Post on 31-Aug-2019
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 4 din 26
Exemplar nr.: 1
5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională:
Casarea documentelor de bibliotecă reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată starea fizică sau morală a unor publicaţii din fondul de carte a unei biblioteci şcolare, şi măsurile luate în urma acestor constatări, la data la care aceasta se efectuează.
Casarea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor publicaţiilor de bibliotecă în vederea întocmirii situaţiilor financiare care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei unităţii pentru acest exerciţiu financiar.
5.2.Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică:
În temeiul prevederilor Legii nr. 82/1991 şi Legii nr.334 din 31 mai 2002, republicate, cu modificările şi completările ulterioare, unităţile de învăţământ au obligaţia să efectueze casarea periodică a documentelor de bibliotecă perimate fizic şi moral, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:
a. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege; b.ori de câte ori simt indicii că există lipsuri sau publicaţii degradate în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c. ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune; d. ca urmare a cazurilor de forţă majoră sau calamităţi naturale; e. în alte cazuri prevăzute de lege.
5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și /sau care depind de activitatea procedurată;
a. Această activitate depinde de activitatea compartimentelor:
- Centrul de documentare metodico-științifică.
b. De această activitate depind în cadrul deplasărilor efectuate în țară compartimentele:
- Conducere;
- Personal didactic;
- Centrul de documentare metodico-științifică.
5.4. Listarea compartimentelor furnizate de date și /sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; listarea compartimentelor
implicate în procesul activităţii:
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 5 din 26
Exemplar nr.: 1
a. Această activitate depinde de furnizarea datelor de la următoarele compartimente:
- Centrul de documentare metodico-științifică.
- Financiar contabil;
- Secretariat;
b. De această activitate beneficiază în cadrul activităţilor efectuate, următorul compartiment:
- Centrul de documentare metodico-științifică.
6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂȚII PROCEDURATE:
6.1. Reglementări internaționale:
- Standardele internaționale de contabilitate;
- Standardele internaționale de management / control intern;
6.2. Legislația primară:
- Legea bibliotecilor (nr. 334 din 31/05/2002), text actualizat la data de 20.01.2009, avandu-se in vedere republicarea din M.O., partea I,
nr. 132 din 11 februarie 2005, preecum si urmtoarele acte:
- O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea si completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002;
- Legea nr. 277/2006, privind aprobarea O.G. nr. 26/2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr.334/2002;
- Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr.22 / 1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994;
- Legea nr. 54/1994 pentru modificarea unor prevederi din Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi
răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor;
- Ordin nr.2.861 din 9 octombrie 2009 al ministrului finanţelor publice pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ;
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 6 din 26
Exemplar nr.: 1
-Legea nr.334 din 31 mai 2002 cu modificările şi completările ulterioare;
-Legea nr.246 din 16 mai 2001 privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.l 12/2000 pentru reglementarea procesului de scoatere din
funcţiune, casare şi valorificare a activelor corporale care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale;
6.3. Legislatie secundară:
- Norme Metodologice din 9 iunie 2000 privind evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor ;
- Hotărârea Guvernului nr. 966/1998 pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de
transmitere fară plată şi de valorificare a bunurilor aparţinînd instituţiilor publice, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 525 din 31
decembrie 1998;
- Hotărârea Guvernului nr. 1.546/2003 pentru aprobarea Normelor de conservare şi restaurare a bunurilor culturale mobile clasate;
- Hotărârea Guvernului nr. 2139/30 noiembrie 2004, pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea şi duratele normale de
funcţionare a mijloacelor fixe;
- Hotărârea Guvernului nr.411 din 05/05/2005, privind modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr.461/2001 pentru aprobarea
normelor de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.60/2001 privind achiziţiile publice şi pentru modificarea art.3 din Hotărârea
Guvernului nr.841/1995 privind procedurile de transmitere tară plată şi de valorificare a bunurilor aparţinând instituţiilor publice, publicată în
Monitorul Oficial al României, Partea I, nr.424 din 19 mai 2005M
- Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 al ministrului economiei şi finanţelor privind documentele financiar-contabile.
