Post on 12-Feb-2022
65
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Sesuai dengan metodologi dan sistematika 10 steps KM road map, dalam bab ini akan dilakukan pengolahan data beserta analisis data yang telah dikumpulkan dalam membuat rancangan mula Knowledge Management System (KMS) di SMKN 1 Kotabaru. Data seluruhnya diambil dari unsur-unsur yang terlibat dalam kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru.
4.1 Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi
Tujuan mengidentifikasi “peta infrastruktur teknologi informasi” ini adalah agar dapat memahami peran dari infrastruktur yang ada, untuk kemudian menganalisis dan memanfaatkan infrastruktur tersebut dalam pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru. Saat ini SMKN 1 Kotabaru telah memiliki suatu Local Area Network (LAN) yang menghubungkan antar PC di Laboratorium Komputer. LAN ini telah dimanfaatkan untuk Intranet dan Internet. Skema atau struktur jaringan komputer seperti terlihat pada Gambar 3.2 menggambarkan topologi jaringan komputer atau keterhubungan antar komputer yang termasuk dalam jaringan sekolah pada kondisi saat ini. Juga dipetakan letak atau lokasi tiap komputer yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru (peta berdasarkan lokasi ini dapat dilihat di LAMPIRAN A) untuk melihat apakah komputer yang ada sudah termasuk ke dalam jaringan SMKN 1 Kotabaru atau belum. Dari kedua peta jaringan tersebut, terlihat bahwa belum semua komputer berada dalam jaringan dan bahkan tidak semua guru/instruktur mendapatkan akses komputer, terutama perpustakaan dan ruang guru, hal ini dikarenakan komputer lebih dipusatkan di ruang self access center dan laboratorium. Dengan kata lain sistem intranet SMKN 1 Kotabaru masih belum terdistribusi dan terintegrasi, sehingga ada beberapa bagian yang belum dapat mendapatkan akses data dan informasi secara mudah dan cepat. Keberadaan jaringan ini seharusnya dapat meningkatkan kenyamanan dan efisiensi dari penggunaan resource. Resource yang dimaksud disini dapat berupa hardware (CPU, printer, memory), program aplikasi (e-mail, www),
66
bahkan data, informasi dan knowledge, untuk itu sebaiknya semua komputer yang berada dalam jaringan sekolah (terintegrasi) dan perlu dipertimbangkan akses komputer kepada pengguna yang memang membutuhkan di dalam menjalankan tugasnya, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. SMKN 1 Kotabaru telah memiliki intranet yang berbasiskan web, kemudian infrastruktur KMS yang akan dikembangkan nantinya dapat menggunakan jaringan yang sudah ada, namun fungsinya harus lebih dimanfaatkan dan ditingkatkan. Perangkat keras yang telah digunakan oleh SMKN 1 Kotabaru telah mencukupi untuk pengembangan KMS. Demikian pula halnya dengan perangkat lunak, beberapa perangkat lunak yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru dapat menjadi komponen KMS yang akan dikembangkan, untuk itu perlu pemanfaatan secara optimal dan penambahan sistem sesuai dengan kebutuhan organisasi, yaitu sebagai berikut.
• Sistem intranet yang terintegrasi dengan KMS.
• Penambahan sistem untuk pengelolaan dokumen.
• Penambahan sistem untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, seperti
pemberdayaan berbagai fungsi pada Microsoft Exchange/Microsoft
Netmeeting.
• Pembuatan penyimpanan data, informasi dan knowledge serta dilengkapi
dengan nama experts dan lokasinya bekerja pada sistem basis data.
Tabel 4.1 Infrastruktur teknologi informasi.
No Nama Infrastruktur TI Keterangan 1 Local area network 100 Mbps 2 Intranet Terbatas 3 Internet Terbatas 4 Widows XP 5 Microsoft Office XP 6 1 PC Server 7 49 PC desktop Masih kurang 6 PC 8 1 Modem Robotic 9 1 Scanner Epson 10 3 Saluran Telepon 11 2 Switch (16 & 8 port) Kurang 4 switch 24 port 12 Router Belum ada 13 Access Point Belum ada
67
Dalam Tabel 4.1 ditunjukan perangkat keras dan lunak yang diperlukan LAN SMKN
1 Kotabaru. Saat ini di SMKN 1 Kotabaru telah dibuka satu kelas bidang keahlian
Multimedia. Hal ini jelas merupakan keuntungan tersendiri untuk pengembangan
KMS yang akan dibuat, karena akan tersedia calon-calon SDM di bidang teknologi
informasi.
4.2 Meluruskan KM dan Strategi Bisnis
KMS yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi organisasi agar benar-
benar sesuai dengan kemampuan inti dari apa yang diperlukan oleh organisasi. Untuk
lebih mudah dalam memahaminya dapat dilihat pada kerangka berpikir yang
diadaptasi dari model Michael Zack[11] pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Penyelarasan KMS dengan strategi organisasi.
Analisis eksternal Organisasi
Peluang dan Ancaman
Faktor Kunci Sukses
Analisis Internal Organisasi
Kekuatan dan Kelemahan
Strategi Organisasi
Apa yang dapat dilakukan organisasi
Apa yang harus dilakukan organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjangan strategi
Kesenjangan knowledge
Apa yang sudah diketahui organisasi
Penyusunan Strategi Organisasi
Analisis Knowledge Gap
68
Penyelarasan dimulai dengan melakukan analisis SWOT (lihat Tabel 4.2) pada
SMKN 1 Kotabaru dan faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan organisasi,
sehingga dapat ditentukan sasaran dan strategi organisasi untuk mencapai sasaran
tersebut. Faktor kunci sukses SMKN 1 Kotabaru adalah sebagai berikut.
• Kurikulum sudah divalidasi.
• Adanya Asosiasi Profesi pada Dunia Usaha/Dunia Industri (DU/DI) yang
relevan.
• Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI/ISO
dengan menggunakan TOEIC.
• Adanya motivasi dan inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka
mengatasi ketidak sesuaian DU/DI dengan kebutuhan SMK.
• Koordinasi antar anggota SMK.
Tabel 4.2 Analisis Lingkungan Strategik.
Lingkungan Strategik Internal
No Komponen Strenght Weakness
1 KBM • Adanya Kurikulum
2004 dan SKNI semua bidang keahlian
• Adanya jadwal pembelajaran
• Internet • Relasi dengan luar
• Belum semua guru memahami jabaran kurikulum dan SKNI
• Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya
Lingkungan Strategik Eksternal No Komponen Opportunity Threats
KBM • Adanya Du/Di sejenis
dengan program sekolah • Adanya Perguruan
Tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen
• Banyak lemdiklat yang sejenis
• Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
69
Tabel 4.3 Strategi analisis.
Kom-ponen
A L Internal AL Eksternal
1
2
S Adanya kurikulum 2004 dan SKNI semua bidang keahian yang sudah divalidasi Adanya jadwal pembelajaran yang fleksibel
1
2
W Belum semua guru memahami jabaran kurikulum 2004 dan SKNI Adanya guru yang mengajar tidak sesuai dengan jam pelajarannya
KBM
SO WO
1.
2.
3.
Adanya Du/Di yang sejenis dengan program Sekolah Adanya perguruan tinggi, Du/Di asosiasi yang terkait dengan kelompok bisnis dan manajemen Internet
1
2
Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du/Di Menyusun program pembelajaran secara bersama antara SMK Du/Di dan asosiasi propesi
1
2
Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi
1.
2.
Banyaknya lemdiklat yang sejenis Banyak Du/Di yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK
1.
2.
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk melaksanakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di
1
2.
Memberikan mo-tivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan meli-batkan lemdiklat yang sejenis Memberikan mo-tivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuai Du/Di dengan kebutuhan SMK
70
Tabel 4.4 Faktor Penentu Keberhasilan. KOMPO-
NEN STRATEGI V I S I M I S I FAKTOR
PENENTU KEBERHASILAN
KBM
SO Menjadikan lemdiklat yang dapat menghasilkan tenaga kerja tingkat menengah yang propesional mampu bersaing dipasar kerja baik Nasional maupun Internasional.
Mengembangkan dan menerapkan sistem diklat agar tamatan menjadi tenaga kerja terampil/professional tingkat menengah
1.
Kurikulum sudah divalidasi 1.
2.
Melaksanakan validasi kurikulum dengan Du / Di Menyusun Program pembelajaran secara bersama antara SMK, Du/Di dan asosiasi profesi
WO 2.
Adanya perangkat kegiatan belajar mengajar sesuai dengan SKNI / ISO (CBT) dengan menggunakan TOEIC
1.
2.
Mensosialisasikan kurikulum 2004 dan SKNI dengan Du/Di yang sejenis Menyusun jadwal kegiatan belajar mengajar bersama antara SMK dan Du/Di, perguruan tinggi, asosiasi
ST 3. Adanya asosiasi profesi dalam Du/Di yang relevan
1.
2.
Mengadakan kerja sama dengan lemdiklat sejenis untuk mengadakan kurikulum 2004 dengan SKNI Membuat program jadwal pembelajaran secara bersama dengan Du/Di
WT 4. Adanya motivasi dan inovasi meng-ajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK
1.
2.
Memberikan motivasi pemahaman kepada seluruh guru tentang jabaran kurikulum 2004 dan SKNI dengan melibatkan lemdiklat yang sejenis Memberikan motivasi inovasi mengajar terhadap guru dalam rangka mengatasi ketidak sesuaian Du/Di dengan kebutuhan SMK
Tabel 4.5 Tujuan, Sasaran dan Kebijakan.
