Post on 17-Mar-2019
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN
KARYAWAN SMA NEGERI 1 MUNTILAN MENGUNAKAN
MAGNETIC READER
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S1
Pada Jurusan Sistem Informasi
Disusun Oleh :
Erlina Saputri
07.12.2528
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
THE DESIGN OF THE TEACHERS AND THE EMPLOYERS PRESENCE SYSTEM BY USING A MAGNETIC READER
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMA
NEGERI 1 MUNTILAN MENGGUNAKAN MAGNETIC READER
ERLINA SAPUTRI JURUSAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Presence system in SMA Negeri 1 Muntilan are still manually push made a Presence System for Teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan Using Magnetic Reader. System Presence carried out manually have been less effective and efficient. That is, with the signature on the paper Presence. And at the presence recap, the administration must retype the computer when he reports will be submitted to the principal and the district education office.
In this system would be made as simple as possible and easy to use by teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan. The system uses software Microsoft SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0. To process presence use Magnetic and Smart Card reader to process input.
Making the system is expected to help the presence of teachers and employees and facilitate the preparation of the consolidated recap presence. This system also can optimize the time (efficient) and to assess performance and discipline of teachers and staff time.
Keyword : Presence System, Presence, System
1. PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu faktor penting dan juga syarat utama untuk
kemajuan suatu organisasi. Informasi yang baik akan mendukung proses pengambilan
keputusan yang cepat, tepat dan akurat. Mendapatkan informasi yang berkualitas tidak
akan lepas dari kemampuan teknologi yang canggih serta system yang baik dan
terorganisasi. Dengan berkembangnya teknologi pada saat ini, mendorong masyarakat
untuk mengubah sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi.
Pembuatan sistem informasi yang terkomputerisasi akan lebih menghasilkan
informasi yang terorganisasi dan berkualitas dibandingkan dengan sistem manual.
Dengan menggunakan sistem manual informasi yang dihasilkan akan lebih lama
didapatkan serta hasilnnya juga kurang akurat. Proses pengerjaan yang lama
menjadikan sistem manual memang kurang efisien. Beda dengan sistem yang
terkomputerisasi. Proses pengerjaan sampai hasil yang didapat akan lebih cepat, akurat
dan tepat waktu.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Presensi
Sistem presensi merupakan sistem yang menyediakan informasi yang mendalam
mengenai kehadiran seseorang.
Proses presensi yang terkomputerisasi akan lebih meminimalisir kesalahan yang
sering terjadi dalam proses rekap dan laporan yang harus dilakukan secara manual. Alur
proses sistem presensi menggunakan komputer dan barcode secara sederhana adalah
sebagai berikut :
a. User melakukan presensi dengan menggesekkan kartu presensi yang telah
ditempeli barcode pada barcode reader.
b. Data yang diinputkan akan diolah database menjadi laporan sesuai dengan
kebutuhan.
c. Admin dapat mengakses output dari pengolahan data tersebut yang dapat
digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan.
2.2 Sistem Barcode
Barcode atau dalam bahasa Indonesia seringkali disebut kode batang
merupakan kode berbentuk garis dan berwarna hitam yang mengandung satu kumpulan
kombinasi yang berlainan ukuran, dan disusun sedemikian rupa menurut aturan tertentu
sehingga dapat diterjemahkan oleh mesin pembacanya.
Kode di dalam barcode tersebut mengumpulkan data dalam simbologi linear satu
dimensi atau ada juga yang memiliki bentuk persegi, titik, heksagon dan bentuk geometri
lainnya di dalam simbologi dua dimensi. Penggunaan barcode awalnya adalah untuk
sistem pemeriksaan pada swalayan. Menggunakan sistem barcode yang benar, tentunya
akan sangat menguntungkan perusahaan.
Gambar 2.1 Barcode
2.2.1 Tipe barcode
Barcode atau kode baris digambarkan dalam baris tebal dan tipis yang didusun
berderet sejajar horizontal. Satu unit barcode sebenarnya terdiri salah satu warna hitam
dan putih. Sebuah unit yang berwarna hitam ditunjukkan dengan sebuah bar, sedangkan
yang berwarna putih ditunjukkan dengan sebuah space ( spasi ). Cara lain penulisan
barcode adalah dengan bilangan “1” untuk menyatakan black bar, dan bilangan “0” untuk
menyatakan white space.
Tetapi seiring perkembangan waktu , barcode memiliki banyak sekali standard
yang tidak terpaku pada satu model tertentu. Secara umum barcode terbagi menjadi dua
kelompok besar, yaitu barcode satu dimensi dan barcode dua dimensi.
