บทท 5

การควบคมภายใน

ความหมายของการควบคมภายใน

กระบวนการ นโยบาย วธการปฏบตงาน เพอให

ความเชอมนอยางสมเหตสมผลตอผ มหนาทในการ

กากบดแล คณะกรรมการและฝายบรหาร หรอบคคลอน

ทกาหนดขนโดยใหทกคนในองครวมมอกนปฏบตตาม

อยางเปนระบบเพอใหสาเรจตามวตถประสงคและ

เปาหมายตามนโยบายทกาหนดไว

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ความสาคญของการควบคมภายใน

ระบบเศรษฐกจในปจจบนกอใหเกดการขยายตวทางการคาขนอยางมาก ซงจะเหนไดจากจานวนธรกจทเปดใหมทเพมขนในแตละป ธรกจตางๆตองใชพนกงานจานวนมาก โอกาสทจะเกดการทจรตและผดพลากจงมไดงาย ดงนนฝายบรหารตองควบคมการดาเนนงานใหเปนไปตามเปาหมายทกาหนดไวซงตองอาศยการควบคมภายในทด ซงจะเหนไดวาปจจบนมขาวการทจรตในองคกรณตางเกดขนมากมาย สาเหตการทจรตเกดจากภาวะเศษฐกจตกตาและสนองความตองการของตน ดงนนการควบคมภายในจงเปนสงสาคญสาหรบกจการหรอองคกรตางๆ ทกประเภท

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ขอจากดของการควบคมภายใน

• กาหนดวตถประสงคและเปามหายของการควบคมภายในไม

ชดเจน

• ขาดการกากบดแลและสงเสรมจากผบรหารระดบสง

• ความผดพลาดอนเกดจากพฤตกรรมของผปฏบตงาน

• ไมปฏบตตามนโยบาย แนวปฏบต เกยวกบการควบคมภายใน

• พนกงานละไมปฏบตตามคมอการปฏบตงานขององคกร

• การประมาทเลนเลอของพนกงาน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ประโยชนของการควบคมภายใน

• สามารถทาใหองคกรสามารถดาเนนงานไปไดอยางม

ประสทธภาพเพอใหองคบรรลเปาหมาย

• สนบสนนใหเกดการใชทรพยากรอยางประหยด คมคาและ

มประสทธภาพ

• สงเสรมการปฏบตใหเปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ

ตางๆ ขององคกรไดเปนอยางด

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ประโยชนของการควบคมภายใน

• ทาใหการปฏบตงานเปนไปอยางมระบบและอยในกรอบ

ของกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบทเกยวของ ชวยใหพบ

ขอผดพลาดจากการปฏบตงานทงทตงใจและไมตงใจ

• เปนองคประกอบสาคญททาใหระบบบญชแสดงขอมลและ

รายงานทางการเงน ถกตอง ครบถวน เชอถอได เปน

ประโยชนตอการนาเอาขอมลไปใชในการตดสนใจ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

องคประกอบของการควบคมภายใน

ระบบการควบคมภายใน ประกอบดวยนโยบาย การ

ปฏบตและกระบวนการทใชในองคกรเพอบรรลวตถประสงค

ตอไปน

1. เพอปกปองสนทรพยของกจการ 2.เพอใหเกดความมนใจวารายการบญชทบนทกและ

ขอมลทางการบญชมความถกตองและเชอถอได

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

องคประกอบของการควบคมภายใน (ตอ)

3. เพอใหการดาเนนงานของกจการเปนไปอยางมประสทธภาพ

4. เพอใหมการปฏบตตามนโยบายและขนตอนการปฏบตงานทผบรหารกาหนดไว การขาดระบบการควบคมภายในทด เปนเหตใหเกดความเสยงประเภทตางๆ เชน สนทรพยสญหาย หรอถกทาลาย การทจรต ระบบสารสนเทศหยดชะงกการทางาน เปนตน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ระบบการควบคมภายในตามคดของ COSO

1) สภาพแวดลอมของการควบคม (Control Environment)

2) การประเมนความเสยง (Risk Assessment)

3) กจกรรมการควบคม (Control Activities)

4) สารสนเทศและการสอสาร (Information and

Communication)

