Post on 04-Jun-2015
Dé technologie om de wachtrijen aan uw e-loket verminderen en uw efficiëntie te
verhogen
www.intellistampcenter.be
Een initiatief van en
Agenda• Welkom en positionering, Bart Van Hove
– Wat is IntelliStamp ?– Wie is het IntelliStampCenter ?– Wie is het IntelliStampCenter ?– Hoe werkt het ?
• Vermindering van de wachtrijen in Kapellen, Ivan Kockx, beleidscoördinator Interne Zaken
• Vragen & antwoorden
Wat is IntelliStamp
• Een unieke technologie die het mogelijk maakt dat attesten op 24/7 basis aangevraagd èn afgeleverd worden, en dit in een automatisch proces dat – tijdsonafhankelijk is– juridisch volledig sluitend is.
• Doelstelling :– Comfortverhoging voor de burger– Efficiëntiewinst voor het bestuur
Wie is het IntelliStampCenter
Wat is het IntelliStampCenter
• Het cloudplatform dat openstaat voor elke dienstverlener die actief is in de overheidssector en documenten ter ondertekening wil aanbieden.
• We onderscheiden hierin 2 processen :– Documenten die “manueel” digitaal getekend worden– Documenten die digitaal ondertekend worden als
onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces.
• Het IntelliStampCenter is 24/7 beschikbaar voor – plaatsen van de IntelliStamp– documentcontrole
Dossierflow /
Zaaksystemen IN
UIT
LAB
VB
SERVICE
BUS
BURGERZAKEN
FMS/BBC ROL OCMW
LONEN / HRM
VERGADER -
BEHEER
SECTOR-GENOTEN
BI PLATFORM
Website / frontoffice met • E-loket / Intellistamp • Klant Contact Center
gemeente• Aflevering Intellistamp• Verificatie van het
document
• Documenten die “manueel” digitaal getekend worden– Lage efficiëntiewinst voor de administratie
• Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. – Efficiëntiewinst voor de administratie (5 – 7
minuten / attest)
We onderscheiden hierin 2 processen
Burgers
Bewijs van woonst
PapierenDocument
Opsturen via
De Post
Afhalen aan het fysieke loket
aanvragenloket
Bevolkings-toepassing
AmbtenaarDigitaal
document ondertekend met eID
Aflevering via mail
onlineaanvragen
E-loket
Document-verificatie
Integratie met uw e-loket en
bevolkingsoftware
Dankzij de stamp juridisch sluitend digitaal èn print
Cloud Model24/7 beschikbar
door servercertificaat
Open voor elke dienstverlener
Efficiëntie voor ambtenaar en
burger
• Bespaar op manueel werk, print-, papier- en postkosten
• Documentfraude voorkomen en detecteren• Innovatief en groen imago• Eenvoudig te integreren. Werk vanuit de
bestaande applicaties• Geen onderhoud van eigen servers en software
door cloud oplossing (Software as a Service)• Juridisch sluitend, zowel digitaal als op papier
Kostenbesparing voor gemeente
• Besparing op verplaatsing en tijd
• Snellere en verbeterde (digitale) dienstverlening
• 100 % digitaal werken tot bij de burger
• IntelliStamp biedt als enige – 24/7 beschikbaarheid, zowel voor aanvraag als voor
afgifte van het document. – Bestaande integratie met front – en backoffice
Kostenbesparing voor burger
Hoe werkt het ?
www.intellistampcenter.be
Een initiatief van en
IntelliStamp
• Werkt met referentiecode + gematerialiseerde handtekening
• Online én offline verificatie mogelijk • Geen specifieke hardware of software nodig voor
online verificatie
Data document, certificaat, auteur, time Andere data
WebsiteUnieke code
Wettelijk kader
“De handtekening van de certificaathouder kan worden gematerialiseerd in een equivalent dat voldoet aan de eisen van artikel 2, tweede lid, 2°”
(Wet van 15 februari 2012 tot wijziging van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, BS 7 maart 2012)
IntelliStamp is digitaal én op papier 100% rechtsgeldig en wettelijk
Zonder handtekening slechts een kopie en geen afschrift
Ondertekenen met IntelliStamp
• Via certificaat:– eID– Server certificaat– Token– HMS
• Geïntegreerd in de applicatie van het bestuur
• Interactief tekenen via signing site
Afleveren document
• Kan elektronisch– Via email– Via download
• Kan ook op papier
Verificatie scenario 1
Online via een website met een referentienr.
Verificatie scenario 2
Online via inscannen document
IntelliStamp zal automatischverschillen aangeven enfraude opsporen
Verificatie scenario 3
Offline door het scannen van de barcode
Prijs
Nieuwe prijzen aangepast aan de markt van lokale besturen
Contacteer ons voor meer informatie
Verminder de wachtrijen:
Digitaal documentenloket in Kapellen doet het!
