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Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos
tributarios de manera electrónica
(Actualizado al 18.12.2012)
COMO IMPLEMENTAR LOS LIBROS ELECTRÓNICOS
ÍNDICE
I. ANTECEDENTES NORMATIVOS
II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS
2. 1. Modelo de los Libros Electrónicos
2. 2. Nombre de los Libros Electrónicos
2. 3. El Programa de Libros Electrónicos - PLE
III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y
DEL REGISTRO DE COMPRAS
3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico
3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico
IV. RECOMENDACIONES
Como implementar los Libros Electrónicos
I. ANTECEDENTES NORMATIVOS
A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de
tercera categoría deben llevar obligatoriamente s Libros y Registros
Vinculados a Asuntos Tributarios de manera física considerando los
formatos establecidos por la SUNAT y podían optar por llevarlos de manera
electrónica, según lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº
286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
Los que optasen por llevar los libros electrónicos deben afiliarse con
carácter definitivo al Sistema de Libros Electrónicos siempre que:
1. Esté obligado a llevar algún Libro y/o Registro, señalado en el Anexo
1 de la RS. 286-2009/SUNAT.
2. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido.
3. No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o
de baja de inscripción en el RUC.
Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolución de
Superintendencia Nº 248-2012/SUNAT ha establecido la incorporación
obligatoria al Sistema de Libros Electrónicos a los Principales
Contribuyentes (PRICOS), de acuerdo a lo siguiente:
- Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras
de manera electrónica, a partir del 01 de enero de 2013.
- Deben presentar ante la SUNAT la información en detalle de los
comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el
Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras.
- Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de
Formato Simplificado, de corresponder) de manera electrónica, a partir
del 01 de junio de 2013.
- Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados a
continuación:
Libro Caja y Bancos
Libro de inventarios y Balances
Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34° de la Ley del
Impuesto a la Renta
Registro de Activos Fijos
Registro de Consignaciones
Registro de Costos
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
Registro de Inventario Permanente Valorizado
II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS
2. 1. Modelo de los Libros Electrónicos
El Modelo de solución, implementado por la SUNAT, para el llevado de
libros electrónicos se puede apreciar en el siguiente gráfico:
Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes:
1. El Contribuyente debe tener un software contable que permita
generar archivos de formato texto (.txt), de acuerdo a las estructuras
establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N° 248-2012/SUNAT. Cabe
señalar que los sistemas informáticos deben ser ajustados para tal
efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una
simple hoja de cálculo (por ejemplo el Excel).
2. Asimismo, el Contribuyente deberá instalar en su PC el software
denominado “PLE” (siglas del Programa de Libros Electrónicos), el
cual permitirá validar que la información de cada libro o registro no
contenga errores lógicos o de estructura, establecidos en el
mencionado Anexo 2. La validación rápida de los archivos de
formato texto permite generar un “Reporte de Información
Inconsistente” cuando hay errores en la información, señalándose la
fila, la columna y la descripción por cada tipo de error, o un “Reporte
de Información consistente” cuando no hay errores en la información.
Este proceso permite corregir la información oportunamente antes de
generar el libro oficial.
3. Sólo cuando la información está totalmente validada por el PLE
recién se puede “generar” el libro electrónico que es el equivalente al
cierre de un libro llevado de manera física. La “generación” implica la
emisión de un archivo muy pequeño denominado “Resumen” el cual
contiene algunos totales, según el tipo de libro que se trate, y
además contiene el Hash (algoritmo matemático que permite
detectar si la información de un archivo no ha sido alterado). Una vez
generado el “Resumen” este puede ser enviado automáticamente a
la SUNAT. Cabe señalar que el contribuyente, para poder interactuar
con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debió incluir en el
mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una
conexión “on line” con SUNAT de manera permanente. El envío del
Resumen de cada Libro deberá efectuarse una sola vez luego de
haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de
las actividades u operaciones, según sea el caso, manteniendo la
correlatividad de períodos.
4. Luego que el “Resumen” es enviado mediante la conexión por
internet, la SUNAT realizará validaciones referidas a confirmar si el
contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez que se envía
el “Resumen” del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo
del mismo.
5. De estar todo conforme, el Sistema enviará dicho “Resumen” con la
fecha y hora de respuesta y la firma digital de SUNAT, pero el
documento electrónico ahora se denominará “Constancia de
Recepción”, el cual se enviará automáticamente por internet a la PC
del contribuyente.
