Post on 02-Mar-2019
MODUL PERKULIAHAN
Aplikasi KomputerMs. Access 2010
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun OlehMata Kuliah Ciri Universitas (MKCU) 12 Rushendra, S.Kom, M.T.
Abstract Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentangAplikasi Microsoft Access 2010.
Diharapkan mahasiswa memahami dan mampu menggunakan aplikasi Microsoft Access 2010.
2013 1 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
MICROSOFT ACCESS 2010
1. Pendahuluan
icrosoft Access adalah sebuah program program aplikasi basis data computer
relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga
menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft
Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point. Aplikasi
ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan
tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.
MMicrosoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format
Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database,
atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base
Connectivity). ODBC adalah : sebuah standariasasi untuk konektifitas antar mesin basis
data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface)yang dapat
menjalankan dan mengkoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah system manajemen
basis data (SDMBD). Para pengguna programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang komplek.
Gambar 1 Versi-versi Microsoft Access
2013 2 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
2. Pengenalan Database
Data base (Basis data) yang paling, sederhana adalah kumpulan dari tabel. Satu
tabel merepresentasikan suatu entitas tertentu. Suatu entitas terdiri dari beberapa atribut.
Gambar 2 Contoh Struktur DataBase
Keterangan :
a. Tabel Pegawai mewakili entitas Pegawai
b. Atribut-atribut yang ada pada tabel pegawai disebut Field atau Kolomc. Isi dari masing-masing atribut atau field disebut record atau baris.
Tabel-tabel ada dikumpulkan dalam satu container atau wadah. Wadah inilah yang sering
disebut Database. Jadi dalam satu database terdiri atas tabel pegawai, jabatan, golongan,
absen dsb.
Pengeritan database pada Microsoft Access adalah sekumpulan objek yang terdiri
dari table, query, form, report. Objek-objek ini ditampung dalam suatu wadah atau database.
Jadi dalam Microsoft Access yang dimaksud database adalah kumpulan dari table, query,
form, report. Berikut ini adalah gambar yang menerangkan database didalam Microsoft
Access.
2013 3 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
3. Menjalankan MS ACCESS 2010
Klik START pada Windows 7 kemudian cari lah pada All Program kemudian cari
Microsoft Office, yang tampak seperti gambar dibawah ini :
Gambar 3 Menu Start Microsoft Office
Klik Microsoft Acces 2010. Kemudian akan tampil Program Microsoft Access 2010.
Gambar 4 Tampilan Access 2010
a. Menyembunyikan Ribbon
Tampilan awal access sewaktu dibuka akan tampak seperti Gambar 1.3.
Anda dihadapkan pada apa yang disebut Backstage View. Apabila anda
membuka dan mengatifkan sebua database, anda akan dapat melihat ribbon
dan isinya bukan hanya tab.
2013 4 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Jika tampilan Access kurang lebar dan anda ingin menampilkan bagian lain
Access secara lebih baik, anda dapat menyembunyikan dengan
menggunakan tombol CTRL + F1 pada keyboard.
Gambar 5 Ribbon Access 2010
Gambar 6 Ribbon disembunyikan
Untuk memunculkan kembali, anda dapat menggunakan kombinasi tombol
yang sama.
.
b. Membuat Table
Pada saat ingin melakukan sesuatu seperti membuat Access Data Project
mungkin pertama kali akan merasa bingung bagaimana cara memulainya. Karena
tiap kali anda membua Microsoft Access 2010, anda dihadapkan pada ekstensi
file (.accdb). Sebenarnya access 2010 memberi kebebasan untuk membuat file
bertipe tertentu, tidak hanya file database Access 2007, misalnya membuat file
Access Data Base Project (.adp). Caranya adalah :
1. Tutup semua database yang terbuka
2. Klik Tab File.3. Klik New, hingga tampilannya terlihat seperti gambar :
2013 5 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 7 Membuat Database (tabel)
4. Berikan nama Database pada kotak File Name, Default file Data yang akan
disimpan pada C:\Users\DeMaster\Documents\
Gambar 8 Create Nama Database
5. Rubah default penyimpanan ke folder yang sudah dibuat, sehingga
memudahkan pencaharian dikemudian hari. Dengan cara Klik Icon Open
Folder, kemudian carilah tempat file dataaccess yang akan disimpan.
2013 6 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 9 Merubah tempat penyimpanan database
6. Saat ini posisi tempat penyimpanan berada pada “D:\Documents\
windows7_buku\Access\” dengan nama file sementara adalah
“Database1.accdb”.
7. Kemudian Klik “CREATE”
Gambar 10 Membuat Field
8. Kemudian Klik “FILE” dan kemudian pilih “Design File”.
Gambar 11 Design View
2013 7 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
9. Kemudian Access akan meminta memasukan nama Tabel, untuk contoh saat
ini ketik “data mahasiswa”.