1. Barcode satu dimensi
Beberapa tipe barcode 1 dimensi yang sering digunakan adalah :
a. Tipe code 39 ( code 3 of 9 )
Merupakan barcode alphanumeric ( full ACSII ) yang dapat mewakili
abjad ( A-Z ) dan angka ( 0-9 ) serta beberapa karakter lain, seperti $, /,
+, %, titik dan spasi. Jumlah digit maksimal 16. kode seperti ini biasanya
cocok digunakan untuk barcode buku maupun anggota perpustakaan.
b. Code 25 ( Interleaved )
Merupakan kode barcode yang hanya untuk angka ( 0-9 ), maksimum 32
digit. Jadi barcode ini berbentuk numeric dan memiliki panjang baris yang
bervariasi. Code 25 ini biasa digunakan untuk aplikasi dalam dunia
industri dan laboratorium.
c. EAN 13
Simbologi barcode model ini dikeluarkan EAN untuk identitas suatu
produk. Standarisasi EAN menggunakan 3 digit pertama untuk kode
negara asal produk, 4 digit berikutnya adalah Manufacture number , 5
digit berikutnya adalah Product Number ( kode produk atau nomor urut
produk ) dan 1 digit terakhir adalah Check Digit atau angka untuk
melakukan tes validasi barcode. Indonesia sendiri mempunyai kode 899
untuk 3 digit pertama.
d. UPC ( Universal Product Code )
Barcode UPC ini hanya terdiri dari angka ( 0-9 ), namun barcode harus
mempunyai panjang tepat 11 atau 12 digit serta memiliki panjang baris
yang tetap. Kurang atau lebih dari angka itu tidak bisa digunakan. UPC
biasa digunakan untuk pelabelan pada produk kecil atau eceran.
2. Barcode 2 Dimensi
Barcode jenis ini tidak hanya berbentuk garis-garis saja, tetapi lebih
mendekati bentuk gambar tertentu. Berikut ini adalah beberapa tipe
barcode 2 dimensi :
a. High Capacity Color Barcode ( HCCB )
HCCB dikembangkan oleh Microsoft dengan lisensi dari ISAN
International Agency. Microsoft mengimplementasikan HCCB
menggunakan 4 warna pada ukuran 5 x 10 grid. Dengan barcode
tersebut data akan mampu disimpan dalam ukuran yang lebih besar.
b. Data Matrix
Kode data matrix merupakan barcode matrik dua dimensi yang terdiri
dari sel hitam dan putih atau modul titik-titik di sekitar rectangular patern.
Sebuah data matrik simbol dapat menyimpan sampai dengan 2.335
karakter alphanumeric. Tergantung situasinya, tetapi modul yang terang
biasanya menggambarkan 0 dan gelap menggambarkan 1.
c. Kode PDF417
Kemampuan dari barcode jenis ini mampu menyimpan lebih dari 2000
karakter di dalam sebuah ruang yang hanya berukuran 4 inch persegi
saja.
2.2.2 Komponen Sistem Barcode
Karena barcode membutuhkan mesin pembaca, serta software yang melakukan
pengolahan data berikut komponen-komponen yang dibutuhkan dalam sistem berbasis
barcode tersebut.
1. Mesin Barcode Printer
Mesin barcode printer digunakan untuk mencetak barcode yang
menggunakan tinta khusus dan dapat dibaca oleh mesin scannernya.
2. Software Designer Barcode
Software yang biasa digunakan untuk merancang model barcode yaitu Corel
Draw, Microsoft Word, dan sebagainya. Tetapi ada juga software khusus
yang digunakan misalnya, Proton Barcode Designer, Visual Barcode
Designer dan sebagainya.
3. Label Barcode
Untuk dapat ditempelkan pada produk yang diinginkan, barcode harus
dicetak di dalam sebuah label barcode. Label bisa terbuat dari kertas khusus
atau kertas biasa dengan bentuk dan ukuran yang dirancang sesuai
kebutuhan.
4. Mesin Barcode Scanner
Barcode scanner digunakan untuk membaca dan menerjemahkan kode-kode
barcode ke dalam teks yang sesungguhnya.
5. Software Pengolah Data
Software ini yang digunakan untuk memasukkan data barcode ke dalam
suatu database dan mengolahnya sesuai kebutuhan.
2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.3.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa
pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan
tugas-tugas tertentu.
2.3.2 Microsoft SQL Server 2000
SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management
system ( RDBMS ) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database
berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan
produk andalan Microsoft untuk database server.
3. ANALISIS
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 SMA Negeri 1 Muntilan
Pada tanggal 12 Febuari 1975 berdasarkan surat keputusan dari Drs. Achmad,
bupati Magelang daerah tingkat II No.5/K.D/Hukum.B/1975 pemerintah kabupaten
Magelang membangun SMA Negeri 1 Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan termasuk
sekolah terbaik di kabupaten Magelang. SMA Negeri 1 Muntilan berlokasi di dusun
Ponggol, desa Temanggung, kecamatan Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan dibangun
diatas tanah seluas 7960 m2.
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem diperlukan untuk menganalisis kebutuhan sistem lama
menjadi sistem baru yang diusulkan untuk memenuhi kebutuhan suatu instansi atau
perusahaan yang terkait.
