การบรหารจดการ

แนวปฏบตทด (Best Practices) โครงการการจดการความร เรอง “การบรหารจดการเอกสารอยางมประสทธภาพ”

ส านกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครราชสมา 1. ทมาและความส าคญ

คมอการปฏบตงาน หรอคมอการใชงาน เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตน และสนสดของกระบวนการ ทระบถง ขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน มกจดทาขน สาหรบลกษณะงานทซบซอน มหลายขนตอนและเกยวของกบคนหลายคน และสามารถปรบปรงเปลยนแปลง ไดเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน การจดทาคมอการปฏบตงานทาใหไดงานทมคณภาพตามทกาหนด ผปฏบตงานไมเกดความสบสน แตละหนวยงานรงานซงกนและกน บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรวเมอมการโยกยายตาแหนงงาน ลดขนตอนการทางานทซบซอน ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน ฯลฯ

จากเหตผลขางตน สานกงานผอานวยการ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ จงจดทาโครงการ “การบรหารจดการเอกสารอยางมประสทธภาพ” แบงเปน 2 กจกรรม ดงน คอ (1) คมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกสของสานกวทยบรการและเทคโนโลย (2) คมอการจดแฟมเอกสารของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ เพอใหผใชงานมความร ความเขาใจเกยวกบขนตอน วธการทางานและสามารถนาไปใชเปนแนวทางในการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ ภายใตแนวคด (concept) คนทางาน "รงาน” ผบงคบบญชา “ไดงานมาตรฐานเดยวกน องคกร " มประสทธภาพ” ผรบบรการ "พงพอใจ” 2. วตถประสงค

2.1 เพอใหมคมอการจดเกบเอกสารประจาสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ 2.2 เพอใหมคมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกสของสานกวทยบรการและเทคโนโลย สารสนเทศ 2.3 เพอเปนมาตรฐานและใชยดถอในการปฏบตเปนไปในแนวทางเดยวกน 2.4 เพอนาระบบสารสนเทศมาใชในการสนบสนนการทางานใหมประสทธภาพ 2.5 เพอพฒนาระบบสารสนเทศในการสนบสนนการปฏบตงานของส านกงานผอ านวยการ

3. ผใชความร

3.1 คมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกสของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

ผอานวยการ รองผอานวยการ และหวหนากลมงาน สานกวทยบรการและเทคโนโลย สารสนเทศ 3.2 คมอการจดแฟมเอกสารของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ บคลากรสานกงานผอานวยการ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

4. กระบวนการหรอขนตอนการจดการความร 4.1 การบงชความร

ทปรกษาโครงการและคณะกรรมการ ประชมเพอศกษาและวเคราะหปญหาของงานปจจบน ในการหาแนวทางการบรหารจดการเอกสารทมประสทธภาพ มรายละเอยดดงน

1) วเคราะหปญหาจากระบบเดม ปญหาจากวธการทางาน ปญหาจากขนตอนการ

สงงาน ขอมลและเอกสาร และปญหาจากการเวยนและการจดเกบเอกสาร

2) กาหนดแผนการดาเนนงานและวธการจดการความร

4.2 การสรางและแสวงหาความร

1) ศกษาหาขอมลเบองตน โดยการศกษาจากแนวปฏบตทด ผานทางเวบไซตสอสงพมพอนๆ

2) ศกษาจากผมประสบการณ โดยการปรกษาผร/ผเชยวชาญและมความชานาญ

3) วเคราะหแหลงความร เพอหาองคความร โดยการระดมสมองภายในเพอ Sharing หา

ความร ทแฝงอยในตวบคคล ทเกดจากการปฏบตงานจนเชยวชาญและชานาญ (Tacit Khowledge)

