Post on 27-Sep-2015
description
INSTRUMENTE SOFTWARE
PENTRU PROIECTE DE
MARKETING
Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU
Semestrul I
An universitar 2014-2015
Facultatea de Marketing
1. Concepte fundamentale privind
gestiunea proiectelor
Project Management
(Managementul de proiect) - arta de a
contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o
parte, i constrngerile de timp, buget i calitate a rezultatelor, pe de alt parte.
Ce reprezint Project Management
Managerul de proiect
Persoana responsabil n planificare, execuia i finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor stabilite, mai ales n domeniul construciilor, arhitectur, IT i telecomunicaii.
Responsabilitile cheie ale manager de proiect definirea de obiective clare i realizabile n proiect, definirea cerinelor de proiect, a rezultatelor ateptate
precum i a obiectivului general al proiectului gestionarea triplei constrngeri pentru proiecte:
cost/resurse, timp i scop pe domeniul de aplicabilitate.
Abordri moderne n managementul de proiecte
Planificare de jos n sus (Bottom-up Project
Management) - se pune accent pe elaborarea mai
simpl a proiectelor, pe cicluri mai scurte ntr-un proiect, pe o colaborare eficient ntre membrii echipei i o implicare mai puternic a acestora i pe luarea deciziilor.
Membrii echipei de proiect sunt invitai s participe la fiecare pas al procesului de management. Decizia cu
privire la un curs de aciune este luat de ctre ntreaga echip.
Corporaii precum New York Times, Ernst&Young, IBM, etc. au ales o astfel de abordare de management.
Abordri moderne n managementul de proiecte
Planificare i revizuirea de sus n jos (Top-Down Project Management) - caracterizat de luarea deciziilor la nivel de entitate n privina portofoliului de proiecte pe care ar trebui s l aib o organizaie.
Expresia "top-down" nseamn c toate direciile provin de la managementul de vrf, angajaii afectai de schimbare nu prea au posibilitatea de a influena propunerile naintate de factorul de decizie.
Toate ateptrile managerului de proiect sunt comunicate n mod clar fiecrui participant la proiect.
Orice proiect poate fi definit prin urmtoarele caracteristici (PMBOK, 2013):
are un obiectiv unic
este temporar
este dezvoltat folosind elaborarea progresiv
specificaii ale proiectului sunt definite, iniial, mai larg, la modul general i apoi, rafinate, i mai detaliate pe msur ce proiectul avanseaz
necesit resurse, de multe ori din diverse domenii: umane, financiare, de timp, etc.
ar trebui s aib un client primar sau un finanator
finanatorul de proiect ofer, de obicei, direcia i finanarea pentru proiectul
implic un anumit grad de incertitudine
dac obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect timpul de finalizare i a costurile i apare dependena de factorii externi.
Avantajele utilizrii managementului de proiect (Schwalbe, 2007):
Control mai bun al resurselor financiare, fizice i umane
mbuntirea relaiilor cu clienii
Reducerea timpului de dezvoltare
Reducerea costurilor
O mai bun calitate i fiabilitate sporit
Marje de profit mai mari
mbuntirea productivitii
Coordonare intern mai bun
Triunghiul managementului de proiect
Succesul unei bune gestionri de proiect presupune ndeplinirea celor 3 + 1 obiective
principale:
scopul/domeniul
timpul
resursele/costurile
calitatea rezultatelor obinute i a proiectului n sine.
Factori importani care asigur succesul unui proiect:
predare la timp: ncheierea proiectului n
orizontul de timp prevzut iniial
ncadrarea n domeniul de aplicabilitate i livrarea la standarde de calitate nalt: producerea rezultatelor prevzute potrivit unor standarde calitative i cantitative.
livrarea n limitele bugetului: utilizarea numai a
resurselor prevzute, de exemplu resurse financiare, resurse umane, resurse materiale,
etc.
Metodologia proceselor de Project Management
Descrierea managementului proiectelor este posibil prin analiza ciclului de via al proiectelor, care se refer la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale cror denumiri i numr sunt determinate de necesitile realizrii scopurilor sau obiectivelor proiectului.
Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project Management acoper 5 faze principale de realizare.
Succesul unui proiect depinde de: etapa de planificare n vederea satisfacerii obiectivelor
tehnice i a cerinelor de timp ale proiectului
ncadrarea n bugetul proiectului
Fazele de realizare ale managementului de proiecte
Iniierea proiectului
Planificarea proiectului
Execuia proiectului
Analiz, Monitorizare i
Control
Finalizarea proiectului
Metodologia proceselor de Project Management
Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al:
Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite
Stabilirii unor termene de predare
Raportarii activitilor proiectului
ajut managerul de proiect s:
coordoneze i
controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea
ncadrrii n:
termenele i bugetul stabilit,
eliminrii riscurilor i
creterii productivitii muncii.
