Post on 15-Mar-2016
description
Brown Papers: ce sont ces
très grands papiers d'embal-
lage (papier kraft) que tout
un chacun peut trouver
dans la plupart des bureaux
de postes et entrepôts.
Avec son mètre de haut et
sa grande longueur, le pa-
pier kraft (Brown Paper) est
l'un des outils les plus impor-
tants du consultant Emet. En
fait, ce fut notre premier
investissement peu après la
création de Emet en no-
vembre 1996. Le rouleau en
question pesait 120 kg; il se
trouve encore chez l'un de
nos clients dans le bureau
d'un de ses managers. Il est
encore utilisé de temps en
temps pour – vous l'avez
deviné – des sessions de
Brown Paper.
On utilise le Brown Paper
lorsque l'on veut étudier un
processus. Cela fonctionne
comme indiqué ci-dessous:
Tout d'abord, nous expli-
quons en quoi consiste un
processus. Un processus est
caractérisé par la descrip-
tion claire des flux entrants
bien identifiés, des opéra-
tions de valeurs ajoutées et
des flux sortants également
bien identifiés. La qualité et
les spécifications du produit
dépendent en grande par-
tie de ces descriptions et
définitions. Puis, nous étu-
dions - tout d'abord verbale-
ment - le processus global
du début à la fin. Nous re-
commençons cette phase
en utilisant cette fois le
Brown Paper (papier kraft).
Nous nous concentrons sur
chaque opération du pro-
cessus, sans omettre les éta-
pes qui semblent sans im-
portance. Nous mettons en
évidences chaque étape
avec de gros feutres, les
copies des documents et e-
mails, copies d'écrans, par-
fois même des notes sur
brouillon. De cette manière
nous obtenons une bonne
vision des opérations liées
au processus et de leur or-
donnancement.
Ainsi sont déterminés les
phases de travail, les réfé-
rences intermédiaires, les
déplacements, les stocks
d'en-cours; il est possible
que certains articles soient
retirés et réintroduits ensuite
après traitement.
Enfin, le processus apparaît
dans son intégralité, fiable,
clair et compréhensible par
tous et surtout par les per-
sonnes directement impli-
quées dans ce processus.
L'intérêt de cette méthode
d'analyse est que le consul-
tant ne travaillle pas seul.
D'une part nous n'en serions
pas capables et d'autre
part il n'est pas passionnant
de travailler seul.
Il est plus efficace et plus
intéressant de travailler le
Brown Paper avec les per-
sonnes qui sont directement
et quotidiennement con-
frontées au processus. Parce
qu'elles savent exactement
ce qui se passe.
Quand nous avons le pro-
cessus « en main », nous
l'examinons encore une fois
avec les personnes qui nous
aident dans cette analyse.
Les remarques les plus im-
portantes seront reportées
sur le Brown Papier, les
points forts au feutre vert, les
points à améliorer au feutre
rouge. Lorsque cette phase
est achevée, nous organi-
sons une présentation qui
peut se faire de deux fa-
çons: soit nous présentons
les résultats de l'analyse à
toutes les personnes impli-
quées dans le processus, soit
ce sont les équipes impli-
quées dans les différents
processus qui présentent
chacune leur analyse aux
autres.... et là commence le
vrai travail!
La manière la plus interactive et la plus passionnante de clarifier un
processus, un système et ses flux de communication et d'information.
Travailler sur Brown Paper est une chose que les consultants TjekT!
ne peuvent pas faire seuls...
Efficace et ludique 1
Nous ne travaillons pas seuls 1
Valable aussi pour les
systèmes
2
Notre point de vue 2
www.gegevens.info 2
Témoignages 2
Amusez-vous 2
Des têtes de chapitres:
Cela demande deux à
trois heures de travail de
quelques employés pour
faire un Brown Paper.
Les tâches doubles,
opérations inutiles et les
retards de processus
sont immédiatement
révélés.
PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER
B r o w n P a p e rB r o w n P a p e r
Factsheet
Boite Postale 238
5110 AE Baarle Nassau
Hollande
+31654754474
Nouvelle présentation d'une méthode appliquée
depuis des années par les consultants TjekT!
le 'Brown Paper'.
PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER
Amusez-vous ...