6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice:
- Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a bibliotecilor şcolare;
- Regulamentul-cadru al bibliotecilor şcolare;
- Regulamentul Intern a bibliotecii şcolare;
- Legea patrimoniului.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 7 din 26
Exemplar nr.: 1
7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
7.1. Definiţiile termenilor
Nr.
crt.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1. Procedura operatională Prezentarea formalizată, ‚în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2. Ediţie a unei proceduri
operaţionale
Forma iniţială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată.
3. Revizia în cadrul unei ediţii Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai
multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi
difuzate.
7.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operationala
2. E. Elaborare
3. V. Verificare
4. A. Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 8 din 26
Exemplar nr.: 1
7. Ev. Evaluare
8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE:
8.1. Generalit ăţi :
Procedura operaţională face referire la activităţile de casare a publicaţiilor deteriorate sau perimate, aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică;
8.2. Documente utilizate:
8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor:
- Documentele utilizate sunt:
Decizia de iniţiere a casării; Constatările comisiei de casare; Lista cu propunerile de casare; Notă privind starea publicaţiilor de bibliotecă propuse pentru casare; Proces-verbal de casare; Registrul de inventar; Registrul de mişcare a fondului.
8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor
Registru de inventar;
1. Serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii fondului de publicaţii a centrului de documentare metodico-
ştiinţifică; 2. Se întocmeşte de către persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, într-un singur exemplar, după ce a fost
numerotat, şnuruit, parafat şi înregistrat în evidenţa unităţii.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 9 din 26
Exemplar nr.: 1
Se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fară ştersături şi fară spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi procesele-verbale de inventariere a publicaţiilor aflate în fondul bibliotecii;. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a publicaţiilor. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele
rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului
financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel
încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a fondului de carte existent. In cazul încetării activităţii, registrul-inventar se completează cu
valoarea publicaţiilor inventariate faptic la acea dată.
În coloana 1 se înscrie data.
În coloana 2, numărul curent al fiecăre operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea activităţii.
În coloana 3 se fac însemnări pentru fiecare verificare a fondului de carte;
În coloana 4 se trece autorul şi titlul publicaţiei;
În coloana 5 se trece nr. ediţiei publicatiilor:
În coloana 6 se menţionează locul apariţiei publicaţiei;
În coloana 7 se trece anul apariţiei publicaţiei;
În coloana 8 se trece preţul publicaţiei;
În coloana 9 se specifică preţul legatului, dacă este cazul;
În coloana 10 se trece numărul de ordine din RMF;
În coloana 11 se trece cota cărţii sau clasificarea zecimală;
În coloana 12 se menţionează date privind ieşirea cărţilor, a actelor însoţitoare;
În coloana 13 se trec observaţii legate de circulaţia publicaţiei;
Nu circulă, fiind document de înregistrare contabilă.
Se arhivează la compartimentul centrului de documentare metodico-ştiinţifică, împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 10 din 26
Exemplar nr.: 1
Registrul R.M.F.(mişcare a fondului), este documentul contabil obligatoriu în care publicaţiile de bibliotecă sunt înregistrate pe baza actului însoţitor specificându-se şi sursa de provenienţă a
acestora, în rubrica special destinată. Acest tip de registru oferă, în primul rând, o evidenţă valorică la zi a tuturor publicaţiilor existente în bibliotecă, precum şi repartizarea acestora pe
principalele domenii C.Z.U. Registrul oferă, de asemenea, posibilitatea totalizării şi cunoaşterii pe trimestre calendaristice a numărului de documenţe intrate în centrul de documentare
metodico-ştiinţifică şi, bineînţeles, structurarea lor pe principalele domenii C.Z.U.
Proces-verbal de scoatere din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic
1. Serveşte ca:
document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic şi de declasare a acestora, potrivit dispoziţiilor legale
document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a gestiune a publicaţiilor de bibliotecă, deteriorate fizic;
document justificativ de înregistrare în evidenţa centrului de documentare metodico-ştiinţifică şi în contabilitate.