Metodologia proceselor de Project Management
Managerul de proiect este cel care trebuie s angajeze procesele de management ale
proiectului, respectiv procesele existente n
ciclului de via al unui proiect
Aria de competene a managerului de proiect - managementului de timp, costuri, riscuri, calitate,
resurse umane, comunicare, ct i pe partea de definire a domeniului de aplicabilitate, management al
cerinelor, pe partea de achiziii publice, infrastructur, etc.
Faza de iniiere
n aceast faz se definete natura i domeniul de aplicare al proiectului, se identific contextul i nevoia de proiect, se ajunge la un consens ntre actorii implicai i se stabilesc obiectivele generale.
Etapa de iniiere ar trebui s includ un plan care cuprinde urmtoarele domenii:
analiza cerinelor de afaceri/ cerinele n obiective msurabile
revizuirea operaiunilor curente
analiza financiara a costurilor i beneficiilor, inclusiv un buget
analiza prilor interesate, inclusiv utilizatorii, i a echipei de suport pentru proiect
un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate i durat n timp.
Faza de planificare
Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la nivelul unui proiect din punct de vedere al:
Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite
Stabilirii unor termene de predare
Raportrii activitilor proiectului
ajut managerul de proiect s coordoneze i s controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea ncadrrii n termenele i bugetul stabilit, eliminrii riscurilor i creterii productivitii muncii.
n evaluarea performanelor proiectului de afaceri intervine ca factor decisiv satisfacia clienilor din punct de vedere al calitii rezultatelor obinute.
Planificarea i gestionarea unei bune execuii a unui proiect genereaz multiple beneficii att pentru echipa proiectului, ct i pentru beneficiarii direci ai rezultatelor.
Etapele procesului de planificare
a) Identificarea activitilor
Formularea obiectivelor proiectului este utilizat pentru a descrie proiectul ca un grup de activiti sau sarcini (Task).
Activitatea - element de munc, efectuat n timpul derulrii proiectului, a crui executare poate fi ncredinat unui sau mai multor membri ai echipei.
Termenul de sarcin - n general, sinonim cu activitatea, cu toate acestea n multe aplicaii, activitile sunt considerate ca fiind subdivizate n mai multe sarcini.
Sarcinile trebuie s fie asociate cu repere de referin (milestone).
Reper de referin - un eveniment intermediar important care survine n cursul unei realizri, asociat cu obinerea unui rezultat important sau cu o analiz de stadiu, caracterizat drept critic. Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport final, recepia unui echipament, etc.
Etapele procesului de planificare
b) Estimarea duratelor i resurselor
Sarcinile se caracterizeaz prin durate n timp, determinate de o dat de nceput i o dat de sfrit.
Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate n serie sau n paralel,
conform cu dependenele lor reciproce.
c) Identificarea relaiilor i dependenelor activitilor
Dependenele dintre activitile proiectului prezint relaia de ordine dintre dou activiti succesive, respectiv legtura dintre activiti - cea mai folosit este relaia de tip Finish-to-Start leag evenimentul de sfrit al activitii precedente cu evenimentul de nceput al activitii urmtoare.
Dependenele logice dintre activiti pot fi definite utiliznd o diagram n reea a activitilor.
Etapele procesului de planificare
d) Identificarea constrngerilor (de resurse material sau financiare
i de timp)
Deciziile de programare condiionate de disponibilitatea limitat a resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, exist constrngeri referitoare la:
Date impuse (referitoare la datele de nceput i de sfrit) pentru terminarea unor livrabile.
Evenimente importante sau milestone-uri programate i ateptate.
e) Stabilirea programrii
Programarea const n analiza:
succesiunii activitilor,
a duratelor activitilor,
a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfurare a proiectului, care trebuie s precizeze datele de nceput i de sfrit pentru activitile proiectului i datele planificate pentru milestone-uri.
Monitorizarea & Finalizarea unui proiect
Pentru monitorizarea unui proiect exist mai multe tipuri de rapoarte:
liste de activiti, cu procentaje de ndeplinire
analize n timp ale proiectului
grafice-reea (Network Diagram)
diagrame sau grafice Gantt de ealonare calendaristic a activitilor cea mai utilizat variant
rapoarte de execuie lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.
