FACTORES CLAVES PARA ORGANIZAR SU PROPIO DESPACHO CONTABLE

Expositora: Licda. Elizabeth Madrigal V.

Despacho Contable: “Organización de profesionales que presta servicios de naturaleza administrativa, contable, financiera, laboral y/o tributaria”

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA2

Me falta experiencia pero tengo un título

No tengo clientes, pero

tengo los recursos para tener oficina

Definición del sueño vs realidad

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA3

Puede existir un vacío entre un sueño y la realidad que sólo se puede eliminar con planes cuidadosos.

Como emprendedor de un despacho contable se requiere:Plan para evitar obstáculosPlan a donde vamos y cómo lo vamos a lograrOrden y precisión en las accionesConfiar en los planeamientos y presupuestos.

PLAN DE NEGOCIOS

Plasmar las ideas, clarificarlas, aclararlas, pulirlas, dentro de lo posible… Herramienta de reflexión…

HACIA LA META!!!

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA5

Definición de los pasos que debo realizar a partir de este momento para lograr mi objetivo.Iniciar un despacho contableFortalecer el despacho contableEspecialización y alianzas estratégicasEs momento de que el despacho crezcaContratar personal más especializadoEs el momento de ser el Director General

Plan de negociosDiagnóstico personal

CapacidadesAspectos económicos

Viabilidad de la ideaDespacho contableServicio externo sin oficina formalServicios brindados después de la

jornada laboral Crecimiento y diversificación del

DespachoCOLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA6

Plan de negociosDetallar la naturaleza propia de la idea

Oportunidad de iniciar el proyectoCuáles beneficios tendrán los clientes?Cuáles servicios se pueden brindar?

DiagnósticoFoda

Fortalezas con las que se cuentaOportunidades externas que favorecenDebilidades que debo mejorarAmenazas que no favorecen la idea

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA7

Plan de negociosPlan de Mercadeo

Definir el nicho o sector empresarialMezcla de mercadeo

Precios bajos vs precios competitivos

Forma de promocionarseDefinir la imagen

Valores- Misión – Visión- Colores- Logo

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA8

ANALISIS DEL MERCADO

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA9

¿Conoce cuáles serán los clientes? ¿Entiende sus necesidades y deseos?

¿Ofrecerá el tipo de servicio que los clientes pagarán?

¿Serán sus servicios competitivos en calidad y en precio?

¿Tiene un plan efectivo de promoción? ¿Sabe cómo comparar su negocio con la

competencia?¿Tiene su negocio la ubicación adecuada para

la gente a la que se propone servir?

Ideas Fundamentales

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA10

Crear marca: posicionamiento y la diferenciaciónForma de tratar al clienteEl servicio que se brindaEl servicio abarca todas las necesidades administrativas- contables- financieras vs el servicio es especializado.

Identificación con un logo, imagen, valores

Ideas FundamentalesPromocionarse como expertos: opciones

sutiles.Colaboraciones con medios de comunicación

especializados o generales.Asesoramiento constanteConstante actualización de directrices

legales y tributarias.Darse a conocer en grupos organizados o

profesionales.Estar donde está el clienteDar clases o escribir artículos y libros

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA11

Ideas Fundamentales

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA12

Cuáles son las necesidades de nuestros clientes?Cumplimiento de obligaciones

tributariasExactitudPuntualidadResponsabilidadCostos bajosAhorro

El fracaso en la confección de un logo….

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA13

Plan de negociosPresupuesto

VentasServicios de contabilidadServicios de auditoríaServicios tributariosCertificacionesConsultorías

GastosGastos inicialesGastos fijosGastos Variables

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA14

ASPECTOS LEGALES Y TRIBUTARIOS

Aspectos Normativos y Tributarios

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA16

Cuál es la figura legal más apropiada. Persona Jurídica o Persona física para ejercer liberalmente la profesión?

Diferencias:Impuesto de rentaGastos deduciblesFinanciamientoLibros legalesImpuesto a las SociedadesMercadeoDesarrollo de una marca

PROFESIONALES LIBERALES?