2. Se întocmeşte în două exemplare, separat pentru mijloace fixe (publicaţiile de patrimoniu), pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale (nota justificativă privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.)
Formularul se completează astfel: - capitolele I si II, de către comisia constituită în acest scop, după caz (la unităţile cu capital privat responsabilitatea revine administratorilor), cu constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite şi din verificarea stării publicaţiilor propuse a fi scoase din gestiune şi propuse pentru declasare, se semnează de membrii comisiei; - capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din gestiune, de către comisia de analiză şi avizare a propunerii de declasare a publicaţiilor sau de delegaţii numiţi de conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor; serveşte şi ca document de predare la centrul de documentare metodico-ştiinţifică. 3. Circulă: - la persoana autorizată să aprobe scoaterea din gestiune a publicaţiilor aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică (ambele exemplare); - la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi înregistrarea operaţiunilor privind scoaterea din gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică, - la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din gestiune centrului de documentare metodico-ştiinţifică, pentru înregistrare. 4. Se arhivează: - la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); - la compartimentul centrul de documentare metodico-ştiinţifică (exemplarul 2).
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 11 din 26
Exemplar nr.: 1
5. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: - denumirea unităţii; - denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- aprobat; data;
- predătorul;
- constatările şi concluziile comisiei;
- publicaţiile scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate; - numărul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;
- numărul şi data (ziua, luna, anul) documentului;
- primitorul;
- numele, prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru primire.
Lista de casare;
1. Serveşte ca:
- document pentru casarea publicaţiilor de bibliotecă aflate în gestiunea centrului de documentare metodico-ştiinţifică;
- document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri publicaţii din fondul de carte al centrului de documentare metodico-ştiinţifică, precum şi a
altor valori;
2. Document justificativ de înregistrare în evidenţa centrului de documentare metodico-ştiinţifică şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor
constatate;
- document pentru întocmirea registrului-inventar;
- document centralizator al operaţiunilor de casare.
Se întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare, anual sau în situaţiile prevăzute de dispoziţiile legale, de comisia de casare, pe gestiunea
documentaristului şi se semnează de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.
Publicaţiile de bibliotecă ce urmează să fie casate se înscriu în listele de casare după nr. de inventar, cotă şi format.
3. Circulă:
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 12 din 26
Exemplar nr.: 1
- la comisia de casare, pentru stabilirea deprecierilor constatate la inventor, precum şi pentru consemnarea în procesul-verbal a rezultatelor casării;
- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionănd pe ultima filă a listei de casare, că toate cantităţilor au fost stabilite în prezenţa sa, că bunurile
respective se află în păstrarea şi răspunderea sa;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice şi semnarea listei de casare privind exactitatea soldului scriptic, precum
şi pentru verificarea calculelor effectuate;
- la conducătorul compartimentului financiar- contabil, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării sau deteriorării bunurilor, precum
şi procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere;
- la conducătorul unităţii, împreună cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute;
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
8.2.3. Circuitul documentelor:
a) Comisia de casare întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza notei privind starea fizică a publicaţiilor aflate în gestiunea
centrului de documentare metodico-ştiinţifică, semnează procesul-verbal cu propunerile şi îl înaintează secretariatului.
b) Secretariatul alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare şi înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului
unităţii spre avizare;
c) Conducătorul unităţii avizează procesul-verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite.
d) Compartimentul contabilitate verifică şi înregistrează operaţiunile privind scoaterea din gestiune a publicaţiilor şi arhivează procesul - verbal cu
propunerile.
