Post on 28-Nov-2021
9
BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Komunikasi
Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau
pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang
dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada
dua pihak yang terlibat yaitu:
- Komunikator: Orang / kelompok orang yang menyampaikan informasi
atau pesan.
- Komunikan: Orang atau kelompok orang yang menerima pesan.
Dalam berkomunikasi keberhasilan komunikator atau komunikan sangat
ditentukan oleh beberapa faktor yaitu: Cakap, Pengetahuan, Sikap, Sistem Sosial,
Kondisi lahiriah. Menurut Lasswell, (Onong Uchjana Effendy, 1994:11)
membedakan proses komunikasi menjadi dua tahap, yaitu Proses komunikasi
secara primer dan proses komunikasi secara sekunder.
2.1.1 Proses Komunikasi Secara Primer
Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian
pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan
menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media
primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan
nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang
10
secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan
komunikator kepada komunikan.
Komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam
pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain, komunikasi adalah
proses membuat pesan yang setara bagi komunikator dan komunikan.
Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode)
pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti
komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam
lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan.
Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari
komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung
pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian.
Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat
menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat
kesamaan makna).
2.1.2 Proses Komunikasi Sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian
pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau
sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media
pertama.
Seorang komunikator menggunakan media ke dua dalam
menyampaikan komunikasike karena komunikan sebagai sasaran berada di
11
tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks,
surat kabar, majalah, radio, televisi, film, dsb adalah media kedua yang
sering digunakan dalam komunikasi. Proses komunikasi secara sekunder
itu menggunakan media yang dapat diklasifikasikan sebagai media massa
(surat kabar, televisi, radio, dsb.) dan media nirmassa (telepon, surat,
megapon,dsb).
Dari penjabaran di atas, komunikasi berperan penting bagi
kehidupan manusia, karena manusia itu sendiri dikenal sebagai makhluk
sosial. Setiap saat pasti manusia di dunia ini melakukan komunikasi, baik
itu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.
2.2 Jaringan Komunikasi Organisasi
Teori ini pertama kali dikemukakan oleh Peter R. Monge dan Noshir S.
Contractor, dimana ada satu cara lain untuk melihat struktur organisasi adalah
dengan meneliti pola-pola interaksi dalam organisasi guna mengetahui siapa
berkomunikasi dengan siapa. Karena tidak seorangpun mampu berkomunikasi
secara persis sama dengan setiap anggota organisasi lainnya, maka kita dapat
melihat kelompok-kelompok komunikasi yang saling berhubungan satu sama lain
sehingga membentuk jaringan organisasi secara keseluruhan. (Thomson
Wadsworth,2008)
Jaringan atau networks didefinisikan sebagai social structures created by
communication among individual and groups (struktur social yang diciptakan
melalui komunikasi di antara sejumlah individu dan kelompok). Ketika orang
12
berkomunikasi dengan orang lain, maka terciptalah hubungan (link) yang
merupakan garis-garis komunikasi dalam organisasi. Sebagian dari hubungan itu
merupakan jaringan formal (formal network) yang dibentuk oleh aturan-aturan
organisasi seperti struktur organisasi. Namun, jaringan formal pada dasarnya
mencakup hanya sebagian dari struktur yang terdapat pada organisasi. Selain
jaringan formal terdapat juga jaringan informal (emergent network)
yangmerupakan saluran komunikasi nonformal yang terbentuk melalui kontak
atau interaksi yang terjadi antara anggota organisasi setiap harinya.
Gagasan dasar yang sangat penting mengenai jaringan adalah
„keterhubungan‟ atau „keterkaitan (connectedness) yaitu ide bahwa terdapat jalur
komunikasi yang relatif stabil di antara individu-individu anggota organisasi. Para
individu yang saling berkomunikasi satu sama lain akan terhubung bersama-sama
ke dalam kelompok-kelompok yang pada gilirannya kelompok-kelompok itu akan
saling berhubungan membentuk jaringan keseluruhan. Setiap orang memiliki
seperangkat hubungan yang unik dengan orang lain yang disebut „jaringan
personal (personal network). Jaringan dalam kelompok (group network) terbentuk
karena individu cenderung berkomunikasi lebih sering dengan anggota organisasi
tertentu lainnya. Organisasi pada dasarnya terbentuk dari kelompok-kelompok
yang lebih kecil yang tterhubung bersama-sama dalam kelompok yang lebih besar
dalam jaringan organisasi (organizational network). Jika anda menganalisis suatu
jaringan, maka anda akan melihat beberapa hal, misalnya.
