Post on 03-Apr-2015
Centre de Compétence BtoB – Internet/IntranetFileConnect
Formation FileConnect
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Sommaire Formation Formation Accès site
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Centre de Compétence BtoB – Internet/IntranetFileConnect
1. Ce site vous propose des modules d’accès à l’information
3. L’arborescence vous donne le détail de chaque page
2. Les onglets vous conduisent au contenu de formation
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Accès siteFormation
Centre de Compétence BtoB – Internet/IntranetFileConnect
1. A l’issu de cette formation, vous serez capable d’échanger des fichiers avec vos contacts fournisseurs.
3. N’hésitez pas à faire appel au centre de compétence BtoB/BtoC en cas de nécessité (voir Formation>Support)
2. Cette formation est simple et permet à chacun de se former de manière autonome en moins de 30 minutes.
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Accès site
Cette formation vous présente les modules principaux de FileConnect.
En fonction vos droits sur l’application, vous n’aurez pas accès aux mêmes fonctionnalités :
La partie « Gestion des fichiers » s’adresse à tous les utilisateurs, mais toutes les fonctionnalités ne sont pas disponibles
La partie « Gestion des droits » ne s’adresse qu’aux administrateurs
Formation
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SupportGestion des droitsGestion des fichiersContexte
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Pour s’identifier sur la solution FileConnect il faut :
1 – Se connecter sur www.fileconnect-carrefour.net
2 – Saisir son identifiant / mot de passe
3 – Choisir sa langue (anglais par défaut).
4 – Cliquer sur OK.
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1 – Arborescence des dossiers 2 – Sous-dossiers et fichiers
3 – Menu des fonctions 4 – Console Admin.
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La solution FileConnect propose une navigation de type Windows (sans menus contextuels, sans commandes claviers et sans drag&drop).
1 - A gauche, l’arborescence à laquelle l’utilisateur peut accéder.
2 - A droite, les sous-dossiers et fichiers du répertoire sélectionné.
On accède au contenu des répertoires par simples clics et en dépliant les nœuds de l’arborescence.
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Pour récupérer des fichiers il faut :
1 – Se positionner sur le dossier cible.
2 – Sélectionner les fichiers et/ou les sous-dossier à télécharger.
3 – Cliquer dans le menu principal sur « Télécharger des fichiers »
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4 – Sauvegarder sur son poste l’ensemble des fichiers zippés.
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Pour charger des fichiers il faut :
1 – Sélectionner le dossier cible.
2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ».
3 – Sélectionner, un par un, les fichiers à importer en cliquant sur « Parcourir » (maximum 8 fichiers par importation).
4 – Cliquer sur « Importer » pour lancer l'importation.
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Les fichiers sont toujours chargés dans leur intégralité sur la plateforme. Chaque opération est tracée par la solution.
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Vous pouvez déposer tous types de fichiers (à l’exception des fichiers proscrits par le super administrateur ex: avi, mp3 …) , quel que soient leur taille ou leur format.
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Pour charger des dossiers entiers (contenus et arborescences) il faut :
1 – Sélectionner le dossier cible.
2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter des fichiers ».
2 – Cliquer sur « Active X de transfert »
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(pour la 1ère utilisation accepter l’installation de l’Active X sur votre poste puis recommencer les étapes 1,2 et 3)
4 – Cliquer sur « Choisir des Fichiers/Dossiers »
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5 – Sélectionner un dossier sur votre poste. Si ce répertoire et ses sous-répertoires n’existent pas au niveau de l’arborescence choisi en 1, ils seront créés à la seule condition qu’ils contiennent au minimum un fichier ou un sous répertoire.
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6 – Cliquer sur « Lancer l’importation ».
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7 – Suivre le déroulement de l’importation. Annuler si besoin l’opération.
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Pour supprimer des fichiers il faut :
1 – Sélectionner le ou les fichiers à supprimer.
2 – Cliquer dans le menu principal sur « Supprimer ».
3 – Confirmer la suppression
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La suppression n’est pas définitive.
Vous pouvez contacter votre administrateur afin qu’il restaure les fichiers.
Si la corbeille est activée
Si la date limite de restauration n’a pas été dépassée (2 semaines)
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Pour ajouter un mémo il faut:
1 – Sélectionner le fichier pour lequel on va créer un mémo.
2 – Cliquer dans le menu principal sur « Ajouter un mémo ».
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3 – Saisir un titre et un message.
4 – Cliquer sur « Valider » pour finaliser l’opération.
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Pour répondre à un mémo il faut:
1 – Cliquer sur le lien mémo d’un fichier.
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2 – Cliquer sur « Répondre ».
