlichen Grundlagen auch die Vorgaben zum Ressourcenschutz vor.
Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Einhaltung aller umweltrechtlichen und
betrieblichen Umweltschutzauflagen.
Leitlinien zu Umwelt und nachhaltiger Entwicklung der Portigon AG
Präambel
Die Portigon AG hat sich zum Ziel gesetzt, sowohl führend am Markt in ihren Leistungen und der
Betreuung ihrer Kunden als auch in Umweltvorsorge und Klimaschutz zu sein.
Um die Umweltauswirkungen aus betrieblichen Aktivitäten wie auch aus der Geschäftstätigkeit so
gering wie möglich zu halten, verpflichtet sich die Portigon AG, die folgenden Leitlinien einzuhalten.
Sie sind sowohl Ausdruck der unternehmerischen Verantwortung als auch Grundlage des
unternehmensweiten Managements. Sie gelten ferner für alle mit der Portigon AG verbundenen
Unternehmen mit mehrheitlicher Beteiligung.
Umwelt- und Klimaschutz sind Unternehmensziele.
Der Schutz der Umwelt und der sorgsame Umgang mit ihren Ressourcen sind Bestandteil der
unternehmerischen Verantwortung. Deshalb gehören Umwelt- und Klimaschutz zu den
Unternehmenszielen der Portigon AG.
Umweltgerechtes Wirtschaften und Ressourcenschutz sind Voraussetzung für eine nachhaltige
Entwicklung.
Für die Portigon AG bedeutet dies, Energie und Rohstoffe so sparsam wie möglich einzusetzen und
erneuerbare Ressourcen sinnvoll zu nutzen. Umweltbelastungen sollen weitestgehend vermieden
oder beseitigt werden. Dies gilt insbesondere für bestmöglichen betrieblichen Klimaschutz durch
konsequente Analyse und Reduzierung des Carbon Footprint und die Minimierung des Carbon Impact
der von uns gemanagten Portfolien.
Die ständige Suche nach Verbesserungen ist der Schlüssel zum Erfolg – auch im Umwelt- und
Klimaschutz.
Über die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinaus soll – unter Berücksichtigung ökonomischer und
sozialer Gesichtspunkte – die beste verfügbare Technik eingesetzt werden, um negative
Auswirkungen auf Umwelt und Klima stetig zu verringern. Ein zertifiziertes
Umweltmanagementsystem für die Betriebs- und Produktökologie und ein professionelles
Energiemanagement gewährleisten dabei Planung und Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele. Auch die
Aufgaben des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sind darin eingeschlossen.
Ökobilanzen und Audits dokumentieren das Erreichen der Ziele.
In der Portigon AG werden die Auswirkungen der betrieblichen Tätigkeiten auf die Umwelt
regelmäßig beurteilt. Daraus leiten sich Ziele und Maßnahmen für eine kontinuierliche Verbesserung
des betrieblichen Umweltschutzes und zur Unterstützung der weltweiten Anstrengungen zum
Klimaschutz ab.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
28
Umwelt- und Klimaschutz brauchen Innovation und Kreativität und sind Aufgabe jedes einzelnen
Beschäftigten.
Umwelt- und Klimaschutz müssen an jedem Arbeitsplatz gelebt werden. Die Portigon AG fördert
durch stetige Information und Schulung das Umweltbewusstsein ihrer Mitarbeiter / -innen. In einem
offenen Dialog arbeiten Führungskräfte und Belegschaft gemeinsam an dem Ziel, den Umwelt- und
Klimaschutz in allen Bereichen des Unternehmens und in der Geschäftstätigkeit kontinuierlich zu
verbessern.
Umwelt- und Klimaschutz bei Auftragnehmern sind Entscheidungskriterien bei der
Auftragsvergabe.
Die innerbetrieblichen Maßstäbe der Portigon AG sind auch Verpflichtung nach außen.
Deshalb erwartet unser Unternehmen von seinen Auftragnehmern die Einhaltung entsprechender
Umweltnormen und bindet sie so in seine Umwelt- und Klimaschutzbestrebungen mit ein.
Umweltschutz bei Kunden ist ein Kriterium der Leistungserbringung.
Die Position der Portigon AG und ihre Wertvorstellungen sind Verpflichtung nach außen.
Als Unternehmen in öffentlicher Eigentümerschaft wirken wir bei der Erbringung unserer Leistungen
für Kunden auf die Einhaltung branchenüberdurchschnittlicher Umweltstandards hin. Beispielsweise
empfehlen wir unseren Kunden die Entwicklung eigener Umweltleitlinien, um mögliche
Umweltrisiken zu vermeiden und Reputationsschäden für das Unternehmen sowie seine Kunden zu
verhindern.
Unser Prinzip heißt: Offenheit nach innen und außen.