a) Kita akan dapat melihat cara-cara setiap dua orang saling berinteraksi
attau berhubungan, ini disebut analisis dyad;
13
b) Kita juga dapat memperhatikan bagaimana setiap tiga orang saling
berhubungan, disebut dengan analisis triad;
c) Selain itu, anda dapat pula melakukan analisis kelompok dan
bagaimana kelompok keumudian terbagi-bagi ke dalam beberapa
subkelompok.
d) Akhirnya, anda melihat pada cara-cara bagaimana berbagai kelompok
itu saling berhubungan satu sama lain dalam suatu jaringan global.
Unit organisasi paling dasar, menurut teori jaringan, adalah hubungan di
antara dua orang. Sistem organisasi terdiri atas hubungan yang tak terhitung
jumlahnya yang membentuk kelompok-kelompok yang terhubung dengan
organisasi. Suatu hubungan ditentukan melalui jumlah tujuan yang ingin dicapai
(apakah memiliki satu atau beberapa tujuan), berapa banyak orang yang terlibat,
dan fungsi suatu hubungan dalam organisasi. Hubungan juga dapat menentukan
suatu „peran jaringan‟ (network role) tertentu yang berarti bahwa anggota
menghubungkan beberapa kelompok dengan cara-cara tertentu. Ketika anggota
organisasi berkomunikasi satu sama lain, mereka melaksanakan atau memenuhi
berbagai peran dalam hubungannya dengan jaringan yang terdiri atas peran
sebagai jembatan, penghubung, dan pemisah.
Organisasi adalah komposisi sejumlah orang-orang yang menduduki posisi
atau peranan tertentu. Di antara orang-orang ini saling terjadi pertukaran pesan
dan pertukaran pesan itu melalui jalan tertentu yang dinamakan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan juga
strukturnya, misalnya mungkin hanya di antara dua orang atau mungkin lebih atau
14
bahkan secara keseluruhan orang yang ada dalam organisasi itu. peranan individu
dalam system komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu
dengan individu lainnya dalam organisasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi
dan peranannya dapat digunakan analisis jaringan, dan setelah itu kita akan
mengetahui bentuk hubungan atau koneksi orang-orang dalam organisasi serta
kelompok tertentu, keterbukaan satu kelompok dengan kelompok lainnya. Ada
tujuh peranan jaringan komunikasi yaitu:
1. Anggota Klik
Klik adalah kelompok individu yang sedikitnya separuh dari
kontaknya merupakan hubungan dengan anggota-anggota lainnya.
Farancedan rekan – rekannya (1977) menunjukkan bahwa sebuah klik
terbentuk bila, lebih daripada separuh komunikasi anggota-anggotanya
adalah komunikasi dengan sesama anggota, bila setiap anggotanya
dihubungkan dengan semua anggota lainnya, dan bila tidak ada satu
hubungan pun atau seorang anggota pun yang dapat dihilangkan
sehingga mengakibatkan kelompok terpecah (Pace, 2010:176)
2. Opinion leader/ Pemimpin Pendapat
Opinion leader disini adalah pimpinan informal dalam organisasi,
mereka ini tidaklah selalu orang-orang yang mempunyai otoritas
formal dalam organisasi, tetapi berpengaruh pada tingkah laku dan
juga keputusan anggota organisasi.
15
3. Gate keepers/ Penjaga Gawang
Gate keepers adalah individu yang mengontrol arus informasi di antara
anggota organisasi. Mereka berada di tengah suatu jaringan dan
menyampaikan pesan dari satu orang kepada orang lain atau tidak
memberikan informasi. Gate keepers memiliki kekuasaan untuk
menyampaikan atau tidak informasi yang di dapat, terganntung dari
penting atau tidak pentingnya informasi untuk organisasi. Nyatalah
Gate keepers memiliki peran yang sangat penting dalam jaringan
komunikasi.
4. Cosmopolites/ Kosmopolit
Cosmopolites adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan
lingkungannya. Mengumpulkan informasi yang ada dan memberikan
informasi mengenai organisasi kepada orang tertentu.
5. Bridge/ Jembatan
Bridge adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang
menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.
