Post on 20-May-2015
description
Fælles kommunalt samarbejde
– Digitalisering af børneområdet
Kim Nielsen Ranch
November 15, 2010 Borgerservice
De næste 30 minutter
1. Baggrunden for initiativet til workshoppen
2. Herning og digitalisering af børneområdet?
3. Hvor kunne vi godt tænke os bevæge os hen?
4. Perspektiver for samarbejde og digitalisering
5. Opsamling og spørgsmål
6. Kontaktinfo
Fakta om Herning Kommune
Herning Kommune er den 3. største kommune i Danmark målt på areal. Målt på antallet af
indbyggere er kommunen 12. størst.
November 15, 2010 Borgerservice
Baggrunden for initiativet til workshop
• Ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi sigter på mere samarbejde og digitale løsninger
• Børneområdet er udset til at være et fokusområde både af KL og Finansministeriet
• Objektiv Sagsbehandling – hvis ikke vi samarbejder samles opgaverne og beslutnings-
kraften ikke i kommunerne, men andre steder (eksempelvis i staten)
• Få leverandører (fx KMD og IST) – højere priser for den enkelte kommune og svære at
påvirke udviklingen
• Har vi tid og råd til at ikke at lave fælles samarbejde?
(Effektivisering, Servicering, Rationalisering og Arbejdskraft/Kompetencer i fremtiden)
November 15, 2010 Borgerservice
Herning og digitalisering af børne-området
Hvor er alting bare nemt på PladsZonen!
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad er PladsZonen?
I børnefamiliens travle hverdag skaber https://pladszonen.herning.dk et bedre overblik over de
mange praktiske ting forbundet med forældreønsker til pasning i et Dagtilbud.
Forældrene får med PladsZonen
ét sted, hvor de skal skrive deres
børn op til Dagtilbud og foretage
ændringer / opdateringer inden
for de valgte Dagtilbud.
Kommunes institutioner får
yderligere direkte adgang til
staminformation på barnet
og familien for alle deres
indmeldte børn - samlet i ét
system. Det giver en
hurtigere og mere effektiv
administrativ hverdag med
mere tid til børnene.
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad var målsætningerne?
To overordnede målsætninger
1. Give børnefamilierne bedre service gennem overblik over muligheder i børnepasningen
2. Lette det administrative arbejde på institutioner og i Borgerservice
Konkretisering af målsætninger
• 80 procent af anvisningerne sker via PladsZonen 1. januar 2011
• 50 procent af anvisningerne sker via PladsZonen 3 måneder efter lancering
• Reduktion af telefonopkald til Borgerservice med 30-50 procent
• Frigøre 1 årsværk samlet set i administrationen og hos institutionerne, som følge af
mere effektive arbejdsgange og administrative lettelser. Frigørelsen anvendes til
andre arbejdsopgaver i Borgerservice og på institutionerne giver det mere tid til
børnene
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad får forældrene ud af PladsZonen?
Forældrene kan
• Finde og se udbuddet af Dagtilbud
• Skrive børn op til dagpleje og institution
• Foretage ændring af ønsker og prioriteter
• Se hvad nummer barnet er på venteliste
• Beregne egenbetaling for børnepasningen
• Beregne søskendetilskud og hel-/delvis økonomisk friplads
• Ændre indkomst og søge om hel-/delvis økonomisk friplads
• Udmelde børnene fra Dagtilbuddet
• Ændre takst med/uden morgenpasning i Fritidshjem/SFO
• Læse nyheder og informationer
• Hente relevante elektroniske informationer
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad får institutionerne ud af PladsZonen?
Institutionerne kan:
• Få adgang til børnenes stamkort
• Arbejde med informationer fra barnets stamkort
• Altid have adgang til opdaterede oplysninger
• Se hvilke børn, der er tilbudt / har accepteret plads i institutionen
• Kommunikere hurtigere med forældre via e-mail
• Få godkendelse fra forældre fx til:
• Transport med bus/privat bil
• Publicering af foto/video på institutionshjemmesider
• Barnet må gå hjem fra institutionen
• Oplysning af adresse og telefonnummer til andre forældre
• Osv.
• Lave lister (fx stue-/afdelingslister, ferielister og fødselsdagslister,
turlister mv.)
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad får Borgerservice / Pladsanvisningen ud af PladsZonen?
Borgerservice kan:
• Fokusere mere på service i stedet for administration
• Fokus på de borgere, der reelt har behov for mere hjælp og vejledning ifbm. opskrivning og
økonomisk friplads mv.
• Undgå genindtastning af ansøgninger/opskrivninger i Dagtilbud
• Undgå genindtastning af ansøgninger om økonomiske fripladser
• Kommunikere hurtigere med forældre via e-mail
• Spare brev- og portoomkostninger til udsendelse af tilbud og bevillinger
November 15, 2010 Borgerservice
Hvordan får vi forældrene til at bruge PladsZonen?
Kanalstyring er central for succes:
• Opskrivning SKAL ske via PladsZonen
• Den fysiske opskrivningsblanket er afskaffet.