Il y avait beaucoup d'enthousiasme à travailler sur le Brown Paper. Le proces-sus de travail était long et complexe. Il y avait beaucoup de documents collés, des flèches ajoutées pour des commentaires supplémentaires. Quand ce travail fut terminé, le Brown Paper fut roulé afin de le présenter au management le jour suivant. La salle de réunion était réservée, et le Brown Paper accroché au mur. Il n'y avait qu'un problème: il n'y avait pas de mur assez grand pour accro-cher le Brown Paper, et la présentation fut faite dans le couloir à côté de la salle de réunion. Le Brown Paper fut accroché encore trois mois, visible pour toutes les personnes qui passaient...
Témoignage
Nous devions effectuer la présentation dans l'ancienne salle de la direction. Les cinq personnes de la direction générale s'étaient déplacées spécialement de Paris. Le Brown Paper était surchargé de documents. Les 36 mètres de Brown Paper étaient accrochés tout le long de la salle de réunion. Nous avions 30 minutes. Lorsque le consultant commença sa présentation, un coin du papier se dé-colla, et comme un jeu de dominos, l'énorme Brown Paper tomba avec plus de cent documents sur les membres de la direction. Un des directeurs dit alors une chose: “ Gentleman, we are covered under a load of useless paper...”. Dix minutes plus tard, nous recevions le contrat pour résoudre le problème.
Témoignage
La présentation finale avait lieu dans le bureau nouvellement ré-aménagé du directeur. Derrière le bureau du directeur, le Brown Paper était accroché au luxueux mur en bois de noyer tout neuf. Pendant notre présentation, le directeur se leva et écrivit sur le Brown Paper avec un gros feutre noir le texte suivant: « Tout le monde est responsable de la qualité! » Il s'avéra par la suite que le texte s'était imprégné sur son nouveau mur à travers le papier kraft. Le texte y est toujours...
Témoignage
Nous pouvons également utiliser le
Brown Paper afin de d’optimiser le
processus des systèmes de gestion.
Nous utilisons la présentation cycli-
que (comme indiqué en figure).
Comme nous ne pouvons pas pré-
senter des cycles sur un support de
format horizontal, nous suivons les
cycles de gauche à droite. La su-
perposition des Brown Paper «Flux
de processus» et «Système de ges-
tion de processus » peut apporter
des résultats intéressants dans l'ap-
préciation des caractéristiques pro-
pres et des valeurs ajoutées du sys-
tème.
figuur 1
Brown Papers: une méthode valable aussi pour les systèmes
WWW.GEGEVENS.INFO
QUELQUES
CITATIONS:
« Il s'est avéré que
nous passions 50% de
notre temps à faire
travailler le système,
à peine 10% au pro-
cessus central, et le
reste du temps à fai-
re des réunions. Il ne
nous restait à peine
5% de notre temps
pour nos employés. »
« Sommes-nous une
fabrique de papier
ou un établissement
de soins? »
«Nous avons telle-
ment d'informations
que nous n'en faisons
plus rien avec...»
«Des e-mails, des no-
tes, des lettres, des
télécopies, des
coups de télépho-
ne,... souvent nous
nous courons après
et parfois seulement
pour contrôler si le
premier message est
suffisamment clair.»
FunctioneleEst-ce que
toutes ces divisions
fonctionnelles et
départementales
sont utiles ?
Dept.. A . B . C afd. D
Taakverbreding
Takenverdeling
Functionaris of team?
personnel
ou equipe? Est-ce que la période
réponse et de travail
est influence par le stock
de travail ?
Est-ce-qu’il y a
des pas
inutiles ?
(i)d(en)
Flux entrantQu’est l’unite
‘input’(definition)
welke waarde voegen
eigenlijk toe ?
Quel valeur ajoutons
nous dans ce process ?
Est-ce-que toutes
ces documents
sont utiles ?
Que faisons nous
avec toutes cette
information ?
Qui ? Pourquoi ?
Est-il possible
d’améliorer ou
de travailler de
façon plus simple ?
Dept. Dept. Dept.
Flux sortantQu’est l’unite(s) ‘output’(definition)
Est-ce que les
départements
ou le process
domine ?
Wat gaat fout ?
?
Quelles sont les
erreurs fréquentes ?
Les causes ?
Les effets ?
Est-il possible de créer des
activités plus encombrants et
d’élargir la polyvalence ?
Notre point de vue...
Ce qui est passionnant c'est de donner un avis engagé sur votre propre processus. Cela permet sou-
vent «d'ouvrir les yeux», de comprendre les points faibles et de révéler les potentiels. Le consultant
Emet soutient le processus, mais n'est certainement pas le «conseiller qui critique».
+ ou=? &!! -
Objectives
long terme
uitvoeringRéalisation et
délégation du
plan
Beoordelenévaluation
et rapport
court terme
planification
et
normalisation