6. Liaison/ Penghubung
Sebenarnya liaison memiliki peran yang sama dengan bridge, hanya
saja individu itu bukanlah anggota dari satu kelompok, akan tetapi dia
merupakan penghubung di antara satu kelompok dengan kelompok
lainnya.
16
7. Isolate/ Penyendiri
Isolate adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal
dengan orang lain dalam organisasi. Ini disebabkan mungkin karena
dia sengaja menyembunyikan diri atau memang di asingkan oleh
teman-temannya dalam organisasi.
Gambar jaringan komunikasi organisasi
Jenis–jenis Komunikasi Organisasi Ada beberapa jenis dalam
komunikasi organisasi.
- Komunikasi Ke bawah
Komunikasi ke bawah (downward communication) yang berasal dari
seseorang yang mempunyai posisi yang lebih tinggi kepada orang yang
mempunyai status lebih rendah. Komunikasi ke bawah, biasanya berupa
policy (kebijakan), perintah, petunjuk dan informasi yang bersifat umum.
Selain itu komunikasi ke bawah juga biasanya berisi pesan yang
17
berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, perintah dan
kebijaksanaan umum.
- Komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas (upward communication) adalah kebalikan dari
komunikasi ke bawah, biasanya berisi laporan, pengaduan, permohonan,
tuntutan dan keinginan. Komunikasi ini dapat dilakukan melalui tatap
muka. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan,
memberikan saran dan mengajukan pertanyaan.
- Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) yaitu komunikasi
antar status yang sama dalam jabatannya. Komunikasi horizontal
mempunyai beberapa tujuan diantaranya untuk mempercepat jalannya
komunikasi antar bagian yang memiliki status yang sama dan dapat
menyatukan organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam
organisasi di arahkan secara horizontal, dan pesan ini biasanya
berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti
koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling
memberikan informasi.
Konsep Komunikasi Organisasi
Menurut Goldhaber organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling
18
tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau
yang selalu berubah-ubah.
1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang
menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena
gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus
dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
Dengan menggunakan serentetan komunikasi sebuah kelompok secara
tidak langsung akan membentuk sebuah organisasi sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan lingkungan mereka. hal itu disebabkan oleh
proses komunikasi yang secara terus menerus mereka lakukan.
2. Pesan
Yang dimaksud dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh
arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi
dengan orang. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari ciptaan
dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi
ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi, yang berhubungan
dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi dan arus
tujuan dari pesan. Dalam bahasa pesan dapat dibedakan menjadi pesan
verbal dan non verbal. Sedangkan dalam penerima yang diharapkan
pesan dibedakan menjadi dua yaitu internal dan eksternal. Dalam
metode difusi atau bagaimana pesan itu disebarluaskan, pesan dalam
komunikasi organisasi kebanyakan menggunakan perangkat keras dan
19
perangkat lunak, semisal menggunakan alat elektronik dan sebagainya,
sedangkan perangkat lunak ini tergantung dari kemampuan individu
dalam mengolah dan menyampaikan pesan itu. dalam klasifikasi pesan
yang terakhir adalah mengapa pesan dikirim dan diterima oleh
organisasi Redding (goldhaber 1986) menyarankan ada tiga alasan
umum bagi arus pesan dalam organisasi yaitu yang berkenaan dengan
tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan
kemanusiaan
3. Jaringan
Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki
posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran
pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati set jalan kecil
yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini
mungkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau
keseluruhan organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini di pengaruhi oleh
banyak faktor antara lain, hubungan peranan, arah dan arus
pesan,hakikat seri dari arus pesan, dan isi dari pesan.
4. Keadaan saling tergantung
Konsep ini terjadi karena antara yang pertama dan seterusnya
mengalami sebuah Keadaan saling tergantung. Bila suatu bagian dari
organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada
bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh system organisasi.
20
Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi
saling melengkapi.
5. Hubungan
Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system
kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak
pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya
pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena
itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada
tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu
hubungan perlu dipelajari.
6. Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara
fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan
keputusan mengenai individu dalam suatu system. Lingkungan ini
dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal.
7. Ketidakpastian
Yang dimaksud dengan ketidakpastian disini adalah perbedaan
informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan.
Maksudnya adalah, ketika informasi yang diterima tidak sesuai dengan
kebutuhan organisasi maka akan berpengaruh dalam organisasi.
Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan oleh terlalu
banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya diperlukan
untuk menghadapi lingkungan mereka. oleh karena itu urusan utama
21
dari komunikasiorganisasi adalah menentukan dengan tepat berapa
banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi
ketidakpastian tanpa informasi yang berlebih. Pada intinya
ketidakpastian bisa disebabkan oleh terlalu sedikit atau terlalu banyak
informasi yang diterima.
Pendekatan yang digunakan dalam Komunikasi Organisasi
1. Pendekatan makro
Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu
struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam
berinteraksi ini organisasi melakuka aktivitas tertentu seperti
memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi,
melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi
a. Memproses informasi dan lingkungan
Organisasi pasti memiliki eksistensinya masing-masing dan
organisasi juga memiliki cara untuk mempertahankan eksistensi
mereka. agar organisasi itu tetap hidup maka organisasi perlu
mengolah atau memproses informasi dari lingkungannya.
Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah
menyesuaikann apa yang terjadi pada lingkungan dengan cara
mengirimkan informasi yang relevan atau sesuai dengan keadaan
yang terjadi dalam organisasi, kemudian merumuskan respons
yang tepat terhadap informasi tersebut.
22
b. Identifikasi
Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah
diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam
negoisasi, persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial. Proses
penyesuaian diri dinamakan dengan identifikasi. Yang terjadi disini
adalah organisasi berusaha untuk menerima informasi dari
lingkungannya, yang kemudian informasi itu diproses, dan dengan
output sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh lingkungannya.
Disini kemudian komunikasi memegang peranan yang sangat
penting, karena tanpa dikomunikasikan maka lingkungan dan
orang-orang yang berada disekitar organisasi itu tidak akan pernah
tau kalau organisasi telah melakukan upaya untuk memenuhi
kebutuhan mereka.
c. Integrasi dengan organisasi lain
Pada dasarnya tidak ada organisasi yang bergerak dalam
keadaan terisolir. Karena setiap organisasi dipengaruhi oleh
aktivitas organisasi lain yang ada disekitarnya. organisasi harus
memantau aktivitas ini, jika saingan organisasinya mendapatkan
dengan cara yang sama, tapi dengan kualitas yang lebih baik maka
hal itu akan membawa kesulitan dalam organisasinya. Kadang-
kadang interaksi dengan saingan terlalu bersifat institusional, ada
kelompok-kelompok yang mempunyai anggota yang bersifat
terbuka hanya kepada orang-orang dalam bidangnya, dan informasi
23
yang diberikan dan digunakan pun hanya sesuai dengan kebutuhan
dengan kelompok mereka.
d. Penentuan tujuan
Dari semua kegiatan organisasi secara makro yang
memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan
tujuan organisasi. Suatu tujuan adalah tempat yang diinginkan
organisasi sesudah organisasi diberikan periode waktu tertentu.
Organisasi seharusnya tidak menentukan tujuan setelah memproses
informasi dari lingkungan, identifikasi terhadap mereka dan juga
integrasi dengan organisasi lain. Yang terpenting untuk
menentukan tujuan organisasi harus mengembangkan informasi
internal dan eksternal organisasi.
2. Pendekatan mikro
Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi
dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Komunikasi yang
diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antar anggota
kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, serta
komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas
kelompok. Di dalam organisasi biasanya terdapat bermacam-
macam kelompok sosial. Masing-masing kelompok ini memiliki
tujuan mereka masing-masing.
Agar kelompok ini dapat menyokong pencapaian tujuan
organisasi, sebagai seorang pimpinan organisasi harus mampu
24
memberikan informasi mengenai tujuan organisasi dan penjelasan
terkait dengan tujuan kelompok sehingga masing-masing
kelompok merasakan bahwa tujuan organisasi adalah tujuan
mereka bersama. Dibutuhkan ketrampilan khusus sebagai seorang
pimpinan organisasi dalam hal ini.
3. Pendekatan individual
Pendekatan individual berpusat pada tingkah laku
komunikasi individual dalam organisasi. Kerja kelompok adalah
pusat efektifnya kerja organisasi dan disini memang sangat
dibutuhkan ketrampilan berkomunikasi agar dapat mendapatkan
dan memberikan informasi yang diperlukan dari kelompok itu.
Biasanya di dalam organisasi banyak keputusan-keputusan penting
yang di buat melalui perdebatan yang terjadi diantara aggota
kelompok, disinilah individu yang ada didalamnya harus juga
memiliki ketrampilan agar usulan atau program yang di ajukan bisa
diberikan dan diterima oleh semua anggota kelompok atau
organisasi itu.