Finalizarea proiectului const n acceptarea formalizat a rezultatelor proiectului i presupune:
nchiderea administrativ care implic generarea, colectarea i diseminarea informaiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;
nchiderea contractului: terminarea i decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricror probleme deschise.
Diagram Gantt
2. Definirea i salvarea unui nou proiect
utiliznd Microsoft Project 2010
Soluia Microsoft Project (MS Project)
Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor
cu analiza de business, att de necesar unei companii pentru a fi
competitiv pe pia.
Aceast soluie furnizeaz funcionaliti extinse pentru managerii de
proiect care doresc s mbunteasc programarea activitilor i a
capacitilor de planificare a resurselor.
Microsoft Project 2010 instrument puternic menit s ajute
organizaiile n prioritizarea invesiilor i optimizarea resursele
alocate, s permit ctigarea controlului asupra activitilor
desfurate i s vizualizeze performana obinut prin utilizarea
unor puternice i sugestive tablouri de bord.
Crearea unui proiect MS Project 2010
Se poate realiza printr-una din urmtoarele
variante:
Start Microsoft Office Microsoft Project 2010
Meniul File New Blank Project Create
Un nou proiect se poate crea i pe baza unui fiier
existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.
Meniul File New New from Excel workbook
Un proiect se poate deschide i pe baza unor abloane
sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,
etc.
Crearea unui nou proiect utiliznd MS Project 2010
Fereastra Microsoft Project 2010
Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor cinci meniuri ale Ribbon-ului: Task
Resource
Project
View
Format
Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin: descrierea activitilor/task-urilor i a resurselor alocate
acestora n partea din stng a ferestrei (Table area)
vizualizarea ealonrii n timp a acestora n partea dreapt a ecranului (Timescale Gantt Chart).
Fereastra Microsoft Project 2010
Salvarea unui proiect MS Project
Se realizeaz tot prin intermediul meniului
File Save As
Formatul standard al fiierului de tip proiect cu
extensia implicit .mpp (Microsoft Project Plan) se
salveaz n folderul dedicat.
Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv
ca template, fiier PDF sau XML, sub formele
anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau
Microsoft Project 2007.
3. Modaliti de lucru n cadrul unui
proiect de tip Microsoft Project 2010
Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS
Seciunea General furnizeaz informaii generale despre tipul operaiei sau al diagramei implicite care va fi afiat n momentul deschiderii aplicaiei i a generrii unui nou proiect (diagrama Gantt).
Se poate seta modul de afiare al datei calendaristice.
Seciunea Display furnizeaz informaii despre:
tipul calendarului folosit (implicit se folosete calendarul Gregorian),
se seteaz unitatea monetar i simbolul folosite pentru buget i numrul de zecimale.
se stabilete care vor fi coloanele implicite care vor aprea n seciunea tabelelor de lucru a diagramei Gantt (Table Area) i care dintre ele vor fi editabile.
Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS
Seciunea Schedule seteaz prima zi a sptmnii de lucru,
luna de ncepere a anului fiscal,
calendarul standard de la 8 AM la 5 PM,
numrul de ore lucrtoare pe zi, pe sptmn, numr de zile lunare, etc.
De asemenea, se stabilete cum sunt vor fi introduse noile task-uri, cum se introduce munca desfurat (de exemplu, n ore lucrtoare) i cum se calculeaz durata muncii (de exemplu, n zile lucrtoare)
Seciunea Advanced permite setarea unui cost standard/or la nivelul ntregului proiect, precum i al unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-alocrii unor resurse umane.
Meniul Task
Permite planificarea i gestionarea task-urilor organizate i conectate ntre ele prin legturi din punct de vedere al ordinii i importanei.
Grupul de opiuni Insert permite crearea de: activiti simple sau recurente n cadrul unui proiect (Task)
activiti grupate pe faze principale prin defalcarea n mai multe subactiviti sau subtask-uri (Summary)
repere de referin (Milestone)
Task recurent
Tipuri de sarcini n Microsoft Project
Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).
MS Project ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou
introdus. Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata
estimat
Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).
Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd
se precizeaz acest lucru
Tipuri de sarcini n Microsoft Project
Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezint un
task principal, de baz, constituind sumarul subtask-
urilor care l compun.
Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se
realizeaz din meniul Format Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne
plasm pe task-ul imediat urmtor i s-I stabilim de
ierarhie inferioar prin optiunea Task Schedule
Indent Task
Tipuri de sarcini n Microsoft Project
Milestone-urile sunt evenimente cheie care trebuie
sa fie atinse pe parcursul proiectului, de exemplu,
finalizarea unei faze a proiectului.