TUJUAN SASARAN KEBIJAKAN
KBM Mengembangkan kegiatan belajar me-ngajar SMK menuju ke standar Nasional dan Internasional
Kegiatan belajar mengajar
menggunakan SKN / SKNI
• Mewujudkan pembelajaran sesuai standar Nasional / Internasional dengan sistem CBT
• Mewujudkan pembelajaran dengan pengantar bahasa Inggris
71
Hasil dari analisis SWOT yang telah dilakukan, maka terdapat sejumlah tantangan
nyata yang harus dihadapi sekolah sebagai berikut.
Banyaknya lemdiklat yang sejenis.
Asosiasi profesi makin kritis terhadap SMK.
Banyaknya tenaga guru yang profesional.
Banyaknya prasyarat dari dunia usaha dan industri.
Banyaknya SMK sejenis yang mempunyai program pengembangan profesi
secara konsisten.
Banyak dunia usaha dan industri yang belum sesuai dengan kebutuhan SMK.
Masyarakat makin kritis terhadap dunia pendidikan,
Berlakunya era pasar bebas (globalisasi).
Jumlah SMU lebih banyak dari SMK.
Perubahan pola pikir siswa akibat reformasi/gesekan nilai.
Derasnya arus informasi tentang perkembangan IPTEK.
Banyaknya lemdiklat yang mempunyai fasilitas yang lengkap.
Adanya peraturan dan perundang-undangan yang mengikat.
Belum semua bidang keahlian punya asosiasi profesi.
Banyaknya perguruan tinggi dan swasta yang sesuai dengan SMK.
Dengan mempertimbangkan hasil-hasil analisis SWOT yang telah dilakukan,
maka strategi SMKN 1 Kotabaru untuk mencapai sasarannya adalah sebagai
berikut.
• Memanfaatkan secara maksimum seluruh sumber daya dan network yang
dimiliki, baik di dalam maupun di luar sekolah, nasional, dan global untuk
pengembangan SDM sekolah.
• Memiliki sistem informasi strategik sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi, untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.
• Menggunakan proses perencanaan terbaik dan aplikatif dalam mengantisipasi
perubahan.
72
Strategi tersebut harus diterjemahkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh
sekolah.
4.3 Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi
Untuk meningkatkan knowledge SDM yang dimiliki SMKN 1 Kotabaru, maka
teknologi informasi memegang peran yang sangat strategis sebagai pendukung atau
fasilitator dalam menerapkan proses KM. Perencanaan LAN yang terintegrasi
dengan KMS dapat dilihat pada Gambar 4.2. Kekurangan infrastruktur harus
terpenuhi agar tidak menghambat proses.
Dengan menggunakan teknologi berbasiskan web, enterprise knowledge portal
merupakan suatu pendekatan baru dalam menyediakan akses ke berbagai informasi
dan kemampuan untuk menemukan, menciptakan, memperoleh dan menyebarkan
knowledge yang penting bagi organisasi, menjadikannya memiliki kontribusi yang
sangat penting dalam mengimplementasikan strategi KM.
Beberapa keuntungan Enterprise Knowledge Portal (EKP) meliputi hal-hal berikut.
• Gambaran yang konsisten mengenai organisasi.
• Kemampuan mengelola dan mencari informasi.
• Akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi.
• Hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan.
• Hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang.
• Identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat
dipersonalisasi.
Setelah mendapatkan kebutuhan pengguna terhadap KMS yang akan dikembangkan
di SMKN 1 Kotabaru, selanjutnya ditentukan teknologi informasi apa yang dapat
memenuhi kebutuhan pengguna tersebut agar proses KM dapat berfungsi secara
efektif. Berikut adalah kebutuhan pengguna jika KMS akan dikembangkan di SMKN
1 Kotabaru, yang dibagi menjadi enam kategori, yaitu sebagai berikut.
73
Server
Laboratorium Bahasa dengan 1 client
Internet
Router
Switch16 port
Laboratorium dengan 20 client
Perpustakaan dengan 3 client
Ruang Guru dan Kepsek dengan 10 client
Self Access Centerdengan 3 client
Switch24 port
KantinAccess Point
Switch24 port
Switch 8 port
Laboratorium dengan 20 client
Switch24 port
Switch24 port
Laptop
Gambar 4.2 Rencana LAN yang terintegrasi dengan KMS.
1. Proses kerja yang terorganisir.
• Meningkatkan efektivitas guru.
• Mengambil keputusan yang lebih baik dengan cepat.
• Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi.
• Memperbaiki waktu siklus pekerjaan.
• Menerapkan aktivitas KM.
• Meningkatkan penggunaan kembali informasi.
74
2. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi.
• Meningkatkan komunikasi antara guru.
• Meningkatkan kepedulian terhadap peran dan tanggung jawab.
• Meningkatkan keselarasan dengan tujuan sekolah.
• Meningkatkan keahlian guru sesuai dengan tututan keadaan.
• Meningkatkan efisiensi kerja melalui penggunaan kembali informasi.
3. Fokus ke depan.
• Meningkatkan perbaikan pada proses kerja.
• Memperbaiki proses persiapan, pelaksanaan dan analisis mengajar.
• Meningkatkan strategi mengajar dan peluang pembelajaran interaktif.
4. Mendukung sasaran sekolah.
• Meningkatkan keselarasan individu dengan strategi organisasi.
• Menerapkan pembelajaran.
• Menggerakkan terciptanya nilai organisasi.
5. Meningkatkan inovasi.
• Memperkaya pengalaman kerja guru melalui On Job Training di Industri.
• Meningkatkan peluang pengembangan karir.
• Meningkatkan kemandirian guru.
• Meningkatkan integrasi dengan stakeholders.
6. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
• Meningkatkan strategi organisasi berbasis web.
• Meningkatkan pengelolaan data dan informasi (content management).
• Meningkatkan fungsi pencarian (search) knowledge organisasi.
• Meningkatkan kemudahan penggunaan knowledge.
• Meningkatkan proses kerja lintas program studi.
Dengan menggunakan konsep Enterprise Knowledge Portal, maka teknologi informasi dan fitur-fitur yang terdapat di dalamnya, yang dapat diaplikasikan di SMKN 1 Kotabaru sebagai penunjang untuk memfasilitasi kebutuhan pengguna tersebut adalah seperti Tabel 4.6 berikut.
75
Tabel 4.6 Fitur-fitur dalam EKP untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
No. Fungsi Knowledge Portal Fitur-Fitur 1
Enterprise Portal
Presentation Knowledge Organization System Search, Plug and Play Functions, Access and Integration, Profiling and Personalization
2
Business Intelligence
Decision Support Performance, Based Metrics Process Management, Balaced Scorecard, Data Mining Information Mining Information Management
3
Collaboration and Communities
Electronic Messaging Management, Discussion Groups Team-Based Collaboration, Real-Time Collaboration Communities, Information Retrieval
4
Content Management
Structured Content, Unstructured Content Data Integration Services, Document Management, Web Content Management
5
Learning
Electronic Performace Support System (EPSS) Learning Management Systems Interactivity
Pemetaan hubungan antara kebutuhan pengguna dengan fitur-fitur teknologi knowledge portal harus dilakukan. Semua fitur-fitur tersebut adalah kesatuan yang membentuk Enterprise Knowledge Portal dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain dalam implementasinya. Walaupun demikian, beberapa fitur lebih berperan dibandingkan fitur lain untuk memenuhi kebutuhan pengguna tertentu.
Digunakan skala Likert 1 sampai 5 untuk menyatakan seberapa penting tiap-tiap fitur
knowledge portal dalam memenuhi kebutuhan pengguna, dengan penjelasan sebagai
berikut[2] :
• bila pencapaian nilai skalanya berada < 3, maka fitur tersebut belum
akan diprioritaskan,
• bila pencapaian nilai skala berada ≥ 3, maka fitur tersebut
diprioritaskan untuk dibuat.
Dasar yang digunakan dalam memetakan kebutuhan pengguna tersebut adalah dengan mengacu pada definisi dan fungsi tiap fitur-fitur knowledge portal dan hasil diskusi dengan pengguna di dalam SMKN 1 Kotabaru, dimana sistem akan dikembangkan. Definisi dan fungsi fitur-fitur yang terdapat dalam lima fungsi utama Enterprise Knowledge Portal, yaitu sebagai berikut.
76
1. Enterprise portal; memiliki fitur-fitur sebagai berikut.
• Presentation.
Suatu graphical user interface untuk menyampaikan, memperoleh dan
membagi informasi tanpa memperhatikan aplikasi yang digunakan.
• Knowledge organization system.
Pengkategorian informasi sehingga informasi tersebut sampai ke pengguna
yang membutuhkannya. Contoh aplikasi adalah Autonomy dan Sonio.
Tabel 4.7 Fungsi fitur-fitur Enterprise portal.
Enterprise Portal FungsiPresentation
Caching, Cascading Portals, Federated Portals, Abstraction Layers.
Knowledge Organization System
Term Lists, Relationship Lists, Taxonomies, Semantic Representations, Ontologies, Federated Search.
Search Federated SearchPlug and Play Functions
Process and Action, Intelligent Agents, Component Libraries.
Access and Integration
Multiple-Repository Support, Application Integration, Application Hosting Services, Process Integration, Web Services, Peer To Peer, Multi-Language Support.