3 – Saisir un titre et un message
4 – Cocher la case pour envoyer ce mémo par mail à des contacts
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5 – Visualiser les différents échanges en cliquant sur le lien mémo du fichier.
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Pour partager un fichier il faut :
1 – Sélectionner le fichier que l’on veut partager.
2 – Cliquer dans le menu principal sur « Envoyer un email ».
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3 – Sélectionner des destinataires (contacts ou groupes de contacts).
4 – Ajouter si besoin des adresses emails supplémentaires
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5 – Ajouter si besoin un titre et un message personnalisé.
6 – Choisir le format de l’Email (HTML ou Texte)
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7 – Définir la durée limite du partage.
8 – Définir le nombre maximum de téléchargements.
9 – Activer si besoin la suppression auto. du fichier à la fin du partage
10 – Sécuriser le partage en affectant un mot de passe.
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11 – A la réception du mail, cliquer sur le lien pour récupérer le fichier.
12 – En cas de problème d’accès au fichier, copier/coller dans votre navigateur l’URL fournie au bas du mail.
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13 – Fournir le mot de passe si l’option a été choisie.
14 – Télécharger le ou les fichiers à disposition.
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Parallèlement, l’accusé de réception est envoyé à la personne qui a accordé le partage.
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Seul les profils « gestionnaires » ont accès à la console d’administration qui permet de gérer :
Les contacts et les groupes de contact dans le carnet d’adresse.
Gérer les accès autrement que sur les dossiers mêmes.
Visualiser et supprimer les logs, les partages et les mémos.
Rechercher des fichiers ou des dossiers via des mots clés.
Gérer la corbeille et les options avancées (ex : versionnage ou écrasement des fichiers ayant un nom similaire )
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Pour créer un utilisateur il faut :
1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration
2 – Cliquer sur « Nouveau contact ».
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3 – Saisir au minimum le nom, prénom et email du contact.
4 – Cocher la case « Identification » et saisir un login/password pour donner un accès direct à FileConnect. Sans cela, seul le partage de fichier sera réalisable avec ce contact.
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5 – Si accès direct, définir les droits associés au user.
• « Lecture » Téléchargement de fichiers, lecture des mémos
• « Ecriture » Ajout de fichiers, de mémos.
• « Suppression » Suppression de fichiers, de mémos.
• « Modification » Modification de l’arborescence.
• « Partage » Possibilité de partager des fichiers.
6 – Modifier si besoin le statut du compte (ouvert/fermé)
7 – Si besoin, signaler automatiquement l’utilisateur de son accès.
8 – Cliquer sur « Valider »
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9 – Revenir sur la fiche du contact en cliquant sur le compte cible dans la le carnet d’adresse
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10 – Définir une langue par défaut pour les envois de mails.
11 - Activer si besoin, les alertes mails et le blocage des notifications.
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Pour créer un groupe d’utilisateurs il faut :
1 – Accéder au « carnet d’adresse » dans la console d’administration.
2 – Sélectionner dans la liste « Groupes ».
3 – Cliquer sur « Nouveau Groupe »
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4 – Saisir un nom de groupe.
5 – Affecter des contacts au nouveau groupe.
6 – Cliquer sur « Valider ».
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7 – Revenir si besoin sur la fiche groupe, pour ajouter ou enlever des contacts, en cliquant sur le groupe cible dans le carnet d’adresse.
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Pour partager les dossiers avec les utilisateurs ou les groupes, 2 solutions :
A) Le faire dossier par dossier en cliquant sur « Partager un dossier » dans la barre de menu principale
B) Passer par la console d’administration et le gestionnaire d’accès.
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Solution A :
1) Cliquer sur « Modifier la liste »
2) Rechercher des contacts et/ou des groupes de contacts
3) Ajouter des contacts et/ou des groupes
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Solution B :
1) Sélectionner le mode « matrice » dans le gestionnaire d’accès.
2 ) Cocher/Décocher les cases pour gérer les accès.
3) Cliquer sur « Valider »
4) Cliquer sur « Télécharger » pour obtenir ce tableau des accès au format Excel.
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Pour tracer l’utilisation des utilisateurs et du gestionnaire il faut :
1 – Accéder au « Suivi des opérations » dans la console d’administration.
2 – Gérer la purge
3 – Télécharger si besoin l’ensemble des opérations au format Excel
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Vous êtes en charge du support des utilisateurs. Nous vous conseillons de mettre à disposition vos coordonnées dans le guide utilisateur fournisseurs
En cas de problèmes, n’hésitez pas à contacter support_fileconnect@carrefour.com de 09h00 à 18h00 du lundi au vendredi
Pour accéder au site FileConnect, cliquez sur le lien ci-dessous :
www.fileconnect-carrefour.net
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