1. Kebutuhan Fungsional
1) Sistem harus dapat melakukan entri data karyawan.
a. User bisa memasukkan data guru dan karyawan beserta jabatan,
golongan, dan lain-lain.
b. User dapat melakukan pencarian data guru dan karyawan berdasarkan
nama.
c. User dapat mengganti data guru dan karyawan.
d. User dapat menghapus data guru dan karyawan.
2) Sistem dapat melakukan pendataan guru dan karyawan.
a. User dapat memasukkan data guru dan karyawan baru dengan
memasukkan NIP, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat,
golongan, jabatan dan lain sebagainya.
b. User dapat menambahkan data anggota baru.
c. User dapat mengubah data guru dan karyawan apabila golongan, alamat
atau nomor telpon berubah.
3) Sistem harus dapat melakukan proses presensi
a. User dapat melakukan login.
b. User dapat melakukan presensi masuk dan pulang kerja.
c. User dapat menampilkan jam presensi guru dan karyawan.
d. User dapat menampilkan guru dan karyawan yang datang tidak
terlambat.
e. User dapat menampilkan guru atau karyawan yang datang terlambat.
f. User dapat menampilkan foto guru atau karyawan.
g. User dapat memasukkan data cuti guru dan karyawan.
h. User dapat melakkukan presensi ijin.
4) Sistem harus dapat melakukan laporan presensi secara otomatis.
a. User dapat menampilkan laporan presensi secara periodik ( harian,
mingguan, bulanan, dan semester )
b. User dapat menampilkan laporan cuti guru dan karyawan.
c. User dapat menampilkan laporan presensi ijin guru dan karyawan.
2. Kebutuhan Non Fungsional
a. Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware )
Kebutuhan perangkat keras akan mendukung proses pembuatan
program serta proses pemakaian program.
Spesifikasi minimal perangkat keras yang digunakan untuk
mendukung sistem adalah sebagai berikut :
a. Processor : INTEL Pentium 4 3Ghz
b. Mainboard : Mainboard Gigabyte 945 GCMX
c. Harddisk : 80 GB
d. Memory : DDR 2 512 MB
e. VGA : On Board
f. Monitor : Advance 15”
g. Mouse : Logitec
h. Keyboard : Logitec
i. Magnetic Reader : MSR206 Series
b. Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak digunakan untuk proses pembuatan
program. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Microsoft Visual Basic 6.0
b. Microsoft SQL Server 2000
c. Photoshop CS 3
c. Kebutuhan Brainware
Kebutuhan brainware untuk menggunakan sistem presensi
menggunakan magnetic reader ini minimal bisa mengoperasikan komputer.
Guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan sebagian besar sudah bisa
mengoperasikan komputer.
3.1.3 Perancangan Proses
Perancangan proses akan digambarkan menggunakan physical model atau
pemodelan fisik dengan membuat flowchart system dan juga dengan logical model atau
pemodelan logic dengan membuat diagram alir data ( DFD ) level 0, level 1 dan
seterusnya.
1. Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
4. PEMBAHASAN
4.1 Implementasi
Implementasi merupakan tahapan akhir dari proses penerapan sistem baru yang
telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses
pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk
menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang
telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan.
4.2 Manual program
1. Form Menu Utama
Gambar 4.1 Menu Utama
2. Form Data Golongan
Gambar 4.2 Data Golongan
5. Form Presensi
Gambar 4.5 Form Presensi
5. KESIMPULAN
Berdasarkan Penelitian didapatkan kesimpulan bahwa untuk merancang sebuah
sistem presensi guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan melalui beberapa tahapan
yaitu identifikasi masalah, analisis, perancangan, pengujian dan pemeliharaan sistem.
Sistem presensi yang dibangun dengan menggunakan Microsoft visual basic dan sql
server telah mampu memenuhi sistem untuk melakukan proses presensi yang
terkomputerisasi dengan menggunakan magnetic reader.
Sistem yang dibuat mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :
1. Sistem mampu melakukan proses presensi dengan menggunakan kartu
magnetic yang dapat mempermudah dan menghemat waktu presensi dan
rekap presensi.
2. Sistem mampu melaporkan data presensi secara periodik sesuai dengan
kebutuhan.
Sedangkan kelemahan dari sistem adalah sebagai berikut :
1. Sistem presensi ini masih berupa stand alone.
2. Validasi dari aplikasi ini belum bisa menangani pengecekan kesalahan
secara keseluruhan sehingga untuk beberapa proses masih diperlukan
ketelitian dari user.
3. Hanya bisa dijalankan di satu platform, yaitu windows.
DAFTAR PUSTAKA
All Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Kusrini, Koniyo Andi. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dan
Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit Andi.
Wahyono Teguh. 2010. Membuat Sendiri Aplikasi Dengan Memanfaatkan Barcode,
Jakarta : Penerbit Elex Media Komputindo
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain, Yogyakarta : Penerbit Andi
S.Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Penerbit Andi
http://www.wikipedia.com
http://www.bhineka.com
http://www.indo-ware.com
http://www.bi.go.id