Post on 13-Jan-2016
description
Digitalizacija poslovnih dokumenata - skeniranje
Branimir Šajinović, 648, grupa 2Marko Škrobo, 638, grupa 2
Skeniranje 2
1.UVOD- digitalizacija poslovih dokumenata
• sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja
• način „papirnatog“ poslovanja dovodi do toga da najveći dio bitnih informacija ostaje pohranjen isključivo na papirima
• takva pohrana informacija ne samo da smanjuje njihovu dostupnost, nego i usporava radne procese i povećava trošak poslovanja
• s obzirom da ljudi i dalje preferiraju upotrebu papira u poslovanju, skeniranje se nudi kao alternativa klasičnoj pohrani podataka, te kao opcija paralelne uporabe papira i računala
Skeniranje 3
“Skeniranje smanjuje papirologiju”
Skeniranje 4
2.SKENIRANJE• postupak kojim poslovni dokument korištenjem
uređaja (scannera) pretvaramo u digitalni slikoviti zapis
• papirnati dokumenti skeniranjem i naknadnom obradom postaju skupovi informacija kojima se lako i brzo upravlja
• informacije se lakše čuvaju i dijele među korisnicima
• digitalizacija poslovnih dokumenata omogućava korisnicima online poslovanje i komunikaciju, te je jednostavno neophodna
• znatno olakšava i ubrzava poslovanje s ljudima u nekim tvrtkama koje dnevno rade s velikim brojem ljudi
Skeniranje 5
• postupak skeniranja možemo podijeliti na 3 glavne funkcionalne cjeline:
1. Priprema papirnate dokumentacije
2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike
3. Indeksiranje i izvlačenje informacija
Dijagram tijeka postupka skeniranja
Skeniranje 6
2.1. Priprema papirnate dokumentacije • dio poslova koje je potrebno ručno obaviti prije
samog skeniranja
• papire koje trebamo skenirati sortiramo po boji, veličini ili vrsti dokumenta
• stranice u boji odvajamo od crno-bijelih
Skeniranje 7
2.2. Skeniranje i poboljšanje kvalitete slike• Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi i o
karakteristikama i postavkama skenera, te o kvaliteti i načinu uporabe softvera za poboljšanje kvalitete slike
• automatski uvlakač dokumenata (ADF – Auto Document Feeder) omogućava da veći broj papira različitog formata i debljine automatski ulazi u skener
• duplex uređaji imaju opciju istovremenog skeniranja obadvije strane istovremeno
• veća rezolucija skeniranja povećava potrebu za prostorom na mediju za pohranu podataka te povećava vrijeme potrebno za skeniranje
• slike u boji zauzimaju više prostora od crno-bijelih
Skeniranje 8
• softver za poboljšanje kvalitete slike dolazi sa skenerom
• ubrzava proces skeniranja na način da osoba koja skenira nema potrebu stalno mijenjati opcije skeniranja sa ciljem dobivanja optimalne slike
• poboljšanje slike se odnosi na: automatsku detekciju boje, uklanjanje boje pozadine, uklanjanje mrlja i praznih stranica te orijentacija skeniranog dokumenta popravljanjem kuta skeniranja.
Slika iste fotografije skenirana različitim rezolucijama
Skeniranje 9
2.3. Indeksiranje i izvlačenje informacija
• nakon skeniranja svih potrebnih dokumenata potrebno je definirati informacije koje se izvlače iz njih, te odrediti same načine na koje će se informacije izvlačiti( ručno ili automatski - OCR)
• potrebno je donjeti odluku hoće li se skeniranje provoditi na početku poslovnog procesa ili na kraju
• skenirani dokument na početku poslovnog procesa tada provodi svoj životni vijek u digitalnom obliku, dok dokument koji je skeniran na kraju poslovnih procesa ima uglavnom samo vrijednost u arhiviranju
Skeniranje 10
• potrebno je odlučiti hoće li se skeniranje obavljati centralizirano ili distribuirano
• distribuirano skeniranje je u jednom pogledu bolje jer dokument veoma rano postaje digitaliziran, te se kao takav može lako obrađivati i izvoziti putem interneta
• takvim načinom troškovi transporta su minimalni a sigurnost informacija u dokumentu obavlja se enkripcijom( šifriranjem )
• trenutno najčešće korišteni formati za spremanje digitaliziranih dokumenata je PDF
• PDF preglednik je besplatan i dostupan na svim najzastupljenijim računalnim platformama
Skeniranje 11
3. ODABIR SKENERA
• brzina skenera podrazumijeva broj listova koji skener može obraditi u minuti ( ppm ili ipm)
• rezolucija(dpi)- optička ili hardverska• dnevni volumen skeniranja
• uvlačenje dokumenata (ADF – Auto Document Feeder)
• poboljšanje kvalitete slike• automatska obrada skenova
Skeniranje 12
HP ScanJet 8200C
Skeniranje 13
Opis
Model ScanJet 8200C
Dubina boje 48-bit
Optička razlučivost Optička rezolucija: 4800 dpiHardverska rezolucija: 4800 x 4800 dpi
Scan format PC: Bitmap (BMP), TIFF, GIF, PDF, HTML, JPEG, FlashPix (FPX), TIFF compressed, DCX, PCX, RTF, CRV, PNG Mac: PICT, TIFF, JPEG, TIFF compressed, GIF, PDF, TEXT, HTML, FlashPix (FPX)
Sučelje USB 2.0
Površina skeniranja 216 x 356 mm
Dimenzije 574 x 371 x 121 mm
Masa 6.6 kg
OS Microsoft® Windows® 98, 2000, Me, XP, NT 4.0 (optcionalno sa SCSI ), Mac OS 9.1 or OS X 10.1.2/10.2
Uključen softver Za PC: HP Photo & Imaging Software; NewSoft Presto! BizCard, Adobe Photoshop Elements; IRIS ReadIris Pro , Adobe Acrobat Reader; Za Mac: HP Photo & Imaging Software; IRIS ReadIris; Adobe Photoshop Elements
Skeniranje 14
5. ZAKLJUČAK
• u eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju
• uređaj za kreiranje digitalnih zapisa dokumenata u poslovanju i za digitalizaciju arhivske građe
• ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja
Skeniranje 15
LITERATURA
• V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004.
• http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560
• http://www.had-info.hr/dubrovnik2005/predavanje_baricevic.htm
• http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf