А.В.АкульшинаРегиональный информационный центр научно-технологического

сотрудничества с ЕСВоронежский госуниверситет

ПодготовкаПодготовка проекта проекта FP7FP7

Жизненный цикл проекта 7РП

Call

EvaluationNegotiation

Implementation Proposal

Exploitation /Dissemination

Написание проектной заявки в свою очередь тоже проект

- Создание конкурентоспособного документа, способного обеспечить положительное решение финансирующего агентства

- При строгих временных рамках (deadline is deadline…)- При ограниченных ресурсах (ключевой персонал,

деньги,…)- В строгом соответствии с требованиями EC• Главный принцип: предложить лучшее решение

проблемы, поставленной в Рабочей программе • Конкуренция очень высока – 17% успеха• 7РП - привлечение лучшего НТ потенциала для

решения экономических и социальных проблем ЕС

Структура заявки• ФормаФорма А общая информация – А общая информация – online online

onlyonlyА1 резюме проектаА 2 информация об организацииА3.1 финансовая формаА3.2 общий бюджет проекта

• Форма В содержание проектаФорма В содержание проекта – – pdf formatpdf format

Проектная заявка это маркетинговый документ (selling paper) созданный с целью получения денег в конкуренции с другими

Форма В1 Scientific and/or technical quality, relevant to the activity addressed Scientific and/or technical quality, relevant to the activity addressed

by the callby the call • 1.1 Concept and objectives • 1.2 Quality and effectiveness of the support mechanisms• 1.3a Work package list • 1.3b Deliverables list • 1.3c Work package description • 1.3d Summary of staff effort • 1.3e List of milestones 2 2 Implementation Implementation • 2.1 Management structure and procedures • 2.2 Individual participants • 2.3 Consortium as a whole • i) Subcontracting • ii) other countries • 2.4 Resources to be committed 3 3 ImpactImpact • 3.1 Expected impacts listed in the workprogramme • 3.2 Spreading excellence, exploiting results, disseminating

knowledge 4 4 Ethical issuesEthical issues

Необходимые шаги

• Формирование проектной идеи– главная роль у координатора

– Возможны контакты с ЕС

• Приглашение партнеров– Переписка и убеждение

– Обеспечение сбалансированного партнерства

• Структурирование рабочего плана и делегирование ролей в написании заявки

• Согласование расписания и правил переписки

Этапы подготовки проекта

  N Name Objectives

1 Project management and co-ordinationTask 1.1 Project managementTask 1.2 Administrative managementTask 1.3 Communication management

to ensure the successful achievement of project goals and delivery of the results

to oversee the overall legal, contractual, ethical, financial and administrative aspects in the project

 

 

2 Mapping research excellence and major infrastructure in Russia

Task 2.1 Identification of researchers and multipliers in Russia

Task 2.2 Identification of research needs

to map the niches of excellence existing in Russia relevant to the thematic priorities in the field of environment spread across FP7 Themesto identify environmental research needs and support roadmapping in this field of research in the context of FP7 priorities evolution

 

3 Capacity building Task 3.1 SWOT Analysis of training needsTask 3.2 International Training SessionsTask 3.3 National Training SessionsTask 3.4 Staff exchanges

to train the ENV contact points and multipliers to train researchers in Russia to stimulate learning within the partnership and exchange of

good practices in assisting researchers

 

4 Matching EU and Russia prioritiesTask 4.1 Combining Russian research needs with

FP7 (ENV)Task 4.2 Workshops to identify common research

issues Task 4.3 Participation at international events

to ensure the definition of common research needs and issues between EU and Russia on the topics of the FP7 Environment programme

to promote the dialogue between EU and Russia areas of the FP7 Environment programme

to identify potential topics for coordinated calls with Russia under FP7

 

5 Dissemination activities and Liaison buildingTask 5.1 WebsiteTask 5.2 Promotion materialTask 5.3 NewsletterTask 5.4 Liaison building- External

communication

to disseminate information to researchers and multipliers and SME on the FP7, ENV call for proposals and events via website, a quarterly newsletter and call alertsto prepare a clear presentation of FP7 opportunities tailor-made to the needs of Russian researchersto ensure consistency of the project activities and results with the overall system of research cooperation policies,

Work Packages in Overview

Рабочий пакет (WP)

Состоит из задач (task)Определяется ответственный участники и ответственные за отдельную задачу и рабочий пакет (task leader, WP leader)Для каждой задачи определяется

Цельописание работыпредполагаемый результатзначение на WPУчастникириски

Work Packages in Overview

Distribution of responsibilities among consortium members WPs IDEAS APRE OWWZ CSB RIP

WP 1 Project management and co-ordination

Task 1.1 Project managementTask 1.2 Administrative

managementTask 1.3 Communication

management

WP leaderTasks leader

Contributor Contributor Contributor

WP 2 Mapping research excellence and major infrastructure in Russia

WP leader

Task 2.1 Identification of researchers and multipliers in Russia

Supporter Supporter Task leader

Task 2.2 Identification of research needs

Supporter Supporter Information provision

WP3 - Capacity building WP leader

Task 3.1 SWOT Analysis of training needs

Task leader Contributor Contributor

Task 3.2 International Training Sessions

Task leader Supporter

Роль участника в подготовке проектаРоль участника в подготовке проекта1. Scientific and/or technical Scientific and/or technical quality, relevant to the activityquality, relevant to the activity

1.1. Concept and objectives

1.3. Work package Актуальные для России проблемы

Ваш Рабочий пакет (задача)

22. Implementation. Implementation

2.2 Individual participants

2.3 Consortium as a whole

2.4 Resources to be committed

Описание Вашей организации

CVs основных участников

Необходимые финансовые ресурсы

33. Impact. Impact

3.1 Expected impacts listed in the workprogramme

3.2 Spreading excellence, exploiting results, disseminating

knowledge

Вклад проекта в решение актуальных для России проблем

Способы внедрения результатов проекта

План по диссеминации в России

Форма В1 Scientific and/or technical quality, relevant to the activity addressed Scientific and/or technical quality, relevant to the activity addressed

by the callby the call • 1.1 Concept and objectives • 1.2 Quality and effectiveness of the support mechanisms• 1.3a Work package list • 1.3b Deliverables list • 1.3c Work package description • 1.3d Summary of staff effort • 1.3e List of milestones 2 2 Implementation Implementation • 2.1 Management structure and procedures • 2.2 Individual participants • 2.3 Consortium as a whole • i) Subcontracting • ii) other countries • 2.4 Resources to be committed 3 3 ImpactImpact • 3.1 Expected impacts listed in the workprogramme • 3.2 Spreading excellence, exploiting results, disseminating

knowledge 4 4 Ethical issuesEthical issues

Иметь в виду

• Текст заявки должен быть четким и простым• Запоминающиеся, четко выражающие смысл название и

акроним • Интересное краткое изложение проекта (цели, результаты,

научный подход, партнерство, применение результатов)• Убедительное описание текущего положения дел• Четко заявленные цели, методы, результаты и формы

отчетности • Хорошо разработанный рабочий план (work packages,

milestones, deliverables; diagrams; Gantt & PERT diagram)• Точный план реализации и дальнейшего применения,

конечные пользователи!• В бюджет должны быть заложены реалистичная стоимость

работ

Консорциум – это ряд организаций, договорившихся осовместной работе над проектом.

Координатор консорциума компонует заявку (R&D proposal) иподает ее в Европейскую Комиссию. У него должен быть опытменеджмента международных проектов; он должен быть опытнымлидером; должен вызывать доверие у Европейской Комиссии дляфинансирования проекта; статус, размер организации и ее «имя»могут являться лишь гарантией того, что работа по проекту будет проведена успешно. Если заявка будет поддержана, координатор становится координатором проекта и, как правило, ответственным за весьпроцесс управления проектом – проектный менеджмент.

Консорциум

Убедительный консорциум (roles, qualifications)

Убедительный консорциум

• Качество менеджмента• Подход к управлению

проектом• Качество созданного

партнерства• Правомерность

ресурсов

24

Пример IP консорциума(очень примерно, внимание на баланс)

• Германия Координатор• Великобритания Университет• Франция Научно-исследовательский центр• Италия SME• Чехия партнер• Россия Партнер ( дополнительный в CP по схеме «3+1», обязательныйобязательный в в Скоординированных конкурсах Скоординированных конкурсах EU-RU EU-RU ии SICA, SICA, TargetedTargeted для России – «2+2» для России – «2+2»)

Т.о. консорциум должен представлять собой сбалансированное партнерство научных коллективов, где участие каждого оправдано с целью достижения ожидаемого результата

В Рабочей программе могут быть указаны дополнительные условия по количеству или типу организаций-участников, географическое положение и т.д.

Эти условия будут являться критерием правомерности проекта!

В Рабочей программе могут быть указаны дополнительные условия по количеству или типу организаций-участников, географическое положение и т.д.

Эти условия будут являться критерием правомерности проекта!

25

Документы, закрепляющие правоотношения между членами консорциумаОсновные:• Грантовое соглашениеГрантовое соглашение• Соглашение консорциумаСоглашение консорциума

Дополнительные (если существует необходимость):• Соглашение о конфиденциальности/Соглашение о

неразглашении • Соглашение о передаче материалов • Соглашение о совместном правообладании • Лицензионный договор • …

26

Грантовое соглашение (Grant Agreement)

―обретает силу и подписывается только Координатором проекта и Европейской Комиссией

―Присоединение остальных участников консорциума посредством подписания Форм А

―Присоединение нового участника посредством подписания Формы В (напр., в случае замены члена консорциума)

В большей степени оно представляет собой стандартную форму контракта (Типовой пример Грантового соглашения: сайт FP7=>Find a document => Standard model grant agreement) и содержит условия по следующим аспектам:

Максимальный размер финансирования, аванс, расписание отчетов

Техническое описание работы, которую предстоит выполнить

Основные права и обязанности участников между собой и в отношении Еврокомиссии

Приложение 1 – план проекта, структура трудозатрат, структура бюджета, ...

Приложение 2 – Общие Условия – контрактные правила общие для всех проектов (вкл. финансовые аспекты, интеллектуальную собственности)

Процедура подписанияПроцедура подписания

27

Соглашение консорциума (Consortium Agreement)

• Разрабатывают и подписывают участники консорциума

• Является дополнением к основному Грантовому соглашению

• Обязательное, если другое не указано в конкурсной документации

• Соглашение консорциума должно включать вопросы:― Внутренней организации консорциума

― Порядок распределения денежных средств, полученных от Европейской Комиссии

― Открытия/распространения результатов, полученных в ходе проекта

― Защиты прав на результаты интеллектуальной деятельности…

• Типовые варианты Соглашений консорциума на сайте http://www.DESCA-FP7.eu/

• Перечень контрольных вопросов для Соглашения консорциума (Checklist for the Consortium Agreement) - сайт FP7 =>Find a document http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

Финансовые аспекты участия в 7РП

• Участие как юридического лица (участие физических лиц только в определенных случаях)

• Затраты всегда осуществляются через администрации организаций-участников

• Участвующие организации должны обеспечить разделение проектных средств и остальных финансов организации (например через открытие отдельного счета/субсчета)

• Затраты должны производиться согласно правил и норм организаций-участников (нет специальных правил бух. учета для европейских проектов!)

• Обязательное софинасирование (co-financing)

• Не предусматривает получение прибыли (no-profit)

Финансовые аспекты участия в 7РП

Расходы

целевые нецелевые

прямые косвенные

Целевые расходы проекта

FP7 Университеты, научные организации, малые и средние предприятия

Промышлен-ность

Научно-исследовательская деятельность

75% 50%

Демонстрационная

деятельность

50% 50%

Другие виды деятельности (координационная и поддерживающая,

менеджмент

100% 100%

Целевые расходы

Расходы на научные исследованияРасходы на научные исследованиявключают все материальные и нематериальные ресурсы, привлеченные участником проекта для проведения научной деятельности, направленной непосредственно на создание, развитие и углубление научно-технологических знаний идостижение поставленных научных целей в соответствии с графиком реализации проекта. Европейская комиссия возмещает – 75% от общей суммы (50% – для промышленности)

Расходы на демонстрационную деятельностьРасходы на демонстрационную деятельностьсвязанные с коммерциализацией результатов проекта, демонстрацией их полезных, востребованных на рынке качеств, в т.ч. проведение презентаций, ярмарок и т.д. Со стороны Еврокомиссии возмещается 50% от общей суммы

Целевые расходы

МенеджментМенеджментуправление проектом, включая актуализацию и управление Соглашением о консорциуме, управление технической деятельностью, как на уровне консорциума, так и на уровне отдельных участников, общий юридический, финансовый и административный менеджмент консорциума, координация управления знаниями и другой деятельности на уровне консорциума, а также расходы на получение свидетельства о финансовом отчете (аудиторский сертификат), сертификация системы учета, расходы на проведение консорциумом конкурсов по поиску новых членов и т.д. Еврокомиссия возмещает до 100% расходов

Другие виды расходовДругие виды расходоврасходы, необходимые для реализации проекта, которые не могут быть отнесены ни к одной из вышеперечисленных групп: защита интеллектуальной собственности; деятельность по диссеминации за пределами консорциума (публикации, конференции, семинары, создание и поддержка Интернет-сайта); изучение социально-экономических аспектов; обучающая деятельностьЕврокомиссия возмещает до 100%

целевые

прямыекосвенные

Целевые расходы

Прямые целевые расходы по каждому виду деятельности включают следующие статьи:

• оплата труда персонала• оборудования и расходных материалов• расходы на поездки• организация и проведение мероприятий

Косвенные целевые (накладные) расходы• используемые проектом внутренние технические службы

(например, контроль качества), • отчисления на внутреннее финансирование науки (если

существует такая практика), • оплата офисного помещения или лаборатории (в т.ч. аренда,

изнашивание, коммунальные платежи, страховка, охрана), • расходы на коммуникацию, почту и канцелярские товары,

изнашивание имеющегося офисного оборудования.

Модели финансирования

1. Возмещение целевых расходов (reimbursement of eligible costs)

2. Выплата единой суммой (lump sums financing) (eg NoEs)

3. Финансирование по единой ставке (flat-rate financing)

1. Возмещение целевых расходов (reimbursement of eligible costs)

Возмещение всех реальных целевых (прямых и косвенных) расходов проекта для каждого члена консорциума на основании предоставленных ими отчетных документов. Применение фиксированных ставок недопустимо. При этом сумма возмещенных расходов не может превышать оговоренные в проекте размеры финансирования со стороны Еврокомиссии

Эта модель оптимальна для крупных научных проектов и тех членов консорциума, система бухгалтерского учета которых позволяет максимально точно рассчитать косвенные расходы.

2. Выплата единой суммой (lump sum)

Разработана для стран-партнеров международного сотрудничества и предполагает выплату по фиксированной ставке единой суммы, покрывающей все расходы участников из таких стран, включая оплату персонала, проездные расходы, а также затраты на оборудование, расходные материалы и косвенные издержки.

Это самая простая модель, не требующая расчета расходов по отдельным видам деятельности, а также накладных расходов и не предполагающая отчета о понесенных издержках и предоставления аудиторских сертификатов. Однако и размеры финансирования, предоставляемого по этой модели, ограничены.

Использование модели выплаты единой суммой является сугубо добровольным.

3. 3. Финансирование по единой ставке (flat rate)

Данная модель предполагает наличие единых ставок для расчета суммы накладных расходов по проекту:• единой ставки в 20% от суммы прямых целевых расходов, за исключением расходов на субподряд и возмещение ресурсов третьих сторон или• специальной переходной единой ставки в 60% от суммы прямых целевых расходов, за исключением расходов на субподряд и возмещение ресурсов третьих сторон. Такая ставка призвана помочь их участникам в дальнейшем перейти к расчету фактических косвенных издержек.

Эта модель финансирования подходит для некоммерческих общественных организаций, высших учебных заведений, научных организаций и МСП, бухгалтерская система которых не позволяет определить действительные накладные расходы проекта.