Profiling and Personalization
Metadata Dictionary, Roles, Subscription, Context Personalization.
• Search.
Memenuhi kebutuhan pengguna dengan memberikan informasi yang
diinginkan. Contoh aplikasi sebagai berikut : Ms SharePoint Portal Server,
Autonomy, mamboCMS.
• Plug and play functions.
Sekumpulan fungsi-fungsi khusus yang dapat menyediakan layanan seperti
workflow, agen intelligent, dan pemberitahuan/peringatan. Contoh aplikasi
adalah sebagai berikut : Ms Office dan Ms Outlook
77
• Access and integration.
Suatu perencanaan, metoda dan alat bantu untuk menggabungkan dan
mengkoordinasikan aplikasi-aplikasi yang ada di dalam perusahaan. Contoh
aplikasi sebagai berikut : Mercator Integration Broker, Groove Networks
• Profiling and personalization.
Akses ke isi/subyek yang spesifik pada tanggungjawab pengguna. Contoh
aplikasi sebagai berikut : BroadVision Command Center, Personify
Essentials
2. Bussiness intelligence, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.
• Decision support.
Aplikasi untuk menganalisis data perusahaan sehingga pengguna dapat
mengambil keputusan perusahaan yang lebih baik. Contoh aplikasi: Crystal
Decisions, Cognos, Business Objects
• Performance based metrics.
Sebuah teknik menganalisis untuk menerjemahkan strategi organisasi ke
dalam tujuan/sasaran yang dapat diukur untuk memonitor kinerja organisasi.
Contoh aplikasi adalah Cognos dan CorVu EBPM.
• Process management.
Aplikasi terstruktur yang digunakan untuk menerjemahkan sekumpulan
tujuan/sasaran ke dalam visi, strategi, kegiatan/program, dan ukuran. Contoh
aplikasi adalah QPR ProcessGuide.
• Balanced scorecard.
Menganalisis kinerja organisasi dari empat perspektif, keuangan, kepuasan
konsumen, produksi dan inovasi, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Contoh
aplikasinya adalah QPR Scorecard, CorVu Rapid Scorecard.
• Data mining. Aplikasi yang dapat mengelompokkan data untuk mengidentifikasi pola dan
membuat keterkaitan hubungan. Contoh aplikasinya adalah SAS dan
Vignette.
78
• Information mining.
Integrasi antara informasi yang dikumpulkan melalui teknik pengumpulan
data secara tradisional dengan informasi yang dikumpulkan melalui internet
dan organisasi. Contoh aplikasi SAS dan Vignette.
Tabel 4.8 Fungsi fitur-fitur Business intelligence.
Business Intelligence FungsiDecision Support
Executive Information System, Object-Oriented Database Management System, Relational Database Management System, Online Analytical Processing, Multi-Dimensional Analysis, Query Tools.
Performance-Based Metrics
Business Model, Business Structures, Quality Control, Forecasting, Change Management, trategic Planning.
Process Management
Business Process Reengineering, Project Management.
Balanced Scorecard Key Performance IndicatorsData Mining
Data Collection, Profiling, Data Management, Data Pattern Discovery, Market Analysis, Direct Marketing, Data Warehouse Architecture.
Information Mining
Indexing System, Full-Text Databases, Text Mining Systems.
Information Management Information Standards, Libraries and Archives.
• Information management.
Aplikasi untuk menyusun daftar dan petunjuk tempat penyimpanan
data/informasi untuk mengelola dan menyampaikan isi. Contoh aplikasi:
Vignette.
3. Collaboration and communities, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.
• Electronic messaging management.
Penciptaan, penyimpanan, penukaran dan pengelolaan dari teks, gambar,
suara, fax, e-mail, dan halaman (paging) melalui sebuah jaringan komunikasi.
Contoh aplikasi adalah Ms Outlook, Ms Share dan Point Portal Server.
• Discussion groups.
Sebuah forum dimana sekumpulan pengguna yang termasuk dalam suatu
jaringan saling memberikan dan menunggu respon atas masalah, pertanyaan,
79
umpan balik, dan saran-saran. Contoh aplikasi: eRoom Digital Workplace,
Lotus Quick Place.
• Team-based collaboration.
Aplikasi yang memungkinkan orang-orang bekerja bersama secara kolektif
walaupun lokasi mereka berbeda satu sama lain. Contoh aplikasinya adalah
Lotus Quick Place, Groove Networks .
• Real-time collaboration.
Kemampuan untuk menempatkan dan mengorganisir hubungan antara isi,
orang, topik, dan proses kerja. Contoh aplikasinya adalah Lotus Quick Place,
Lotus Sametime.
• Communities.
Sekumpulan orang-orang yang tergabung dalam suatu jaringan saling
membagi minat dan ide melalui dokumen yang dikirim dan real-time chat.
Contoh aplikasinya adalah Lotus Sametime, eRoom Digital Workplace, Ms
SharePoint Portal Server.
Tabel 4.9 Fungsi fitur-fitur Collaboration and communities.
Collaboration and Communities FungsiElectronic Messaging Management
e-Mail, Extranets, Intranets, Wireless Communication Systems.
Discussion Groups List Servers, NewsgroupsTeam-Based Collaboration
Process and Action, Calendering and Scheduling, Task Management.
Real-Time Collaboration
Video Conferencing, Internet Chat, Insant Messaging.
Communities Virtual Communities, Business-to-Business. Information Retrieval
Natural Language Processing, Push Technology, Text Processing, WAIS.
• Information retrieval.
Sebuah direktori informasi mengenai dimana tempat untuk menemukan dan
mengakses kumpulan data, file, dan lainnya; beberapa katalog berisi metadata
mengenai dimana letak entity, bagaimana mengaksesnya dan rincian lainnya.
Contoh aplikasinya adalah Autonomy, Semio.
80
4. Content management, memiliki fitur-fitur sebagai berikut.
• Structured content.
Sebuah kumpulan data yang telah diatur dalam kumpulan tabel-tabel dimana
data dapat diakses tanpa harus mengatur ulang tabel database melalui query.
Contoh aplikasi: Ms Access, My SQL, Ms analysis Server, IBM DB2,
Oracle, mamboCMS .
• Unstructured content.
Kumpulan informasi dari seluruh internet dan organisasi yang tidak diatur
sebagai suatu sistem database dan meliputi juga dokumen individu serta
informasi yang disimpan dalam aplikasi-aplikasi. Contoh aplikasinya adalah
Ms Office, Ms Outlook, Ms Sharepoint Portal Server, Ms Web Content
Management, Adobe Acrobat, mamboCMS.
• Data integration services.
Aplikasi programming yang digunakan untuk memindahkan, mengisi,
menyaring, memperluas, dan mentransformasikan data dari satu aplikasi ke
aplikasi lain. Contoh aplikasinya adalah mamboCMS dan Aura.
Tabel 4.10 Fungsi fitur-fitur Content management.
Content Management Fungsi Structured Content
Application Databases, Operational Data Store, Data Warehouses, Data Marts.
Data Integration Services Extract, Purify, Transform, Extend, Move, Load. Unstructured Content
Content Management Application, Content Delivery Application.
Document Management RepositoriesWeb Content Management
Caching, Search, Integration, Analysis, Publishing, Syndication, Transformation, Profiling and Personalization.
• Document management dan web content management.
Aplikasi yang mampu memelihara penciptaan, modifikasi, dan pemindahan
informasi menggunakan penerbitan (publishing), pengelolaan format,
kontrol revisi/perbaikan, petunjuk (indexing), mencari, dan mengambil
81
(retrieval). Contoh aplikasinya adalah Ms Web Content Management,
Hummingbird Document Management, mamboCMS.
5. Learning; memiliki fitur-fitur sebagai berikut.
• Electronic performance support systems.
Aplikasi yang menyediakan kemampuan untuk belajar melalui definisi
menggunakan informasi petunjuk, saran para ahli, alat pengukur kinerja
kegiatan, online job aids, dan aplikasi help. Contoh aplikasi WBT Systems
Top Class.
• Learning management systems.
Aplikasi yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, dan
mengajarkan suatu proses tertentu menggunakan teknologi untuk
menyampaikan isi, memonitor partisipasi peserta, forum diskusi, dan
mengakses kinerja peserta.
• Interactivity.
Teknologi yang digunakan untuk menyediakan informasi dan merespon ke
pengguna saat melakukan pekerjaan; contoh seorang pengguna webblog
dapat mengisi dan memesan serta meng-update berita. Contoh aplikasi Otang
Wearable Computers.
Tabel 4.11 Fungsi fitur-fitur Learning.
Learning FungsiElectronic Performance Support Systems
Reference Information, Expert Advice, Online Job Aids, Application Help, Online Analytical Processing, Integration Tracking and Reporting.
Learning Management Systems
Web-Based Education Systems, Computer-Based Training.
Interactivity Wearable Computers
Hasil pemenuhan kebutuhan pengguna oleh knowledge portal dapat dilihat pada
Tabel 4.12. Dari hasil pemetaan tersebut, dapat dilihat fitur mana dari sebuah EKP
yang penting dikembangkan di organisasi SMKN 1 Kotabaru dalam upaya
memenuhi kebutuhan pengguna, karena peran suatu fitur untuk menyelesaikan
82
masalah tergantung pada kebutuhan di tempat dimana sistem akan dikembangkan.