Model Jaringan Komunikasi
Model dalam pengertian umum adalah rencana, representasi, atau
deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang
seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Dalam kaitannya
dengan komunikasi, model merupakan deskripsi ideal mengenai apa yang
dibutuhkan untuk terjadinya komunikasi. Jaringan komunikasi adalah
25
penggambaran “who say to whom”(siapa berbicara kepada siapa) dalam
suatu sistem sosial. Jaringan komunikasi menggambarkan komunikasi
interpersonal. Dimana terdapat pemuka- pemuka opini dan pengikut yang
saling memiliki hubungan komunikasi pada suatu topik tertentu, yang
terjadi dalam suatu sistem sosial tertentu seperti sebuah kelompok atau
sebuah organisasi. Model yang biasanya terdapat pada jaringan
komunikasi diantaranya:
a) Model jaringan komunikasi roda
Dalam model ini pemimpin sebagai pusat perhatian dan informasi.
Pemimpin bisa berkomunikasi dengan semua anggota kelompok, tetapi
anggota kelompok hanya bisa berkomunikasi dengan pemimpinnya.
b) Model jaringan komunikasi rantai
Dalam model ini A bisa berkomunikasi dengan B, B dengan C, C dengan
D dan seterusnya. Yang dimaksudkan dengan A B dan seterusnya itu bisa
berupa kelompok. organisasi, pemimpin, atau anggota kelompok dan
organisasi itu.
c) Model jaringan komunikasi Y
Dalam model ini ada beberapa amggota kelompok (tiga) yang bisa
berkomunikasi dengan anggota lain yang ada disampingnya seperti model
rantai. Tapi ada dua orang yang hanya bisa berkomunikasi dengan satu
orang yang ada disampingnya.
26
d) Model jaringan komunikasi lingkaran
Selanjutnya adalah model jaringan komunikasi lingkaran. Dalam model ini
setiap orang hanya bisa berkomunikasi dengan dua orang di sampingnya.
Dengan kata lain dalam model ini tidak terdapat pemimpin.
e) Model jaringan komunikasi bintang
Yang terakhir ini adalah model jaringan komunikasi bintang, dalam model
ini bisa dikatakan sebagai model jaringan komunikasi semua jaringan/all
chanel. Yang artinya semua orang yang ada dalam kelompok atau
organisasi itu bisa berkomunikasi dengan semua anggota kelompok atau
organisasi lain.
Model Lingkaran Model Y
Model Bintang Model Rantai
Sumber: https://www.google.com/imgres
27
Pola Aliran Komunikasi dalam Jaringan Komunikasi Organisasi
Organisasi formal amat mengandalkan proses berurutan umum
untuk menghimpun dan menyebarkan informasi, pola khusus aliran
informasi berkembang dari kontak antarpersonal yang teratur. Pola atau
keadaan urusan yang teratur mensyaratkan bahwa komunikasi di antara
para anggota sistem tersebut dibatasi. Sifat asal organisasi
mengisyaratkan pembatasan mengenai siapa berbicara kepada siapa.
Menurut Burgess bahwa karakter komunikasi yang ganjil dalam
organisasi adalah bahwa “pesan mengalir menjadi amat teratur sehingga
kita dapat berbicara tentang jaringan atau struktur komunikasi”.Analisis
eksperimental pola-pola komunikasi menyatakan bahwa penngaturan
tertentu mengenai “siapa berbicara kepada siapa” mempunyai
konsekuensi besar dalam berfungsinya organisasi. Disini ada dua pola
yang akan kita bahas, yaitu pola roda dan pola lingkaran.
f) Pola Roda
Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada
individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi central
menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi
lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota
lainnya.
g) Pola lingkaran
Pola lingkaran memungkinkan semua anggota bisa berkomunikasi satu
dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan.
28
Tidak seorang anggotapun yang dapat berhubungan langsung dengan
semua anggota lainnya, demikian pula tidak ada anggota yang memiliki
akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan untuk
memcahkan suatu persoalan.
2.3 Komunikasi Organisasi
Pengertian komunikasi organisasi dalam buku “komunikasi organisasi
strategi meningkatkan kinerja perusahaan ” adalah perilaku perorganisasian
yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi
dan memberi amkna atas apa yang sedang terjadi. Golddhaber (1986)
memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung
sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung beberapa konsep sebagai
berikut :
1. Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem yang terbuka dan dinamis yang
secara tidak langsung menciptakan saling tukar menukar informasi satu sama
lain. Karena kegiatan yang berulang-ulang dan tiada hentinya tersebut maka
dikatakan sebagai suatu proses.