Gambar 12 Simpan nama Table
10. Kemudian akan masuk kedalam modifikasi table dimana kita harus
memberikan field-field yang nanti nya akan dijadikan record-record didalam
database atau table.
Gambar 13 Membuat Field-field dalam table
11. Buatlah Filed-Field nama yang sudah disedikan didalam masing-masing kotak
a. Field Name : buat field name yang nanti nya akan dijadikan masukan
data.
b. Data Type : tipe-tipe data.
c. Description : keterangan dari field yang dimasukkan (boleh diisi/boleh
tidak diisi).
12. Field-field yang sudah diberikan nama dan data type nya.
2013 8 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 14 Field yang sudah selesai dibuat
13. Setiap field yang dibuat, harus ditentukan batas maksimum karakter (huruf)
yang dapat di input. Penentuan batas maksimum dibuat pada field Properties
seperti gambar 17. Field nama telah ditentukkan maksimum huruf yang dapat
dimasukkan adalah 30 huruf, maka pada field properties field size dirubah
menjadi 30.
Gambar 15 Field Properties
Sampai disini sudah dijelaskan bagaimana cara membuat table (database) di MS
ACCESS 2010.
4. Form Tabel
Setelah Database sudah selesai dibuat dan diberikan nama.. Selanjutnya adalah membuat
Form atau Tampilan layar. Cara membuatnya adalah sebagai berikut.
a. Membuat Form
1. Jalankan kembali MS ACCESS 2010 anda dan kemudian klik Open, carilah di
folder tempat dimana file database1.accdb tersimpan.
2013 9 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 16 Database yang selesai dibuat
2. Klik data mahasiswa
Gambar 17 Database data mahasiswa
3. Pilih Tab Create dan klik Form Wizard di group Form
Gambar 18 Tab Create Form Wizard
4. Kemudian setelah memilih dan mengklik Form Wizard akan tampil jendela
form wizard dimana didalam nya terdapat daftar field-field yang akan
digunakan sebagai masukan kedalam form tersebut.
2013 10 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 19 Field yang akan masukkan kedalam Form
5. Pilihlah semua field yang akan dijadikan Item-Item didalam form dengan
mengklik tanda “>” untuk memilih satu persatu atau tanda “>>” untuk memilih
semua list field tersebut. Kemudian Klik Next.
Gambar 20 Field-field yang sudah diseleksi
6. Setelah mengklik NEXT maka akan muncul bentuk-bentuk form. Ada 4
macam bentuk Form : Coumnar, Tabular, Datasheet dan justified. PIlihlah
Columnar.
2013 11 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 21 Pemilihan Bentuk Form
7. Berilah judul Form yang sudah selesai di buat, untuk Form ini kita berikan
nama “DATA MAHASISWA”. Pada pilihan “do you want to open the form or
modify the form’s design”? pilih atau klik “Open the form to view or enter
information”.
Gambar 22 Memasukkan Judul Form
2013 12 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 23 Form yang sudah dibuat
Sebelum data-data tersebut diinput kedalam kotak-kotak yang sudah tersedia,
Kotak Input “NO” akan tampak kata NEW. Artinya Database yang terhubung
dengan Data Mahasiswa ini belum diisi.
Jika form tersebut dibuat dengan FORM WIZARD maka semua bentuk field-field
didalam forum masih sama seperti nama field-field yang ada didalam
databasenya. Untuk itu field-field didalam forum harus dirubah sehingga gampang
dibaca oleh orang lain. Cara untuk merubah nya adalah sebagai berikut.
1. Pilih File kemudian klik Design View
Gambar 24 Design View Form
2. Setelah Design View dipilih maka form akan dapat diedit sesuai dengan yang
kita kehendaki.
2013 13 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 25 Edit Tampilan Form
3. Saat kita merubah bentuk form, maka akan tampil Form Design Tools secara
otomatis. Seperti yang tampak pada gambar 28.
Gambar 26 Fungsi-fungsi Icon di Form Design Tools
4. Untuk merubah tampilan isi form tersebut, cukup dengan menyorot field-field
yang diinginkan saja. Untuk contoh ini kita akan merubah Judul Textbox.
2013 14 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 27 Merubah Judul TextBox
5. Setelah disorot atau dipilih satu persatu judul, klik dua kali pada kotak
judulnya dan kemudian rubah tulisan yang ada. Misalnya No dirubah menjadi
NOMOR, begitu selanjutnya, rubah semua judul field-field yang ada. Ingat!!
Hanya judul field yang dirubah.
Gambar 28 Merubah Nama Field di Form
6. Setelah semuanya dirubah jangan lupa menyimpan form tersebut. Dengan
menekan tombol CTRL + S.
Gambar 29 Judul Field-field yang sudah dirubah
2013 15 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
7. Kemudian jalankan form tersebut dengan menekan/klik View dan pilih Form
View sehingga akan didapat hasil seperti gambar 32 dibawah ini.