IMPUESTO POR PAGAR

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA17

Monto exento y créditos

familiares

INGRESOS 8,400,000.00 Menos 25% Gastos 2,100,000.00

RENTA GRAVABLE 6,300,000.00

Impuesto por pagar 440,200.00 Impuesto por pagar 630,000.00 Menos créditos Impuesto Neto 440,200.00 Impuesto Neto 630,000.00

PERSONA FISICA PERSONA JURIDICA

Ejemplo para un contador que gane 700.000 por mes

Gastos relacionados a la actividad económica

Cuales gastos generaría un despacho contable?

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA18

Alquiler de oficina (porcentaje si es la casa de habitación)

Agua, electricidad y teléfonosPapelería y útiles de oficinaDepreciación de mobiliario y equipo de

cómputoDepreciación de VehículoMantenimiento de Vehiculo y SegurosMantenimiento de oficinaGastos de publicidad

Cuales gastos generaría un despacho contable?

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA19

Servicio de mensajeríaServicio de LimpiezaAtención a clientes (gasolina,

parqueos, peajes)Viáticos por servicios brindados Gastos de Representación***Seguros INS contra robos o incendio

sobre mobiliario y equipo de la oficinaGastos financieros por préstamos

(Despacho)

Si se tienen colaboradores

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA20

SalariosBeneficios laborales (aguinaldo,

cesantía, pago de vacaciones)Gastos CCSSServicios Profesionales que no generen

relación de dependenciaPóliza de Riesgos de Trabajo INS

Gastos no autorizados

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA21

Gastos relacionados a la supervivenciaSupermercadosColegiaturas de hijosGastos médicosGastos de recreaciónGimnasios, salones de bellezaVestimenta

Área de producción

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA22

Preguntas fundamentales: ¿Qué se requiere para ordenar todos

los procesos y producir lo que el mercado quiere?

¿Deseamos ser líderes del servicio? ¿Qué se necesita para satisfacer las

necesidades de los clientes? ¿Qué forma básica debe adoptar

nuestra estrategia?

Organización

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA23

Preguntas fundamentales:

¿En que medida se debe centralizar o descentralizar la autoridad para tomar decisiones?

¿Cómo se deben diseñar los puestos?

¿Cuántos puestos y personas son necesarios para lograr los objetivos?

Aspectos organizativos…Crear un equipo que inspire total confianza y

aumente el prestigio del Despacho. (prestigio del contador)

Delegación que genere al cliente tranquilidad, al saber que hay más de una persona que le puede resolver un problema.

Buscar profesionales complementarios de tal forma que se cubran todas las necesidades del cliente.

Generar un buen soporte administrativo: Gestión de clientes, información y logística.

Apoyar la formación y el crecimiento profesionalCOLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA24

ASPECTOS FINANCIEROS

Área financiera

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA26

Preguntas fundamentales: ¿Cuál es nivel de ventas a alcanzar? ¿Cuál es la rentabilidad que se puede

lograr? ¿Cuáles son los costos y gastos

asociados? ¿Cuál es el presupuesto que todos en

la organización debemos alcanzar?

Recordemos….

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA27

Cuentas bancarias – ahorro del negocio separadas del familiar

Presupuesto de gastos separadoMezcla de deudas del negocio vs deudas familiaresGastos del negocio vs gastos familiaresDefinición de ingresos del dueñoSi se toma dinero… préstamoMuchas personas pueden colaborar y cumplir más

de un rol pero solo una persona se encargará del $$$

Cautelosos en decisiones importantes de inversión

DEFINICION DE PRECIOS

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA29

Horas Laborables diarias 8Horas Facturables 5 60%Horas por semana 25Horas por mes 105

Horas de un servicio contabilidad 5

Cantidad de contabilidades 21

CALCULO DE HORAS

Definición de precio:PUNTO DE EQUILIBRIO

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA30

Separar los costos de ventas y los gastos operativos en costos operativos fijos y variables

• Los costos fijos son una función de tiempo, no del volumen de ventas, y comúnmente son contractuales

• Los costos variables cambian en proporción directa con las ventas o la producción, y son una función del volumen, no del tiempo.