29
2. Pesan
Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang objek, orang,
kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Pesan dalam
organisasi dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan
dengan bahasa, penerima yang dimaksud, metode difusi, dan arus tujuan dari
pesan. Klasifikasi pesan dalam bahasa dapat dibedakan menjadi 2 (dua) bagian
yaitu verbal dan non verbal, dimana pesan verbal dalam organisasi berupa:
surat, memo, percakapan, dan pidato. Sedangkan pesan non verbal dalam
organisasi bisa berupa: bahasa gerak tubuh, sentuhan, ekspresi wajah, dan
lain-lain.
3. Jaringan Organisasi
terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau
peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-
orang ini terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan
komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya dua
orang, beberapa orang atau keseluruhan organisasi. Luas dari jaringan
komunikasi ini dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya: arah dan arus
pesan, isi pesan, hubungan peranan, dan lain-lain
4. Keadaan saling tergantung
Hal ini telah menjadi sifat dalam organisasi yang merupakan suatu sistem
yang terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka
30
akan berpengaruh kepada bagian yang lainnya dan mungkin juga kepada
seluruh sistem organisasi.
5. Hubungan
Karena organisasi merupakan suatu sistem yang terbuka, sistem kehidupan
sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang
ada dalam organisasi. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi
yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat
suatu hubunngan perlu dipelajari. 24 Sikap, skill, dan moral dari seseorang
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh hubungan yang bersifat organisasi.
6. Lingkungan
Yang dimaksud lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor
sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu
dalam suatu sistem. Yang termasuk dalam lingkungan internal adalah personal
(karyawan), staf, golongan fungsional dari organisasi, dan juga komponen
lainnya seperti tujuan, produk, dan lainnya. Organisasi sebagai sistem terbuka
harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti: teknologi, ekonomi,
dan faktor sosial. Karena faktor lingkungan berubah-ubah maka organisasi
memerlukan informasi baru untuk mengatasi perubahan dalam lingkungan
dengan menciptakan dan melakukan penukaran pesan baik secara internal
maupun eksternal.
31
7. Ketidakpastian
Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi
yang diharapkan. Ketidakpastian dalam organisasi juga disebabkan oleh
terjadinya banyak informasi yang diterima daripada informasi yang
sesungguhnya diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Bisa
dikatakan ketidakpastian dapt disebabkan oleh terlalu sedikit informasi yang
didapatkan dan juga karen terlalu banyak informasi yang diterima.
Dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh para ahli mengenai
komunikasi organisasi ini dapat disimpulkan definisi komunikasi organisasi
sebagai berkut:
a) Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang
dipengaruhi oleh pihka internal maupun eksternal
b) Komunikasi organisasi meliputi pesan, tujuan, arus komunikasi dan media
komunikasi
c) Komunikasi organisasi meliputi orang yang mempunyai skill, hubungan
dan perasaan yang sama.
Alur komunikasi organisasi
Dilihat dari arah komunikasi ada dua macam komunikasi yaitu komunikasi
vertikal dan komunikasi horizontal
Komunikasi vertikal Dalam komunikasi vertikal dapat dibagi menjadi 2
arah, yaitu komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas.
32
a. Komunikasi ke bawah (downward communication)
Proses komunikasi yang berlangsung dari tingkatan tertentu dalam suatu
kelompok atau organisasi ke tingkatan yang lebih rendah disebut komunikasi
ke bawah. Ketika membayangkan para manager berkomunikasi dengan
bawahannya, komunikasi dengan pola kebawah adalah pola yang pada
umumnya diperkirakan. Pola tersebut digunakan oleh para pemimpin untuk
mencapai tujuannya. Seperti untuk memberikan instruksi kerja,
menginformassikan suatu peraturan dan 26 prosedur-prosedur yang berlaku
kepada anak buahnya, menentukan masalah yang perlu perhatian. Tetapi
komunikasi dalam bentuk ini tidak selalu harus secara lisan atau bertatap
muka secara langsung. Memo ataupun surat yang dikirimkan oleh direksi
kepada bawahannya juga termasuk komunikasi ke bawah.