e) Comisia - Analizează starea fizică a publicaţiilor şi propune casarea în funcţie de gradul de uzură, înaintează procesul- verbal cu propunerile
conducătorului unităţii;
f) Compartimentul contabilitate analizează propunerile de casare ale comisiei;
g) Conducătorul instituţiei decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil, cu
respectarea dispoziţiilor legale.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 13 din 26
Exemplar nr.: 1
h) Comisia constituită în baza deciziei nr. -------- din--------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinţă care au un grad de uzură
avansat, stabileşte materialele şi deşeurile rezultate, elaborează Procesul- verbal pentru scoaterea din gestiune a publicaţiilor de bibliotecă şi
înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităţii;
i) Conducătorul unităţii decide asupra soluţionării propunerilor făcute cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil, cu
respectarea dispoziţiilor legale;
j) Compartimentul contabilitate şi administrativ predă cantitatea deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie,
înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativa şi contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele
la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local);
k) Comisia elaborează Procesul-verbal de casare publicaţiilor: Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---din-----pe baza documentelor anexate---
propune casarea următoarelor MF--------şi declasarea următoarelor mijloace materiale ----procedează la operaţiunea de casare a publicaţiilor de
bibliotecă deteriorate, înaintează procesul-verbal cu propunerile, conducătorului unităţii;
l) Conducătorul unităţii, cu avizul conducătorului compartimentului fînanciar-contabil decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu
respectarea dispoziţiilor legale.(transfer, licitaţie, predare deşeuri);
m) Compartimentul contabilitate şi administrativ, transferă bunurile (dacă este cazul), licitează bunurile (dacă este cazul), predă cantitatea
deşeurilor rezultate la unităţile specializate, întocmind avizul de expediţie, înregistrează rezultatele casării în evidenţa tehnico-operativă şi
contabilă, urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate, virează sumele la bugetul pe surse de finanţare (bugetul statului/buget local).
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale:
- calculator;
- acces la Internet;
- imprimantă alb-negru;
- copiator, fax;
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 14 din 26
Exemplar nr.: 1
- consumabile: hârtie, toner, folii de îndosariere, dosare etc.
8.3.2. Resurse umane:
Activitatea se desfăşoară în cadrul compartimentului centrul de documentare metodico-ştiinţifică , de către documentarist, în
colaborare contabilitatea;
8.3.3.Resurse financiare:
Resursele financiare necesare desfăşurării activităţii de achiziţii publice sunt următoarele:
- costul multiplicării documentaţiei.
8.3.4.Resurse de timp
Variabile:
- complexitatea procedurii;
- incidentele intervenite pe parcursul derulării procedurii, care fac necesară solicitarea de clarificări şi transmiterea răspunsurilor
necesare.
Termenele la care au loc diferitele etape ale procedurii de casare, simt stabilite prin legislaţia aplicabilă şi prevăzute or ientativ prin calendarul
procedurii.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 15 din 26
Exemplar nr.: 1
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:
Nr.
crt.
Compartimentul (postul)/acţiunea (operaţiunea)
0 1
1 Documentaristul unităţii va întocmi un referat
justificativ.
Întocmirea unui referat de către documentaristul unităţii şi înregistrat în registrul de
intrări şi ieşiri, privind componenţa comisiei precum şi perioada desfăşurării
operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii şi înaintat conducerii instituţiei.
2 Referatul va fi înregistrat la registratura unităţii. Referatul întocmit de documentaristul unităţii privind componenţa comisiei de casare
va fi aprobat de conducătorul unităţii.
3 Decizia privind aprobarea componenţei comisiei
precum şi desfăşurării operaţiunii de casare a
fondului de carte existent
Întocmirea deciziei de casare care să cuprindă componenţa comisiei precum şi
perioada desfăşurării operaţiunii de casare a colecţiilor bibliotecii unităţii, care conţine
temeiul legal care stă la baza efectuării operaţiunii, componenta comisiei, perioada de
desfăşurare, termenele de predare a proceselor-verbale.
4 Aprobarea referatului de către conducătorul unităţii; Conducătorul unităţii va aproba decizia de derulare a activităţii de casare, decizie care
va fi vizată de şeful compartimentul fmanciar-contabil.
5 Directorul unităţii va dispune întocmirea deciziei de
casare, care să cuprindă componenţa comisiei
precum şi perioada desfăşurării operaţiunii de casare
a publicaţiilor din fondul de carte existent.
