Post on 24-May-2015
1
Dienstverlening met doorstroming van goederen van 3en.
Betrouwbaarheidstypologie
2
3
Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid
• geautoriseerde tarieven• betrouwbare standaardkostprijs voor bepaalde
reparaties• functiescheiding tussen receptie, werkplaats, magazijn
en administratie• betrouwbare werkplaats orderadministratie• beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verbruikte
onderdelen op werkplaatsorders• beoordeling bezettingspercentage• inventarisatie kas en onderdelen
4
Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s
• Volledige verantwoording reparatieopdrachten
• Juistheid indirecte uren• Juistheid onderdelen verbruik• Juistheid garantiekosten
5
Preventieve IC maatregelen1.1 Begroting, normen, tarieven
1.2.Controletechnische functiescheiding
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
1.4 Belangrijke periodieke managementinformatie
in relatie tot begroting en vorige periode
1.5 Essentiële bestanden
6
Begroting, normen en tarieven
7
1.1 Begroting, normen, tarieven• verkoopbegroting • begrote bezetting, begrote
personeelssterkte(bezetting) en salarislast; • inkoopbegroting• investeringsbegroting (in reparatieapparatuur), • begrote garantiekosten• tarieven op basis van begrote bezetting;
standaardkostprijs voor bepaalde reparaties• commercieel uurtarief
8
Toepassingsvraag 1• Bestaat het manuurtarief voornamelijk uit
personeelskosten of zijn hier ook nog andere kosten in opgenomen?
9
1.2 CT functiescheiding
• receptie (beschikkend, doet ook de planning)• werkplaats (uitvoerend) • magazijn (bewarend)• administratie (registrerend en controlerend).
10
Toepassingsvraag 2• Op welke kan je het risico beheersen dat de
magazijnmeester ook zelf de onderdelen mag bestellen?
11
1.3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen
• opdrachtaanvaarding• uitgifte reparatieopdrachten• uitgifte onderdelen• toekennen garantie aan klanten• claimen van garantie bij leveranciers, afrekenen• inventarisatieprocedure• regelgeving rond APK • milieuregels
12
Toepassingsvraag 3• Wat is het belangrijkste element van de
procedure voor uitgifte van onderdelen?
13
Managementinformatie
14
1.4 Belangrijke managementinformatie
• Exploitatie:OmzetSalariskosten werkplaatsKosten materiaalAfschrijving apparatuurBruto MargeGarantiekostenOverige kostenNetto marge
• Overig: Bezetting van de werkplaats (productiviteit)Ouderdom debiteuren Voorraad- en kasverschillen
15
Gegevens in bestanden Informatie
16
1.5 Essentiële bestanden
• Klantenbestand • Werkplaatsorderbestand • Tarievenbestand • Voorraadbestand• Personeelsbestand • Debiteurenbestand
17
Toepassingsvraag 4• Welke gegevens zijn er in het
werkplaatsorderbestand opgenomen?
18
Repressieve IC-maatregelen
2.1 Cijferanalyse
2.2 Verbandscontroles
2.3 Detailcontroles
2.4 Waarneming ter plaatse
19
Cijferanalyse
20
2.1 Cijferanalyse• Werkelijke bezetting versus begroot• Verhouding directe-indirecte uren• Ontwikkeling garantiekosten• Verhouding uren / materiaal• Beoordeling van afwijkingen van
standaardkostprijs (efficiëntieverschillen)
21
Verbandscontroles
22
2.2 Verbandscontroles• beginvoorraad onderdelen + inkopen –
eindvoorraad = verbruik• shoptime (personeelsbestand) =
jobtime(werkplaatsorderbestand) + indirecte uren
• beginstand debiteuren + afgesloten werkplaatsorders – eindstand = bankontvangsten
23
2.3 Detailcontroles
• controle op juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen en commerciële werkplaatstarieven
• controle op juistheid garantiekosten met behulp van garantieregeling
• controle op de werkplaatsorderresultaten
24
Waarneming ter plaatse
25
2.4 Waarneming ter plaatse• inventarisatie onderdelen• aanwezigheid van niet door receptie
geregistreerde auto’s• inspectie uitgevoerde reparaties• inspectie of APK-voorschriften worden
nageleefd
26
Toepassingsvraag 5• Tamara constateert bij haar werk als
accountant dat er meer onderdelen op voorraad zijn dan de voorraadadministratie aangeeft. Wat zou er allemaal aan de hand kunnen zijn?
27
Autofix
28
Autofix is een grote dealer van een bekend automerk. Uiteraard worden alle voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd aan de auto’s van klanten. De organisatie bestaat voor wat betreft deze activiteiten uit de volgende afdelingen:
• Receptie (2)• Werkplaats (14)• Magazijn (2)• Administratie (3)Klanten bieden hun auto bij de receptie aan. Deze
noteert de aard van de klacht en/of de uit te voeren onderhoudsbeurt.
29
Opdrachten via receptie
30
• Ten einde wachttijden te voorkomen (de werkplaats is meestal overvol) worden werkzaamheden uitgezonderd spoedreparaties uitsluitend op afspraak uitgevoerd. Voor veel voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten bestaan per type auto vaste prijzen. Overige werkzaamheden worden tegen uurtarief en werkelijke materiaalkosten aan de klant doorberekend. In de werkplaats werken 10 monteurs onder leiding van een chef. Deze zijn alle in dienst. Voor de bestuurlijke informatieverzorging beschikt Autofix over een geautomatiseerd systeem. Klanten dienen contant of met pinpas bij de receptie af te rekenen uitgezonderd bedrijven die per rekening mogen betalen.
31
Aan het werk!
32
Toepassingsvraag 6• Wat vormt in het algemeen de basis voor de
volledigheid van de opbrengstverantwoording bij dienstverlening met doorstroming van goederen van derden? In hoeverre wijkt Autofix hier van af?
33
Toepassingsvraag 7• Welke problemen zijn er in de casus te
onderkennen met betrekking tot de volledigheid van de opbrengstenverantwoording?
34
Toepassingsvraag 8• Wat is de aard van de genoemde afdelingen
gelet op het aspect functiescheiding?
35
Toepassingsvraag 9• Welke bestanden zijn er minimaal noodzakelijk
voor de bestuurlijke informatieverzorging bij Autofix?
36
Toepassingsvraag 10• Hoe komt het uurtarief bij Autofix tot stand?• Wat is de waarde van het bestaan van vaste
prijzen voor bepaalde reparaties en onderhoudsbeurten? Hoe komt deze tot stand gelet op de ao/ic?
37
38
Toepassingsvraag 11• Bestaat er nog een beweging van eigen
goederen bij Autofix? Zo ja, geef aan hoe deze eruit zien en welke maatregelen van ao/ic (preventief en repressief) noodzakelijk zijn om deze effectief te laten functioneren
39
40
Toepassingsvraag 12• Gedurende de afgelopen periode ontvangt de
directie de volgende informatie:• Shoptime: 1.800 uur /Jobtime 1100 uur.• Tot welke vragen (en acties!) zouden deze
gegevens de directie kunnen brengen?
41
Toepassingsvraag 13• Een belangrijk deel van de werkzaamheden
bestaat uit het onder garantie verhelpen van storingen. De directie heeft als beleid dat dergelijke storingen per omgaande verholpen dienen te worden en klanten kunnen zich daarom rechtstreeks bij de chef van de werkplaats vervoegen. Welk gevaar ziet u in deze handelswijze en hoe zou u de zaken organiseren?
42
Toepassingsvraag 14• Welke informatie zou de directie willen
ontvangen ten aanzien van het reparatie- en onderhoudsproces bij Autofix?