4) ระดมสมองภายในเพอ Sharing หาความรประเภท Tacit Khowledge

4.3 การประมวลและกลนกรองความร

4.3.1 ขนท 1 จากการศกษาและวเคราะหงานในปจจบน ในการหาแนวทางการบรหาร

จดการเอกสารใหมประสทธภาพ ดาเนนการศกษาและวเคราะหประเดนปญหา มรายละเอยดดงน

1) วเคราะหงานทปฏบต

ทาไมสงนจงเปนปญหา ใหทบทวนขนตอน กระบวนการซา ๆ วา ทาไมสงนจง

เปนปญหา สาเหตทแทจรงของปญหาอะไร จดรายการสมมตฐานทไดทงหมดแลวคอย ๆ ตดออกทละขอ ให

เหลอแตขอทเรามนใจ เพอทเราจะไดมงคดหาวธแกไขปญหาทเหมาะสมไดอยางรวดเรวและแมนยา

4.3.2 ขนท 2 วเคราะหปญหาของงานปจจบน ในการหาแนวทางการบรหารจดการเอกสาร

ใหมประสทธภาพ ดาเนนการศกษาและวเคราะหประเดนปญหา มรายละเอยดดงน

1) วเคราะหปญหาจากระบบเดม

1.1 ปญหาจากวธการทางาน

1.2 ปญหาจากขนตอนการสงงาน ขอมลและเอกสาร การเวยนหนงสอ

1.3 ปญหาจากการจดเกบเอกสาร

จากการวเคราะหหาสาเหตของปญหา โดยใชกระบวนการพดคยแลกเปลยนเรยนรระหวาง

กลมงาน และผปฏบตงาน หรอหลกฐานตางๆ เพอใหไดขอสรปของปญหานน โดยขนท 2 นพบวาปญหาจาก

การจดเกบเอกสารของสานกงานผอานวยการ สงผลกระทบตอผปฏบตงาน บคลากรทเกยวของ และสานกฯ

ในเรองของงานประกนคณภาพการศกษาอกดวย จงพบวาเปนปญหาหลกทจะตองเรงดาเนนการแกไขปญหา

4.3.3 ขนท 3 วเคราะหแนวทางการแกไขปญหา

หลงจากททราบ ปญหา สาเหตของปญหา ผทไดรบผลกระทบ และแนวทางการแกไข

ปญหาแลวนน แนวทางการแกไขปญหาของการจดเกบเอกสารของสานกงานผอานวยการ คอ การจดทาคมอ

การปฏบตงานทาใหไดงานทมคณภาพตามทกาหนด ผปฏบตงานไมเกดความสบสน แตละหนวยงานรงานซง

กนและกน บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรว

เมอมการโยกยายตาแหนงงาน ลดขนตอนการทางานทซบซอน ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ

ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน ฯลฯ

4.3.4 ขนท 4 ดาเนนการตามแผนงาน

โดยการรวบรวมความรทไดจากการพดคย/แลกเปลยนความคด (Idea) การเสนอ Idea

และมการประชมสรปผลระหวางสมาชกในกลม พรอมทงดาเนนการจดทากจกรรมควบคไปกบการจดทาคมอ

การปฏบตงาน

2) การดาเนนการจดทากจกรรม

2.1) การจดทาคมอการจดแฟมของสานกวทยบรการฯ

2.2) การจดทาคมอการเวยนหนงสออเลกทรอนกสของสานกวทยบรการฯ

4.3.5 ขนท 5 การทดลองใชคมอการปฏบตงาน การประเมนผลการใชงาน และ

พฒนาคมอใหเปนปจจบน

ทดสอบหรอทดลองใชปฏบต โดยใหเจาหนาทภายในสานกงานผอานวยการ

และผทเกยวของ รวมไปถงนกศกษาฝกประสบการณวชาชพ อานและทดลองปฏบตตามคมอ พรอมให

ขอเสนอแนะวาขนตอนใดทเขาใจยากหรอไมเขาใจ ไมชดเจน ควรเพมเตมอะไร ทางไหน หรอตรงไหน

สบสน วกวนเกนไป หรอซาซอน เปนตน แลวนาผลมาปรบปรงพฒนาอกครง รายละเอยด ดงน

1) การทดลองใชคมอการปฏบตงาน โดยผทดลองใชคมอและประเมนผล ไดแก

-เจาหนาทสานกงานผอานวยการ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

-นกศกษาฝกประสบการณวชาชพ มหาวทยาลยราชภฏอบลราชธาน ป 2559

-นกศกษาฝกประสบการณวชาชพ มหาวทยาลยราชภฏอบลราชธาน ป 2560

2) การประเมนผลการใชงาน 2.1) การประเมนคมอการจดแฟมเอกสารของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ -ดานประโยชนของคมอ คาเฉลยความพงพอใจ 3.52 ระดบความพงพอใจ ระดบด -ดานความรความเขาใจและการนาความรไปใช คาเฉลยความพงพอใจ 5.54 ระดบความ พงพอใจ ระดบด -ดานเนอหา และรปแบบของคมอ คาเฉลยความพงพอใจ 3.6 ระดบความพงพอใจ ระดบด

2.2) การประเมนคมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกส ดานประโยชนของคมอ คาเฉลยความพงพอใจ 4.52 ระดบความพงพอใจ ระดบดมาก ดานความรความเขาใจและการนาความรไปใช คาเฉลยความพงพอใจ 4.28 ระดบความพงพอใจ ระดบด ดานเนอหา และรปแบบของคมอ คาเฉลยความพงพอใจ 4.05 ระดบความพงพอใจ ระดบด

3) การพฒนาคมอ

3.1) คมอการจดเกบแฟมเอกสารของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