Nur offene Information kann Vertrauen und Glaubwürdigkeit schaffen. Der alljährlich veröffentlichte
Umweltbericht zeigt die Entwicklung unserer betrieblichen Umweltleistung und bildet die Grundlage
für die Umweltkommunikation nach innen und außen. Über ihre produktökologische Umweltleistung
berichtet die Portigon AG darüber hinaus regelmäßig in geeigneter Form.
12.2 Abfall
Der Auftragnehmer ist grundsätzlich verpflichtet für die umwelt- und abfallrechtlich gesicherte
Lagerung und Entsorgung seiner im Rahmen seiner Tätigkeiten entstehenden Abfälle zu sorgen.
Abfälle, die im Auftrag der Portigon AG vom Auftragnehmer gelagert oder entsorgt werden, bedürfen
der Abstimmung mit der Betriebsbeauftragten für Abfallmanagement. Abzustimmen ist insbesondere,
ob die Abfallarten und -mengen in die jährliche Abfallbilanz einfließen sollen. Hierzu sind Mengen
und Abfallschlüssel zu nennen und bei Bedarf Kopien der Nachweise an die Betriebsbeauftragte für
Abfallmanagement weiterzuleiten. Die ordnungsgemäße Dokumentation der Nachweisführung des
Auftragnehmers wird vorausgesetzt. Die Portigon AG ist berechtigt, jederzeit Stichproben zur Prüfung
der ordnungsgemäßen Dokumentation durchzuführen.
Fremdfirmenrichtlinie Portigon AG November 2013
29
13 Gefahrstoffe Bei der Planung des Umgangs mit Gefahrstoffen, ist eine Prüfung auf Ersatzstoffe durchzuführen.
Beim Umgang mit Gefahrstoffen sind grundsätzlich die Sicherheitsdatenblätter und die
dazugehörigen Betriebsanweisungen während Ausführung der Arbeiten vorzuhalten und dem
Koordinator auf Anforderung in Kopie zu übergeben.
Beim Umgang mit gefährlichen und wassergefährdenden Stoffen, insbesondere Chemikalien, Ölen,
Kraftstoffen usw., sind die besonderen gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten.
Wassergefährdende Stoffe müssen auf Wannen gelagert werden und dürfen beim Umfüllen nicht auf
den Boden gelangen. Die vorzuhaltenden Mengen und die Lagerung pro Produkt bedürfen der
vorherigen Abstimmung mit der OE Arbeitssicherheit & Betriebsökologie. Um mögliche
Wechselwirkungen mit anderen vorhandenen Medien ausschließen zu können, sind vor Aufnahme der
Tätigkeit aktuelle Sicherheitsdatenblätter an die OE Arbeitssicherheit & Betriebsökologie zu
übermitteln.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die eigenen Mitarbeiter hinsichtlich der Lagerung und des
Umgangs mit den Gefahrstoffen zu unterweisen, entsprechende Betriebsanweisungen an den ihnen
zur Verfügung gestellten Lagerräumen auszuhängen, die vereinbarten Lagermengen nicht zu
überschreiten und eine gefahrstoff- sowie umweltrechtlich ordnungsgemäße und sichere Lagerung
sicherzustellen.
Hierüber ist eine Dokumentation vor Ort anzulegen und jederzeit auf Verlangen vorzulegen.
Die Portigon AG behält sich vor, im Rahmen des Umweltmanagementsystems Stichproben zur
Kontrolle durchzuführen.
Die Portigon AG verfügt über ein Gefahrstoffkataster, das die derzeit zugelassenen Gefahrstoffe
enthält und den Einsatz anderer nicht aufgelisteter Gefahrstoffe ausschließt.
Sollte sich ergeben, dass ein weiterer Gefahrstoff eingesetzt werden muss, für den es keine
Ersatzstoffe gibt, so ist vor Einsatz und Aufnahme der damit verbundenen Tätigkeiten eine
Abstimmung mit der
OE Arbeitssicherheit & Betriebsökologie herbeizuführen. Hierzu müssen das aktuell gültige
Sicherheitsdatenblatt und die darauf basierende Betriebsanweisung durch den Auftragnehmer zur
Verfügung gestellt werden. Erst nach Freigabe darf der entsprechende Gefahrstoff eingesetzt werden.
Gleiches gilt, sofern festgestellt wird, dass für im Einsatz befindliche Stoffe eine neue Bewertung /
Einstufung vorliegt bzw. erforderlich wird.
14 Abfallmanagement Das Abfallwirtschaftskonzept (AWIKO) gilt nicht für Fremdfirmen und von diesen beauftragte
Nachunternehmer. Mit Auftragsannahme verpflichtet sich der Auftragnehmer zur ordnungsgemäßen
eigenen Entsorgung der bei der Durchführung der Arbeiten anfallenden Abfälle.
15 Materiallagerung und Logistik Bei der Abwicklung von Bauprojekten, Umbaumaßnahmen, etc. ist die Materiallagerung und Logistik
mit der beauftragenden Fachabteilung abzustimmen und ggf. ein Konzept unter Berücksichtigung der
Fremdfirmenrichtlinie zu erarbeiten.