Untuk lebih lengkap pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan pengguna
dapat dilihat pada LAMPIRAN H.
Tabel 4.12 Pemetaan EKP.
KM objective/ user requirements Ent
erpr
ise
Port
al
Sear
ch
Bus
sine
ss In
telli
genc
e
Col
labo
ratio
n an
d C
omm
Con
tent
Man
agem
ent
Stru
ctur
ed C
onte
nt
Uns
truc
ture
d C
onte
nt
Dat
a In
tegr
atio
n
Doc
umen
t Man
agem
ent
Web
Doc
umen
t Man
ag.
Lear
ning
Proses kerja yang terorganisir Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2 Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2 Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2 Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2 Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2 Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Jadi, EKP yang merupakan pengembangan dari Enterprise Information Portal, tidak hanya menyediakan akses ke informasi, tetapi juga memiliki kemampuan untuk menciptakan, memperoleh, menyimpan, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru, melalui fungsi-fungsi sebagai berikut.
1. Enterprise portal, yaitu sebagai platform yang menghubungkan informasi dan
knowledge organisasi untuk guru, masyarakat dan stakeholders.
2. Business intelligence, yaitu untuk menganalisis data yang digunakan untuk mengambil keputusan yang bersifat strategik seperti penentuan indikator kinerja.
3. Collaboration and communities, yaitu untuk kebutuhan kolaborasi antar pengguna, saling berbagi ide, knowledge dan pengalaman. Terutama jika ada kegiatan Ulangan Bersama, maka antar panitia atau Dinas Pendidikan dapat saling berkolaborasi.
83
4. Content management, yaitu untuk mengelola dan mempublikasikan seluruh informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak terstruktur (dokumen, notulen, e-mail, dsb), sehingga memudahkan dalam pencarian dan penggunaan dokumen yang dibutuhkan.
5. Learning, yaitu sebagai pendukung proses belajar di SMKN 1 Kotabaru, melalui pendekatan learning by doing.
4.4 Analisis dan Audit Knowledge
Knowledge yang diperlukan pada kegiatan belajar mengajar bahasa Inggris untuk
bidang keahlian bisnis dan manajemen ini terdiri dari 10 buah. Untuk lebih
lengkapnya dapat dilihat pada LAMPIRAN F.
4.4.1 Pengolahan Data dan Analisis K-Gap
Dilakukannya proses penilaian kesenjangan knowledge (K-Gap) di dalam suatu
organisasi akan dapat diketahui keadaan knowledge yang dibutuhkan dan knowledge
yang sekarang tersedia. Dengan mengetahui keadaan knowledge tersebut, diharapkan
tidak akan ada lagi kesenjangan knowledge, karena kesenjangan knowledge yang ada
menunjukkan langkah apa yang harus dilakukan organisasi untuk menghilangkan
kesenjangan knowledge tersebut.
Setelah kuisioner K-Gap terkumpul, selanjutnya data diolah dengan menghitung rata-
rata tingkat kepentingan dan rata-rata tingkat penguasaan terhadap knowledge yang
dibutuhkan oleh guru-guru mata pelajaran bahasa Inggris. Rumus perhitungan (IV.1)
nilai kepentingan[8] untuk setiap knowledge yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.
NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4) ... ( IV.1)
R dengan :
NKi = nilai kepentingan terhadap knowledge i
K1 = jumlah responden dengan jawaban "A"
K2 = jumlah responden dengan jawaban "B"
K3 = jumlah responden dengan jawaban "C"
84
K4 = jumlah responden dengan jawaban "D"
R = total responden
Rumus perhitungan (IV.2) nilai penguasaan[8] untuk setiap knowledge yang
dibutuhkan adalah sebagai berikut.
NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4) ... (IV.2) R
dengan :
NPi = nilai penguasaan terhadap knowledge i
P1 = jumlah responden dengan jawaban "A"
P2 = jumlah responden dengan jawaban "B"
P3 = jumlah responden dengan jawaban "C"
P4 = jumlah responden dengan jawaban "D"
R = total responden
Tingkat kepentingan menyatakan seberapa penting knowledge yang dibutuhkan oleh
guru untuk menjalankan tugas dan fungsinya. Tingkat penguasaan menyatakan
seberapa jauh penguasaan guru yang terdapat di dalam suatu bidang terhadap
knowledge yang dibutuhkan. Dengan demikian, dapat dilihat kesenjangan knowledge
antara tingkat kepentingan dengan tingkat penguasaan. Kesenjangan ini akan
menunjukkan arah peningkatan/pengembangan yang seharusnya dilakukan atau batas
minimal peningkatan kondisi saat ini sehingga kesenjangan knowledge tidak ada lagi.
Dengan meningkatnya knowledge dari guru yang dimiliki, maka diharapkan
kinerjanya akan meningkat, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja sekolah.
Nilai kesenjangan knowledge (knowledge gap) diperoleh dari selisih antara tingkat
kepentingan dan tingkat penguasaan. Nilai positif menyatakan bahwa tingkat
penguasaan lebih rendah dari tingkat kepentingan sedangkan nilai negatif
menyatakan bahwa tingkat penguasaan lebih tinggi dari tingkat kepentingan.
Hasil pengolahan data dan analisis kesenjangan knowledge guru mata pelajaran
Bahasa Inggris di SMKN 1 Kotabaru dapat dilihat pada Tabel 4.13 (lebih lengkap
pada LAMPIRAN I). Terlihat ada dua knowledge dengan K-Gap tertinggi, yaitu Oral
knowledge dan Listening knowledge. Sementara terdapat K-Gap dengan nilai nol,
85
yaitu Time management dan English cultures. Untuk knowledge yang lain berada
pada kisaran 0,25 hingga 0,5.
Tabel 4.13 Analisis Knowledge Gap.
No Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap 1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi
1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75 2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75 3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5 4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25 6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5 7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0 8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0 9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25
10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25 Keterangan: Nki = Tingkat kepentingan knowledge i Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
Tabel 4.14 Knowledge dengan K-Gap Tertinggi.
No Knowledge Definisi
1 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
2 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
Tabel 4.15 Knowledge dengan K-Gap Nol. No Knowledge Definisi
1 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnis dan manajemen
2 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
4.4.2 Knowledge Wajib dan Pilihan Bagi Guru Bahasa Inggris
Setelah didapatkan nilai kesenjangan tiap knowledge yang dibutuhkan, kemudian
dapat ditentukan mana yang termasuk knowledge wajib dan knowledge pilihan untuk
tiap bidang. Knowledge wajib didefinisikan sebagai knowledge yang perlu dan harus
dimiliki oleh guru untuk melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Adapun
86
kriteria yang termasuk dalam knowledge wajib adalah knowledge yang memiliki nilai
kepentingan antara 3 sampai 4 dan/atau memiliki nilai kesenjangan knowledge
tertinggi. Knowledge pilihan didefinisikan sebagai knowledge pelengkap yang dapat
membantu dalam pelaksanaan tugas guru. Kriteria yang termasuk dalam knowledge
pilihan adalah knowledge dengan nilai kepentingan kurang dari 3 dan selain
knowledge dengan nilai kesenjangan tertinggi.
Dari hasil analisis didapat 9 knowledge wajib bagi guru-guru Bahasa Inggris di
SMKN 1 Kotabaru. Lihat Tabel 4.16. Hal ini menandakan bahwa knowledge yang
dibutuhkan berdasarkan hasil pemilihan dari expert mempunyai ketepatan hampir
100 %. Untuk pengembangan KMS ini, pengembangan kemampuan guru pada
knowledge wajib ini harus segera ditingkatkan. Peningkatan dapat melalui diklat,
workshop, seminar dan lainnya.
Tabel 4.16 Knowledge Wajib bagi guru Bahasa Inggris.
No Knowledge Definisi
1 Teaching & Learning Methods
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
2 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis dan manajemen
3 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baik percakapan dalam Bahasa Inggris
4 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
5 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan baik teks dalam Bahasa Inggris
6 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalam Bahasa Inggris
7 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benar dalam Bahasa Inggris
8 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
9 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debat Bahasa Inggris
Tabel 4.17 Knowledge Pilihan bagi Guru Bahasa Inggris.
No Knowledge Definisi
1 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang Bisnis dan Manajemen
87
4.4.3 Analisis Data dan Knowledge yang Dimiliki Melalui CV
Hasil kesenjangan knowledge yang diperoleh dari kuisioner K-Gap berupa data
kuantitatif. Untuk melengkapi hasil penilaian kesenjangan knowledge dari kuisioner
K-Gap, juga dianalisis knowledge yang sekarang dimiliki oleh Guru-guru Bahasa
Inggris melalui data dari CV saat ini, dengan alasan data yang terdapat di dalam CV
merupakan aktivitas-aktivitas yang menunjukan knowledge seseorang (knowledge
generating activities), seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja,
pelatihan, seminar/lokakarya yang pernah diikuti.
Dari data CV yang dimiliki oleh SMKN 1 Kotabaru saat ini dan seminar/lokakarya
yang diperoleh dari CV, dapat diturunkan knowledge yang dimiliki oleh masing-
masing guru, yang selanjutnya disebut sebagai knowledge yang sekarang dimiliki
tiap guru.