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi.
Pentru a crea un task milestone, durata acestuia
trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu presupune nici
un fel de munca.
Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-
un romb:
Tipuri de sarcini n Microsoft Project
O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifai
optiunea Mark Task As Milestone din tab-ul Advanced al
casetei de dialog Task information, doar daca se doreste
sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.
Tipuri de dependene
Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri
se numete secven.
Legtura ntre un task precedent i unul successor
poat numele de dependen (predecessors). Astfel
se controleaz data de final a unui task cu data de
nceput a urmtorului task de care este dependent.
Tipuri de dependene
Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start
(FS)
Task2 nu poate ncepe dect dupa terminarea activitatii Task1.
Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,
etc.
Tipuri de dependene
Microsoft Proiect creeaz o legtur in mod implicit o dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea
comenzii Link Tasks din Meniul Task > Schedule.
Anularea dependentei se face prin acionarea comenzii Unlink Tasks
Tipuri de dependene
Dependen Star to Start (SS)
Task2 poate s inceapa in paralel cu Task1 sau
decalat cu un numr de zile.
Tipuri de dependene
Dependen Finish to Finish (FF) Task2 nu se poate termina dect o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan.
Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2 se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ
(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.
Tipuri de dependene
Dependenta Start to Finish (SF) n cazul n care data de ncepere a Task1 determin data de finalizare a Task2.
Acesta este modul n care creai programarea just-in-time. De exemplu, dac o sarcin este nevoie sa se termine inainte de un milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu conteaz exact cnd, putei crea o dependen SF ntre activitatea pe care dorii sa o programati la timp (predecesorul) i sarcina conexa (succesorul).
n lumea real de tipul de dependen SF apare mai putin frecvent fata de celelalte tipuri de dependene.
Stabilirea restriciilor
Restricii flexibile - opiunea implicit a programului As Late As Possible: Programeaz activitatea ct de trziu este
posibil, fr a decala activitile ulterioare. Nu utilizeaz date de restricie.
As Soon As Possible: Programeaz activitatea pentru a ncepe ct de curnd este posibil. Nu utilizeaz date de restricie.
Restricii semi-flexible un task trebuie sa nu inceapa sau sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definit de utilizator Finish No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a se
termina la data restriciei sau dup aceasta.
Finish No Later Than: Programeaz activitatea pentru a se termina la data restriciei sau nainte de aceasta.
Start No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei sau dup aceasta.
Start No Later Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei sau nainte de aceasta.
Stabilirea restriciilor
Restricii inflexebile - un task trebuie inceapa sau sa se termine la o anumita data precizata
de utilizator
Must Finish On: Programeaz activitatea pentru a se termina la data restriciei. Odat selectat, nu va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp.
Must Start On: Programeaz activitatea pentru a ncepe la data restriciei. Odat selectat, nu va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp
Stabilirea restriciilor
Utilizati optiunea
Deadline impreuna
cu As soon as possible
in locul optiunii Must
Finish On
Meniul Task
Grupul de opiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-urilor, avnd selectat implicit modul de vizualizare Gantt Chart.
Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaii de copiere, formatare i lipire a task-urilor i permite vizualizarea detaliilor despre acestea.
n grupul de opiuni Properties casetele Task Information i Display Task Details afieaz informaii detaliate despre starea task-ului, modul de programare manual sau automat, durata de desfurare,
resursele alocate, etc.
Stabilirea sarcinilor/task-urilor
Lista de task-uri se poate introduce direct ntr-un
Tabel Entry View cum ar fi n modul de vizualizare
Gantt Chart sau dac avei deja o list cu task-urile
dintr-o alt aplicaie ea fie se pot importa, fie se
pot copia cu Copy i Paste n aplicaia MS Project.
Lista de activiti propus pentru planificare editat n MS Excel
Tipuri de resurse
WORK Resources - oameni i echipamente care realizeaz munca pentru proiect
Personal
Imobilizri
Echipament
MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate
pe masur ce progreseaza proiectul
COST Resources - resurse financiare asociate cu o
sarcin de care avei nevoie pentru derularea planului. Exemplele, bilete de avion, divertisment, etc.
Pre fix per sarcin de lucru
Meniul Resource - Adugarea de resurse
Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea i actualizarea rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,
departamentele, etc).
Meniul Resource
Permite planificarea i gestionarea resurselor.
Cele mai populare vizualizrile orientate pe resurse sunt Team Planner i Resource Sheet.