6. El PLE recibirá automáticamente la mencionada “Constancia de
Recepción” y lo grabará automáticamente en un subdirectorio de la
PC del contribuyente.
7. Por último, el contribuyente deberá almacenar en su domicilio fiscal
dos (2) archivos: la “Constancia de Recepción” y el archivo de
formato texto validado. Cabe resaltar que los 2 archivos serán
considerados legalmente el “libro electrónico”.
8. En caso se trate de un Principal Contribuyente, éste deberá
almacenar un ejemplar adicional del “libro electrónico” en un local
diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deberá declarar en el
momento de la generación del primer libro electrónico.
2. 2. Nombre de los Libros Electrónicos
Ahora bien el PLE sólo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos
nombres contienen en sí mismos información relevante, como se puede
observar en el ejemplo siguiente:
En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes características:
- LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrónico).
- RUC del Generador (11 dígitos).
- Periodo del Libro Electrónico (año, mes y día en formato AAAMMDD)
- Identificador del Libro Electrónico (Libro 14: Registro de Ventas e
Ingresos, Sub-Libro: 01, Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro
sólo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden contener muchos
Sub-Libros y los Resúmenes de todos ellos deben ser enviados de
manera simultánea.
- Código de oportunidad: 00 (sólo corresponde cuando se trata del
Libro Inventarios y Balances).
- Operaciones: 1 (con operación) o 0 (sin operación que significa que
es el cierre del Libro Electrónico).
- Contiene información: 1 (con información) o 0 (sin información que
significa que el archivo está vacío).
- Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dólares).
- PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrónico ha sido
generado por el PLE).
2. 3. El Programa de Libros Electrónicos - PLE
El contribuyente deberá tener presente que el PLE no es un software
contable sino que es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que permite
efectuar las validaciones necesarias a la información de los Libros y/o
Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema
de Libros Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente
obtener la Constancia de Recepción de un libro electrónico por parte de la
SUNAT.
Adicionalmente, el PLE también tiene otras funcionalidades, como:
- La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado
- La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o
Registros es aquella por la que se generó la Constancia de Recepción
respectiva.
- La consulta del historial, y
- Los reportes de los libros y registros electrónicos.
Cabe señalar que el PLE considera un modo interactivo donde el
contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos podrá
validar los archivos textos y generar los libros electrónicos. Asimismo, el
PLE considera adicionalmente el “Modo de Prueba” que simula la validación
de la información contenida en archivos de textos, que serían los
potenciales libros electrónicos, de acuerdo a la estructura señalada.
Para ingresar al PLE en el “Modo de Prueba”, no es necesario que el
usuario tenga Clave SOL para utilizar el programa, basta con ingresar el
número de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que contienen
información contable serán validados.
El PLE detecta los errores y señala el número de la fila y la columna así
como el tipo de error, los cuales pueden ser, entre otros, los siguientes:
- El número de columnas del registro no coincide con la definición del
Libro
- Campo es obligatorio
- Formato incorrecto
- Longitud incorrecta
- El valor es incorrecto
- El valor no se encontró en la tabla de parámetros
- Campo debe ser correlativo
- Índice duplicado
- El registro presenta inconsistencias
- Se ha excedido el límite de errores encontrados
- La fecha es mayor al periodo del Libro
- La fecha es incorrecta
- Indicador del estado es incorrecto.
- Los montos deben ser excluyentes
- El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el
indicador 1
- El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el
indicador 8
- El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el
indicador 9
- La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro
- El periodo del registro para este libro no debe contener día
- El periodo del registro para este libro debe contener día
- El número correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.
- El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el
indicador 2
- El código de plan de cuentas es incorrecto
- Campo es obligatorio
- La longitud del número de serie debe ser de 4
- El periodo del registro contiene una fecha incorrecta
- Solo se acepta positivos o 0.00
- El valor es incorrecto
- Solo se acepta negativos o 0.00
- El periodo del registro no debe contener mes y día
- El índice es incorrecto
- El porcentaje debe estar entre 0 y 100%
- Numero de documento es incorrecto
- Solo se acepta positivo o un número mayor a cero
- No se acepta negativo
- El tipo de cambio es mayor o igual a cero
- El periodo no puede ser menor al 1902
- El periodo no puede ser menor al 2010
Actualmente está vigente la versión 2.0 del Programa de Libros
Electrónicos – PLE la cual puede ser descargada desde la página web de la
SUNAT.