Sebagai perbandingan antara hasil perhitungan kesenjangan knowledge dari kuisioner
K-Gap dan dari CV, dilakukan perbandingan knowledge yang sekarang dimiliki
dengan knowledge wajib tiap bidang, dengan cara menghitung prosentase knowledge
yang sudah memenuhi knowledge wajib di bidangnya. Kemudian juga dihitung
prosentase hasil dari CV yang tidak mendukung hasil dari Kuisioner K-Gap, untuk
menunjukkan apakah CV cukup dapat dipercaya (reliable) dalam menunjukkan
knowledge yang dimiliki seseorang.
Hasilnya adalah sangat sedikit sekali data dan informasi yang didapat dari CV para
guru. Umumnya hal ini disebabkan CV tidak diperbaharui secara berkala sehingga
kurang memberikan informasi yang diinginkan. CV hanya berisi data-data awal
sebagai calon pegawai dan SK kenaikan pangkat serta kenaikan gaji. Sementara data-
data pelatihan, seminar, program up-grading yang telah diikuti tidak tercantumkan,
oleh karena itu data-data pelatihan didapat melalui wawancara. Untuk jelasnya dapat
dilihat pada LAMPIRAN D.
4.4.4 Analisis Aset Data, Informasi dan Knowledge
Berdasarkan kebutuhan knowledge yang telah didapat dari kuisioner K-Need,
kemudian dilakukan analisis aset data, informasi dan knowledge yang sudah dimiliki
88
dan belum dimiliki oleh guru-guru bahasa Inggris. Selain itu juga dianalisa status
dari aset tersebut, apakah sudah terdokumentasi secara elektronik maupun non
elektronik (hard copy) ataupun belum terdokumentasi (tacit knowledge) dan lokasi
yang menunjukkan letak data, informasi dan knowledge tersebut. Hasil pengumpulan
datanya dapat dilihat pada LAMPIRAN B dan LAMPIRAN C.
Analisis ini digunakan untuk menentukan langkah apa yang harus dilakukan terhadap
sumber data, informasi dan knowledge yang mengacu pada knowledge yang
dibutuhkan oleh guru-guru bahasa Inggris. Dari data yang telah terkumpul, terlihat
bahwa sekitar 52,25 % aset tersimpan dalam bentuk hard copy (dari jumlah tersebut
yang sudah tersimpan dalam bentuk soft copy baru 32,25 %) dan 47,75 % masih
dalam bentuk tacit di kepala guru, experts, dan widyaiswara PPPGK. Lihat Gambar
4.3.
Gambar 4.3 Keadaan aset knowledge yang ada.
Hal ini berarti SMKN 1 Kotabaru masih mengandalkan sumber data, informasi dan
knowledgenya dalam bentuk hard copy. Bentuk hard copy ini sulit untuk dicari dan
disimpan karena akan berupa tumpukan yang tidak tertata rapi, dan tiap pengguna
tidak dapat langsung menggunakannya (kesulitan mengakses), sehingga akan
menjadi tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu untuk mencarinya.
tacit,47.25explicit
, 52.25
89
Apabila aset masih belum terdokumentasi, maka aset tersebut dapat dibagi melalui
diskusi atau pertemuan dan apabila memungkinkan langsung didokumentasikan.
Apabila berlokasi di luar sekolah, maka harus diupayakan untuk memasukkannya ke
dalam sistem di sekolah.
Dengan demikian, KMS yang akan dikembangkan harus dapat mengakomodasi
kebutuhan data, informasi, dan knowledge yang dibutuhkan. Yang ideal adalah
apabila aset tersebut telah terdokumentasi secara elektronik dan terintegrasi sehingga
akan memudahkan penggunaan. Karena sekitar 52,25 % aset atau referensi
knowledge tersebut terdapat di Self Access Center, maka dengan mengoptimalkan
fungsi perpustakaan, seperti dengan dibuatnya perpustakaan digital yang terintegrasi
sistem intranet sekolah, maka setiap pengguna dapat memperoleh dan menggunakan
informasi dan knowledge yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Perpustakaan
digital ini mengelola indeks buku, publikasi, hasil penelitian, manual, informasi dan
dokumen-dokumen lainnya sebagai sumber referensi dalam melaksanakan tugas
pokok dan fungsi guru bahasa Inggris.
4.4.5 Analisis Strategi KM
Strategi KM yang akan dikembangkan harus selaras dengan strategi SMKN 1
Kotabaru dalam mencapai sasaran dan tujuan organisasi, agar sistem benar-benar
sesuai dengan kemampuan inti organisasi dan apa yang diperlukan oleh organisasi,
untuk itu analisis strategi KM yang sesuai untuk diterapkan di SMKN 1 Kotabaru,
dimulai dengan hasil pembobotan kedua strategi KM yaitu Kodifikasi dan
Personalisasi, yang diperoleh dari kuisioner KM Strategy.
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada tabel 3.4), maka
didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk
Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
Dengan hasil ini, maka strategi yang menjadi fokus pengembangan KMS di SMKN 1
Kotabaru adalah kodifikasi, artinya guru lebih mengandalkan explicit knowledge
(dokumen, manual, laporan, SAP, dsb) daripada tacit knowledge dalam
90
melaksanakan tugasnya. Selain itu, strategi ini sesuai untuk organisasi yang
memberikan pelayanan berupa solusi generik kepada kelompok pelanggan tertentu
karena menangani permasalahan dan keputusan yang berulang-ulang. Dengan
demikian, teknologi informasi digunakan untuk pengelolaan dokumen dalam
mendukung aktivitas SMKN 1 Kotabaru. Dengan memfokuskan pada pengelolaan
dokumen, berarti KMS harus memiliki kriteria sebagai berikut.
• Basis data yang lengkap. • Mudah digunakan untuk pencarian dan penggunaan dokumen. • Terintegrasi sistem intranet sekolah.
Walaupun demikian, proses personalisasi yang meliputi berbagi tacit knowledge juga
penting, karena pada beberapa kasus juga memerlukan pendapat, pikiran, dan
knowledge dari orang-orang yang ahli dalam bidang tertentu.
4.5 Membentuk Tim KM
Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang
anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung
jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini. Sementara para guru yang lain diberi
penekanan untuk mendukung dan memberikan knowledge (sharing) kepada tim ini.
Disamping tim tersebut, juga diperlukan konsultan, dalam hal ini expert dalam
bidang Bahasa Inggris dan Teknologi Informasi, untuk itu perlu ditentukan konsultan
tersebut. Dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan serta diskusi yang
dilakukan dengan pihak sekolah, maka sesuai dengan uraian keterangan pada Tabel
4.18, dapat ditentukan ketua tim KM adalah Muhammad Ramlie. Sementara dua
anggota yang bertugas mengumpulkan knowledge dan memasukan knowledge ke
dalam sistem adalah Drs. Bahrudin dan Raswan (administrator). Untuk konsultan,
sesuai dengan status sekolah yang merupakan English Testing Center (sesuai SK dari
Direktur Dikmenjur), maka konsultannya adalah widyaiswara Departemen Bahasa
pada PPPGK Sawangan.
91
Tabel 4.18 Manajer Pengetahuan (Chief Knowledge Officer).
Apa yang dikerjakan manajer pengetahuan?
• Belum ada spesifikasi pekerjaan yang baku • Menerjemahkan visi pimpinan • Menciptakan dan berinovasi sendiri tentang program-
program manajemen pengetahuan • Mengkoordinasi pihak-pihak yang dianggap memerlukan
pengetahuan dalam pekerjaan mereka Adakah model manajer pengetahuan?
• Mereka adalah teknolog sekaligus pengamat lingkungan yang baik
• Mereka berciri pemimpin sekaligus ahli strategi • Mereka juga konsultan untuk organisasinya sendiri
Apakah ada profil khas seorang manajer pengetahuan?
• Memiliki pandangan yang luas • Punya reputasi dan kredibilitas di dalam organisasinya • Penuh entusiasme dan percaya diri
4.6 Perancangan Cetak Biru KMS
Perancangan cetak biru KMS di SMKN 1 Kotabaru ini meliputi sumber daya
manusia, dalam hal ini para guru, dan teknologi informasi dalam hal penciptaan
knowledge dan tujuannya untuk mencapai suatu kegiatan belajar mengajar yang
terstandar untuk meningkatkan kinerja sekolah dalam mencapai sekolah standar
nasional.
Dari hasil pengolahan data dan analisa yang telah dilakukan, maka rancangan
pengembangan KMS di SMKN 1 Kotabaru yang dapat memenuhi kebutuhan
pengguna adalah seperti terurai berikut.
4.6.1 Pengembangan Sumber Daya Manusia (Guru)
Guru adalah sumber daya manusia yang sangat memegang peranan penting di
sekolah. Dengan jam wajib mengajar di kelas sebanyak 24 jam per minggunya,
sudah cukup membuat kerepotan dalam membagi waktunya. Disamping itu, dalam
kehidupan sosialnyapun guru sebagai aset masyarakat dituntut untuk dapat
memperbaharui ilmunya. Untuk meningkatkan kinerjanya, maka perlu direncanakan
pelatihan, diklat, seminar dan kegiatan up grading bagi guru. Sesuai dengan hasil
analisa K-Gap dan CV yang ada, maka perlu dilakukan pelatihan bagi guru-guru
92
yang masih mempunyai tingkat penguasaan yang belum cukup pada setiap
knowledge. Pada Tabel 4.19 dapat dilihat rencana pelatihan bagi guru.
Tabel 4.19 Rencana Pelatihan/Workshop bagi Guru Bahasa Inggris.
