Post on 13-May-2015
DMS: Van Livelink naar SharePoint
Een lopend traject binnen de AFM
Andrea van Zoest
Albert Hoitingh
Wie zijn wij?
Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland
Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland
Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten
Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 2 12 april 2023
Waar gaan we het over hebben?
Het huidige Livelink
De toekomstige situatie
Aandachtspunten
Geleerde lessen tot nu toe
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 3 12 april 2023
Het bestaande Livelink
• Sinds 2000 in gebruik als DMS bij de AFM
• Bevat nu bijna 4 miljoen documenten (objecten)
• Werkomgeving en digitaal archief (maar nog geen RM)
• Iedere AFMer heeft toegang tot Livelink
• ‘Open tenzij’-principe wel veel afschermingen ivm
functiescheiding (Chinese walls)
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 4 12 april 2023
Het bestaande Livelink
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 5 12 april 2023
Het bestaande Livelink
• Mappenstructuur: per afdeling, per gebruiker (personal
workspace) en zgn. toezichtdossiers per instelling
• Gebruik van metadata o.a. voor categorieën inkomende post,
uitgaande post en interne documenten
• Livelink is ontwikkelplatform: d.w.z .veel toepassingen in
gebouwd o.a. postverwerkingstools, kenniscentra,
signalenmanagement
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 6 12 april 2023
Waarom de overgang naar SharePoint 2010
• Ontevredenheid over Livelink
• Keuze volledig herontwerp Livelink of nieuw DMS
• AFM beleid: Microsoft tenzij…
• SharePoint is al in gebruik voor o.a. intranet
• DMS functionaliteit in SharePoint 2010 volwassen
• Goede RM mogelijkheden
| Presentatie algemene PowerPointPagina 7 12 april 2023
Microsoft SharePoint 2010
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 8 12 april 2023
Het toekomstige landschap
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 9 12 april 2023
Onze route
Inventarisatie van bestaande document type & metadata
Interviews
Workshops en demonstratie sessies
(Impact)Analyse van van bestaande koppelvlakken en
toepassingen
Onderzoek naar migratie scenario’s
Opstellen van gebruikscenario’s
Communicatie en vervolgworkshops
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 10 12 april 2023
Aandachtspunten
Ontwerp
Metadata, taxonomie en de informatieplattegrond
Classificatie en autorisaties
Document types
Bestaande applicaties
Implementatie – technisch en organisatorisch
Van folders naar metadata
Bestaande werkwijzen
Opleiding en begeleiding
Migratie
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 11 12 april 2023
Migratie – een project apart..
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 12 12 april 2023
Aandachtspunten
Rommel in = rommel uit (opschonen!)Ondersteuning van de medewerkerVan folder naar andere structuur
MetadataVersiesRechten
Tooling
Organisatie
Geleerde lessen, tot nu al
Scope creep
Onderschatting
Onbekendheid
Blijven focussen op huidig platform
Betrek de organisatie (business, IT en DIV)!
Communicatie
DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 13 12 april 2023
Dank voor uw aandacht
Vragen?
14