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Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1
Adquisicin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-02
FECHA PUBLICACIN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. NORMATIVIDAD ...................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ............................................................................................................................ 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES .............................................................................................................. 2
4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2
5. DEFINICIONES .......................................................................................................................... 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ....................................................... 4
6.1. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos .................................... 4
6.2. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos ..................... 4
6.3. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas
impresas .............................................................................................................................................. 8
6.4. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y
revistas impresas ................................................................................................................................ 9
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 12
8. INDICADORES ........................................................................................................................ 13
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1. OBJETIVO
Ejecutar la adquisicin de recursos bibliogrficos, desde la toma de la decisin de la adquisicin
hasta la recepcin del material.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la identificacin de proveedores de los recursos a comprar, y finaliza una vez
se haya recibido el material.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-20120 Liderazgo Acadmico: 1.7.1: Aumentar la cantidad y calidad de los recursos
bibliogrficos orientados al proceso de investigacin y al fortalecimiento de la docencia.
3.2. Lineamientos
LIN-23-1-02-01 Lineamientos Gestin de Colecciones: Numeral: 4. Compra y suscripcin.
Dentro de la negociacin con el proveedor se debe asegurar que el proveedor entregue los
registros Marc de las colecciones.
Los libros que sean adquiridos en compra y traigan sellos, cdigos de barras, rtulos y fichas
de prstamo de otras instituciones, y haya sido autorizado su ingreso al sistema y a la
coleccin, deben ser remitidos en primer lugar desde Gestin de Colecciones al Auxiliar
encargado del mantenimiento de la coleccin, para que all retiren estos elementos y
posteriormente sean enviados a Anlisis.
Gestin de Colecciones solicitar al proveedor suministrar los registros MARC de las
colecciones que se adquieran, con el fin de que el rea Administrativa adece dichos
registros de acuerdo al Manual de Anlisis de Recursos Bibliogrficos y procese su cargue
masivo en la base de datos de Symphony
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
COORDINADOR GESTIN COLECCIONES - SBI - 10002007
4.2. Responsabilidades
Director Sistema Bibliotecas:
Enviar correos electrnicos a proveedores, Facultades y/o Departamentos
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Coordinador Gestin de Colecciones:
En el proceso de negociacin y compra se le debe solicitar al proveedor suministrar los
registros MARC de las colecciones que se adquieren, con el fin de que el rea Administrativa
adece dichos registros y procese su cargue masivo a la base de datos de Symphony.
Auxiliar Gestin de Colecciones - Compras:
Se debe llevar un registro en el Formato reporte de compras de las diferentes etapas del
proceso.
Actualizar el estado de la compra en el formato de Reporte de compras y en el Consolidado
de cambios de estado de solicitudes en Symphony y remitir el ltimo reporte al Tcnico de
Soporte.
Auxiliar Gestin de Colecciones - Anlisis contable y financiero:
Realizar la entrada de mercanca del material bibliogrfico adquirido.
Notificar al proveedor los datos necesarios para garantizar el pago.
Radicar todos los soportes de compra en la oficina de contabilidad.
Tcnico Soporte:
Actualizar las solicitudes en Symphony de acuerdo con la informacin registrada en el formato
Consolidado cambios de estado de solicitudes Symphony.
En cuanto a las adquisiciones de recursos electrnicos, se debe hacer la solicitud a la DSIT de
incluir la URL del recurso en el EZ Proxy.
Gestor de Gestin de Colecciones:
Apoyar y verificar la compra y disponibilidad de material en formato electrnico.
5. DEFINICIONES
Contrato: es un acuerdo de voluntades elaborado por la Oficina Jurdica de la Universidad, donde
se manifiesta de comn acuerdo la suscripcin o adquisicin de un bien o servicio, entre la
institucin y sus proveedores.
E-book: Un libro electrnico, libro digital, ciberlibro, tambin conocido como e-book, eBook, o
ecolibro, es una versin electrnica o digital de un libro o un texto. Tambin suele denominarse
as al dispositivo usado para leer estos libros, que es conocido tambin como e-reader o lector de
libros electrnicos.
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Licencia: es un contrato estndar mediante el cual la Universidad recibe de un proveedor/ editor
el derecho de uso, de copia, de distribucin y estudio de un servicio, normalmente de carcter no
tangible o intelectual, pudiendo darse a cambio del pago.
Recursos bibliogrficos fsicos: Libros, audiovisuales, partituras, mapas y revistas impresas.