O dat cu selectare modului de vizualizare Resource Sheet din grupul de opiuni View Team Planner se activeaz bara de instrumente Resource Sheet Tools ce permite
adugarea de resurse Add Resources (umane, materiale i financiare) care vor fi, ulterior, asignate task-urilor proiectului.
Gestiunea resurselor n Microsoft
Project Etape
1. Stabilirea informaiilor de baz privind resursele de munc implicate n proiect.
2. Ajustarea capacitii maxime de munc a fiecrei resurse.
3. Precizarea onorariilor de plat pentru timpul standard de munc i pentru timpul suplimentar.
4. Precizarea calendarului de munc pentru anumite resurse umane.
5. Stabilirea costurilor resurselor pentru urmrirea financiar a evoluiei proiectului.
6. nregistrare informaiilor adiionale despre o resurs.
Disponibilitatea unei resurse de munc
Se msoar n Uniti de resurs (Max Units) preciznd ct la sut din timp este disponibil resursa.
Exemple:
O persoan care lucreaz part-time doar 4 ore pe zi va
avea valoarea cmpului Max Units 50%.
O persoan care lucreaz full-time (8 ore pe zi) va pstra
valoarea de 100% uniti de resurs.
O echip de lucru format din 2 persoane ce vor lucra full-
time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.
Calendarul de lucru al unei resurse de munc
Presupune un orar de munc diferit de cel definit
prin calendarul proiectului.
Ofer posibilitatea de a defini:
zile nelucrtoare pentru o resurs de munc sau
perioade de indisponibilitate.
un program limitat de munc (preciznd un interval
orar) ce va fi luat n considerare la alocarea resursei n
cadrul sarcinilor de lucru.
Disponibilitatea unei resurse de munc se aplic
ntotdeauna la timpul de lucru definit prin
calendarul resursei.
Definirea costurilor unei resurse
Cheltuiala cu o resurs de munc reprezint costul
acesteia pe o anumit perioad de timp.
Costul standard (Standard rate) suma de plat pentru o
perioad inclus n programul normal de lucru.
Costul orelor suplimentare (Overtime rate) Suma de
plat primit pe o perioad de timp pentru o persoan
care lucreaz n afara programului (orele suplimentare
trebuie definite n mod explicit).
Costul fix (Cost/use) Se aplic pentru fiecare utilizare a
resursei de munc n cadrul proiectului.
Caseta de dialog Task Details
Alocarea resurselor de munc
Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singur sarcin definit.
Posibilitatea modificrii procentului de disponibilitate a resursei doar pentru sarcina curent.
Microsoft Project ajusteaz durata unei sarcini, volumul de munc sau procentul de disponibilitate al unei resurse potrivit urmtoarei formule:
[Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate]
[Work]=[Duration]*[Units]
Definirea termenilor de lucru in
alocarea resurselor
Work Cantitatea de munca (ore/persoana) necesara pentru a finaliza un task (de ex. Revizuirea unui document necesita 8h de munca din partea referentului)
Units (Assignment Units) Numarul de resurse si/sau procentul la care o resursa va fi desemnata sa lucreze la un task incarcarea implicita este 100% (de ex. un referent isi va dedica 50% din timpul sau pentru revizuirea unui document)
Duration durata de desfasurare a unui task (de ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile)
Relatia dintre Units Work - Duration
Duration = Work/Units
Exemplu:
Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din
timpul
persoanei
Fixarea componentelor Work, Units
sau Duration
Duration = Work/Units
D U D W
Fixed W Fixed U (Default)
W U
Fixed D
Optiunea Effort Driven
Daca se adauga sau se elimina resurse la nivelul
unui task, durata acestuia scade sau creste in
conformitate cu resursele asignate.
Modificarea programrii n funcie de efort intr n scen doar cnd sunt implicate resurse multiple.
Poate fi activata sau dezactivata pentru Fixed
Duration sau Fixed Units
Opiunea Effort-driven este specific exclusiv unei sarcini i nu unei resurse.
Nu poate fi dezactivata pentru optiunea Fixed Work
Implicit task-urile sunt Fixed Units si Effort Driven.
Effort driven - Fixed units
Effort driven - Fixed work
Effort driven - Fixed duration
Campul Peak
Se adauga ca o coloana separata in modul de
vizualizare Task Usage
Afiseaza procentul maxim sau numr de uniti pentru care o resurs este atribuit la un moment dat unei sarcini (implicarea maxima)
Campul Assignment Units arat cat din resursele asignate sunt alocate unui task
(implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui
task).