Ivan KockxBeleidscoördinator Interne Zaken
Gemeente Kapellen
Inhoud van presentatie
• Situatieschets
• Probleemstelling
• Oplossingen
• Manier van aanpak
• Communicatie
Situatieschets
• Gemeente Kapellen telt 26.000 inwoners
• Doorlopende openingsuren van de administratieve diensten
• Beperkt personeelsbestand
Probleemstelling – vraag van de burger
• Een burger die full-time werkt kan enkel op maandagavond aan het loket terecht
• Bijgevolg op maandagavond lange rijen bij burgerzaken en ruimtelijke ordening
=> Op zoek naar oplossingen voor een bredere dienstverlening
Probleemstelling – vraag van het personeel
• Doorlopende openingsuren en een beperkte
personeelsbezetting geven minder kans om
inhoudelijk te werken
• Extra personeel is geen optie
=> Op zoek naar oplossingen om de druk op balie te verlichten
Oplossingen
• Op eerste zicht twee tegenstrijdige uitgangspunten:
meer dienstverlening >< minder druk op de balie
• Dit hoeft niet het geval te zijn:
• groter digitaal aanbod
• uitwerken van gescheiden front- en backoffice
Oplossingen - digitaliseren
In eerste instantie inzetten op volwaardig e-loket:
• Gedigitaliseerde dienstverlening raakt meer en meer ingeburgerd vb thuisbankieren, digitale aangifte belastingen, …
• Burger vraagt producten aan wanneer hem dat het beste uitkomt
• Personeel is minder afhankelijk van klanten aan balie en kunnen aanvragen gegroepeerd behandelen
• Minder papier-, afdruk- en verzendingskosten, …
Oplossingen - digitaliseren
• E-loketten waren beperkt tot het aanvragen van documenten
• Voor het digitaal afleveren van documenten was er een probleem van rechtsgeldigheid
=> Na het wijzigen van de wetgeving is ook dit probleem opgelost
=> Zo in contact gekomen met IntelliStamp en het
IntelliStampCenter
Manier van aanpak – bepalen van de producten
• Voorkeur : geen fysische hosting van servers bij de gemeente maar alles in cloud
• Stap 1: bepalen welke producten in het e-loket worden aangeboden:– O.a. door turving van alle producten op burgerzaken
• Stap 2: voor de meest bevraagde documenten bepalen welke digitaal afgeleverd kunnen worden.
Manier van aanpak – weerhouden producten
• Burgerzaken• attest van woonst• attest van nationaliteit• attest van gezinssamenstelling• uittreksel van de geboorteakte• uittreksel uit het strafregister
• Ruimtelijke Ordening• Inlichtingen vastgoedinformatie
(= notarisbrieven)
Manier van aanpak
• Stap 3: oprichten interne werkgroep met betrokken diensten (BZ, ICT, INFO, RO en FD)
• Stap 4: gefaseerde aanpak voor verwerking aanvragen:
1ste Manueel :
2de Automatisch : • proces zonder
tussenkomst ambtenaar: 24/7
• hulp nodig van de leverancier van beide softwarepakketten (Remmicom)
• Stap 5: IntelliStamp Center en Remmicom in contact brengen met elkaar
Manier van aanpak
• Stap 6: keuzes tijdens het ontwerpproces om Intellistamp op documenten te plaatsen
• geldigheidsduur van de documenten
• termijn van raadpleegbaarheid
• essentiële informatie die in de zegel moet
• positie van zegel op het document
• gescande handtekening van burgemeester al dan niet op documenten plaatsen
Manier van aanpak
RESULTAAT: vb attest gezinssamenstelling
Manier van aanpak
• Stap 7: keuzes bij het opmaken van e-loket op gemeentelijke website
• info die uit e-id komt
• per product bepalen welke info daarnaast nog nodig is
• type van invoerveld (keuzelijst, aanvinklijst, enz)
• opmaken meldingen ter bevestiging van de aanvraag
• pagina ‘s opmaken voor de drie delen:
burger, professionele gebruiker en verificatie
Manier van aanpak
• nieuw product waarbij vertrouwen van gebruikers belangrijk is maakt dat communicatie essentieel is.
• IntellistampCenter adviseert en ondersteunt de communicatie-strategie van de gemeente
• Stap 1 : opleiding alle medewerkers van betrokken diensten
• Stap 2 : informeren van andere diensten, politie, brandweer, …
• Stap 3 : informeren van drie gebruikersgroepen: • burger • professionele gebruiker • persoon die documenten wil verifiëren
Communicatie
Communicatie
Communicatie
• Uniform campagnebeeldwebsite, affiche, folder, vloersticker, …
• Eind juni gestart met IntelliStamp • In Oktober al gemiddeld 6 aanvragen
per dag !– 6 x 5 minuten = 30 minuten minder baliewerk/dag
• Andere diensten worden ‘jaloers’ op burgerzaken. Telling van producten in de hele
organisatie Nu documenten kiezen om ook uit te
rusten met zegel.
Samenvatting
Vragen