Suscripciones: contrato por un periodo determinado de tiempo, en el cual se paga el uso, ms no
la propiedad de un producto o el acceso a un servicio, que puede ser una Bases de datos, revistas
electrnicas, entre otros.
Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.
Tablero de control Sis Bibliotecas: Herramienta que permite el registro, control y actualizacin de
las suscripciones y adquisiciones de recursos electrnicos y revistas impresas.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ENTRADA Decisin de recursos bibliogrficos a adquirir.
PROVEEDOR Gestin de Colecciones, Vicerrectora Acadmica, Facultades y Departamentos
SALIDA Recursos bibliogrficos y lista de material adquirido (plantilla de entrega de material
bibliogrfico en compra)
CLIENTE Anlisis de Informacin
6.1. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos
6.2. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos fsicos
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Hacer el ingreso de
requisicin de
compra en el
sistema
Los delegados de las unidades
acadmicas realizan el
ingreso de las requisiciones.
Gestin de Colecciones revisa
las requisiciones ingresadas
en el portal y en cargues
masivos.
DELEGADO
FACULTAD Symphony
Reporte de
administrador de
portal web con
solicitudes nuevas
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2
Identificar
proveedores del
recurso
Se identifican qu
proveedores (nacionales e
internacionales, que tengan
disponibilidad del material y
que cumplan con las polticas
de compra del rea), ofrecen
el recurso.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
3
Solicitar
cotizaciones de
recursos
bibliogrficos
Se solicita una cotizacin del
material. En caso de que no
haya un proveedor nico se
solicitan mximo tres
cotizaciones.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
FOR-23-1-02-07
Formato de
cotizaciones para
compras nacionales
4 Revisar cotizaciones
Una vez se reciben las
cotizaciones por parte de los
proveedores, se revisan los
siguientes criterios: costo,
tiempo de entrega y calidad
del servicio. En caso de que se
sobrepase el costo, o haya
dudas sobre la calidad y el
tiempo, se valida con el
solicitante.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
5 Decidir proveedor
Se decide con qu proveedor
se va a realizar la compra de
material.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
FOR-23-1-02-08
Formato de compras y
reclamaciones
6
Verificar
condiciones de
compra de Tesorera
Se debe verificar si la compra
que se va a realizar ser al
mismo proveedor y si el
nmero de transacciones
previstas con una misma
tarjeta de crdito supera las
tres (3) transacciones-
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
7 Notificar a Tesorera
A travs de correo electrnico
se enva la Notificacin de
compra con tarjeta de crdito
al rea de egresos con copia al
jefe de Tesorera. La
notificacin debe contener
informacin bsica de la
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
Notificacin compra
tarjeta de crdito
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transaccin, nmero de
tarjeta de crdito, entidad
bancaria, proveedor y monto.
8 Gestionar el pago al
proveedor
Para el caso de compras
internacionales, se ejecuta la
compra a travs de la pgina
web del proveedor. La
compra se realiza con una
tarjeta de crdito o
transferencia electrnica.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
9 Generar orden de
compra
Se genera la orden de compra
en SAP y se ejecuta el proceso
de Liberaciones.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
SAP
10 Enviar solicitud a
proveedor
Para los casos de las compras
nacionales, se le debe enviar
una solicitud de compra al
proveedor a travs de correo
electrnico.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
FOR-23-1-02-09
Formato de orden de
compra
11 Hacer reclamacin
por demora
En caso de que haya demoras
en la recepcin del material,
se realiza la reclamacin
correspondiente a travs de
correo electrnico.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
FOR-23-1-02-08
Formato de compras y
reclamaciones
12 Recibir material y
factura
Se recibe el material y la
factura correspondiente.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
Factura
FOR-23-1-02-08
Formato de compras y
reclamaciones
FOR-23-1-02-11
Formato recepcin
material bibliogrfico
de transportadoras
13 Verificar mercanca
Se verifica que el material
recibido est en condiciones
fsicas ptimas para ser usado
por los usuarios.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
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14
Hacer reclamacin
sobre estado del
material
En caso de que el material
est defectuoso se debe
realizar la reclamacin
correspondiente al proveedor,
para que se realice un nuevo
envo. Este reclamo se realiza
a travs de correo electrnico
y otros medios.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
