P r o f e s s o r Ta i g u a r a ( U F E S )

t a i g u a r a @ u s p . b r

B a c h a r e l e m A r q u i v o l o g i a n a U n i v. F e d e r a l d o E s t a d o d o R J

E s p e c i l i z a ç ã o e m P o l í t i c a e E s t r a t é g i a n a s R e l a ç õ e s I n t e r n a c i o n a i s

( A s s o c i a ç ã o d o s D i p l o m a d o s D a E s c o l a S u p e r i o r d e G u e r r a / U N E S A )

M e s t r e e m C i ê n c i a s n a U S P

( C o n c e n t r a ç ã o e m H i s t ó r i a S o c i a l , l i n h a d e p e s q u i s a : A r q u i v í s t i c a )

D o u t o r a d o e m C i ê n c i a d a I n f o r m a ç ã o n a U n B

Apresentação

Arquivos – o que são? Segundo a Lei 8.159/91:

>Conjuntos de documentos

->Produzidos e recebidos

->Em decorrência do exerc íc io de at iv idades

1 Lei 8.159/91

Arquivos para quê ? Segundo a Le i 8 .159/91:

->Apoio à administração públ ica ,

->à cu l tura ,

->Ao desenvolv imento c ient í f i co

->E lementos de prova e informação.

1 Lei 8.159/91

2 Classificação

Classif icar é estabelecer c lasses

Através da identif icação de um

Conjunto e seus subconjuntos de documentos

2 Classificação

Como classif icar documentos de arquivo?

2 Classificação

Passo 01

Descubra: Onde estão os documentos?

Faça um mapa!

2 Classificação

Passo 01

Onde encontro os nomes dos documentos?

No Plano de Classif icação disponível:

http://www.proged.es.gov.br

2 Classificação

Passo 02

Identif ique o documento!

Qual é o formato? Qual é o gênero?

Qual é o suporte? Qual é a forma? Qual é o t ipo?

Arquivo pode ter formato de LIVRO?

Sim! Os Relatórios dos Presidentes de

Província (autuais estados)

Eram impressos

em tipografias

e distribuídos com formato

De livro...

2 Classificação

Formatos: caderno, cartaz, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme, etc.

Documentos do gênero textual

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

.

Cartográficos

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

.

Iconográficos e fotográficos

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

.

Filmográficos

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

.

Sonoros

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

Micrográficos

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico, iconográfico, textual, etc.

.

Informáticos

2 Classificação

Gêneros: filmográfico, audiovisual, fotográfico,

iconográfico, textual, etc. .

2 Classificação

Suportes: fita magnética, filme de nitrato, papel, etc.

Original: versão final.

Cópias: cópia livre, manuscrito (cartulário), cópia autenticada, etc

Minuta: É o pré-original

2 Classificação

Forma: original, cópias, minuta, etc.

2 Classificação

Tipo Documental

T i p o d o c u m e n ta l :

E s p é c i e d o c u m e n ta l + a t i v i d a d e d e p ro d u ç ã o

B o l e t i m ( d e o c o r rê n c i a ; d e f re q u ê n c i a ; m é d i c o ) ;

C e r t i d ã o ( d e ó b i to ; d e n a s c i m e n to ; d e c a s a m e n to ) ;

D e c l a ra ç ã o ( d e b e n s ; i m p o sto d e re n d a ; d e te m p o d e s e r v i ç o ; ) ;

Re l a tó r i o ( d e a t i v i d a d e s ; d e e s tá g i o ; f i s c a l i za ç ã o ) .

[ R e c o r r a a u m G l o s s á r i o d e E s p é c i e s D o c u m e n t a i s ]

2 Classificação

A seguir - exemplos do Passo 02

Poder

Executivo Documentos

Fotográfico

(gênero)

Documentos

Cartográficos (gênero)

(1880 - 1989)

Códices (formato)

(1837 - 1984)

Secretaria de

desenvolvimento

da cidade

(espécies)

(1992 - 2003)

Intendência

Municipal

(tipos e espécies)

(1881-1908)

Diretoria de água

e esgoto

Diretoria

Municipal

Projetos,

relatórios e

formulários.

Termos de

posse,

atestados

médicos,

contratos, ofício

recebidos e

expedidos, folhas

de pagamento,

petições, livros de

contabilidade,

requerimentos,

resoluções,

decretos, guia de

recolhimento de

tributo, etc.

Secretaria

de Administração

Execução dos

sistemas de

administração da

Prefeitura de

Vitória

Secretaria de

Comunicação Registro

de eventos

Controle de

material

Diretoria de

obras e viação Fiscalização

Recolhimento

de tributos

Cemitério

Diretoria de

....estatístic

a

Enterramento

Rotinas

administrativa

s

Secretaria de

Obras

Secretaria de

Cultura Plantas

Mapas,

Arquivo Permanente Municial

de Vitória

(1789 – 2004)

Petições,

autos, contratos,

atestados

médicos, livros

de contabilidade,

ofício expedidos

e recebidos.

GESTÃO ESCOLAR

SECRETARIA

DIREÇÃO - Lista de Alunos e Turmas / Fluxo Escolar - Ata de Processo de Notificação Funcional

- Avaliação de Desempenho Funcional

- Planejamento de Orçamento e Finanças de Recursos

Públicos Recebidos

- Planilha de Orçamento para Compras de Materiais de

Limpeza e Escolar - Prestação de Contas e Finanças

- Ata de Inspeção Escolar

PEDAGÓGICO COORDENAÇÃO - Declaração Escolar

- Históricos

- Ata de Desempenho - Cadastro de Funcionários

- Boletim de Frequência

Funcional

- Ata de Conselho de Classe

- Planilha de Desempenho Trimestral de Alunos/ Estatística

- Planilha de Planejamento com Professor - Planilha de Plantão Pedagógico Trimestral

-Controle de Presença dos Pais no Plantão

Pedagógico

- Formulário de Encaminhamento ao Conselho

Tutelar/ Juizado da Infância e Juventude - Projetos Didáticos

- Planilha de Solicitação de Livros Didáticos

- Ficha Individual: Ocorrência do

Aluno / Suspensão

- Ata de Atendimento e Notificação aos Pais

- Controle de Alimentos

Recebidos

- Planilha de Controle de Alunos que utilizam Transporte Público

Municipal

Arquivo da Secretaria da EMEF “Américo Guimarães Costa”

- Frequência

- Dossiê: Conteúdo

Ministrado / Relatório de

Ocorrência e Advertência ao

Aluno / Encaminhamento do

Aluno para Coordenação /

Observação Individual do

Desempenho do Aluno/

Relatório Trimestral de

Observação Geral da Turma

- Avaliação

- Resumo Final

AVALIAÇÃO DO ALUNO E CONTROLE DE FREQUENCIA

- Ficha de Matrícula

- Cópia Reprográfica

livre da Certidão de

Nascimento do Aluno e

do Comprovante de

Residência

- Comprovante de

Escolaridade ou

Histórico Escolar

Os benefícios da classificação de documentos:

Otimização do uso dos espaços físicos;

Acesso aos documentos antes não identificados/classificados;

Celeridade na busca e recuperação dos documentos;

Redução de custos com empresas terceirizadas de controle e armazenamento dos documentos;

2 Classificação

- Como aplicar [a classificação de documentos] a partir do caso da Tabela do PROGED?

Identifique o documento

Busque-o no Plano de Classificação disponível no site

Codifique o documento identificado, ex.:

020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL

2 Classificação

O b r i ga d o p e l a s u a a te n ç ã o !

A g ra d e ç o a to d o s !

Agradecimentos