Câte un exemplar din decizie va fi predat, sub semnătură privată fiecărui membru al
comisiei de casare pentru a lua la cunoştinţă etapele ce vor fi parcurse privind
desfăşurarea activităţii de casare a publicaţiilor de bibliotecă.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 16 din 26
Exemplar nr.: 1
6 Aprobarea deciziei de către conducătorul unităţii şi
vizarea acesteia de compartimentul fmanciar-
contabil;
Instruirea comisiei de casare de către contabilul şef cu privire la desfăşurarea
activităţii de casare, precizându-se şi termenele care vor fi respectate.
7
Întocmirea şi înregistrarea procesului-verbal care
cuprinde etapele instruirii comisiei de casare;
Întocmirea unui proces-verbal care să cuprindă etapele instruirii comisiei de casare de
către contabilul şef al unităţii .
8 Semnarea procesului-verbal de toţi membrii comisiei
participanţi la instruire;
Atât contabilul care a făcut instruirea comisiei cât şi membrii acesteia vor semna
procesul-verbal.
9 Completarea notei justificative de către
documentarist;
Completarea notei justificative de către documentarist, după care se datează şi se
semnează de către acesta şi de către comisia de casare, care atestă că a fost dată în
prezenţa sa. 10 Comisia urmează să identifice toate depozitele de
cărţi în care urmează să fie casate publicaţii;
Identificarea tuturor încăperilor în care există publicaţii ce urmează a fi casate, pentru
a nu fi omise unele valori materiale.
11 Verificarea şi semnarea listelor de casare de un
membru al comisiei de casare;
Se verifică şi se semnează fiecare listă de casare de un membru al comisiei
12 Semnarea ultimului document de ieşire de valori
materiale din gestiunea bibliotecii, de un membru al
comisiei de casare,
Se trece la semnarea ultimului document de ieşire de valori materiale în bibliotecă, de
către un membru al comisiei.
13 Trecerea datei şi orei pe listelor de casare de un
membru al comisiei de casare;
Se trece la însemnarea datei şi orei pe toate listele de casare, de către un membru al
comisiei.
14 Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim
special;
Semnarea de membrii comisiei a chitanţelor cu regim special predate de
documentarist.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 17 din 26
Exemplar nr.: 1
15 Întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea
uşilor dacă se constată ruperea acestora;
Se va trece la întocmirea unor procese-verbale pentru sigilarea uşilor dacă se constată
ruperea acestora
16 Comisia de casare va stabili în prezenţa
documentaristului stocurile faptice prin numărare;
Se va trece la stabilirea în prezenţa documentaristului stocurile faptice prin numărare
17 Comisia de casare va înscrie în listele de casare
cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării
operaţiunii de casare publicaţiilor bibliotecii.
Se înscriu în listele de casare, cantităţile faptice constatate cu ocazia efectuării
operaţiunii de casare a publicaţiilor bibliotecii.
18 Valorile materiale casate se vor evalua de către
comisia de casare şi le va înscrie în listele de casare
la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare);
După efectuarea casării se va trece la evaluarea de către comisia de casare şi le va
înscrie în listele de casare la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare).
19 Semnarea şi numerotarea listelor de casare pe toate
filele de către membrii comisiei de casare;
După înscrierea listelor de casare se va trece şi numerotarea listelor de casare pe toate
paginile de către documentarist.
20 Semnarea listelor de casare pe toate filele de către
membrii comisiei de casare;
După înscrierea şi numerotarea listelor de casare pe toate paginile de către
documentarist se va trece la semnarea de către toţi membrii comisiei de casare.
21 Menţiunea de pe ultima filă a listei de casare, dacă
toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate au fost
casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa
documentaristului precum şi menţiunea dacă are
obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării;
La încheierea operaţiunii de casare, după semnarea şi numerotarea listelor de casare
de către documentarist şi de comisia de casare, pe ultima filă a listei de casare,
documentaristul trebuie să menţioneze dacă toate publicaţiile de bibliotecă deteriorate
au fost casate şi consemnate în listele de casare în prezenţa sa. De asemenea acesta
menţionează dacă are obiecţii cu privire la modul de efectuare a casării.