FOR-23-1-02-08
Formato de compras y
reclamaciones
15 Ejecutar entrada de
mercanca
Se ingresa a SAP y se ejecuta la
entrada de mercanca validando
la llegada del material.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
SAP
16 Informar al
proveedor
Se le comunica el nmero de
entrada de la mercanca al
proveedor para que
posteriormente se remita a
CxP y radique su factura. Esta
actividad se realiza para
proveedores nacionales
nicamente.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
17
Registro del
material en la
plantilla de entrega
de material
bibliogrfico en
compra
Se registra en la plantilla de
entrega de material
bibliogrfico en compra el
material bibliogrfico
adquirido.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
FOR-23-1-02-14
Plantilla de entrega de
material bibliogrfico
en compra
18 Modificar orden de
compra
Para las facturas que incluyen
el costo adicional por el flete,
se debe modificar la orden de
compra en SAP.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
SAP
19 Ejecutar la entrada
de mercanca
Se ingresa a SAP y se ejecuta
la entrada de mercanca
validando la llegada del
material.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
SAP
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FINANCIERO -
SBDC
20 Radicar factura de
transporte en CxP
Se radica la factura de
transporte en Cuentas por
Pagar.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
Factura
21 Ejecutar la entrada
de mercanca
Se ingresa a SAP y se ejecuta
la entrada de mercanca
validando la llegada del
material.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
SAP
22 Cruzar informacin
Para las compras realizadas
con tarjeta de crdito, una vez
se reciban los extractos, se
realiza un cruce de
informacin entre el extracto
y la totalidad de las facturas.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
COMPRAS - SBDC
Extractos Bancarios
23
Consolidar y enviar
soporte a
Contabilidad
Se consolidan los soportes de
factura de crdito y se envan
a Contabilidad. El soporte
incluye el extracto y las
facturas.
AUXILIAR
GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS
CONTABLE Y
FINANCIERO -
SBDC
Extractos
BancariosFacturaFOR-
23-1-02-10 Formato
de conciliacin
bancaria
24 Cargar facturas
Contabilidad valida la
informacin de las facturas
remitida por Gestin de
Colecciones y procede a
gestionar los pagos
correspondientes.
CONTABILIDAD SAP Factura
6.3. Diagrama de flujo - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas impresas
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6.4. Descripcin de actividades - Adquisicin de recursos bibliogrficos electrnicos y revistas
impresas
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Identificar a
proveedores del
recurso
Se identifican qu proveedores ofrecen
el recurso.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
2
Solicitar
cotizaciones de
recursos
bibliogrficos-1
Se solicita una cotizacin del material.
En caso de que no haya un proveedor
nico se solicitan mximo tres
cotizaciones.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
3 Revisar las
cotizaciones
Una vez se reciben las cotizaciones por
parte de los proveedores, se revisan los
siguientes criterios: costo, tiempo de
entrega y calidad del servicio. En caso
de que se sobrepase el costo, o haya
dudas sobre la calidad y el tiempo, se
valida con el solicitante.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
Cotizacin(es)
4 Tomar decisin de
compra
Para el caso Paquetes e-book, la
decisin de compra la toma la
Vicerrectora de Asuntos Acadmicos.
VICERRECTORA
ACADMICA
5 Decidir comprar
Para el caso de recursos diferentes a
Paquetes e-book, Gestin de
Colecciones decide si se va a realizar la
compra o no y a qu proveedores.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
6
Generar y enviar
contrato a
proveedor
Una vez se tengan definidas las
decisiones de compra, y en caso de que
el tipo de acuerdo con el proveedor sea
un contrato, se debe generar y enviar
el mismo por correo electrnico.
Gestin de Colecciones le informa a la
Direccin Jurdica ciertos
requerimientos que se deben incluir en
el contrato. Jurdica es el responsable
de generarlo.
DIRECCIN JURDICA
1. Contrato
2. Formato de
solicitud de
legalizacin
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Una parte integral del contrato es la
cotizacin enviada por el proveedor
inicialmente.
7 Revisar contrato Se verifica que el contrato cumpla con
los requisitos necesarios. PROVEEDOR (ES)
8 Hacer comentarios y
enviar a Biblioteca
En caso de que el contrato necesite
ajustes, se hacen los comentarios
correspondientes y se le notifica al
Sistema de Bibliotecas por medio de
correo electrnico.
PROVEEDOR (ES)
9
Firmar y enviar a
Biblioteca con
factura y plizas
Una vez el proveedor est de acuerdo
con lo estipulado en el contrato, debe
firmar el contrato y envirselo a la
Universidad, junto con la factura.