5) การตดตามผล (Monitoring)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

1. สภาพแวดลอมของการควบคม (control environment) จรยธรรมของผบรหาร

โครงสรางองคกร

การมสวนรวมของคณะกรรมการบรษทและคณะกรรมการตรวจสอบ

ปรญชาแนวคดของผบรหารและแบบแผนการดาเนนงาน

กระบวนการมอบหมายหนาทและความรบผดชอบ

อทธพลจากภายนอก เชน การถกตรวจสอบโดยหนวยงานภาครฐ

นโยบายและการปฏบตสาหรบการบรหารการจดการทรพยากรบคคล

ของกจการ

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

2. การประเมนความเสยง (risk assessment)

กจการตองมการประเมนความเสยง เพอระบ วเคราะห

และบรหารจดการความเสยงทเกยวของกบรายงานการเงน ความ

เสยงอาจเกดขนหรอเปลยนแปลงไปจากเหตการณตางๆ เชน

การเปลยนแปลงในสภาพแวดลอม การดาเนนงานทมผลทาใหสภาพ

การแขงขนของกจการเปลยนแปลงไป

บคลากรใหมทยงไมมความเขาใจในระบบการควบคมภายในของ

กจการอยางเพยงพอ

การนาระบบสารสนเทศใหมทผลตอการประมวลผลรายการมาใช

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

3. กจกรรมการควบคม (control activity)

หมายถง นโยบายและกระบวนการทใชเพอใหมนใจวาม

การดาเนนการทเหมาะสมตอความเสยงทกจการไดระบไว ซง

สามารถแบงออกเปน 2 ประเภท

1. การควบคมทางคอมพวเตอร (computer control)

สภาพแวดลอมดานเทคโนโลยสารสนเทศ

- การควบคมทวไป (General control)

- การควบคมเฉพาะระบบงาน (application control)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

3. กจกรรมการควบคม (control activity)

2. การควบคมทางกายภาพ เปนการควบคมทเกยวของ

กบกจกรรมของมนษยในระบบบญช หรออาจเปนการปฏบตงานดวย

มอ เชน การเกบรกษาสนทรพย เปนตน หรอ อาจเปนการทางานผาน

ระบบคอมพวเตอรแตไมเกยวของกบตรรกะการทางานของโปรแกรม

คอมพวเตอร

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

o การกาหนดสทธการอนมตรายการ (transaction

authorization)

oเพอใหมนใจวารายการสาคญทกรายการทประมวลผลมความ

ถกตอง ครบถวน และเปนไปตามวตถประสงคของผบรหาร

oสทธในการอนมต

oรายการแบงเปนสทธอนมตทวไป อนมตในการ

ดาเนนงานประจาวน

oสทธการอนมตโดยเฉพาะ อนมตในการตดสนใจ เชน

การอนมตสนเชอแกลกคาทสงซอเกนวงเงนสนเชอท

กาหนด เปนตน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

o การแบงแยกหนาทงาน (segregation of duty)

oอนมตรายการและการประมวลผลรายการ

oการดแลรกษาสนทรพยออกจากการบนทกรายการบญช

oการแบงแยกหนาทรบผดชอบเพอการปองกนการทจรตทอาจ

เกดขน

o รายการบญช (accounting record)

o การควบคมการเขาถง (access control)

o การทวนสอบโดยอสระ (independent verification)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

ระบบสารสนเทศและการสอสารของกจการโดยมวตถประสงคดงน 4.1 กาหนดวธการบนทกรายการทเกดขน 4.2 จดทาและรายงานผลของรายการดงกลาว 4.3 กาหนดใหมวธการควบคมทรพยสนของกจการ การทาความเขาใจในเรองการออกแบบระบบสารสนเทศของกจการ ผสอบบญชควรระบใหไดวารายการบญชทเกยวของกบระบบสารสนเทศดงกลาวเกดขนไดอยางไร รวมทงกระบวนการของการบญชจากจดเรมตนของรายการทสาคญไปจนถงการนารายการดงกลาวมาแสดงรวมอยในงบการเงน

4. สารสนเทศและการสอสาร (information and

communication)