Campul Peak - arat unitatile asignate in folosita pentru un anumit task
Diferenta dintre coloanele Assignment
Units si Peak
Optiuni de alegere
Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat determinat de cantitatea de munca implicata (de exemplu, amenajarea unei sali pentru un eveniment)
Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca, numarul de resurse nu sunt considerate o problema (de exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in faza initiala de planificare a unui eveniment).
Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare a resursei pe care il poti folosi sau numarul de resurse disponibile sunt considerate un factor variabil de constrangere.
Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa adaugati sau sa eliminati resurse in vederea modificarii duratei unui task.
Programare sarcinilor
Task Type Duration Units Work
Fixed Duration Work Work Units
Fixed Units Work Duration Duration
Fixed Work Units Duration Duration
Microsoft Project recalculeaz
Daca utilizatorul modific
Programarea sarcinilor n funcie de efortul depus
Tipul sarcinii Cu opiunea effort-driven
Fr opiunea effort-driven
Fixed units Adugarea de
resurse scurteaz
durata sarcinii.
Adugarea de resurse crete volumul total de munc, pstrnd
neschimbat durata i unitile de alocare.
Fixed duration Adugarea de
resurse implic
scderea unitilor alocate pentru fiecare
resurs.
Adugarea de resurse crete volumul total de munc, pstrnd
neschimbat durata i unitile de alocare.
Fixed work Adugarea de
resurse scurteaz
durata.
Nu se aplic.
Alocarea resurselor pe sarcini
Trebuie sa se realizeze o atribuirea realist a resurselor de
munc (umane si logistice) si a celor materiale
Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog
Display Task Details (meniul Task).
Supra-alocare resurselor
Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programrii
manuale a task-urilor.
Dac n cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt
alocate mai multe resurse pe o perioad mai mare de timp
acest lucru va genera n coloana Indicators un semnal de
atenionare pentru managerul de proiect.
Factorii care genereaz supralocarea i msurile care pot fi
luate pentru a contracara acest efect sunt generai prin
selecia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opiuni
Tasks
Rezolvarea supra-alocarii resurselor
Rezolvarea supra-alocarii
Caseta Task Inspector va fi inserat n partea stng a
diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane
supralocat i opiunile de soluionare a problemei:
prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o alt perioad
disponibil sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei
prin schimbarea din modul Manual Schedule n modul Auto
Schedule.
prin replanificarea n cadrul echipei de lucru prin modul de
vizualizare Team Planner. Task-ul se replanific prin
operaiuni de tip Drag&Drop pe o perioad ulterioar mai
puin ncrcat sau se reasigneaz altei resurse umane.
Meniul Project
Permite planificarea i gestionarea proiectelor pe nivel de informare.
Meniul este orientat pe comenzi referitoare la vizualizarea informaiilor despre proiect, definirea calendarelor de lucru, stabilirea unei imagini de baz a proiectului (baseline), inserarea de subproiecte i creare de legturi ntre proiecte, generarea diferitelor rapoatelor, etc.
Include comenzi pentru a recalcula planificarea unui proiect, a actualiza starea general a acestuia i pentru a compara ntre ele dou proiecte (Compare Projects).
Prin intermediul casetei de dialog Project Information se pot
face modificri legate de data de nceput sau de sfrit a proiectului.
n general se recomand ca programarea s se fac de la data de start i se poate specifica utilizarea:
calendarului standard de 8 ore/zi, 5 zile pe sptmn (de la 8 AM la 5 PM cu o or pauz de mas)
24h
programul de noapte (de la 11PM la 5 AM, cu o or pauz) n funcie de specificul activitilor planificate.
Meniul Project
Calendarul activitilor n Microsoft Project
Aplicabil pentru definirea condiiilor de timp n programarea sarcinilor.
Vizeaz resursele de munc alocate.
Elemente predefinite (se pot modifica):
5 zile pe sptmn
8 ore pe zi
Timpul pentru lucrul de diminea: 8:00 12:00
O or de pauz de mas: 12:00-13:00
Timpul pentru lucrul de dup-amiaz:13:00-17:00
Nu se lucreaz n week-end (zilele de smbt i duminic);
Nicio srbtoare nu este inclus n calendar.
Meniul Project - Caseta de dialog Project
Information
Se pot crea i calendare proprii companiei sau persoanei individuale care gestioneaz proiectul.
Aceste calendare sunt utile atunci cnd exist programe diferite pentru mai multe resurse sau se dorete stabilirea unor date care nu vor fi luate n considerare n calculul perioadei de lucru (ex: srbtori naionale, program part time, etc.).