Некоторые рекомендации

• Участники сами выбирают наиболее подходящую для них модель финансирования

• Аудиторский сертификат обязателен, если финансирование со стороны ЕС <= €375,000

• Для проектов продолжительностью 2 года и менее при финансировании со стороны ЕС <= €375,000 подается один аудиторский сертификат по завершении проекта

Сordis Find a doc http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/beneficiaries_en.pdf

• specific topic that they are interested in.• Negotiation guidance notes• Checklist for a consortium agreement• Guide to financial issues• Guide to intellectual properties rules• Guidance notes on project reporting• Guidance notes on project technical review• Guidance notes on audit certification

http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

Получить информацию о конкурсах;

Изучить конкурсную документацию;

Сформулировать собственное предложение в соответствии с Рабочей программой конкурса;

Найти партнера для участия в совместном проекте в рамках 7РП;

С чего начать и как построить работу?

Для организаций, не имеющих опыта участия в РП, наиболее оптимальный вариант для старта -поиск потенциального координатора проекта, «вхождение» в состав консорциума

Мой профайл – моя визитная карточка

Форма профайла

Максимально полная контактная информация;Желательно указать сайт организации – английская версия станет неоспоримым плюсом;Актуальный адрес электронной почты

,Будьте конкретны и кратки

Сфера деятельности, развиваемые направления

Основные достижения, какие-либо показатели развития

К формированию профайлаВ рамках каждой темы перед потенциальными участниками стоят

определенные задачи

Expected impact = Required impact

понять, что ЕС хочет получить как результат проектов в данной области

Анализ своего научного опыта и направления исследования в заданных рамках

think what interests Europe, not what interests you

Актуальность, своевременность, инновационность

Формирование профайла – презентация коллектива перед лицом Европейской научной общественности

Play to your strengths

Своя таблица приоритетов – наиболее подходящие темы, сроки, тип проекта, соответствие Вашим целям

Надо ли участвовать в FP проектах

• FP проект - это возможность вывести свой НТ потенциал на новый уровень

• Повышение квалификации персонала• Эффективное позиционирование на

международном уровне• Повышение привлекательности

исследовательского коллектива для других спонсоров (привлечение иных средств)

• Развитие сети контактов – новые международные проекты

• ……

Основные характеристики развития научно-исследовательской сферы

(кадры и ресурсы)Показатель В России всего В том числе в регионах (исключая

Москву и Санкт-Петербург)

В абсолютных цифрах

В процентах от общего числа

Организации,выполняющие

исследования и разработки

3957 2671 67,5%

Персонал, занятый исследованиями и разработками (чел.)

801135 457437 57,1%

исследователей 392849 204818 52,1%

Источник НАУКА РОССИИ В ЦИФРАХ: 2008. – М.: ЦИСН, 2008 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.csrs.ru/statis/sc/sc2008.htm, свободный. -

Результативность научно-исследовательской деятельности и основные показатели инновационной активности

Показатель В России всего В том числе в регионах (исключая Москву и Санкт-Петербург)

В абсолютных цифрах

В процентах от общего числа

Создание передовых производствен-ных технологий

780 572 73,3%

Использование передовых производствен-ных технологий

180324 159099 88,2%

Число инновационно- активных организаций

2828 2565 90,7%

Объем отгруженных инновационных товаров (млн. руб.)

879698,4 818601,0 93,0%

Многоуровневая система поддержки научно-технологического

сотрудничества

GermanyGermanyFederal level

EU-Büro des BMBFKoWi;

19 NCPs

Regional level

56 EEN Centres

Local levelEU-referent in universities

RussiRussiaa Federal level

13 NCPs in Moscow

Regional level26 EEN&RIC

Discover Russian Regions

Региональный информационный центр научно-Региональный информационный центр научно-технологического сотрудничества с ЕСтехнологического сотрудничества с ЕС

tel/fax: +7 (4732) 20-75-26, 22-70-37 E-mail: aav@rciabc.vsu.ru

http://www.ric.vsu.ru