PROVEEDOR (ES)
1. Contrato
2. Factura
3. Plizas
10 Gestionar firma del
contrato Se tramita la firma del contrato. DIRECCIN JURDICA Contrato
11 Revisar Licencia
Una vez se recibe la licencia por parte
del proveedor, Gestin de Colecciones
hace una pre revisin de parmetros y
enva la Licencia a la Direccin Jurdica
para su validacin por medio de correo
electrnico.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
Licencia
12
Hacer comentarios a
Licencia y enviar al
Proveedor
En caso de que se necesiten ajustes en
la licencia, se hacen los comentarios
correspondientes y se le enva al
proveedor por medio de correo
electrnico.
DIRECCIN JURDICA
13
Hacer ajustes a
Licencia y reenviar a
Biblioteca
Se deben hacer los ajustes requeridos a
la Licencia. PROVEEDOR (ES)
14
Gestionar firma y
reenviar al
proveedor
En caso de que la Licencia no necesite
ajustes, se gestiona la Firma de la
Direccin Jurdica de la Universidad y
se le enva al Proveedor por correo
electrnico.
DIRECCIN JURDICA
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15
Firmar Licencia
aprobada y enviar a
Biblioteca con
factura
Se firma la licencia aprobada y se enva
a Biblioteca junto con la factura en
fsico.
PROVEEDOR (ES) 1. Factura
2. Licencia
16 Generar la orden de
compra
En SAP se registra la compra a realizar,
se hacen las liberaciones y se genera
una orden de compra.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
SAP
17 Aceptar servicio En SAP se realiza la aceptacin de
servicios.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS CONTABLE
Y FINANCIERO -
SBDC
SAP
18 Radicar factura
fsica en Tesorera
Cuando el proveedor es local y el tipo
de recurso adquirido es diferente a
revistas, se debe hacer la radicacin de
la factura directamente en Tesorera.
PROVEEDOR (ES) Factura
19 Radicar factura en
Tesorera
Cuando el proveedor no es local, la
radicacin de la factura la hace Gestin
de Colecciones en Tesorera.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES
ANLISIS CONTABLE
Y FINANCIERO -
SBDC
Factura
20
Pagar a proveedores
y remitir soporte de
pago
Se realiza el pago a los proveedores y
se remite el soporte. TESORERA Soporte de pago
21 Activar el servicio Una vez el proveedor reciba el soporte
de pago, se debe activar el servicio. PROVEEDOR (ES)
22 Verificar el servicio
Se debe validar que el servicio est
funcionando correctamente previo
registro en el servidor EZ Proxy.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
23 Hacer reclamacin
del servicio
En caso en que haya errores en el
funcionamiento del servicio, se debe
hacer la reclamacin correspondiente.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
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24 Corregir el servicio y
notificar
Se hacer las correcciones necesarias y
se le notifica al Sistema de Biblioteca a
travs de correo electrnico.
PROVEEDOR (ES)
25 Remitir a Anlisis de
Informacin
Se registra la compra del material
electrnico y se avisa a Anlisis de
Informacin para continuar con el
proceso.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
FOR-23-1-02-17
Formato de
adquisicin de
libros
electrnicos
26 Registrar en Tablero
de control
Se registra el servicio/producto en el
Tablero de Control.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
27 Aprobar servicio
Una vez se valida que el servicio est
funcionando correctamente, se
aprueba.
COORDINADOR
GESTIN
COLECCIONES - SBI -
10002007
28 Registrar en el
Tablero de Control
Se registran en el Tablero de Control
las publicaciones seriadas adquiridas.
GESTOR GESTIN
COLECCIONES -
SBDC - 10002050
29 Registrar en
plantilla
Se registra en la plantilla la adquisicin
de las publicaciones seriadas.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES
PUBLICACIONES
SERIADAS Y
DONACIONES -
SBDC
FOR-23-1-02-16
PE de
Publicaciones
Seriadas
Impresas
30 Remitir material a
Auxiliar de Anlisis
Se remite las publicaciones seriadas en
fsico a Anlisis de Informacin para
continuar con el proceso.
