Post on 19-Nov-2014
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Beherrschbar: Wie Sie den Information Overflow in den Griff bekommen. Namics.
Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner.
19. Mai 2011
Namics.08.04.2023 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.2
Agenda.
Schritt 1: Die Schwachstellen analysieren
Schritt 2: Entrümpeln
Schritt 3: Logisch strukturieren
Exkurs: Globale Informationsarchitektur
Schritt 4: Personalisieren
Schritt 5: Individualisieren
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Schritt 1: Die Schwachstellen des Intranets analysieren.
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Home Office
Nicht selten der erste Eindruck…
Die Schwachstellen des Intranets analysieren.
Wo ist meinFinanzordner?
Hier oben?
Oder etwa hier drunter?
Oder hab ich noch garkeinen angelegt?
Vielleicht dieser Hefter?
Ähm - wie komme ich nun dahin?
Gehören die Kinderbücher nicht ins Kinderzimmern?
Und die leeren Dosen in den Müll?
Und überhaupt – brauch’ Ich den ganzen
Krempel noch?
Namics.
Statements aus Befragungen von Intranetnutzern.
Die Schwachstellen des Intranets analysieren.
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Welches sind die schlechtesten Eigenschaften vom heutigen Intranet?
Struktur muss logischer aufgebaut seinEs braucht zu viele Klicks.
Ich muss wissen wo suchen,Sonst finde ich es nicht
Viele irrelevante Treffer
Suchfunktion nicht zu gebrauchen
Informationen sind schwer zu findenBietet keinen Mehrwert
Es gibt einige Bereiche, die nicht mehr aktuell sind
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Probleme, die zur Informationsüberflutung führen.
Intranets sind i.d.R. über Jahre gewachsen, meist...
ohne klares Konzept für die Weiterentwicklung im Betrieb
ohne Content Guidelines was wo wie publiziert werden soll
ohne veraltete Inhalte zu überarbeiten oder zu entfernen
Contentverantwortliche können Strukturen beliebig breit und tief anlegen
Ursprüngliche Informationsarchitektur – und Navigationskonzepte werden umgangen
Fehlendes Gesamtkonzept für das Unternehmen
resultiert u.a. in Abteilungsintranets, Länderintranets ohne Gemeinsamkeiten und ohne Vernetzung
Die Schwachstellen des Intranets analysieren.
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Resultat.
User wissen nicht, wo sie suchen sollen
Welches Intranet/welche Datenquelle, welcher Bereich?
...sehen keine Logik in der Ablage von Informationen
......müssen viel zu häufig klicken, um an die für sie wichtigen Informationen zu gelangen...
...erhalten dann häufig alte oder unzuverlässige Informationen
...haben das Gefühl, die meisten Inhalte sowieso nicht zu benötigen
...sind frustriert und boykottieren im schlimmsten Fall das Intranet
Die Schwachstellen des Intranets analysieren.
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Schritt 2: Entrümpeln.
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Knallhart:Was keiner braucht, fliegt raus!
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Schritt 1a: Qualitative Inhalts- und Strukturanalyse.
Wenig hilfreiche Inhalte erkennt man oft auf den ersten Blick
…erstellt am 15.09.2004
...lange Seiten Prosatext
...Seiten im 8. Level oder tiefer
...leere Zwischenseiten
...bunte Bildchen und Animationen
...“Baustellenseiten“
Entrümpeln.
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Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse.
Entrümpeln.
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Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse.
Entrümpeln.
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Empfehlung.
Ein Intranet-Relaunch ist eine gute Gelegenheit, um...
nicht benutzte und veraltete Inhalte zu eliminieren
strukturelle Verbesserungen zu schaffen
und Inhalte zu konsolidieren
Ziel sollte sein, eine Struktur mit max. 5-6 Navigationsebenen zu schaffen
TIPP: Nach Launch des neuen Intranets, das alte auf einer „Fallback-Domain“ noch 3-6 Monate laufen lassen
Zugriffe monitoren
Beschwerden ernst nehmen
Entrümpeln.
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Schritt 3: Logisch strukturieren.
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Häufigste 1. Level Navigationspunkte “NN/g Top 10 Intranets” 2007-2011.
Policies
My Intranet
Projects
My Division/BU/Dept.
Knowledge
Directories
Business Units / Dept.