-จดทาและทดลองใชครงแรกเดอน กรกฎาคม 2559 และเพงผานการประเมนผลคมอ

3.2) คมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกส

-จดทาและทดลองใชคมอครงแรกเดอน มถนายน 2559 หลงเการประเมนผลคมอ สานกงาน

ผอานวยการดาเนนการปรบปรงตามคาแนะนาจากผประเมน เพอใหคมอมความสมบรณทสด ออกมาเปนฉบบ

ปรบปรง ป 2560

4.4 การเขาถงความร

1) จดทาคมอการจดแฟมสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

2) จดคมอไวทสวนกลางเขาถงไดสะดวก

3) จดคมอไวท Web site ของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

5. องคความรหรอผลลพธทได 5.1 ไดคมอการปฏบตงาน จานวน 2 เลม 5.2 ไดทราบเทคนคในการเขยนคมอการปฏบตงานทดจะตองมรายละเอยด ดงน 5.2.1 ปญหาอปสรรคในการปฏบตงาน 5.2.2 แนวทางแกไขในการปฏบตงาน 5.2.3 ขอเสนอแนะ

6. ปจจยสความส าเรจ (เทคนค วธการ เคลดลบ) 6.1 ไดรบการสนบสนนจากผบรหารและบคลากรทกระดบใหมความรความเขาใจ ตระหนกถง ความสาคญของการจดการความร และองคกรแหงการเรยนร 6.2 มเปาหมายและแผนการจดการความรทชดเจน 6.3 มการนาเทคโนโลยมาใชเปนเครองมอในการจดการความร 6.4 มการพฒนาการจดการความรอยางสมาเสมอและตอเนอง 6.5 มแรงจงใจ ดวยการยกยองชมเชย

7. การน าไปใชประโยชน 7.1 ไดแนวปฏบตทดในการปฏบตงาน เปนแนวทางในการจดทาคมอปฏบตงานทเปนมาตรฐาน สามารถนาองคความรทไดรบไปปรบใชกบงานของตนเอง 7.2 ไดพฒนางานและปรบปรงกระบวนการดาเนนงานและบรการใหมๆ

8. วธหรอเครองมอทใชในการประเมนผลการน าความรไปใช 8.1 การนาคมอทไดไปทดลองใช 8.2 แบบสอบถามความคดเหนของผใชคมอ

9. แหลงอางองหรอบคคลอางอง/บคคลทอางอง 9.1 แหลงอางอง สานกงาน ก.พ.ร. และสถาบนเพมผลผลตแหงชาต. (2548). การจดการความรจากทฤษฎสการปฏบต. กรงเทพฯ: สานกงาน ก.พ.ร. และสถาบนเพมผลผลตแหงชาต. แผนการจดการความรมหาวทยาลยราชภฏนครราชสมา ป พ.ศ.2557 – 2559 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแกไขเพมเตมโดยระเบยบ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 9.2 บคคลอางอง 1) คณะกรรมการจดการความร สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารานเทศ 2) บคลากรสานกงานผอานวยการ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ

10.ภาพรวมของบทความ

คมอการปฏบตงาน หรอคมอการใชงาน เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตน และสนสดของกระบวนการ ทระบถง ขนตอนและรายละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน มกจดทาขน สาหรบลกษณะงานทซบซอน มหลายขนตอนและเกยวของกบคนหลายคน และสามารถปรบปรงเปลยนแปลง ไดเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน การจดทาคมอการปฏบตงานทาใหไดงานทมคณภาพตามทกาหนด ผปฏบตงานไมเกดความสบสน แตละหนวยงานรงานซงกนและกน บคลากรหรอเจาหนาทสามารถทางานแทนกนได สามารถเรมปฏบตงานไดอยางถกตองและรวดเรวเมอมการโยกยายตาแหนงงาน ลดขนตอนการทางานทซบซอน ลดขอผดพลาดจากการทางานทไมเปนระบบ ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรบปรงงาน ฯลฯ จากเหตผลขางตน สานกงานผอานวยการ สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ จงจดทาโครงการ “การบรหารจดการเอกสารอยางมประสทธภาพ” แบงเปน 2 กจกรรม ดงน คอ (1) คมอระบบการเวยนหนงสออเลกทรอนกสของสานกวทยบรการและเทคโนโลย (2) คมอการจดแฟมเอกสารของสานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ เพอใหผใชงานมความร ความเขาใจเกยวกบขนตอน วธการทางานและสามารถนาไปใชเปนแนวทางในการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพ ภายใตแนวคด (concept) คนทางาน "รงาน” ผบงคบบญชา “ไดงานมาตรฐานเดยวกน องคกร " มประสทธภาพ” ผรบบรการ "พงพอใจ”

11.ประวตผเขยน

ชอ-นามสกล : นางสภาวด ประเสรฐสข สถานททางาน : สานกวทยบรการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยราชภฏนครราชสมา ประวตการศกษา : ศศ.บ.บรหารธรกจ (การจดการทวไป) อเมล : suphawadeelow@gmail.com หมายเลขโทรศพท : 044-009009 ตอ 1609, 1616