La nueva versión 3.0 del PLE será puesta a disposición el 31 de diciembre
del 2012 y las novedades serán las siguientes:
- Esta nueva versión del PLE incluirá totales de control (sumatorias
acumuladas por estado) a efectos de que los contribuyentes puedan
cotejar con su información interna.
- Se incluirán “campos libres” en las estructuras del Registro de Ventas e
Ingresos y del Registro de Compras. Dichos campos libres pueden o no
ser utilizados a opción del contribuyente.
- El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de
Compras incluirá el detalle de las Facturas, de las Notas de Crédito y de
las Notas de Débito.
- Se llevará un control automático del plazo de atraso del llevado de libros
electrónicos.
III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y
DEL REGISTRO DE COMPRAS
3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos
Electrónico
A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos
correspondiente al mes de enero del 2013 donde podremos apreciar las
diferencias de la información contenida en los Libros Electrónicos respecto
de los Libros llevados de manera física.
Periodo: Enero 2013
Así tenemos que los libros llevados de manera física tienen que considerar
los formatos, los cuales tienen como información mínima obligatoria desde
la columna “1” (CUO/# Correlativo) hasta la columna “n” (Libre).
Dependiendo de la cantidad de información o filas que tenga el libro
(denominada tuplas), puede tener desde la fila “1” hasta la fila “m” y en el
caso del ejemplo será “5”.
Los Libros Electrónicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros
llevados de manera física: la primera columna (donde se consigna el
periodo del Libro) y la última (donde se consigna el “Estado”).
Los Estados significan lo siguiente:
- Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante
de Pago (Enero 2013). Ello significa que toda la fila de información
(tupla) pertenece al periodo cuyo “Resumen” será enviado (por tanto
debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo
texto).
- Estado 2: corresponde a la anotación del Comprobante de Pago anulado
(Boleta de Venta N° 001-1234). Cabe señalar que corresponde al mes
de Enero 2013 por la correlatividad que correspondía.
Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los
siguientes errores u omisiones:
- Hay un error en la anotación de la Factura N° 001-56 dado que fue
emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo de cambio: 2. 60) debiéndose haber
considerado el monto de S/ 10,000.00.
- Se omitió registrar la Factura N° 001-58 por el monto de S/ 10,000.00.
En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de
Enero 2013, se deberá hacer la rectificación correspondiente en el mes en
que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a continuación:
Periodo: Febrero 2013
En este caso, los Estados significan lo siguiente:
- Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante
de Pago (Febrero 2013)
- Estado 8: la anotación corresponde a un Comprobante de Pago omitido
(Factura N° 001-58) en un mes anterior (Enero 2013). En este caso se
está considerando el número correlativo correspondiente (6).
- Estado 9: la anotación corresponde a la corrección de la información de
un mes anterior (Enero 2013) por la anotación incorrecta (se debió
aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N° 001-56).
3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico
A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Compras
correspondiente al mes de enero del 2013.
Periodo: Enero 2013
En este caso, los Estados significan lo siguiente:
- Estado 1: La anotación del Comprobante de Pago de compra
corresponde al mes de emisión (Enero 2013).
- Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes
declarado, pero dentro de los 12 meses siguientes a su emisión.
- Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes
declarado, pero fuera de los 12 meses siguientes a su emisión.
- Estado 9: Corrige la información de un Comprobante de Pago de
compra de meses anteriores.
Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7
son de uso exclusivo y no se ha previsto el uso del Estado 8
(Comprobantes de Pago omitidos).
IV. RECOMENDACIONES
Para una óptima implementación de libros electrónicos se recomienda lo
siguiente:
- Revisar las estructuras de libros electrónicos publicadas por la SUNAT,
en especial la última columna (observaciones) que son las validaciones
que efectuará el PLE.
- Verificar que la cantidad de columnas coincida con el señalado por las
estructuras.
- Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas señaladas.
- Verificar que los datos estén separados por “|”, denominado palotes
(pipes).
- Verificar que cada tupla de información (fila) empiece con el dato y
termine con “|”.
- Probar los archivos texto que genere los sistemas informáticos del
contribuyente mediante el “modo prueba” del PLE e ir ajustando el
programa informático correspondiente para levantar las inconsistencias
señaladas de acuerdo con el tipo de error detectado.