4. สารสนเทศและการสอสาร (information and

communication) (ตอ) คณภาพของขอมลสารสนเทศทไดจากระบบสารสนเทศ

ทางการบญชมผลกระทบตอการตดสนใจของผบรหารในการ

ดาเนนงานและความนาเชอถอของงบการเงน

ระบบสารสนเทศทางการบญชทมประสทธภาพและ

ประสทธผล

- ถกตอง ครบถวน

- ทนตอเวลา

- วดมลคาของรายการไดอยางถกตองและแมนยา

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

5. การตดตามผล (monitoring)

การตดตามผลการควบคมภายในชวยให

ผบรหารมนใจไดวา นโยบายและวธการตางๆ ทกาหนด

ไวมการปฏบตตามอยางมประสทธภาพ โดยการจดให

มระบบการรายงานผลการปฏบตงานและตดตามผล

และการตรวจสอบภายใน เปนตน

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

การควบคมในระบบสารสนเทศ

การควบคมในระบบสารสนเทศทเปนทนยม

- การจาแนกประเภทการควบคมตามลกษณะ

(classification by setting) และ

- การจาแนกประเภทการควบคมตามระดบความเสยง (classification by rick aversion)

เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209

การจาแนกประเภทการควบคมตามลกษณะ

(classification by setting)

สามารถจาแนกออกเปน 2 ประเภทไดแก

1. การควบคมทวไป

2. การควบคมระบบงาน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การจาแนกประเภทการควบคมตามระดบความเสยง

(classification by rick aversion) 1.การควบคมเชงปองกน (preventive control ) เปนการ

ดาเนนการลวงหนาเพอปองกนไมใหเกดขอผดพลาดหรอความเสยหาย

ขน

2.การควบคมเชงตรวจพบ (detective control) เปนการ

ดาเนนการเพอใหสามารถตรวจพบภยคกคามหรอขอผดพลาดทเกดขน

3.การควบคมเชงแกไข (corrective control) เปนกา

ดาเนนการเพอแกไขขอผดพลาดหรอความเสยหายทตรวจพบ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ

หมายถงการควบคมในสวนทเกยวของกบ

สภาพแวดลอมของการควบคมภายใน ( internal

control environment) นโยบายและวธการในการ

ควบคมระบบสารสนเทศ การจดแบงสวนงานและ

หนาท รวมทงวธการปฏบตงานของผ ทเกยวของกบ

ระบบสารสนเทศ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ

การกาหนดนโยบายการใชสารสนเทศ

การรกษาความปลอดภยของขอมลและ

สารสนเทศเปนการควบคมทสาคญหนดเปนนโยบาย

โดยมการทบทวนเพอทาการปรบปรงอยางตอเนองใน

การกาหนดนโยบายความปลอดภยของขอมลและการ

ใชงานนน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ

การแบงแยกหนาทงานในระบบสารสนเทศ

เปนการแบงแยกหนาทความรบผดชอบของ

ผปฏบตงานระบบคอมพวเตอรใหชดเจน เพอลดโอกาส

ทจะเกดความผดพลาดจากการปฏบตงานและโอกาส

การทจรต โดยมประเภทงานทควรมการแบงแยก

ผปฏบตงานดงน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การแบงแยกหนาทงานในระบบสารสนเทศ

1. งานวเคระหระบบ (system analysis)

2. งานเขยนโปรแกรม (programming)

3. งานปฏบตการคอมพวเตอร (computer operation)

4. งานของผ ใช (user)

5. งานบรรณารกษระบบ (system library)

6. งานควบคมขอมล (data control)

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมโครงการพฒนาระบบสารสนเทศ 1. แผนแมบทระยะยาว

2. แผนงานพฒนาระบบ

3. กาหนดการประมวลผลขอมล

4. การมอบหมายหนาทและความรบผดชอบ

5. การประเมนผลงานระหวางการดาเนนโครงการ

6. การสอบทานภายหลงการตดตงระบบและนาระบบมา

ใชงาน

7. การวดผลการดาเนนงานของระบบ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบควบคมการเปลยนแปลงแกไขระบบ

1. การกาหนดระเบยบวธการปฏบตในการเปลยนแปลง

แกไขระบบทเปนลายลกษณอกษรและมการอนมตจากเจาของ

ระบบงาน

2. มการศกษษผลกระทบตางๆ ทงผลกระทบงานดาน

เทคนค ผลกระทบทมตอระบบอน และความเสยงจากการ

เปลยนแปลง

3. มการทดสอบระบบทแกไขแลวกอนนามาใชงาน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบควบคมการเปลยนแปลงแกไขระบบ

