Post on 14-Dec-2014
description
Omstilling i store offentlige organisasjoner
Jorun Kongerud, Direktør NAV PensjonStein Rasmussen, Senior Prosjektleder i PROMIS
NAV, 10.04.2023 Side 2
Først – en kort presentasjon av NAV
Ansvarlig for tjenester som:
– Dagpenger
– Sykepenger
– Barnetrygd
– Uførepensjon
– Alderspensjon Administrerer 1/3 av nasjonalbudsjettet,
mer enn 320 milliarder kroner 17 000 ansatte 30 millioner transaksjoner årlig Pensjonsområdet største fagområde:
– Over 1 millioner mottakere månedlig
– Årlige utbetalinger på over 180 milliarder kroner
NAV, 10.04.2023 Side 3
Plan og fakta
2,3 millioner prosjekttimer utført
350 medarbeidere på topp
Ca. 525 000 timer analyse/design
Ca. 870 000 timer utvikling
Ca. 230 000 timer test
7 store IKT-leveranser
7 store IKT-leveranser
160 skjermbilder/114 batchprogram
6170 beregningsregler
35 utvikling- og testmiljøer hvorav 20 i parallell
2,6 millioner dokumenter i prosjektarkivet
Ny systemløå
Fase 2
Ny systemløsning, nye arbeidsprosesser og ny
Fase 3
Forprosjekt
Fase 1
Bro-bygging
30.11.05 30.06.06 01.01.07 01.01.08 01.01.09 01.01.11
Fase 3
Forprosjekt
Ny systemløå
Fase 2
Ny systemlø
Forprosjekt
Fase 1
Bro-bygging
30.11.05 30.06.06 01.01.07 01.01.08 01.04.09
Fase 3
Forprosjekt
Phase 1
Phase 1 Brobygging
Phase 2
Ny systemløsning, nye arbeidsprosesser,ny organisering på gammelt regelverk
Phase 3
Innføring av nye pensjonsregler i NAV og mot publikum
Phase 3
Forprosekt
01.01.10
NAV, 10.04.2023 Side 4
Computerword Honours Program
Juryens begrunnelse:– Innovativt bruk av
selvbetjeningsløsninger integrert med automatiserte saksbehandlingsløsninger gir store gevinster for NAV så vel som for brukerne
– Norge er det eneste landet i verden om gir brukerne informasjon om både offentlige og private pensjonsrettigheter samlet.
Selvbetjeningsløsning
Ny saksbehandlingsløsning
med høy automatisering
Sentralisering
Nytt kontaktsenter
Informasjonstiltak
LØSNINGERUTFORDRINGER
Nytt og komplekst regelverk
Fem ekstra årskull som kan ta ut pensjon i 2011
Betydelig økning i antall pensjonister pga store etterkrigskull
Befolkningen må settes i stand til å ta informerte valg om pensjon
NAV måtte finne løsninger på de utfordringene innføringen av pensjonsreformen innebar
NAV, 10.04.2023 Side 6
Beregne Se opptjening Søke om pensjon
Siste års inntekt
Hurtigberegning
Meny med ulike valg, bla. - innboks- oversikt over utbetalinger
- endre uttaksgrad
For å kunne ta ut gevinster ved automatisering, må vi få brukerne til å ta i bruk selvbetjeningsløsninger
NAV, 10.04.2023 Side 7
Papirsøknad
Nettinformasjon
Elektronisk søknad
Personlig oppmøte
Overgang fra oppmøte til nett, og fra papir til elektronisk søknad var en forutsetning for omstillingene
10.04.2023 Side 8
Innføring av pensjonsreformen representerte en stor omstilling for mange interne i NAV
Nye IKT systemer fordret at man måtte endre arbeidsprosesser – og jobbe på en annen måte
Utfordringene gjorde at man måtte jobbe smartere og mer effektivt, både i saksbehandling og veiledning – økte ressursbruk var ikke et alternativ
Det var behov for likebehandling av brukerne – ikke akseptabelt med ulik saksbehandlingstid eksempelvis i ulike fylker
Sikre likhet i produktivitet og kvalitet – ensartet praksis
Måtte endre brukeratferden – fra NAV kontor til andre kanaler
10.04.2023 Side 9
Steinkjer
Oslo
Porsgrunn
Ålesund
Vi etablerte en ny organisering på pensjonsområdet understøttet av ny IT-løsning og nye arbeidsprosesser
Harstad
5 nye spesialenheter er etablert på pensjonsområdet – samt etablering av et eget kontaktsenter
Ca 500 medarbeidere direkte berørt av omstilling til nye spesial-enheter
+ kontakt-sentere
10.04.2023 Side 10
NAV gjorde manger erfaringer, og endret kursen underveis
Tett og nært samarbeid og åpenhet med ledelsen i NAV/Departement
Ledelsesforankring – sentralt og lokalt var avgjørende
Proaktivitet har stor verdi – og åpnet for involvering og samhandling
Forutsigbare rammebetingelser
Godt planverk – KSII prosess
Bemanning – eksterne/intere
I tillegg til de operative ledd er det viktig med tilstrekkelig deltaktighet og forankring i styrings- og forvaltningsleddene
«Big-bang» - versus stegvis innføring
Det tar tid før omstillingen «setter seg»
Må ta høyde for omstillingskostnader – lavere effektivitet i en overgangsperiode
Viktig å ikke undervurdere behovet for kompetansebyggging i flere omganger – må repeteres
Positive erfaringer Læringspunkter
Mye tid ble brukt til å kartlegge alle berørte målgrupper, samt utarbeide sentrale og lokale innføringplaner
Pensjonsprogrammet valgte en strategi knyttet til proaktiv forankring, samt etablering av et distribuert nettverk av endringsagenter
Innføringsaktiviteter ble fortrinnsvis planlagt og gjennomført knyttet til lansering av de største produksjonssettingene av IKT støtte
10.04.2023 Side 11
Gevinster etter omstillingen
• Søknadsprosessen for pensjon redusert fra
tre måneder til sekunder, frigjør ressurser
• Økt produktivitet – bl.a. gjennom etablering
av færre enheter og et velfungerende
produksjonsstyringsverktøy
• Enhetlig nettløsning reduserer behovet for
ressurser til veiledning
• Innføring av et velfungerende
kvalitetssikringsregime som sikrer bedre
kvalitet
• Økt servicegrad på telefonimottak
10.04.2023 Side 12
SPØRSMÅL?
Takk for oss!