Se realizeaz prin intermediul grupului de opiuni Properties Change Working Time Create New Calendar
Tot din meniul Project se poate alege opiunea WBS (Work Breakdown Structure), cu o mare utilitate n planificarea activitilor/task-urilor proiectului, constnd n realizarea unei structuri de codificare a acestora pe nivele ierarhice.
Meniul Project
O nou coloan se poate insera n cadrul vizualizrii de tip Table Entry i va avea ataat valoarea predefinit WBS, iar ca urmare a nivelului de detaliere al task-urilor realizat din meniul Task grupul
de opiuni Schedule Indent/Outdent Task se poate urmri structura generat automat.
Meniul Project
Structura de tip WBS
(Work Breakdown Structure)
Meniul View
Conine butoane de referin legate de cele mai populare vizualizri de task-uri i resurse.
De asemenea, din caseta de dialog More Views se poate alege
modul de vizualizare dorit sub form de:
Task Form
Task Sheet
Timeline
Aceast meniu are comenzi de control a informaiilor pe care dorii s le vizualizai: mai multe niveluri n ierarhie, tabelele de intrri, costuri, filtre, grupri, sortri, etc.
Avei posibilitatea s activai/dezactivai opiunea Cronologie (Timeline) i panoul de detalii referitor la fiecare task
Se poate observa cum selectnd opiunea Resource Sheet se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet n care
fiecare linie conine informaii despre o singur resurs.
Meniul View
n modul de vizualizare Task Usage se pot observa prezentate toate
task-urile, iar pentru fiecare task n parte se detaliaz informaii despre resursele asignate acestuia (umane, de timp, etc.). Scala de timp
cumulat pe task-uri se poate afia pe zile, sptmni, luni, etc. (Timescale)
Meniul View
Meniul Format
Ofer diverse comenzi de formatare n funcie de modul activ de vizualizare.
De exemplu, n cazul vizualizrii Gantt Chart, meniul Format permite:
inserarea de noi coloane n cadrul tabelului
formatarea barelor orizontale ale graficului prin schimbarea culorilor
de fundal i aplicarea de stiluri pe text
afiarea elementelor de sumarizare sau a task-urilor critice (milestone), etc.
Dac se schimb modul de vizualizare din meniul Task n Timeline View, meniul Format permite adugarea de task-uri i formatarea acestora.
Meniul Format
Meniul Format - Modaliti de formatare pentru
modul de vizualizare Resource Usage
Pentru modul de vizualizare Resource Usage exist casete de opiune pentru cmpurile care se doresc a fi evideniate n grid-ul din partea dreapt a ferestrei legate de:
ncrcare pe om
numrul total de ore lucrate
costuri
timp disponibil pn la finalizarea proiectului, etc.
4. Monitorizarea si urmarirea progresului
task-urilor
Urmarirea progresului task-urilor
Pentru a judeca performana proiectului n mod corespunztor, este util s se compare cu planul iniial. Acest plan iniial se numete planul de referin sau Baseline (linia de baza).
Un Baseline este o colecie a valori importante dintr-un plan de proiect, cum ar fi datele preconizate pentru nceperea, datele de finalizare, precum si costurile sarcinile, resursele i asignarile.
Cnd salvai un Baseline, proiect face un "instantaneu (snapshot) al valorilor existente i-l salveaz n planul de proiect pentru comparaii viitoare.
Salvarea unui Baseline
Urmrirea progresului task-urilor
Cea mai simpl abordare de urmrire a progresului este de a raporta c munca efectic (actual work) s-a realizat exact cum a fost planificat. De exemplu, n cazul n care prima lun a unui proiect de cinci luni a trecut i toate sarcinile sale au nceput i s-au terminat asa cum au fost programate, putei nregistra rapid acest lucru n caseta de dialog Update Project.
Cnd nregistrai progresele va referiti la o anumit dat atunci MS Project calculeaza durata efectiva, durata rmas, costurile reale, precum i alte valori pn la data la care le-ai introdus.
Monitorizarea si urmarirea progresului
proiectului conform planificarii
Project > Update Project
Stabilirea progresului automat al task-urilor
pornind de la o data specificata (Status Date)
Progresul proiectului
Dup activitatea a nceput pe o anumita sarcin, putei nregistra rapid progresul obtinut.
Cnd introducei un procent de finalizare diferit de 0%, MS Project schimba data efectiv de ncepere (actual start date) a sarcinii pentru a se potrivi data de ncepere programat (start date). MS Project calculeaza apoi durata efectiva,
durata rmas, costurile reale, precum i alte valori n funcie de procentul introdus.