Collaboration
News (& Events)
(Business)
Employee Center
Tools & Services
About us
0 5 10 15 20 25 30
Logisch strukturieren.
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Bewährte Navigationskonzepte einsetzen.
Logisch strukturieren.
Volltext-/Personensuche
1. Level
Top Links__________________________________________________________________________________________
Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________
__________ ____________________ ____________________ __________________ __________
Zuletzt aktualisiert
________________________________________________________________________________
Abteilungs-/ Standort News__________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ __________
Meine Kontakte__________________________________________________
Dashboards
Meine Apps
Meine Links____________________________________________________________
A
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(Picture)
2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level
3. Level
1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level
2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level
3. Level
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Bewährtes Navigationskonzepte einsetzen.
Logisch strukturieren.
Volltext-/Personensuche
1. Level
Titel 3. Levelseite_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level
2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level
Kontextinfos____________________________________________________________
2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level
Titel 4. Levelseite
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5. Level 5. Level 5. Level 5. Level
Titel 5. Levelseite
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5. Level 5. Level 5. Level 5. Level
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Informationsarchitektur.
Nicht alle Inhalte müssen über eine hierarchische Navigation erschliessbar sein
Alternativen
Strukturierte Suche (z.B. im Bereich Knowledge Management, Selfservices, Formulare)
Dynamische Drop-Down Navigation (z.B. im Bereich Produktkataloge)
Logisch strukturieren.
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Beispiel Alternativer Zugang: Servicekatalog.
Logisch strukturieren.
Filter
Suche
Alphabetische Sortierung
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Exkurs: Globale Informationsarchitektur.
Namics.
Für alle Mitarbeiter relevante Information
Globale Informationsarchitektur: Ein oder mehrere Intranets?
Globale Informationsarchitektur.
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Standortspezifische Informationen
Standortspezifische Informationen
Namics.
Globale Informationsarchitektur: Autarke Regionen/Länder.
Globale Informationsarchitektur.
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Corporate Intranet
Land 1 Land 2 Land … Land n
Namics.
Globale Informationsarchitektur: Autarke Tochtergesellschaften/Divisionen/Business Units.
Globale Informationsarchitektur.
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Corporate Intranet
Division 1 Division 2 Division … Division n
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Schritt 4: Personalisieren.
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Wer braucht was?
Namics.
Von Personalisierung zur Individualisierung.
Personalisieren.
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Personalisierung
Erkennung des Benutzers und Anzeige von benutzerspezifischen Inhalten.
- Gruppenbildung und Definition von entsprechenden Inhalten
- Zentrale Definition von angezeigten Inhalten
Individualisierung
Erkennung des Benutzers und Anzeige von Inhalten, welche durch den Nutzer bestimmt wurden.
- Individuelle Zusammenstellung durch den User Auf Bedürfnis des Users optimiert
- Keine zentrale Steuerung
Namics.
Für alle Mitarbeiter relevante Information
Beispiel: Personalisierung aufgrund Organisationseinheit und/oder Standort.
Personalisieren.
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OE
spez
ifis
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Info
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en
Mei
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OE
Standortspezifische Informationen
Mein Standort
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Personalisierung “Mein Standort”.
Personalisieren.
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Mögliche Problematiken bei der Personalisierung.
Die Informationen der Gruppenzugehörigkeit muss an zentraler Stelle vollständig gepflegt sein (z.B. Active Directory)
User fühlen sich u.U. ausgegrenzt oder bevormundet
Abwägung Closed User Group vs. Schnellzugriff
Gruppenzugehörigkeit vor allem in Matrixorganisationen nicht immer ein-eindeutig
Personalisieren.
Quelle: Wikipedia
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Schritt 5: Individualisieren.
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Jeder nach seinem Geschmack…
Namics.
Für alle Mitarbeiter relevante Information
Individualisierung.
Personalisieren.
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OE
spez
ifis
che
Info
rmat
ion
en
Mei
ne
OE
Standortspezifische Informationen
Mein Standort
IndividuelleInformation
Namics.08.04.2023 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.33
Individualisierung auf “Mein Intranet”.
Individualisieren.
Mein Intranet
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Individualisierung “Wählbare Startseite”.
Individualisieren.
Individualiserbarer Bereich
Wählbarer Einstieg
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5 Prinzipien…
…damit sich Ihre User trotz der Vielfalt zurechtfinden!
Namics.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
bernd.langkau@namics.com
© Namics
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