Gambar 30 Tampilan Form
8. Sekarang coba masukkan data-data yang diminta.
Gambar 31 Input data
b. Menambahkan Button-button pada form
Form yang sudah dibuat dapat dimodifikasi dengan menambahkan button-
button dibawah nya atau diletakkan sesuai dengan keinginan. Cara untuk
menambahkan adalah sebagai berikut :
1. Jika diperhatikan Design Form yang kita buat, terdapat 3 area yaitu :
2013 16 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
a. Form Header : Tempat Judul Form
b. Detail : tempat meletakkan isi field-field.
c. Form Footer : Tempat judul atau button-button
Gambar 32. Area Form Design
d. Dari Form Design Tool klik icon Button kemudian letakkan di area Form
Footer. Dan Kemudian Muncul jendela Command Button Wizard
Gambar 33. Jendela Command Button Wizard
e. Pilihlah Record Operations, karena kita akan membuat Button : INPUT,
DELETE kemudian pilih pada kotak Actions : Add new record
2013 17 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 34. Membuat Button Input Data
f. Kemudian Klik Next dan Pilih Text. Pada kotak Text Ketik : Input Data.
Gambar 35. Memberikan Nama Button
g. Kemudian Next dan terdapat Command 17 biarkan saja kemudian klik Finish,
maka satu button INPUT DATA sudah selesai dibuat. Berikutnya buat Button
Delete dengan cara yang sama . Tetapi pada jendela Acction Pilih Delete
Record.
2013 18 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 36. Form yang sudah diberikan Button
h. Setelah di buat dua buah BUTTON maka Form tersebut dijalankan dengan
mengklik View – Form View.
Gambar 37. Form View
2013 19 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
i. Demikianlah cara dalam membuat Form Tabel sampai bagaimana membuat
button-button Input dan Delete data.
5. Report
MS Access dapat membuat suatu report atau laporan berdasarkan data-data yang telah di
masukkan kedalam table atau database. Cara untuk membuat sebuah laporan sederhana
adalah sebagai berikut :
1. Buka kembali File Database access yang telah dibuat “database1” dan kemudian
akan masuk ke system MS Access 2010.
Gambar 38. Membuat Form Design Data Mahasiswa
2. Kemudian Pilih Create dan Pilih Report Wizard pada Group Reports.
3. Kemudian akan muncul jendela Report Wizard dan masukkan semua Field-field yang
berada didalam kotak Available Fields ke dalam Kotak Selectecd Fields dengan cara
mengklik “>” artinya masukkan field satu persatu dan “>>” masukkan semua fields.
2013 20 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 39. Seleksi Field yang akan digunakan dalam Report Form
4. Setelah itu semua field-field akan pindah masuk kedalam kotak Selected Fields
dimana field tersebut akan dijadikan judul dan isi dari laporan yang akan kita buat
kecuali NO tidak dimasukkan. Klik NEXT
Gambar 40. Field yang telah diseleksi
5. Kemudian akan muncil Report Wizard dimana sudah terdapat layout Report yang
akan dibuat. Klik Next
2013 21 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 41. Layout/rancangan report yang akan ditampilkan
6. MS Access akan meminta field-field mana yang akan ditampilkan berurutan pertama
kali berdasarkan abjad (ascending). Untuk contoh ini kita akan menampilkan Nama
dan Tanggal Lahir saja.
Gambar 42. Seleksi Field yang akan ditampilkan isinya secara berurutan
7. Klik Next jika field-field sudah kita pilih untuk tampilkan secara berurutan.
2013 22 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
8. Berikutnya Access meminta kita untuk memilih bentuk dari Report tersebut ada 3
pilihan layout :
1. Columnar
2. Tabular
3. Justified
Kita pilih standard yaitu tabular dengan jenis kertas adalah portrait. Kemudian Klik
Next.
Gambar 43. Rancangan Bentuk report
9. Masukkan Judul Report “Report Data Mahasiswa 2012” kemudian klik FINISH
Gambar 44 Menambahkan Judul Report
2013 23 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
10. Selesailah dalam pembuatan report sederhana kali ini.
Gambar 45 Report yang sudah dibuat
11. Pada Form View harus ditambahkan 1(satu) button untuk menampilkan Report
secara langsung tanpa harus bersusah payah mencari bagaimana menampilkan
Reportnya. Cukup dengan klik Tombol Lihat Report, maka akan muncul report.
12. Kembali ke menu Form View
13. Pilih Button dan pilih Report Operations, pada menu Actions pilih Preview Report
Gambar 46 Membahkan Button Preview Report
14. Pilih Judul Report yang sudah kita buat tadi “Report Data Mahasiswa 2012”
Kemudian klik NEXT.
2013 24 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id
Gambar 47 Link ke File Report Form
15. Klik Text dan ketik didalam kotak “Lihat Report” kemudian Next
Gambar 48 Memberikan nama Button
2013 25 Aplikasi Komputer
Pusat Bahan Ajar dan eLearningRushendra, S.Kom, M.T. http://www.mercubuana.ac.id