De exemplu, dac specificai c o sarcin de patru zile este 50 % completa, MS Project calculeaza c a avut dou zile de durata real i are dou zile de durat rmase.
Introducerea procentelor de progres:
Utilizai 0%, 25%, 50%, 75%, i 100% din butoanele grupului Schedule > meniul Task
Introducei orice valoare procentual dorii n caseta de dialog Update Tasks (pentru a accesa aceast caset de dialog din meniul Task, grupul de butoane Schedule, selectati sageata de la optiunea Mark on Track).
Progresul proiectului - %Complete
Drumul critic
n limbajul managementului de proiect, data de finalizare
a unui proiect este determinat de drumul critic.
Drumul critic este format din seria de sarcini care vor
mpinge in afara planificarii initiale data de finalizare a
proiectului, dac sarcinile sunt ntrziate. Din acest motiv, atunci cnd se evalueaz durata unui proiect, ar trebui s se concentreze n principal pe sarcinile de pe drumul critic, numite sarcini critice.
Termenul critic nu are nimic de-a face cu ct de importante sunt aceste sarcini pentru proiectul de
ansamblu. Se refer doar la modul n care programarea lor va afecta dat de finalizare a proiectului
Analiza drumului critic
Format > Critical tasks
Drumul critic este un lan de task-uri interconectate care afecteaz n mod direct data de finalizare a proiectului. n cazul n care orice task de pe drumul critic
este intarziat, ntregul proiect va intarzia.
5. Generarea de rapoarte
Generarea de rapoarte
Se realizeaza din meniul Project -> Reports
Reports
Permite generarea unui set de rapoarte predefinite de formatare si vizualizare grafic.
Exist mai multe categorii de rapoarte predefinite sau care se pot personaliza privind evoluia valorii planificate, gradul de finalizare, costul total, costul planificat, costul efectiv al lucrului efectuat, dispobilitatea resurselor umane, alocarea acestora i multe alte informaii.
Se permite posibilitatea de export a rapoartelor vizuale sub forma de grafice n MS Excel sau MS Visio.
Tipuri de rapoarte
Overview reports afieaz informaii generale cu privire la proiect, inclusiv datele cheie: durata, costuri, sarcini, numar de ore alocate, starea resurse lor,
planificarea sarcinilor, urmarirea progresului acestora, costurile si timpul de
lucru alocat pe sarcini, task-uri critice, milestone-uri, calendarul proiectului, zile
lucratoare, exceptii, etc.
Current Activity Reports afiseaza situatii despre task-uri care nu au inceput inca, task-urile care urmeaza sa inceapa, task-uri in desfasurare, task-uri
finalizate, task-uri care ar fi trebuit sa inceapa (intarziate), sarcini reesalonate
de la data de referinta. Ultimele doua tipuri de rapoarte au la baza definirea
initiala a unui baseline.
Cost Reports
Cash Flow - afieaz costurile pentru fiecare activitate sptmnal ntr-un format tabelar.
Buget - afiseaza toate sarcinile, costul lor n buget, costurile reale i variaia dintre costurile bugetate i efective.
Alte tipuri de rapoarte afiseaza task-uri suprabugetate, resursele suprabugetate
si valoarea castigata prin compararea fiecarei sarcini planificate in raport cu
costurile reale.
Tipuri de rapoarte
Assignment Reports - afieaz o list de resurse, sarcinile atribuite fiecrui, volumul de munc planificat, munca de zi cu zi programat pentru fiecare resurs, liste de tip to-do care afieaz lista de sarcinilor atribuita saptamanal pe fiecare resursa, resursele supra-alocate cu task-urile si numrul total de ore de lucru care le sunt atribuite.
Workload - afieaz list de sarcini, listele de resurse, resursele alocate pentru fiecare i cantitatea de munc care este atribuita fiecrui resurs n trepte sptmnale
Custom diverse rapoarte personalizate in functie de cerintele de management
Bibliografie
Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, OReilly, First Edition
Bodea, C. (2011), Microsoft Office Project Professional 2007, Curs Masterat Managementul Proiectelor, ASE.
Chatfield, C., Johnson, T. (2010), "Microsoft Project 2010 Step by Step", Microsoft
Press
Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook:
applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill
PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK
Guide, Project Management Institute, Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition
Wideman Comparative Glossary of project Management Terms,
http://www.maxwideman.com/pmglossary/
*** http://office.microsoft.com/en-us/project/project-management-planning-software-
project-standard-FX103996174.aspx
*** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project-
2010.aspx