COSTOS VARIABLES

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA31

Costos VariablesMensajería 6,000.00 Presentación papelería 1,000.00

Total 7,000.00

Costos Fijos

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA32

600,000.00 Salario108,000.00 18.00% CCSS49,980.00 8.33% Aguinaldo

757,980.00 Gasto total

Salario

Gastos Fijos MensualSalario 757,980.00 Alquiler de oficina 200,000.00 Servicios públicos 25,000.00 Teléfono 25,000.00 Papelería y utiles de oficina 15,000.00 Internet 9,500.00 Combustible y transporte 80,000.00 Afiliaciones 4,500.00

TOTAL 1,116,980.00

PUNTO DE EQUILIBRIO

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA33

Precio Contabilidad 60,000.00 Margen de Contribución Precio- Costo Variable

Punto Equilibrio Gastos fijos 1,116,980.00 Margen 53,000.00

Punto Equilibrio = 21.07509434

Cantidad de contabilidades que necesito para cubrir los gastos totales

COSTO DE HORA PROFESIONAL

SALARIOS I SEMESTRE 2011

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA34

Salario Mínimo del Contador…. ¢283.944.47 (TMED)

Auxiliar de Contabilidad…………. ¢266.658.97

Grado Académico Según decreto actual Diplomado ¢ 377.937.81 Bachiller ¢ 428.670.94Licenciado ¢ 514.422.75

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA35

Costo de oportunidad 650,000.00

Ingreso neto anual 7,800,000.00 Aguinaldo 650,000.00 Aporte CCSS 1,404,000.00 Remuneración total 9,854,000.00

Gastos Operativos 4,800,000.00

Total de Gastos 14,654,000.00 Total horas facturadas anuales 1,250.00 Costo por hora 11,723.20

Costo por hora

Lo que podríamos ganar en relación de dependencia

Límite inferior para determinar el precio por hora

Cobro de servicios de contabilidad externos?

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA36

Definición de horas Definición de servicios por brindarDefinición de responsabilidadesMonto definido por el Colegio de

Contadores Privados:Hora Profesional ¢ 13.596.20 (2006)

Formalización de los servicios ofrecidos

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA37

Confección de Contratos formalesTipo de servicios ofrecidosPlazoPrecioResponsabilidadesConfidencialidadRevisión de Tarifa

CUIDADO DE LOS CLIENTES

Servicios: la tendencia actual

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA39

En esencia, el cliente percibe el nivel de

calidad del servicio como la diferencia entre

el servicio que espera y el servicio que

recibe.

Por eso siempre debemos combinar un

servicio y

un producto, no vender solo uno de los dos.

Las determinantes de un servicio de calidad actual son:

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA40

 Confiabilidad: implica la constancia y

coherencia del desempeño.

Capacidad de respuesta: se refiere a la

disposición o actitud de los empleados para

proporcionar el servicio.

Competencia: significa poseer las habilidades y

conocimientos necesarios para proporcionar el

servicio.

Acceso: implica facilidad de acercamiento y

contacto

Las determinantes de un servicio de calidad actual son:

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA41

.Cortesía: significa amabilidad, respeto, consideración y

actitud amistosa en el momento de brindar el servicio.

Comunicación: significa mantener a los clientes

informados en un lenguaje que puedan entender.

Credibilidad: implica confianza, convencimiento y

honestidad.

Seguridad: es estar libre de peligros, riesgos o dudas con

respecto al servicio.

Entender al cliente: significa hacer un esfuerzo por

entender sus necesidades.

CONCLUSION

42

En el mercado, el éxito está reservado para unas pocas empresas. Anualmente nacen y mueren gran cantidad de negocios… algunos logran mantenerse durante mucho tiempo en el filo de su punto de equilibrio, subsistiendo, pero nunca alcanzan a desarrollarse y crecer.Sin embargo, un grupo reducido y selecto crece hasta obtener la condición de líderes…

COLEGIO DE CONTADORES PRIVADOS DE COSTA RICA