4.จดทาเอกสารคมอประกอบการแกไขเปลยนแปลง

ทงหมด และมการแกไขเอกสารทเกยวของ เชน คมอการใช

งาน คมอระบบ เปนตน

5.มการประเมนผลและสอบทานระบบงานหรอ

โปรแกรมภายหลงจากเรมใชงานในระยะเวลาหนง

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร

1. การประมวลผลระบบงาน

การประมวลผลระบบงานควรมการจดทาตารางการ

ประมวลผล โดยไดรบอนมตจากเจาของระบบงานนนๆ

และในแตละขนตอนของการประมวลผลตองมการ

บนทกขอมลการทางาน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร

2. การสารองขอมล

การสารองขอมล (data backup) เปนวธการทจะ

ชวยปองกนขอมลจากการสญหายเนองจากเหตการณตางๆ

การควบคมภายในเกยวกบการสารองขอมลมดงน

1) ผบรหารควรกาหนดนโยบายเกยวกบการสารอง

ขอมลและการก คนขอมลในกรณทขอมลถกทาลาย

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการปฏบตงานในศนย

คอมพวเตอร 2) มการสารองขอมลเปนประจา โดยจดทาตารางเวลาการทางานเกยวกบการสารองขอมลของแตละระบบงานไวเปนสวนหนงของตารางการประมวลผล และจดทาตารางเวลาสาหรบการสารองโปรแกรมและขอมลอนๆแยกตางหาก

3) จดเกบขอมลสารองไวนอกสถานทแยกตางหากจากขอมลจรง โดยมการกาหนดระเบยบวธในการนาไปจดเกบ

4) ทดสอบขอมลสารองเปนระยะๆ โดยการทดลองนาขอมลสารองทจดทาไวมาทาการก คนขอมล และทดสอบแฟมขอมลทก คนอยางสมาเสมอ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร 5) กาหนดเงอนไขในการนาเทปหรอดสกกลบมาใชใหมใน

การจดเกบขอมลสารอง และเนองจากเทปหรอดสกมอายใชงาน

จากด จงควรมการหมนเวยนนาเทปหรอดสกใหมมาเปลยนแทน

อยางสมาเสมอ

6) จดทาสารบบ (directory) สาหรบเทปหรอดสกทจดเกบ

ไวทงหมด

7) ในการก คนขอมลและเรมตนระบบงานใหม ควรมการ

กาหนดขนตอนการทางานทเปนลายลกษณอกษร และบนทกการ

ทางานทเกยวของเพอใชในการสอบทาน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร

3.การจดการปญหาของระบบ

ในกรณทระบบคอมพวเตอรมปญหาหรอม

ขอผดพลาดในการทางาน ผปฏบตงานคอมพวเตอร

ควรมการพจารณาถงสาเหตของปญหาหรอ

ขอผดพลาดนน เพอสงตอใหผ ทเกยวของทาการแกไข

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร

หมายถงความสามารถในการเขาถงตวเครอง

คอมพวเตอรและอปกรณคอมพวเตอรขององคกร

วธการควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอรเพอ

รกษาความปลอดภยของอปกรณคอมพวเตอร ไดแก

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร

1.สถานทตดตงอปกรณคอมพวเตอรควรอยในหองทมกญแจปด

2.หองคอมพวเตอรควรมทางเขาออกเพยง 1 หรอ 2 ทาง

3.ผปฏบตงานตองตดเครองหมายหรรอบตรประจาตวผผานเขา

ออกในหองคอมพวเตอร หรอใชอปกรณทางเทคนคในการระบตว

ผปฏบตงานกอนผานเขาทางานในหองคอมพวเตอร

4. กาหนดเปนนโยบายการรกษาความปลอดภยวาตองลงชอเขา

ออก และตดเครองหมายหรอบตรประจาตวตลอดเวลาทเขามาเยยมชม

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร

5.ตดตงระบบเตอนภยกรณมผบกรก

6.จากดสทธการใชโทรศพท เครอง terminal และเครอง

คอมพวเตอรสวนบคคลสาหรบงานสวนตว

7.ตดกญแจลอกเครองคอมพวเตอรและอปกรณ

8.การควบคมสภาพแวดลอมในการทางานของเครอง

คอมพวเตอร โดยมการควบคมอฯหภม ความชน ฝ นละออง

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงขอมลและทรพยากรสารสนเทศ

ในระบบแฟมขอมลเชงระนาบ (flat file system) ผใช

ขอมลตางกดแลรกษาแฟมขอมลทเปนของตนเอง เปนระบบ

ทเอออานวยตอการควบคมการเขาถงขอมลและทรพยากร

สารสนเทศ

ระบบฐานขอมลเนนความสาคยของบรณภาพของ

ขอมลและทรพยากรสารสนเทศ เชนความเสยงจากการขโมย

ขอมล

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงระบบงาน

หมายถงความสามารถในการเขาถงโปรแกรม

และขอมลในระบบงาน การควบคมความสามารถ

ดงกลาวกเพอรกษาความปลอดภยของโปรแกรมและ

ขอมลในระบบงาน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงระบบงาน 1.การพสจนตวจรง สามารถทาไดหลายวธ ไดแก

1.1 รหสผาน (password) เปนวธการทนยมใชในการ

ระบตวตนของผใชระบบงานเพอแสดงสทธเขาใชระบบงาน

1.2 การระบตวตนดวยสงทมทางกายภาพ เชน บตร

ประจาตว ทมการบนทกขอมลบคคลและสามารถอานไดดวย

เครองคอมพวเตอร

1.3 การระบตวตนดวยคาทางชวภาพ อปกรณอานคา

ทางชววทยา เชน ลายมอ เสยง เรตนา ลายเซน เปนตน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงระบบงาน

2. การกาหนดสทธ สามารถทาไดโดยใชวธการ

ทดสอบความเขากนได เมอผใชระบบทถกตองเขาใชระบบงาน

การทดสอบความเขากนไดจะใชในการพจรณาวาผใชระบบนนม

สทธในการทางานในระบบงานหรอไม

3. การบนทกกจกรรมตางๆในระบบเพอการตรวจสอบ

เปนการบนทกกจกรรมตางๆทผใชไดดาเนนการในระบบเพอให

สามารถตรวจสอบได และชวยใหเกดหลกฐานการตรวจสอบ

สาหรบรายการตางๆทเกดขนในระบบสารสนเทศ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการจดเกบขอมล

การกากบดแลดวยคลงแฟมขอมล (file library) ท

เหมาะสมเปนสวนทสาคญในการปองกนขอมลสญหาย

หนวยงานทมหนาทจดเกบแฟมขอมล (file storage) จะตอง

เกบรกษาแฟมขอมลใหพนจากเพลงไหม ฝ นผง ความรอน

ความชน หรอสถานการณทสรางความเสยหายใหขอมลท

จดเกบไว

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการสอสารขอมล

การลดความเสยงการความลมเหลวในการสอสารขอมล

องคกรจะตองตรวจตราระบบเครอขายเพอหาจดออน รวมทงการ

บารงรกษาสวนประกอบทใชในการสารอง และ ออกแบบ

เครอขายใหมขดความสามารถเพยงพอทจะรองรบความตองการ

ในชวงเวลาทมการใชงานเตมท และจะตองสรางเสนทางการ

สอสารภายในเครอขายไวหลายๆเสนทาง เพอใหระบบสามารถ

ทางานตอเนองไดแมวาจะมบางเสนทางทลมเหลว

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การกาหนดมาตรฐานเอกสารระบบสารสนเทศ

เพอใหมนใจวามความชดเจนและรดกม การจด

เอกสารทมคณภาพทาใหการตดตอสอสารและการตดตาม

ความกาวหนาในการพฒนาระบบงานสะดวกขน การจดทา

เอกสารระบบงานดงกลาวแยกเปน 3 ประเภท ดงน

1. การจดทาเอกสารทางการบรหาร

2. การจดทาเอกสารระบบงาน

3. การจดเอกสารประกอบการปฏบตการ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การลดความเสยหายทอาจเกดขนกบระบบคอมพวเตอร

ฮารดแวร (hardware) หรอซอฟตแวร (software) ท

ทางานลทเหลวอาจสรางความเสยหายทางการเงนทสาคญได

วธการตางๆทจะลดความเสยหาย ไดแก

1.การบารรกษาเชงปองกน จะเปนการตรวจสอบ

สวนประกอบของระบบตามระยะเวลา การบารงรกษา และ

เปลยนเมอมสภาพไมด

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การลดความเสยหายทอาจเกดขนกบระบบคอมพวเตอร

2. อปกรณไฟสารอง เปนอปกรณไฟฟาทจะชวยใหการ

จายกระแสไฟฟาใหเครองคอมพวเตอรเปนไปอยางราบรน ซงจะ

ปองกนไฟกระชาก ไฟตก หรอไฟเกนทอาจจะทาใหชอทลสญ

หาย และจายกระแสไฟฟาสารองแทนไดในกรณไฟดบ

3. ระบบททนตอความผดพรอง เปนความสามารถททา

ใหระบบทางานตอไปไดแมวาจะมสวนประกอบบางสวนเสยหาย

หรอไมทางาน โดยอาจมสวนประกอบทตดตงไวมากเกนความ

จาเปนในเวลาปกต แตจะใชทดแทนไดเมอสวนอนเสยหาย

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การวางแผนแกไขความเสยหายจากเหตฉกเฉน

เพอใหการนาขอมลกลบมาใชเปนไปอยาง

เรยบรอยและรวดเรวทสดเมอเกดเหตการณทกอความ

เสยหาย โดยแผนแกไขความเสยหายมวตถประสงค

ดงน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การวางแผนแกไขความเสยหายจากเหตฉกเฉน

1. ลดขนาดความยงยาก ความเสยหาย หรอความสญเสย

2. สรางระบบการประมวลผลสารสนเทศชวคราวเพอเปน

ทางเลอก

3. เรมปฏบตงานปกตใหไดเรวทสด

4. ฝกอบรมและสรางบคลากรใหคนเคยกบเหตการณ

ฉกเฉน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมระบบงาน

การควบคมอาจแบงออกเปน 4 ประเภทหลกๆ

ไดแก

1. การควบคมการเขาถงระบบหรอขอมล

2. การควบคมเกยวกบการนาขอมลเขา

3. การควบคมเกยวกบการประมวลผล

4. การควบคมเกยวกบการเสนอขอมลออก

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมการเขาถงระบบหรอขอมล

กจการมกใชรหสผานในการควบคมการเขาถงระบบหรอ

ขอมล รหสทใหแกผใชทกคนหรอกลมคนกลมเดยวกนใชรหส

กลมเดยวกนเปนการละเลยการควบคมทด แตการรหสเฉพาะ

บคคลเพอทางานแตละอยางอาจทาใหเกดความสบสนแกผใช

คนนน เนองจากบคคลนนตองจารหสหลายรหสเพองาน

ตางๆกน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมเกยวกบการนาขอมลเขา

เพอใหเราแนใจไดวา ขอมลทปอนเขาเครอง

เปนไปอยางถกตองและสมบรณ ขอมลเขาเปนตน

กาเนดของการประมวลผล ผลลพธทไดจะเทยงตรง

แมนยามากแคไหนขนอยกบความถกตองของขอมลเขา

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

1. การตรวจทานขอมลเขา

การใชเครองทวนสอบ (key verification)

เลขโดดตรวจสอบ (check digit)

การตรวจสอบความสมเหตสมผล (validity check)

ตรวจสอบขอมลวาขอมลเขามลกษณะตรงตามทกาหนดไว

หรอไม

การตรวจทานขอมลเขาอนๆ เชน การทดสอบเชงตรรกะ การ

ตรวจสอบเขตขอมล

การนาเอกสารตนฉบบอตโนมต (automated source

document) มาใช

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

2. การตรวจทานจากยอดรวม

การนบจานวนระเบยน (record count) ตรวจนบขอมลเขาวามทงหมดกรายการ

การรวมยอดแบบกลม (batch total) การรวมยอดขอมลเขาเขตขอมล (field) ใดเขตขอมลหนงทเปนจานวนเงนวาจานวนเงนของทกๆระเบยน (record) รวมกนไดเทาไร

การรวมยอดแบบแฮช (hash total) เปนวธควบคมเดยวกบการรวมยอดแบบกลม ตางกนตรงยอดรวมแบบแฮชใชแตขอมลทเปนผลลพธของการบวกเลข เชน เลขรหสบญช

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมเกยวกบการประมวลผล การตรวจสอบภาวะคหรอค (parity check) จดเปนการควบคม

ฮารดแวร

duplicate circuitry การกาหนดให CPU ทาการประมวลผลทเปน

การคานวณ 2 ครง เพอตรวจสอบความถกตองของกนและกน

การตรวจสอบการสะทอน (echo check) การกาหนดใหเครอง

สะทอนขอความกลบมาใหผใชรวาขอมลทปอนเขาไปนนถกตอง

หรอไม

หนวยความจาอานอยางเดยว

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมเกยวกบการประมวลผล

อปกรณไฟสารอง

การทดสอบสวนยอยของโปรแกรม

การทดสอบระบบ

ขอความระบความผดพลาด

การควบคมการประมวลผลตวอนๆ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมเกยวกบการเสนอขอมลออก

โดยใชเทคนคเชน control total หรอสม

ตวอยางโดยการประมวลผลดวยมอแลวนาผลลพธมา

เปรยบเทยบกบขอมลออกทไดจากการประมวลผล

ดวยเครองคอมพวเตอร

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมกระบวนการทางธรกจ-การควบคมการดาเนนงาน

วตถประสงคหลกของการควบคมระบบงาน คอ

1.เพอเพมประสทธผลในการดาเนนงาน (effectiveness)

2.เพอเพมประสทธภาพใหแกทรพยากรทใชในการ

ดาเนนงาน (efficiency)

3.เพอสรางความปลอดภยใหแกทรพยากรในองคกร

(resource security)

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การใชรายงานเพอการบรหารในการควบคมการดาเนนงาน

การวดผลการดาเนนงานมแนวคดทเรยกวา การวดผลการ

ดาเนนงานดลยภาพ(balanced scorecard) แบงออกเปน 4 ดาน

ไดแก

1. ดานการเงน (Financial)

2 .ดานกระบวนการทางธรกจ(business process)

3. ดานความพงพอใจของลกคา (customer’s satisfaction)

4. ดานการพฒนาองคกรและการเรยนร (innovation and

improvement)

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ

วตถประสงคของระบบควบคมลกหนและควบคมเงนสดรบชาระหน ไดแก

1. เรยกเกบเงนจากลกหนเมอมหลกฐานของการจดสงสนคาใหลกคาเรยบรอยแลวตอบขอซกถามและจดทารายงานทผบรหารใชในการตดสนใจ

2. ตดตามเรยกเกบหนเพอไมใหเงนสดไปจมอยในบญชลกหน และสามารถนาเงนสดรบจากการชาระหนมาทาใหเกดสภาพคลองแกองคกรมากทสด

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ

วตถประสงคหลกของระบบการจดซอ ไดแก

1. เลอกผขายทสามารถจดสงสนคาคณภาพทราคาตา

ทสด ภายในระยะเวลาทกาหนด

2. ตรวจนบสนคาทสงซอ เพอใหไดสนคาคณภาพตาม

จานวนทสงซอจรง

3. การจดซออยภายในกตกาขององคกร

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ

วตถประสงคหลกของระบบควบคมเจาหนและเงนสดจาย

ชาระหน ไดแก

1. จายชาระหนภายในเวลา เพอใหไดรบสวนลด

2. รกษาเงนสดในมอใหเพยงพอกบการชาระหน แตไม

มากเกนไป เพอจะไดหลกเลยงการเสยโอกาสจากการนาเงนสด

ไปใชในการอนทออกดอกออกผลมากกวา

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ

วตถประสงคหลกของระบบบรหารบคลากร ไดแก

1.จายเงนเดอนและคาตอบแทนใหแกพนกงานถกตองตรงเวลา

2.จดการทาภาษเงนไดบคคลธรรมดาหก ณ ทจาย และรายงานตางๆสงรฐบาลตามทกฎหมายกาหนด

3.จายคาตอบแทนตามกฏหมายและขอบงคบตางๆของรฐบาลและองคกรวชาชพนนๆ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การตรวจสอบการควบคมการประมวลผลสารสนเทศ