22 Comisia de casare va analiza obiecţiile, iar
concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul
listelor de casare;
In acest caz, comisia de casare este obligată să analizeze obiecţiile, iar concluziile la
care a ajuns se vor menţiona la sfârşitul listelor de casare.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 18 din 26
Exemplar nr.: 1
22. Compartimentul contabilitate va analiza toate
stocurile înscrise în listele de casare şi a soldurilor
din contabilitate pentru bunurile casate;
Se va trece la stabilirea rezultatelor casării prin compararea datelor constatate faptic şi
înscrise în listele de casare cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate.
Comisia de casare stabileşte caracterul deteriorării
publicaţiilor, în conformitate cu dispoziţiile legale,
modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din
contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma casării;
Pe baza explicaţiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de casare stabileşte
caracterul deteriorării publicaţiilor în conformitate cu dispoziţiile legale, modul de
regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în
urma casării.
23 La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va
avea în vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu
eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare;
La stabilirea valorii de debit, comisia de casare va avea în vedere posibilitatea
compensării lipsurilor cu eventuale plusuri în conformitate cu legile în vigoare.
24 Conducătorul instituţiei va aproba referatul întocmit
şi înregistrat la registratura unităţii de către
documentarist, de acordare a deprecierii pentru care
sunt acordate scăzăminte din gestiune de valori
materiale;
Se va trece la acordarea deprecierii pentru toate publicaţiile constatate lipsă, care sunt
acceptate cu scăzăminte din gestiune de valori materiale, prin aplicarea coeficienţilor
corespunzători fiecărui produs în parte după aprobarea acestora de către conducătorul
unităţii.
25 Diferenţele constatate în plus sau minus să privească
aceiaşi perioadă de gestiune şi aceiaşi gestiune;
Diferenţele constatate în plus sau minus să privească aceiaşi perioadă de gestiune şi
aceiaşi gestiune.
26 Rezultatele casării se înscriu de către comisia de
casare într-un proces-verbal;
Rezultatele casării se înscriu de către comisia de casării într-un proces-verbal.
27 Semnarea procesului-verbal de către comisia de
casare şi documentarist şi înregistrarea acestuia la
registratura unităţii;
Semnarea procesului-verbal de către comisia de casare şi documentarist şi
înregistrarea acestuia la registratura unităţii.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 19 din 26
Exemplar nr.: 1
28 Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei
de casare se prezintă directorului unităţii;
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de casare se prezintă, în termen de
7 zile de la data încheierii operaţiunilor de casare, directorului unităţii.
29 Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de
valorificare a casării în termen de 7 zile de la data
primirii de la comisia de casare;
Directorul unităţii va aproba procesul-verbal de valorificare a casării în termen de 7
zile de la data primirii de la comisia de casare.
30 Directorul unităţii cu avizul conducătorului
compartimentului fînanciar- contabil, decide asupra
soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea
dispoziţiilor legale;
Directorul unităţii cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil,
decide în termen de cel mult 7 zile de la primirea procesului-verbal de casare, asupra
soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale /
31 Rezultatele procedurii de casare vor fi înregistrate de
către bibliotecar în RI şi RMF în termen de cel mult
7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare
de către ordonatorul de credite;
Rezultatele procedurii de casării vor fi înregistrate de către documentarist în RI şi
RMF în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului-verbal de casare de
către ordonatorul de credite.
32 Compartimentul contabilitate va prelua procesul
verbal cu rezultatele casării ce vor fi înregistrate în
evidenţele contabile ale unităţii;
Compartimentul contabilitate va prelua procesul verbal cu rezultatele casării ce vor fi
înregistrate în evidenţele contabile ale unităţii şcolare.
8.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:
Nr.
crt.