• Pladsanviserne modtager telefonisk henvendelse, men skriver ikke op via telefon.
• Hvis forældrene ikke kan bruge PladsZonen henvises de til at møde op personligt = bedre
hjælp og vejledning + færre fejl
Post
Personlig Telefon
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad har udbyttet ved PladsZonen været for Herning Kommune?
I 2007
30.000 henvendelser
I 2010
Est. ca. 34.000 henvendelser
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad har udbyttet ved PladsZonen været for Herning Kommune?
7 5
15
2
78
35
0
58
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Kanaltype
Personlige Skriftlige Telefoniske Elektroniske
Procent
Fordeling på henvendelseskanaler 2007 og 2010
Året 2007
Året 2010
Note: 2010 er estimeret pba. måling i uge 39 2010 omregnet til år
Kilde: Interne digitale og manuelle opgørelser fra 2007 og 2010.
November 15, 2010 Borgerservice
Hvad har udbyttet ved PladsZonen været for Herning Kommune?
Det teoretiske regnestykke:
Skriftlighenvendelse
(15 %)
Telefonisk henvendelse(78 %)
Digital henvendelse (0 %)
Personlig henvendelse
(7 %)
2007
40 kr. / henvendelse
110 kr. / henvendelse
80 kr. / henvendelse
3 kr. / henvendelse
Skriftlighenvendelse
(2 %)
Personlighenvendelse
(5 %)
Telefoniskhenvendelse (35 %)
Digital henvendelse
(58 %)
2010 Prisen pr. henvendelseGevinst v/ændring i
kanalmix
Kilde: Prisen pr. henvendelse stammer fra erfaringstal i Københavns Kommune.
1 årsværk
November 15, 2010 Borgerservice
Perspektiver for samarbejde og digitalisering
• KOMBIT understøtter den enkelte kommunes evne til
at opfylde egen digital strategi og få de konkrete
løsninger udviklet.
• KOMBIT giver et stærkere kommunalt samarbejde
og skaber digital sammenhæng i kommunerne og den
offentlige sektor som helhed.
• KOMBIT giver din kommune indflydelse på, hvordan
de konkrete og fremtidige IT- og digitaliserings-
løsninger skal udvikles.
• KOMBIT skaber billigere IT- og digitaliserings-
løsninger ved større samlet indkøbskraft og fælles
udbud.
Bedre digital service
Stærkere forpligtende
samarbejde om
digitalisering
Øget effektivisering
gennem digitalisering
November 15, 2010 Borgerservice
Perspektiver for samarbejde og digitalisering
Eksempel 1:
Fælles udbud – fokus på drift og kontrakt
Kommunerne har fx IST og KMD som leverandører. Vi tager udgangspunkt i nuværende IT- og
digitaliseringssystemer på børneområdet og deres funktionalitet.
Hvad vil det give os?
• Fokus på vi ikke bevæger os for hurtigt i forhold til, hvad kommunerne kan magte
• Skabe øget konkurrence på området (evt. overveje dual- eller flerleverandørvalg)
• Forventeligt lavere driftsomkostninger på eksisterende systemer
• Mulighed for at definere ny funktionalitet i flere eller enkelte systemer
• Være step 1 hen imod en fælles udvikling på flere eller enkelte systemer
November 15, 2010 Borgerservice
Perspektiver for samarbejde og digitalisering
Eksempel 2:
Fælles udvikling og udbud på konkrete systemer
Der udvælges 1 eller flere områder inden for børneområdet (fx digital selvbetjeningsløsning lign.
PladsZonen).
Hvad vil det give os?
• Mange kommuner skal ikke opfinde ”de dybe tallerkener” mange gange
• Skabe konkurrence mellem flere leverandører om 1 eller få løsninger (ligner digital
flytning)
• Forventeligt lavere udviklingsomkostninger (fælles projektressourcer)
• Mulighed for at foretage et større udviklingsstep end den enkelte kommune kan
gøre alene
• Sætte dagsordenen i udviklingen, hvor det i dag ofte er leverandøren som sætter
dagsordenen
November 15, 2010 Borgerservice
Opsamling
Fælles samarbejde på børneområdet kan sikre:
• Bedre økonomi i drift og udvikling af vores IT-systemer (mange fælles behov/standarder)
• Mere effektiv opgaveløsning ved fælles ideer og omsætte dem til konkrete funktioner og
services for brugere og borgere
• Hurtigere adgang til nye services for borgerne pga. fælles og mere muskel, når vi stiller
kravene til leverandørerne
• Kommunerne sammen stiller kravene til og ikke lader leverandørerne bestemme
udviklingen
• Sikre den fælleskommunale strategi når i mål og undgå staten tager styringen på
området
November 15, 2010 Borgerservice
Spørgsmål
?
November 15, 2010 Borgerservice
Kontaktinfo
Kim Nielsen Ranch
Afdelingsleder i Borgerservice
E-mail: boskr@herning.dk
Tlf.: 9628 2470
Mobil: 2960 7034
LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch