4. Presentaciones Profesionales.

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4. Presentaciones Profesionales.

Jose Onofre Montesa Andrés

Escuela Universitaria de Informática

Universidad Politécnica de Valencia

1999

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¿Presentaciones?• Vamos a ver de que forma tenemos

que abordar a una presentación.– La preparación.

• Cómo obtener el material,• Conocer a los asistentes...

– La realización.• Que hacemos nosotros.• Que hacen los otros.• Que mostramos...

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Introducción • En la mayoría de los trabajos el

ser humano actúa de forma colectiva.

• Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva.

• El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación.

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Visión General• El tener claras las ideas no es suficiente• Hay que enviar el mensaje del modo en

que mejor lo acepte la audiencia.• Los asistentes no están siempre interesados.• La retroalimentación es muy importante.

• No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”

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Proyecto informático y presentaciones.

• A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.

• Expresar y evaluar ideas.• Guiar las discusiones.• Inspirar al equipo.

• Son una forma de impresionar a la audiencia.

• Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan

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Las presentaciones y el P.I.

Empresa de desarrollo

Empresa Cliente

Equipo de desarrollo

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Visón Global del Tema

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Fases de una presentación.

• Fijar el Objetivo.• Preparar la presentación.

• Obtener la información.• Conocer a la audiencia.• Estructurar la información.

• Presentar ante el público.• El presentador.• Atraer la Atención de la audiencia.

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Fijar el Objetivo.• Habitualmente el

objetivo viene dado:• Pedro, la semana que

próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.

• … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.

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¿Para que una presentación?

• ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?

• ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?

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Obtención de información y material base.

• Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:– Información publicada.

• Investigación de escritorio.

– Información no publicada.• Experimentos.• Entrevistas.• Reuniones sobre el trabajo.• Debates….

– Cumulo de información.

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Conocer a la audiencia.• Objetivos, Necesidades, Interes.• Conocimiento de la materia.• Nivel cultural (jergas)• ¿Cuantos serán?

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Estructurar el mensaje.– Apertura.– Introducción.– Cuerpo.– Sumario– Cierre

• Es muy útil el hacer Storyboard.– Tiempos, duración...– Se ven redundancias.

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Apertura.• Estamos en el mismo barco.• Entendemos y compartimos

el problema.• Objetivo:

– Obtener la atención.– Obtener su confianza.– Ser aceptados.

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Introducción.• Interés en el tema.• Temas a tratar.• Porqué yo.• Visión global de la

exposición.

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Cuerpo.• Puntos

fundamentales, desarrollados.

• Utilizar Ejemplos.• Hacer Resúmenes

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Estructura el contenido• Hay que estructurar la

presentación para que se pueda seguir.– Argumentación secuencial.– Descomposición jerárquica.– Orientada al problema y su solución.– Piramidal.– Bocata substancioso.

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Argumentación secuencial.

• Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión.

• Exposición monótona donde un tema lleva al otro.

• Hacerlo bien es difícil.

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Descomposición jerárquica• El tema se

descompone en subtemas y así sucesivamente.

• Los libros... Capitulo, sección, parrafo.

• Se comenta la estructura en cada tema.

• 1. ~~~.• 1.1. ~~~.• 1.2. ~~~.• 2. ~~~.• 2.1. ~~~.• 2.2. ~~~.• ...

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Orientada al problema y su solución

• Se plantea un problema y la situación.• Se muestran varias líneas de solución.

– Ventajas e inconvenientes.

• Se resume soluciones, pros y contras.• Se opta por una solución o se inicia una

discusión.• Se suele presentar criterios.

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Piramidal• Se muestra toda la información por

oleadas.• Como los periódicos o noticias TV.• Siempre toda la historia pero con

más detalle.– Aumenta la receptividad.– Fácil de ajustar al tiempo.

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Bocata substancioso• Comienzo - Medio - Final• Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.• Introducción - Contenido -

Conclusión.• Esto se hace con cada sección.

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Sumario• Ser concisos.• Próximos pasos

a dar.• Revisar si han

quedado preguntas pendientes.

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Cierre• Impactar, que la

gente lo recuerde.• Dar las gracias• Regresar a las

ideas iniciales y ver como ayudara esto.

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Medios a utilizar• Transparencias• Copias y papeles• Videos• Música• Olores…• Objetos a dejar correr por la sala• Muestras

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Preparar las transparencias.

• Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante.

• Los títulos pueden ir en mayúsculas

• El contenido en minúsculas.• Usar el color para impactar.• 6 líneas es una cantidad

razonable

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Probar el material• Realizar una prueba ante una

persona conocida.– El del espejo es un conocido– El vídeo es otra alternativa.

• Visitar la sala de exposición antes:– Acomodarse al lugar.– Conocer los interruptores….– Probar el material audiovisual.

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Hacer la presentación ante el Público.

• El local• El presentador:

– La indumentaria,– El lenguaje no verbal.– El kit de supervivencia.

• El auditorio– Hacer grupos visuales.– Ver que están cómodos...

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El local• Tamaño.• Estructura del local.• Posición del orador.• Equipo de soporte.• Persona de

mantenimiento.• Cerrar la puerta.• Luz encendida.

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La Comunicación Interpersonal

• “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch

• Credibilidad y mensaje inconsciente:– Verbal: las palabras que se dicen; 7%– Vocal: entonación, resonancia 38%– Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%

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Claves de la Comunicación Interpersonal

• Comunicación Visual• Postura y Movimiento• Gestos y Expresión de la cara• El Vestir y el Aspecto• Voz y Entonación• Lenguaje y Muletillas• Atraer la atención del que escucha• Humor• Ser uno mismo

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Comunicación Visual• Mirar con sinceridad y sin

titubear.• Intimidad, Intimidación e Implicación• Cinco segundos para mayor

efectividad.• No disparar la mirada.• No parpadear lentamente.• Incidencia del ángulo de la mirada.

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Postura y Movimiento• Pararse erguido, moverse

suavemente y con naturalidad.• Mantenerse erguido• Observa la parte inferior de tu

cuerpo• Utilizar la “posición preparada”.• Moverse.• Tener estilo propio.

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Gestos y Expresión de la cara

• ¿Cómo te ven los demás?• Relajate y actua con naturalidad

cuando hablas• Conoce tus hábitos• Los ademanes nerviosos• No puedes exagerar demasiado• Sonríe 1/3

• La percepción es la realidad en el ojo del que mira

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El Vestir y el Aspecto• Los 5 primeros segundos…• los 5 primeros minutos -

50% del efecto• 90% se nos ve ropa• 10% restante pelo, cara,

manos son muy importantes.

• Se propio, consciente.

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El Vestir y el Aspecto• Se propio

– Valora la comodidad– Apropiado a las circunstancias

• Consciente.– Colores– Peinados

• ¿Por qué uso estos…?

• Es mayor de lo que pensamos• Dice lo que tu sientes de ti mismo

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Voz y Entonación• Instrumento sonoro y resonante• Atrae la atención• Tu voz transmite energía• El tono y la calidad, el 80% por tel.• Variedad vocal.• Leer…

• genera monotonía.

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Lenguaje y Muletillas• Pausas y muletillas

• Muletilla: ah…, esto…, …• Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)

• lenguaje directo• Lo intentare --- lo haré• Intentare conseguir una respuesta.. -

• Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas.

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Atraer la atención del que escucha

• Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS– Instante de interés total en la mente

del que escucha.– Ups…, invitación a participar, una

pregunta...

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Atraer la atención• Mediante:

– Estilo propio.– Interacción.– Contenido.

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Estilo propio.• Drama.

– Sorprender con afirmaciones.– Elemento emocional, alegría, enfado...– Enfocar hacia la acción al finalizar.

• Comunicación visual.• Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.• Visuales: Variedad, Distintos tipos de

material, Participación del público...

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Interacción.• Preguntas.

– Retóricas, votación, voluntarios.

• Demostraciones.• Muestras

– Divertirse con el publico.– Regalar cosas a los voluntarios.– Creatividad... pero

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Contenido.• Interés:

– ¿En que beneficia?– Mi propio interés influye.

• Humor:– Comentarios cálidos.– Humanizar.– Reirse de uno mismo.

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Humor• No cuentes chistes 100 -10- 1.• Si historias y anécdotas.• Humanizar es humor.

– Directo, abierto, amigable,…

• Muestra la personalidad.• Tu sonrisa es lo que los otros ven.• La gente aprende mejor con humor.

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Ser uno mismo• A la gente le gusta encontrarse

con una persona al otro lado.• Todos somos diferentes, con

nuestras debilidades y fortalezas.– Estudiar nuestras debilidades y

abordar la mejora.

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Bibliografía• Decker, B., El arte de la

comunicación, Editorial Granica.• Blair, G., Starting to manage: the

essential skills, IEEE, 1995.• Buckler, P., Presentaciones

eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)