AUXILIAR GESTIN
COLECCIONES
PUBLICACIONES
SERIADAS Y
DONACIONES -
SBDC
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica,
administrativa, entidad)
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
FOR-23-1-02-07 Formato de cotizaciones para compras
nacionales
FOR-23-1-02-08 Formato de compras y reclamaciones
FOR-23-1-02-09 Formato de orden de compra
FOR-23-1-02-10 Formato de conciliacin bancaria
FOR-23-1-02-11 Formato de recepcin de material de
transportadoras
FOR-23-1-02-14 Planilla Entrega de Material Bibliogrfico en
Compra
FOR-23-1-02-16 Planilla Entrega de Publicaciones Seriadas
Impresas
FOR-23-1-02-17 Formato de adquisicin de libros
electrnicos
LIN-23-1-02-01 Lineamientos de Gestin de Colecciones
MAN-23-1-02-02 Manual de procedimientos de adquisicin
de recursos bibliogrficos
INF-23-1-02-03 Informe anual de Gestin de Colecciones
PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020
PRO-23-1-03-01 Anlisis de recursos bibliogrficos
PRO-23-1-03-08 Cargue masivo de recursos electrnicos
No aplica.
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
EJECUCIN PRESUPUESTAL - ADQUISICIN RECURSOS BIBLIOGRFICOS
Cdigo del indicador IND-23-1-02-021
Responsable del
indicador Coordinador de Gestin de Colecciones
Objetivo Ejecutar el presupuesto asignado al Sistema de Bibliotecas para material
bibliogrfico y Bases de Datos
Mtodo de Medicin Elaboracin de un reporte desde Analisys de BO en SAP.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
( ) 100
Variables
Numerador: Partida presupuestal ejecutada
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
Denominador: Partida presupuestal asignada al Sistema de Bibliotecas
durante el ao vigente
Limitaciones Restricciones del indicador
No aplica
Fuente de datos SAP
Granularidad No aplica.
Periodicidad Anual
Meta 100% de presupuesto ejecutado.
Observaciones
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
MATERIAL BIBLIOGRFICO ADQUIRIDO LUEGO DE LA REVISIN DE BIBLIOGRAFAS
Cdigo del indicador IND-23-1-02-022
Responsable del
indicador Coordinador de Gestin de Colecciones
Objetivo
Verificar el cumplimiento en la adquisicin de material bibliogrfico que no
se encuentra en las colecciones del Sistema de Bibliotecas de acuerdo a la revisin
de las bibliografas de los cursos acadmicos, con el fin de dar cumplimiento
a la demanda de los usuarios.
Mtodo de Medicin
Se realiza una comparacin entre el listado de bibliografas solicitadas en cargue
masivo y los pedidos que han cambiado el estado en Symphony de NEW a otros
estados, para determinar el nmero de ttulos que no han sido adquiridos en el
tiempo establecido.
Para realizar esta medicin se tomar como fecha inicial, la registrada en el cargue
masivo.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula #
# 100
Variables
Numerador: Nmero de ttulos de material bibliogrfico que han
iniciado su proceso de trmite de adquisicin en el tiempo esperado,
como resultado del proceso de revisin de bibliografas.
Denominador: Nmero de ttulos de material bibliogrfico solicitados en
compra, luego de realizar la revisin de bibliografas.
Se entiende como ttulos tramitados, los pedidos que han cambiado el estado
en Symphony de NEW a otros estados.
El tiempo esperado para la compra de material bibliogrfico solicitado
como resultado del proceso de revisin de bibliografas es de 45 das
hbiles. Sin embargo el inicio del proceso no garantiza que el material
Direccin de Planeacin y Evaluacin | 15
Adquisicin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-02
FECHA PUBLICACIN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
llegue fsicamente a la coleccin en 45 das ya que depende de factores
externos.
Limitaciones No Aplica
Fuente de datos Formato de revisin de bibliografas, Sistema Symphony
Granularidad No Aplica
Periodicidad Bimestral
Meta 80%
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO
- Hacer registro errneo de compra en SAP
- Demoras en pago a proveedores que generen retrasos en activacin del servicio
- Compras duplicadas de material
- Adquisicin de material que no cumpla con las polticas establecidas.
- Retrasos en los tiempos de nacionalizacin del material.
CALIDAD DE SERVICIO
- Demoras en el ingreso de material a la coleccin
- Material defectuoso (pginas faltantes)
LEGAL
- Incumplimiento de contratos y/o licencias
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 04/05/2015
Publicacin 05/07/2016
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Adquisicin de recursos bibliogrficos PRO-23-1-02-02
FECHA PUBLICACIN 22/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Gestin de Colecciones
1
2
Elaboracin 31/01/2017
Publicacin
Elaboracin
Publicacin
06/04/2017
07/11/2017
22/11/2017
11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Manuela Pea Infante INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394 31/01/2017
REVIS Sandra Naranjo COORDINADOR GESTIN
COLECCIONES - SBI - 10002007 03/03/2017
APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 03/03/2017