Post on 04-Jul-2015
Surf me a letter
Digitalisering van de afhandeling van burgerbrieven bij SZW
Jan van Dommelen
Richard Hovinga
Agenda
1.Digitalisering bij SZW2.Waarom burgerbrieven digitaal
afhandelen?3.Wat betekent dit voor …?4. Procesarchitectuur Pilot
Burgerbrieven5.Schermvoorbeelden/dashboard6. Ervaringen en geleerde
lessen…7.Toekomst digitalisering bij
SZW
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 3
Digitalisering bij SZW: stand van zaken
- Personeelszaken via P-Direkt (SAP)
- Facturen en boetes via Hermes (SAP)- Nebo bij Inspectie Werk en Inkomen (Sharepoint)- I-Net (maatwerk) en DIWA (Sharepoint) bij de Arbeidsinspectie- Europese en andere subsidies bij het Agentschap SZW (Filenet)- CAO-systeem Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving (maatwerk)
- Beleidsdossiers via Rijksportaal (Filenet)
- DVS (Digitaal Verantwoording Systeem voor Gemeenten, SAP)
- Bezwaar en beroep zaken in Octopus
- Begrotingsbehandeling in Socrates
- Burgerbrieven via Pilot Burgerbrieven (Filenet)
- Uitnodigingen Minister en Staatssecretaris (Docman)
- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 van BZK bij SZW (Filenet)
- …
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 4
Waarom burgerbrieven digitaal afhandelen?
- Ontwikkelagenda SZW, moderne toerusting van de medewerkers
- Voordelen:
- Efficiëntere stukkenstroom
- Er raken geen stukken meer zoek, weten waar het stuk “ligt”
- Alle eerdere versies blijven beschikbaar en raadpleegbaar
- Voor (beleids)medewerkers ontstaan meer mogelijkheden om samen aan documenten te werken Plaats- en tijdonafhankelijk werken
- Specifiek voor de pilot burgerbrieven:
- Kleinschalig beproeven digitaal werken binnen SZW
- Scherp krijgen eisen/wensen
- Voorbereidend op digitalisering stukkenstroom SZW-breed
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 5
Wat betekent dit voor … ?
- De beleidsmedewerker
- De leidinggevende
- Secretariaat
- Archiefmedewerker
- Het wordt zichtbaar hoe lang iets duurt (dashboard)
- Sneller aanzet tot bezinning verbetermogelijkheden
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 6
Procesarchitectuur Pilot Burgerbrieven
- Oorspronkelijk uitgangspunt DigiJust van Ministerie van Justitie (bloemblaadjesmodel)
- Sluit niet helemaal aan bij gebruik bij SZW: de steller wil nietsteeds zaak terug… alleen als er iets niet goed gaat.
- Een deel van het proces verloopt nog analoog (op papier van en naar minister/staatssecretaris), maar digitaal proces is leidend.
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 7
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 11
Percentage brieven op tijd
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 12
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 13
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 14
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 15
Ervaringen en geleerde lessen… (1)
- Gebruikers willen geen afstand doen van de pilotomgeving
- Goed dat er geen schaduwsysteem heeft gedraaid
- Discipline bij gebruik blijft noodzakelijk
- Technische problemen moeten echt zijn opgelost (imagoschade)
- Ondersteuning van gebruiker belangrijk, ook na uitrol
- Voorbeeld gedrag management is belangrijk
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 16
Ervaringen en geleerde lessen… (2)
- Digitaal lezen van grote documenten op beeldscherm niet prettig.Er zal nog veel geprint worden zolang de schermen niet prettig lezen
- E-mail afhandeling wegens omslachtigheid nog niet meegenomen
- Proef procesbewaking vanaf telewerkplek bevalt prima
- “Single Sign-on” zeer wenselijk
- In- en uitchecken moet gebruikersvriendelijker
- Commentaren moeten eenvoudig(er) zijn toe te voegen
- Tweede beeldscherm voor DIV-ers (anders gaan ze printen)
Surf's Up | Fokker Terminal | 24 juni 2010 17
Toekomst digitalisering bij SZW
- SZW gaat niet voor de ontwikkeling van een eigen systeem,samenwerken met andere departementen verdient de voorkeur
- Oriëntatie op invoering van Digidoc2 bij SZW (besluitvorming)
- Stapsgewijze invoering
- Ambassadeurs zoeken/draagvlak