No Knowledge Guru Pelatihan/workshop 1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal
1 oral v v v v English First (EF) 2 listening v v v v English First (EF) 3 reading v v English First (EF) 4 structure v v English First (EF) 5 written v v v v English First (EF) 6 TL methods v v metoda mengajar LIA 7 time management v English First (EF) 8 debate v debate yang benar 9 mastery topics v v v LIA
10 english culture v v British Council, EF Keterangan: 1 = M. Ramlie 2 = Bahrudin 3 = Dosti Purba 4 = Etik Sumaryani
Kegiatan-kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui kerja sama dengan PPPGK
selaku lembaga penanggung jawab peningkatan guru kejuruan juga dapat menjalin
kerja sama dengan pihak luar, seperti Lembaga Indonesia Amerika (LIA), British
Council, English First (EF), dan lainnya. Materi yang diberikan harus berkaitan
dengan bidang Bisnis dan Manajemen.
Khusus untuk kegiatan dengan British Council, sekolah dapat mengikuti program
Montage yaitu program sejenis dengan Sister School. Program ini awalnya adalah
pertukaran pelajar kedua negara, tetapi dengan berkembangnya waktu, bagi guru-
guru yang berprestasi dan berhasil melewati tes yang dilakukan oleh pihak kedutaan,
maka yang bersangkutan berhak mendapatkan bea siswa untuk melanjutkan
pendidikannya di Inggris.
93
Untuk program dengan Lembaga Indonesia Amerika (LIA) dan EF, umumnya
pelatihan bersifat khusus. Guru yang ditunjuk diwajibkan untuk mampu merekam
seluruh elemen pelatihan dan mengaplikasikannya di sekolah.
4.6.2 Struktur Database
Sesuai dengan Tabel 4.12, fitur yang diutamakan adalah Content Management,
maka diambil freeware mamboCMS. Database pada mamboCMS yang akan
digunakan dalam perancangan ini, terdiri dari beberapa tabel dan ditambah dengan 4
tabel yang disesuaikan dengan sistem. Masing-masing tabel menyimpan data yang
telah dikelompokkan sedemikian rupa, sehingga dapat diakses dengan cepat. Struktur
keempat tabel database KMS di SMKN 1 Kotabaru digambarkan sebagai berikut.
4.6.2.1 Tabel User
Tabel ini berisi record IDUser, Nama, Password dan Tingkat/Level User. IDUser
berisi tentang ID setiap User, Nama berisi tentang Nama User, Tingkat menyatakan
tingkatan hak akses dari setiap User.
Tabel 4.20 User.
No Nama Type Null
1 IDUser (pk) Varchar(10) No 2 NAMA Varchar(50) No 3 PASSWORD Varchar(32) Yes 4 TINGKAT Varchar(10) Yes 5 TELPON Varchar(18) Yes
4.6.2.2 Tabel Knowledge
Tabel 4.21 Knowledge.
No Nama Type Null
1 IDKnowledge (pk) Varchar(4) No
2 Nama Varchar(50) Yes
Tabel ini berisi record IDKnowledge dan Nama. ID berisi tentang ID setiap
knowledge, Nama berisi tentang Nama Knowledge.
94
4.6.2.3 Tabel Dokumen
Tabel ini berisi record ID, Judul, Abstrak, IDKnowledge, Tanggal, File, IDExperts,
dan IDUser. ID berisi tentang ID setiap dokumen, Judul merupakan judul
modul/dokumen, Abstrak berisi uraian singkat dokumen, IDKnowledge berisi ID
knowledge, Tanggal berisi tanggal di up load, File berisi tentang file yang akan
disertakan, IDExperts berisi tentang ID experts yang sesuai dengan knowledge, dan
IDUser berisi ID user yang melakukan login.
Tabel 4.22 Dokumen.
No Nama Type Null
1 ID Int(10) unsigned No 2 JUDUL Varchar(50) Yes
3 ABSTRAK Mediumtext Yes 4 IDKnowledge Varchar(4) Yes 5 TANGGAL Date Yes 6 FILE Tinitext Yes 7 IDExperts Varchar(10) Yes 8 IDUser Varchar(10) No
4.6.2.4 Tabel Experts
Tabel 4.23 Experts.
No Nama Type Null
1 IDExperts (pk) Varchar(10) No 2 NAMA Varchar(50) Yes 3 TELPON Varchar(18) Yes 4 INSTANSI Varchar(50) Yes
Tabel ini berisi record IDExperts, NAMA, TELPON, dan INSTANSI. IDExperts
berisi tentang ID experts suatu knowledge, NAMA merupakan nama experts,
TELPON berisi nomor telepon experts, INSTANSI berisi kantor/tempat experts
bekerja.
95
4.6.2.5 Relasi Antar Tabel
Gambar 4.4 Relasi antar tabel.
4.6.3 Konfigurasi Sistem
Untuk dapat berjalannya sistem yang di deploy dibutuhkan konfigurasi sistem yang
meliputi spesifikasi teknis hardware komputer dan kelengkapannya.
Spesifikasi teknis hardware Server (minimal) sebagai berikut.
• Komputer dengan Processor Pentium IV/2 GHz.
• RAM 512 MB.
• Harddisk 80 GB.
• Network Interface Card.
• Sistem Operasi Server.
• Web Server.
• DBMS.
• Browser Tools.
Spesifikasi teknis hardware Client (minimal) sebagai berikut.
• Komputer dengan Processor penthium II/400 MHz atau AMD Duron /500 MHz.
• RAM 32 MB.
• Harddisk 5 GB.
• Ethernet Card.
• Sistem Operasi.
• Browser tools.
96
4.6.4 Proses Penciptaan Knowledge
Profesor Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi
karena adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge,
melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi.
Saat ini, SMKN 1 Kotabaru menggunakan media-media berikut ini sebagai sarana
komunikasi antar sumber daya manusia yang ada di sekolah dan pihak-pihak yang
berkepentingan, yaitu sebagai berikut.
1. Rapat secara berkala. 2. Apel secara berkala. 3. Pertemuan Bulanan Keluarga. 4. Intranet. 5. Surat Edaran/Surat Keputusan. 6. Papan Pengumuman. 7. Internet/media massa.
Untuk mendukung proses aktifitas dan pengembangan sumber daya manusia SMKN
1 Kotabaru yang merupakan perwujudan dari model SECI Nonaka, digunakan
perangkat teknologi informasi yang ada di SMKN 1 Kotabaru.
• Sosialisasi.
Proses sosialisasi antar SDM di SMKN 1 Kotabaru salah satunya dilakukan
melalui pertemuan tatap muka (rapat, apel, dan pertemuan keluarga). Melalui
pertemuan tatap muka ini, SDM SMKN 1 Kotabaru dapat saling berbagi
knowledge dan pengalaman yang dimilikinya, sehingga tercipta knowledge
baru bagi mereka. Rapat dan apel yang dilakukan secara berkala harus
memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian yang menjadi bentuk
eksplisit (dokumentasi) dari knowledge.
Di dalam KMS yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration seperti e-
mail, diskusi elektronik, komunitas praktis (communities of practice)
memungkinkan pertukaran tacit knowledge (informasi, pengalaman, dan
keahlian) yang dimiliki seseorang, sehingga organisasi semakin mampu
belajar, melahirkan ide-ide baru yang kreatif dan inovatif. Saat ini, SMKN 1
Kotabaru telah mendorong penggunaan e-mail kepada seluruh guru dan staf.
97
Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan
koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan menumbuhkan budaya belajar.
Proses sosialisasi juga dapat dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan
(training) dengan mengubah tacit knowledge para trainer menjadi tacit
knowledge para pegawai.
• Eksternalisasi.
KMS akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk
mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Untuk
mendukung proses eksternalisasi ini, dapat dilakukan dengan
mendokumentasikan notulen rapat yang merupakan bentuk eksplisit dari
knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan ke dalam bentuk
elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada mereka yang
berkepentingan.
SMKN 1 Kotabaru telah mendatangkan beberapa expert untuk melakukan
serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak dimiliki
oleh SMKN 1 Kotabaru. Dengan menyewa expert, maka akan terdapat
knowledge baru di dalam organisasi SMKN 1 Kotabaru yang dapat dipelajari,
dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan know-
ledge/kompetensi sumber daya manusia sekolah, untuk itu semua tacit
knowledge yang diperoleh dari expert dan hasil pekerjaan expert yang antara
lain berwujud konsep-konsep, sistem dan prosedur, manual, laporan
pelaksanaan uraian pekerjaan, dan sebagainya harus didokumentasikan
untuk kemudian dimanfaatkan oleh SDM SMKN 1 Kotabaru dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Diskusi secara elektronik juga dapat mendukung proses ini. Melakukan
diskusi secara elektronik mengenai topik tertentu untuk kemudian
didokumentasikan hasil diskusinya, disimpan dalam suatu repository dan
dapat dipublikasikan melalui sistem.
98
• Kombinasi.
Proses konversi knowledge melalui kombinasi yaitu mengkombinasikan
berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam KMS.
Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database
organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur
Enterprise portal seperti knowledge organization system yang memiliki
fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), fungsi pencarian, dan
sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Business intelligence sebagai
fungsi penganalisa data secara matematis yang digunakan untuk pengambilan
keputusan. Dimana data yang telah tersimpan dalam sistem (data warehouse),
dianalisa terutama untuk analisa data kondisi daerah, keuangan, operasional,
serta yang bersifat strategik, seperti pembuatan indikator-indikator kinerja.