Dalam banyak organisasi, komunikasi ke bawah sering kali tidak
mencukupi dan tidak akurat, seperti terjadi dalam pernyataan yang sering kali
dengar dari anggota organisasi bahwa tidak memahami apa yang
sesungguhnya terjadi. Keluhan-keluhan seperti ini menunjukkan terjadinya
komunikasi yang tidak efektif dan butuhnya individu-individu akan informasi
yang relevan dengan pekerjaan mereka. Informasi dari atasan ke bawahan
meliputi:
i. Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
ii. Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaannya.
iii. Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
33
iv. Informasi tentang kinerja pegawai.
v. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas.
b. Komunikasi ke atas (Upward communication)
Sebuah organisasi yang efektif membutuhkan komunikasi ke atas sama
banyaknya dengan komunikasi ke bawah. Dalam situasi seperti ini,
komunikator berada pada tingkat yang lebih rendah dalam hierarki organisasi
daripada penerima pesan. Beberapa bentuk komuniaksi ke atas yang paling
umum melibatkan pemberian saran, pertemuan kelompok, dan protes terhadap
prosedur kerja. Ketika komunikasi ke atas tidak muncul, orang sering kali
mencari sejumlah cara untuk menciptakan jalur komunikasi ke atas yang tidak
formal. Pengertian komunikasi ke atas menurut Soekardi Ds ialah “Kegiatan
bawahan untuk menyampaikan keterangan, ide, pendapat, dan pernyataan lain
kepada pimpinan dengan maksud mempengaruhi tingkah laku dan perbuatan
pimpinan” Komunikasi ke atas berperan menjalankan beberapa fungsi penting.
Gary Kreps, seorang peneliti dalam bidang komunikasi organisasi,
menemukan beberapa di antaranya:
Komunikasi ke atas menyediakan umpan balik bagi para manager
mengenai isu-isu organisasi terbaru, masalah yang dihadapi, serta informasi
mengenai operasi dari hari ke hari yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan mengenai bagaimana menjalankan organisasi.
34
a) Hal ini merupakan sumber utama bagi manajemen untuk mendapatkan
umpan balik untuk menentukan seberapa efektif komunikasi ke bawah
dalam organisasi.
b) Hal ini dapat mengurangi ketegangan pada karyawan dengan
memberikan kesempatan pada anggota organisasi pada tingkat lebih
rendah untuk membagikan informassi yang relevan dengan atasannya.
c) Hal ini mendorong partisipasi dan keterlibatan karyawan, dan
karenanya meningkatkan kohesivitas organisasi. Sedangkan menurut
buku Manajemen dan perilaku organisasi, pentingnya komunikasi ke
atas adalah:
a) Memeberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
b) Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga
penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.
c) Memberitahu penyelia kapan bawahan siap memberikan
informasi.
d) Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi
dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
e) Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya
memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke
bawah.
f) Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.
35
c. Komunikasi horizontal
Menurut Muh Arni pengertian komunikasi horizontal atau mendatar
adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya
di dalam organisasi. Ketika komunikasi terjadi di antara anggota dari
kelompok kerja yang sama, atau sessama staf yang sederajat, kita
menggambarkannya sebagai komunikasi lateral/ horizontal. Kenapa
diperlukan komuniaksi horizontal jika komunikasi vertikal dalam kelompok
masih efektif? jawabannya adalah bahwa komunikasi horizontal dapat
menghemat waktu dan dapat mempermudah koordinasi. Dalam beberapa
kasus, komunikasi horizontal dapat dibenarkan secara formal. Seringkali
komunikasi horizontal secara informal dibuat untuk memotong garis
kewenangan vertikal dan dapat mempercepat pengambilan tindakan.
Fungsi komunikasi dalam organisasi
1. Fungsi informatif adalah seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih tepat. Informasi yang
didapat dapat setiap anggotanya melaksanakan tugas secara pasti. Pada
dasarnya, informasi dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam
tatanan manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu
kebijakan dalam organisasi ataupun untuk menyelesaikan konflik yang
terjadi di dalam organisasi tersebut. Bawahan juga membutuhkan
informasi untuk melaksanakan pekerjaannya, disamping itu, informasi
36
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, prosedur
perizinan cuti dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif berkaitan dengan peraturan-peraturan yang ditaati
dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh dalam fungsi
regulatif ini
Atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Mereka juga mempunyai wewenang untuk memberikan
perintah atau intruksi, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan
mereka ditempatkan pada lapisan atas supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sesuai intruksi. Namun, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah.