การตรวจสอบ

การตรวจสอบขอมลเขาและความถกตองของเอกสาร

เบองตน อนเปนทมาของขอมลเขาเกยวกบรายการคา

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมความถกตองในการปอนขอมลลงสเอกสาร

เบองตนและการควบคมความครบถวนของขอมลเขา

1. การใชเอกสารเบองตนทจดพมพไวลวงหนา เรยง

เลขทการออกแบบเอกสารเบองตนทมรปแบบชดเจน เขาใจงาย

2. การใชหนาจอคอมพวเตอรในการปอนขอมลเขา

เอกสารเบองตนอาจไมไดอยในรปของกระดาษเสมอไป

โครงสรางเอกสารเบองตนจะถกเกบในรปแบบไวลวงหนา พนง

งานคยขอมลโดยใชแปนพมพเตมขอมลลงสเอกสารเบองตน ลง

สสออเลกทรอนกส

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

3.ในกรณทมการสงเอกสารเบองตนหลายใบจากหนวยงานหนงไปยงหนวยงานบญชหรอหนวยงานประมวลผล เอกสารอาจสญหายหรอถกทาลาย ควรมการควบคมการเคลอนยายเอกสารเหลาน เทคนคทนยมใช ไดแก การรวมยอดสดมภจานวนเงนหรอวธการรวมยอดแบบกลม และการรวมยอดสดมภตวเลขหรอวธการรวมยอดแบบแฮช

4.การกาหนดใหชดคาสงตรวจสอบความถกตองของขอมลเขากอนทจะนาขอมลลงสระบบ (programmed edit check)

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

5. การกาหนดใหระบบสามารถเตอนผใสขอมลได

ทนท เชน เมอพนกงานใสชวโมงลวงเวลาสงสดของพนกงาน

คนหนงจะเกน 4 ชวโมงตอวนไมได

6. การกาหนดใหระบบแจงกลบใหคยขอมลเขาทราบ

วาระบบตอบสนองตอขอมลเขาอยางไร

7. การคยขอมลเขา 2 ครงโดยตางบคคล คนแรกคย

ขอมลลงสออนเทอรเนต คนทสองตรวจทานการคยขอมลเขา

ของคนแรก ขอมลทคยโดยบคคลทงสองตองตรงกน

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

8. ในการประมวลผล ทกขนตอนทมรายการปฏเสธขอมล

เขา กจการจะตองมคมอทระบขนตอนงานอยางชดเจนวาขอมล

เขาทถกปฏเสธจะตองมการจดการอยางไร

9. เอกสารเบองตนทใชในการบนทกการเกดขนของ

รายการคาทกรายการ จะตองมการจดเกบเขาแฟม เพอใชเปน

เอกสารอางองตอไป

10. การดงขอมลจากแฟมหลก ระบบจะดงขอมลตางๆ

เกยวกบลกคารายนนออกมาจากแฟมหลกลกคา

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

11. การปอนขอมลเขา ณ จดกาเนดขอมลนน เชน การกาหนดใหพนกงานขายเปนคนปอนขอมลเขาบนหนาจอคอมพวเตอร เพอรอรบขอมลเขา ณ จดทเกดการขาย

12. การใชเอกสารกลบ ตวอยางเชน ใบหยบสนคา เปนเอกสารซงเปนขอมลของระบบการสงขาย หากใบหยบสนคาเปนขอมลออกทจดทาโดยคอมพวเตอร เมอพนกงานคลงสนคาหยบสนคาแลว กจะแสกนรหสแทงสนคาลงสใบหยบสนคา ใบหยบสนคาทมรหสแทงสนคานอาจถกใชเปนเอกสารกลบนาเขาสระบบการจดสงสนคาตอไป

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

การควบคมความถกตองของการปรบยอดบญชและ

การควบคมความครบถวนของการปรบยอดบญช

1.การใชการควบคมแบบกลม คอการใชผลรวมของเขตขอมลทมคาเปนจานวนเงนเปนตวควบคม และการควบคมแบบแฮช คอการใชผลรวมของขอมลทมคาเปนตวเลข

2.การใชการตอบกลบอยางรวดเรวไปยงหนวยงานทเรมรายการคา

3.การตดตามรายการคาทเปนรายการตอเนองจนจบกระบวนการ

เอกสารประกอบการสอน ACC4209

The End