Demikian pula, Content management yang memiliki fungsi untuk mengelola
informasi organisasi baik yang terstruktur (database) maupun yang tidak
terstruktur (dokumen, laporan, notulen) dapat mendukung proses kombinasi
ini.
Gambar 4.5 Pemetaan infrastruktur teknologi informasi ke dalam proses SECI.
Tacit → Tacit
Tacit → Explicit
Expl
icit →
Tac
it
Explicit →Explicit
Socialization Externalization
Internalization Combination
S
I
E
C
• Face to face communications • Collaboration features • Training/diklat • Telepon • Portal
• Intranet • Internet/media masa • Content management • Learning feature • Surat edaran/SK • Papan pengumuman • Pelatihan • Portal
• Dokumen pertemuan • Dokumen experts • Reflective peer to peer
network • Intranet • Discussion Platforms • MS Office • Scanner • File video & audio • Portal
• Intranet (forum diskusi) • Aplikasi database • Internet • Enterprise portal feature • Business intelligent feature • Content management feature • MS Office • Portal
99
• Internalisasi.
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah
didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi
peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat
diperoleh melalui media intranet (database organisasi), Surat Edaran/Surat
Keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai
sumber eksternal. Untuk dapat mendukung proses ini, sistem perlu memiliki
alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain
mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses intemalisasi.
Pemicu untuk proses ini adalah dengan menerapkan "learning by doing".
Fitur-fitur yang terdapat pada fungsi Learning akan sangat membantu
terlaksananya proses ini. Selain itu, melalui pendidikan dan pelatihan
(training) dapat mengubah berbagai pelajaran tertulis (explicit knowledge)
menjadi tacit knowledge para pegawai.
Untuk dapat menerapkan KM ini, tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas
(memiliki informasi, pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan) dan teknologi
informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya dalam berbagi knowledge.
4.6.5 Knowledge Management System
Untuk merancang KMS yang dapat membantu sekolah untuk meningkatkan
kinerjanya diperlukan empat komponen, yaitu sebagai berikut.
1. Manusia, sekolah telah menunjuk/memperkerjakan seorang document control
atau knowledge manager yang bertanggung jawab mengelola KMS dengan
cara mendorong para guru untuk mendokumentasikan dan mempublikasikan
knowledge mereka, mengatur file, menghapus knowledge yang sudah tidak
relevan dan mengatur sistem reward/punishment.
2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang mengaplikasikan konsep
model SECI dalam pelaksanaannya.
3. Teknologi, telah dibuat usulan penambahan infrastruktur yang diperlukan
untuk menunjang berjalannya KMS yang efektif.
100
4. Content (isi), telah dirancang content dari KMS yaitu berupa database
knowledge dan dokumen yang dibutuhkan guru untuk melaksanakan tugas
dan kewajibannya melalui Enterprise Knowledge Portal.
Pada Gambar 4.6 dapat dilihat elemen KMS.
Gambar 4.6 Elemen KMS.
Gambar 4.7 Diagram blok sistem yang dikembangkan.
Admin/Manajer Mengelola data dan
memelihara data Mengelola user Backup data dan
restore data.
Siswa Melihat data/bahan belajar Mencetak data tersebut.
Server/Client
DBMS
Manusia
KM System
Content
Teknologi Proses
1. Knowledge Manager/ Document Control
2. Guru. 1. Knowledge Gap 2. Database
1. Aturan Penunjang KMS 1. Infrastuktur yang diperlukan
2. Prioritas Kebutuhan User pada Fitur-fitur KM
Guru Melihat knowledge Memasukkan
knowledge Mencetak knowledge Mengubah knowledge
101
Untuk diagram blok sistem yang dibangun dapat dilihat pada Gambar 4.7. Jelas
tergambar keberadaan dan tugas dari masing-masing elemen sistem serta peran siswa
yang hanya dapat membaca dan mencetak bahan pelajaran.
4.7 Mengembangkan KMS
Sesuai dengan hasil pada pemetaan EKP dengan tujuan KM yang diutamakan
pengguna, maka yang dikembangkan pertama kali adalah Content management
dengan keempat fiturnya serta Enterprise portal dengan fitur search (lihat Tabel 4.12
dan LAMPIRAN H). Juga diputuskan untuk menggunakan software yang bersifat
freeware yang memenuhi persyaratan dimaksud, untuk itu berdasarkan software
untuk Content management yang bersifat freware dan tersedia, maka digunakan
mamboCMS. MamboCMS adalah sebuah Content Management System (CMS).
CMS adalah suatu alat yang dapat memusatkan kemampuan teknis dan menyebarkan
kemampuan nonteknis kepada anggota tim untuk membuat, mengubah, mengelola
dan mem-publish sejumlah isi website, seperti teks, gambar, animasi, suara dan lain-
lain dengan aturan, proses dan alur kerja yang sudah baku sehingga website dapat
terlihat sesuai keinginan. MamboCMS mampu menyederhanakan pembuatan isi dan
tampilan website. MamboCMS juga dapat diubah atau ditambah sesuai keinginan
tapi bukan itu tujuannya melainkan untuk membuat situs yang tampak lebih
profesional, dapat digunakan mulai dari situs pribadi, organisasi nirlaba sampai
perusahaan besar.
Menu utama yang terdapat pada mamboCMS adalah sebagai berikut.
• Home.
Adalah tampilan awal dari mamboCMS sebagai tempat menunjukan fasiltas
apa yang terdapat pada web.
• News.
Berisi informasi terkini. Juga dapat digunakan untuk menampilkan ide-ide
baru.
• Blog.
Forum diskusi yang akan membahas ide, informasi, dan hal lainnya.
102
• Links.
Sambungan langsung ke alamat experts.
• Contact Us.
Untuk melakukan hubungan dengan administrator.
• Search
Fasilitas untuk melakukan pencarian.
• FAQ’s
Berisi pertanyaan dan jawaban yang umumnya muncul di antara anggota.
Gambar 4.8 Tampilan website KM.
Pada Gambar 4.8 dapat dilihat tampilan awal website KM SMKN 1 Kotabaru, yang
dibangun dengan menggunakan mamboCMS. Sesuai dengan sifatnya yang freeware
dan open source, maka dapat dilakukan penambahan dan penyempurnaan menu
ataupun tampilannya sesuai dengan yang diharapkan.
4.8 Menyebarkan KMS
Sesuai dengan rencana pengembangan yang telah dilakukan, maka penyebaran
sistem ini dilakukan melalui intranet dan langkah-langkah yang merupakan proses
general.
103
Berdasarkan hasil analisa dengan mempertimbangkan model SECI dapat disusun
sebuah proses general untuk menjalankan KMS yang baik adalah sebagai berikut.
• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai terlebih dahulu
knowledge yang akan diajarkannya dengan cara mencari knowledge tersebut
pada database.
• Apabila knowledge tersebut tidak terdapat pada database, maka guru tersebut
harus menghubungi experts, untuk kemudian berdiskusi.
• Hasil dari diskusi tersebut kemudian didokumentasikan untuk kemudian
dipublikasikan di database KM.
• Pada saat pelaksanaan kegiatan belajar mengajar, guru diwajibkan untuk
mencatat setiap permasalahan yang terjadi dan solusi dari permasalahan
tersebut.
• Pada saat kegiatan belajar mengajar telah selesai, maka guru tersebut wajib
membuat lesson learned. Kemudian dipresentasikan dihadapan rekan-
rekannya dan diserahkan ke document control untuk dipublikasikan di
database KM agar dapat menjadi referensi kegiatan belajar mengajar
selanjutnya.
Produktifitas guru meningkat, dengan adanya langkah-langkah knowledge sharing
tersebut diatas.
4.9 Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward
Faktor budaya memegang peran yang sangat penting di dalam mendukung proses
penciptaan knowledge organisasi dan keberhasilan KM di SMKN 1 Kotabaru.
Berbagi knowledge berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya
knowledge bagi organisasi, bersama-sama ingin membangun knowledge organisasi,
serta rela membagi ilmunya dengan anggota lain, oleh karena itu untuk membangun
budaya knowledge sharing di dalam diri SDM SMKN 1 Kotabaru, maka strategi
yang dapat ditempuh yaitu sebagai berikut.
• Merumuskan budaya knowledge sharing SMKN 1 Kotabaru, yang
menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge
kepada semua pegawai.
104
• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1
Kotabaru, terlepas dari kedudukan, kecerdasan, dan kinerjanya.
• Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktivitas berbagi dan
memanfaatkan knowledge. Pegawai yang banyak melakukan aktivitas berbagi
knowledge melalui kegiatan yang ada di sekolah (aktif dalam membentuk
kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan sekolah, menjadi
pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit
tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi
guru dalam berbagi knowledge.
• Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran tingkatan kelas mengajar, dilakukan
secara teratur sesuai dengan perencanaan karir guru tersebut, yang
memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge.
• Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagi
knowledge. SMKN 1 Kotabaru dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang
presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi
knowledge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas Collaboration, Content
management, Learning maka guru akan lebih mudah mengakses informasi
dan knowledge, bertukar informasi dan knowledge melalui diskusi suatu topik
secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowledge akan
tumbuh dengan sendirinya di SMKN 1 Kotabaru.
• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung penerapan KM ini.