2. Kekuatan pemimpin dalam memberi sanksi
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang
pemimpin sekaligus sebagai pribadi
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan
Berkaitan dengan pesan. Pesan –pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh atau tidak boleh untuk
dilakukan.
3. Fungsi persuasif dalam mengatur suatu organisasi tidak cukup dengan
mengandalkan kewenangan dan kekuasaan. Adanya kenyataan ini,
37
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang
dilakukan secara suka rela akan lebih menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding dengan pimpinan yang sering memperlihatkan
kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan
saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dna
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal yang
terjadi dalam setiap organisasi yaitu seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut dan laporan kemajuan organisasi. Juga saluran
komunikasi informasi seperti perbincangan antar pribadi selama jam
istirahat kerja, kegiatan pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan
untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
Pola komunikasi organisasi
pola komunikasi organisasi suatu sistem komunikasi vertikal dan
horizontal menjadi model yang paling efektif dalam suatu pola komunikasi
oeganisasi, dimana komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan karyawan
ataupun karyawan dengan karyawan terjadi secara langsung antara
komunikator dengan komunikan, sehingga situasi komunikasi yang
berlangsung secara interpersonal maupun kelompok. Ini menunjukkan
bahwa pola komunikasi organisasi identik dengan proses komunikasi yang
38
terjadi di suatu perusahaan, karena pola komunikasi bagian dari proses dan
proses komuniaksi merupakan rangkaian dari aktifitas penyampaian pesan
sehingga diperoleh feedback dari penerima pesan. Salah satu tantangan
besar dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah proses yang
berhubungan dengan jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi dapat
membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya
akan berpengaruh pada jaringan komunikasi.
Tantangan dalam menentukan pola komunikasi organisasi adalah
bagaimana menyampaikan informasi kepada seluruh bagian organisasi dan
bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Untuk
menjalankan dan mencapai tujuan teresebut maka dalam organisasi
terdapat beberapa arah formal dan informal jaringan komunikasi dalam
organisasi.
2.4 Whatsapp
WhatsApp adalah aplikasi pesan instan untuk smartphone. Jika dilihat dari
fungsinya WhatsApp hampir sama dengan aplikasi SMS yang biasa Anda
pergunakan di ponsel lama. Tetapi WhatsApp tidak menggunakan pulsa,
melainkan data internet. Jadi, di aplikasi ini tak perlu khawatir soal panjang
pendeknya karakter. Tidak ada batasan, selama data internet memadai.
Beberapa fitur yang ada di whatsapp yaitu meliputi: Mengirim pesan teks,
mengirim foto dari galeri ataupun dari kamera, mengirim video, mengirimkan
berkas-berkas kantor atau yang lainnya, menelpon melalui suara, termasuk
39
Aplikasi Whatsapp
mengirim pesan suara Anda yang dapat didengarkan oleh penerima setiap saat,
berbagi lokasi memanfaatkan GPS dan mengirimkan kartu kontak.
Di WhatsApp, pengguna juga dapat mengatur panel profilnya sendiri,
terdiri dari nama, foto, status serta beberapa alat pengaturan privasi untuk
melindungi profil dan juga alat bantuan untuk membackup pesan, mengubah
nomor akun dan melakukan pembayaran.
2.5 Kerangka Berfikir
Tujuan dari adanya kerangka berpikir adalah untuk menggambarkan
secara jelas bagaimana kerangka berpikir yang digunakan peneliti untuk mengkaji
serta memahami permasalahan yang akan diteliti (Gunawan Witjaksana, 2009:36).
Tujuan dari kerangka berpikir tersebut di atas adalah peneliti akan meneliti
suatu kegiatan komunikasi organisasi kepala sekolah dengan guru dalam
Kepala Sekolah Dewan Guru
Pesan
Pesan melalui whatsapp tersampaikan dengan efektif
40
menggunakan aplikasi Whatsapp untuk mengetahui keefektivitasan dalam proses
penyampain dan penerimaan pesan menggunakan aplikasi/ media. Kepala sekolah
dan guru SMK Terang Bangsa Semarang sebagai pelaku komunikasi melalui teori
komunikasi organisasi dengan menggunakan metode jaringan komunikasi
organisasi sehingga bertujuan untuk mengetahui keefektivitasan berkomunikasi
melalui media aplikasi whatsapp.