Compartimentul (postUl)/acţiunea (operaţiunea) Activităţile desfăşurate
1 Efectuarea
casării
- identificarea publicaţiilor de bibliotecă
deteriorate;
- comisia de casare va identifica publicaţiile uzate fizic sau perimate moral;
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 20 din 26
Exemplar nr.: 1
2 publicaţiilor
deteriorate
fizic sau
perimate
moral;
- întocmirea unor liste separate pentru
toate publicaţiile uzate fizic sau perimate
moral;
- în timpul efectuării casării comisia de casare va întocmi liste separate pentru
toate publicaţiile uzate fizic sau perimate moral;
3 - întocmirea notelor privind starea fizică
a publicaţiile uzate fizic sau perimate
moral;
- se va întocmi formularul „nota justificativă privind starea de degradare a
publicaţiilor de bibliotecă.
4 - stabilirea unor seturi de întrebări pentru
determinarea cauzelor privind starea
actuală a valorilor materiale;
- comisia de casare va stabili un set de întrebări pentru determinarea cauzelor
privind starea actuală a publicaţiile uzate fizic şi pentru stabilirea listei finale a
valorilor materiale propuse pentru casare;
5 - întocmirea unor note explicative
pentru fiecare gestionar în parte, unde s-
au constatat valori materiale deteriorate;
- întrebările stabilite de comisie vor fi înscrise în note explicative care vor fi
înaintate gestionarilor de valori materiale unde s-au constatat publicaţiile uzate
fizic sau perimate moral.
6 - solicitarea de la gestionar a notelor
explicative privind cauzele care au dus
la publicaţiilor;
comisia de casare va solicita de la documentarist, note explicative privind
cauzele care au dus la uzura prematură sau deteriorarea valorilor materiale;
7 - stabilirea listelor cu valorile materiale
propuse spre aprobare a casării;
- după primirea notelor explicative şi după analizarea acestora comisia de
casare va stabili cauza care a dus la deteriorarea publicaţiilor şi va trece la
stabilirea listelor finale cu valorile materiale propuse spre aprobare a casării;
8 - întocmirea unui referat pentru numirea
comisiei de casare;
- contabilul-şef din unitate va întocmi un referat pentru numirea comisiei de
casare de către conducerea instituţiei publice;
9 - înregistrarea referatului la registratura
unităţii;
- referatul întocmit de contabilul unităţii va fi înregistrat la registratură;
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 21 din 26
Exemplar nr.: 1
10 - înaintarea referatului către Ordonatorul
de credite;
- referatul întocmit de conţabilul-şef şi înregistrat la registratură va fi înaintat
ordonatorului de credite;
11 - emiterea deciziei pentru numirea
comisiei de casare;
- după primirea referatului, ordonatorul de credite va emite decizia pentru
numirea comisiei de casare a publicaţiilor deteriorate;
12 - înştiinţarea comisiei de casare; - -comisia de casare va fi înştiinţată prin îmnânarea unui exemplar din decizia
de numire a comisiei de către ordonatorul de credite;
-la primirea deciziei, membrii comisiei vor face menţiunea, pe exemplarul care
va rămâne la secretariat, că au primit un exemplar din decizia de numire a
comisiei de casare şi au luat la cunoştinţă de conţinutul acesteia;
13 - înaintarea, listelor centralizatoare cu
valorile materiale propuse pentru casare,
consiliului de administraţie;
- înregistrarea, semnarea şi înaintarea listelor centralizatoare cu valorile
materiale propuse pentru casare, consiliului de administraţie;
14 - discutarea listelor în consiliul de
administraţie şi aprobarea acestora; - discutarea şi aprobarea valorilor materiale propuse pentru casare de către
consiliul de administraţie;
15 - aprobarea listelor de ordonatorul
principal sau secundar de credite; - întocmirea unei adrese de înaintare şi trimiterea listelor pentru aprobare la
ordonatorul de credite (principal sau secundar în funcţie de finanţare şi de
subordonarea financiară);
- aprobarea listelor cu valorile materiale propuse pentru casare;
16 - întrunirea comisiei de casare; - întrunirea comisiei pentru finalizarea operaţiunii de casare a valorilor
materiale;
17 - casarea publicaţiilor de bibliotecă uzate
fizic sau moral; - comisia va trece la casarea valorilor materiale prin topire sau distrugere;
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 22 din 26
Exemplar nr.: 1
18 - întocmirea procesului verbal de casare; - valorile materiale casate vor fi înscrise în procesul verbal întocmit de
comisie şi aprobat de către conducerea instituţiei publice;
19 - înregistrarea în evidenţa tehnico-
operativă a valorilor materiale rezultate
în urma' topirii publicaţiilor de bibliotecă
casate;
- înregistrarea în evidenţa tehnico operativă a valorilor materiale rezultate în
urma topirii publicaţiilor de bibliotecă casate;
20 înregistrarea în contabilitate a
operaţiunilor de ieşire de valori
materiale;
- înregistrarea în contabilitatea instituţiei publice a valorilor materiale rezultate
în urma casării;
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii
- Îmbunătăţirea cunoaşterii legislaţiei activităţii privind casarea colecţiilor bibliotecii;
- Cunoaşterea modului de derulare a paşilor privind casarea publicaţiilor degradate din colecţiile bibliotecii.