4.10 Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran
Dalam melakukan evaluasi dan pengukuran KMS dapat menggunakan berbagai cara,
diantaranya dengan menggunakan Balance Score Card (BSC) yang dikembangkan
oleh Steven Kaplan. Ini dapat dilakukan jika sistem telah dijalankan selama periode
tertentu.
4.10.1 Pengujian Software mamboCMS
Untuk memperoleh kevalidan dari software yang telah dipilih, maka perlu diadakan
pengujian. Pengujian merupakan tahapan penting yang dapat mewujudkan dalam
bentuk kajian pokok dari spesifikasi dan implementasi.
105
Secara umum pengujian software dapat dilakukan secara bertahap, yaitu sejak
programer merancang software sampai selesai program tersebut dibuat, dan
kemudian mengimplementasikan di dalam sistem.
4.10.1.1 Konfigurasi Perlengkapan untuk Pengujian
Komputer yang digunakan untuk pengujian software menggunakan Laptop Benq
dengan spesifikasi Processor Intel Centrino 1,5 MHz, Memori DDRAM 512 MB.
Harddisk 30GB HDD 720 rpm, Operating System Microsoft Windows Xp
profesional, PHP Triad 2.1.1.
Pengujian dilakukan pada tingkat aplikasi client individual dengan cara yang tak
terhubung, yaitu tidak memperhatikan pengoperasian server.
4.10.1.2 Strategi Pengujian Strategi pengujian software adalah langkah-langkah apa saja yang harus dipenuhi
dalam rangka melakukan pengujian software. Untuk mengawali strategi pengujian
software, dapat dilaksanakan dengan pembuatan tabel-tabel pengujian yang berisi
beberapa komponen sebagai aspek yang akan diuji. Realisasi tabel ini memuat
tentang cara pengujian, kriteria yang diharapkan, hasil uji dan keterangan, sedangkan
pengujian software yang baik adalah yang dapat mencari kesalahan yang ada dalam
software tersebut.
Secara garis besarnya, strategi pengujian software dapat dilaksanakan sebagai
berikut.
a. Membuka layar sistem.
b. Memasukkan data ke dalam sistem.
c. Memberikan perintah pada sistem.
d. Melihat keluaran yang dapat diberikan oleh sistem.
Langkah-langkah tersebut bertujuan untuk menguji apakah software yang dimaksud
dapat mengolah data dan memberikan keluaran yang diinginkan.
106
4.10.1.3 Aspek-Aspek yang Diuji Aspek-aspek yang diuji pada software sistem ini dilaksanakan dengan mengunakan
cara pengujian tes fungsi aplikasi; tes database yaitu menguji keakuratan atau
ketepatan dan integritas data yang disimpan server yang diuji.
Aspek-aspek yang diuji pada sistem ini terdiri dari hal-hal sebagai berikut :
a) instalasi perangkat lunak ke komputer,
b) mengelola database,
c) keamanan login,
d) mencetak.
4.10.1.4 Instalasi Perangkat Lunak ke Komputer
Pengujian Instalasi dimaksudkan untuk mengetahui apakah software mamboCMS ini
dapat digunakan untuk komputer yang berbeda. Hasil pengujiannya dapat dilihat
pada Tabel 4.24
Tabel 4.24 Hasil pengujian instalasi perangkat lunak ke komputer.
No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji
1 Melakukan instalasi mamboCMS versi 4.5.2
MamboCMS dapat terinstalasi
Memenuhi
2 Menjalankan aplikasi sistem mencoba koneksi ke-server database.
Aplikasi dapat diaplikasikan
Memenuhi
4.10.1.5 Mengelola Database
Pengujian aspek mengelola database untuk menguji keakuratan atau ketepatan dan
integritas data yang disimpan server yang diuji. Transaksi yang dilakukan oleh
aplikasi diperiksa untuk memastikan data sudah disimpan dengan benar, diperbarui,
dan dipanggil kembali. Fungsi-fungsi yang diuji meliputi fungsi submit news, fungsi
hapus, fungsi edit, dan fungsi search. Hasil pengujian dapat dilihat pada Tabel 4.25.
107
Tabel 4.25 Hasil pengujian mengelola database.
No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melakukan aplikasi
penambahan data. ⇒ Mengisi data isian ⇒ Mengeksekusi
penyimpanan.
Windows pada program aplikasi menampilkan perubahan penambahan yang terjadi. Pada folder server mysql sub folder mamboCMS di tabel yang datanya ditambah telah terjadi pemabahan data, dengan kriteria data yang sesuai.
Memenuhi
2 Melakukan aplikasi edit data dengan dilakuan perubahan data. Menentukan data akan diedit. Mengubah data, Menyimpan data yang diedit.
Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data yang diubah ditampilkan windows dengan kondisi telah berubah. Data pada server basis data akan berubah sesuai dengan kriteria perubahannya.
Memenuhi
Melakukan aplikasi edit data dengan tanpa melakuan perubahan pada record data. Memilih data dilanjutkan dengan mengeksekusi simpan data
Data yang dicari ditampilkan pada windows aplikasi. Data ditampilkan windows dengan kondisi tidak berubah. Data pada server basis data tidak berubah sesuai.
Memenuhi
3 Melakukan aplikasi hapus. Mencari/menentu kan data yang akan dihapus. Melakukan eksekusi penghapusan.
Windows pada program aplikasi menampilkan data yang akan dihapus. Program aplikasi mengirim pesan konfirmasi penghapusan. Data tidak ditampilkan pada windows aplikasi bila terjadi eksekusi penghapusan. Data pada basis data akan terhapus.
Memenuhi
4.10.1.6 Keamanan Login
Pengujian login befungsi untuk membuktikan apakah mekanisme perlindungan
sistem yang ada dapat melindungi penetrasi yang tidak benar. Fungsi login pada
sistem ini untuk membuka hak askses dan pembagian hak akses.
108
Ketentuan dari login yang diterima adalah “Login sebagai” berdata benar dan “ID
User” berdata benar dan “Password” berdata benar. Hasil pengujian seperti terlihat
pada Tabel 4.26
Tabel 4.26 Hasil pengujian login.
No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melakukan aplikasi login dengan kriteria
data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : benar.
Menu menu pada sistem aplikasi akan aktif sesuai dengan hak pemakai.
Memenuhi
2 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : salah/kosong, ID Pemakai : benar, dan Password : benar.
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
3 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : salah/kosong, dan Password : benar.
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
4 Melakukan aplikasi login dengan kriteria data sebagai berikut : Login sebagai : benar, ID Pemakai : benar, dan Password : salah/kosong.
Menu-menu pada sistem tidak aktif. Sistem menampilkan pesan.
Memenuhi
4.10.1.7 Mencetak Knowledge
Pengujian mencetak news/knowledge bertujuan mengetahui kemampuan aplikasi
dalam mencetak data. Hasil pengujian seperti terlihat pada Tabel 4.27.
Tabel 4.27 Hasil pengujian mencetak knowledge.
No Cara pengujian Kriteria yang diharapkan Hasil uji 1 Melaksanakan pencarian data
(view). Melaksanakan eksekusi cetak. Pilihan Cetak. Eksekusi cetak.
Windows aplikasi menampilkan data. Data ditampilkan pada windows aplikasi sesuai dengan format. Data tercetak.
Memenuhi
Untuk melihat tampilan-tampilan hasil pengujian ini dapat dilihat pada LAMPIRAN
G.
109
4.10.2 Kelebihan KMS Dibandingkan Sistem Manual
Dari hasil analisa dan pengujian yang dilakukan mulai Januari 2006 sampai dengan
akhir bulan Maret 2006 (untuk lengkapnya lihat pada LAMPIRAN J), maka KMS
menghasilkan hal-hal pada Tabel 4.28 berikut.
Tabel 4.28 KMS dibandingkan dengan sistem manual bulan Maret 2006.
No Parameter KMS Manual 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan
• Menyediakan informasi terdahulu V V • Menyediakan cara akses, menampilkan dan
memahami informasi yang lebih baik V V
• Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi V V
• Otomasisasi perhitungan manual V V
• Memudahkan akses on line V V
2 Sistem dapat menyajikan informasi
• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)
V
V
• Tampilan dapat dimengerti V V
• Adanya komunikasi antar pengguna V V • Dapat menampilkan gambar V V
Jumlah 18 4 4 3 4
Keterangan :
• Skala yang dipergunakan adalah sebagai berikut.
1 : Belum memuaskan. 2 : Cukup memuaskan. 3 : Memuaskan. 4 : Sangat Memuaskan.
Pada bulan ketiga KMS berhasil mencapai nilai kepuasan sebesar 18 sementara
sistem manual tetap 15, sehingga hal ini menandakan KMS yang telah dirancang
semakin memberikan keuntungan kepada pengguna sebagai berikut.
110
• Produktifitas guru meningkat dengan adanya knowledge sharing tersebut,
maka Kepala Sekolah dapat dengan mudah mengatur target mereka.
• Waktu mengajar lebih efektif karena masalah dapat diatasi dengan cepat.
• Adanya pengawasan materi pembelajaran yang diberikan oleh penanggung
jawab kurikulum.
• Terjadinya proses penciptaan knowledge melalui spiralisasi, yaitu suatu
knowledge akan diperkaya dan disempurnakan melalui pengalaman orang
yang menggunakannya.
• Laporan bulanan dapat dengan mudah diperoleh dengan langkah yang mudah
dan tepat.
• Timbul trend baru yaitu ketergantungan dengan sistem yang ada.