WELKOM

Lean-AFAS: een gouden combinatie

Efficiënte bedrijfsvoering met Lean-AFAS optimalisatie

Woensdag 6 maart 2013

Paulien Nienhuis en Margriet Bolt

GJALDIntroductieG

WIE IS GJALD

Gjald wordt gedreven door innovatie in bedrijfsvoering. Door het combineren van Lean procesoptimalisatie met slimme softwaretoepassingen is Gjald in staat bedrijfsvoering echt te innoveren en professionaliseren.

Vestigingen in Drachten, Groningen en (binnenkort) Amersfoort

Circa 25 professionals Landelijk opererend

INTRODUCTIE| GJALD

Even voorstellen

VOORSTELLEN| GJALD

Paulien Nienhuis

• Adviseur

• Bedrijfskundige• Lean Black Belt

• Werkzaam bij :MKB, Zorg, Overheid

• Zachte optimalisatie• Focus op proces (mens)

Margriet Bolt

• Adviseur

• AFAS Expert HRM/Payroll• P&O-adviseur

• Werkzaam bij :MKB, Zorg, Onderwijs

• Harde optimalisatie• Focus op proces (systeem)

ONZE ERVARING & INTRODUCTIE LEAN

Paulien NienhuisG

Uitdagingen van de zorgsector

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Continue druk op verbetering van de dienstverlening Minder geld of wegvallen van activiteiten Hoge overheadkosten Cliënten kunnen steeds makkelijker diensten op kwaliteit

en prijs vergelijken

Behoeften in de zorgsector

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Kostenreductie Meer inzicht in eigen prestaties (financieel en niet financieel) Intensiever relatiebeheer

Hoe spelen zorginstellingen daarop in?

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Lean in het primaire (zorg)proces

Inzet van AFAS software in de bedrijfsvoering

Waar ligt nog een kans?

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Lean inzetten in combinatie met AFAS t.b.v. efficiënte

bedrijfsvoering

Waar leidt efficiënte bedrijfsvoering toe?

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Reductie van kosten Tevreden patiënten/ klanten (ook: medewerkers) Productieve medewerkers Hoger rendement

Vraagt om optimale samenhang tussen mensen, processen en

besturingssysteem (IT)

Wat zien we in de praktijk?

Aankoop AFAS

Basis live AFAS

Gewenste interventie met Lean

Huidige interventie

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Wat zien wij: Onvoldoende aandacht veranderkundige kant

Optimalisatie stagneert

Risico:Voordelen software niet volledig benut

Wat zien we in de praktijk?

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Wat zien we in de praktijk?

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

‘Gedrag van de leiders is verandering in actie’Prof. Wierdsema

AFAS-optimlisatie is verandertraject!

ERVARINGENPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Lean management

Een managementfilosofie uit de Japanse Toyota-fabrieken

Biedt een instrumentarium te werken aan het verbeteren

van kwaliteit, efficiëntie en het beheersen van kosten

Dienstverlening in Nederland begint vanaf 2008/2009

nadrukkelijk aan te sluiten

LEANPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Wat is Lean management?

LEANPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Wat is Lean management?

LEANPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Wegnemen van verspillingen uit het proces zoals: Onnodige overdrachten Corrigerende werkzaamheden Dubbele vastleggingen Papierwinkel Controles Gebrek aan standaardisatie (ieder eigen werkwijze) Bewerkelijke sturingsinformatie Ontbreken van kwaliteitscriteria in proces (ieder geeft eigen

invulling)

Wat is Lean management?

LEANPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Hoe Lean-inzichten inzetten?

LEANPAULIEN NIENHUIS | GJALD

Processen in kaart brengen en herontwerpen (m.b.v. basisprincipes)

Medewerkers uit de processen betrekken en niet (alleen) applicatiebeheerder en functioneel beheerder

Inzetten van procesconsultants (naast technisch consultants)

Draagvlak creëren en deskundigheid van medewerkers optimaal inzetten

VOORBEELDCASUSMargriet BoltG

De opdracht

VOORBEELDMARGRIET BOLT | GJALD

De ZorgZaak: thuiszorgorganisatie met circa 1000 medewerker hoofdvestiging in Hoogeveen

Gjald: procesarchitect, procesbegeleiderAFAS: software-leverancier, inrichting

Zo efficiënt mogelijke inrichting van bedrijfsvoering, in het bijzonder HRM-Payroll

Onze aanpak bij AFAS-optimalisatie

VOORBEELDMARGRIET BOLT | GJALD

Borging in AFAS

• Leer• Een• Ander• Nadenken

De aanpak

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

In workshops processen uitwerken en creëren van draagvlak

De aanpak

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

Processen op hoofdlijnen in kaart brengen (afdelingsgrenzen vervagen)

De aanpak

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

Gezamenlijk proces in kaart brengen

De aanpak

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

Verspillingen uit de processen halen (streven naar optimale inrichting)

De aanpak

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

Processen borgen in InSite

Tot slot: pak optimalisatie positief op

AANPAKMARGRIET BOLT | GJALD

The Pianostairs – fun theory

GVragen?

Bedankt voor uw aandacht, kijk voor meer informatie op www.gjald.nl

GRONINGEN DRACHTEN AMERSFOORT (binnenkort)