- Pe baza rezultatelor obţinute, se vor face propuneri de îmbunătăţire a prezentei proceduri operaţionale.
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 23 din 26
Exemplar nr.: 1
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
Matricea responsabilităţilor I
Nr.
Crt.
Compartimentul
(postul)/acţiunea
(operaţiunea)
I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XIX XX
0 1 2 3 4 5
1 - identificarea publicaţiilor de
bibliotecă deteriorate; E
2 - întocmirea unor liste separate
pentru toate publicaţiile uzate fizic
sau perimate moral;
E
3 - întocmirea notelor privind starea
fizică a publicaţiile uzate fizic sau
perimate moral;
E
4 - stabilirea unor seturi de întrebări
pentru determinarea cauzelor
privind starea actuală a valorilor
materiale;
E
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 24 din 26
Exemplar nr.: 1
5 - întocmirea unor note explicative
pentru fiecare gestionar în parte,
unde s- au constatat valori
materiale deteriorate;
E
6 - solicitarea de la gestionar a
notelor explicative privind
cauzele care au dus la degradarea
publicaţiilor;
E
7 - stabilirea listelor cu valorile
materiale propuse spre aprobare a
casării;
E
8 - întocmirea unui referat pentru
numirea comisiei de casare;
E
9 - înregistrarea referatului la
registratura unităţii;
E
10 - înaintarea referatului către
ordonatorul de credite;
E
11 - emiterea deciziei pentru numirea
comisiei de casare;
E
12 - înştiinţarea comisiei de casare; E
13 - înaintarea, listelor
centralizatoare cu valorile
materiale propuse pentru casare,
consiliului de administraţie;
Ev
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 25 din 26
Exemplar nr.: 1
14 - discutarea listelor in consiliul de
administraţie şi aprobarea
acestora;
E
15 - aprobarea listelor de ordonator
principal sau secundar de credite;
AP
16 - întrunirea comisiei de casare; E
17 - casarea publicaţiilor de
bibliotecă uzate fizic sau moral;
E
18 - întocmirea procesului verbal de
casare;
E
19 - înregistrarea în evidenţa tehnico
operativă a valorilor materiale
rezultate în urma topirii
publicaţiilor de bibliotecă casate;
I
20 - înregistrarea in contabilitate a
operaţiunilor de ieşire de valori
materiale;
I
CJRAE VALCEA
Departament
Centrul de documentare metodico
- ştiinţifică
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
Casarea publicaţiilor de bibliotecă
Ediţia: 1
Nr.de ex.: 2
Revizia: 3
Nr.de ex. : 2
COD: P.0. CDM-S 5
Pagina 26 din 26
Exemplar nr.: 1
10. Cuprins:
Nr. componentei în cadrul
procedurii operaţionale
Denumirea componentei în cadrul procedurii operaţionale Pag.
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a
reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale
1
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale 2
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale
2
4. Scopul procedurii operaţionale 3
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 4
6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii operaţionale 5
7. Definiţii şi abrevieri ai termenilor utilizaţi în procedurii operaţionale 7
8. Descrierea procedurii operaţionale 8
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 23
10. Cuprins 26